Люблю включать в таблицы интерактивность и динамику, поэтому в голову пришел вариант, как сделать содержимое таблиц живее 😮

Идея:
не строить много диаграмм, а "листать" одну (сделать так, чтобы она ссылалась на диапазон, где значения меняются по движению полосы прокрутки).

Решение:
полоса прокрутки изменяет значение одной определенной ячейки 👉 другие ячейки используют это значение, чтобы получить свое через формулу СМЕЩ (OFFSET) 👉 диаграмма строится по диапазону этих динамических ячеек.
#Приемы

Делаем таблицу Google "умнее" 🤓

И в этом поможет (знакомый по работе в Excel) инструмент "Проверки данных". Благодаря ему в ячейках появляются выпадающие списки, галочки/флажки, контроль вводимых значений.
В примере я добавляю два таких поля в импровизированный школьный дневник, чтобы сделать его удобнее.
P.S. Тема дневника продлевается еще на один пост)
#Приемы

А мы и не догадывались... 😳

Если нужно вводить данные в широкую таблицу (такую, что при вводе требуется многократная горизонтальная прокрутка), есть интересное решение - форма данных.

Использовать ее может быть проще, чем перемещаться между столбцами, когда их слишком много для одновременного отображения на экране. Форма данных представляет собой автоматически создаваемое диалоговое окно с полями для ввода. Если поле содержит формулу, ее результат отображается в форме.

В общем, это тот случай, когда для создания диалогового окна не нужен макрос)
Подробнее - здесь.

#Приемы

Общение с Google-таблицами через Telegram 🔝

🔝 "Вот бы мне Telegram-бот сообщал обо всех изменениях в таблице"
🔝 "Хотел бы написать боту сообщение, а он сам в таблицу внесет"
🔝 "Удобно будет в любой момент уточнить у Telegram-бота детали по содержанию рабочих листов"

Если у вас есть подобные пожелания или близки такие мысли, то примите рекомендацию: туториал от Wim's Coding Secrets из пяти коротких видео (каждое по 3-8 минут). В нем показано, как настроить взаимодействие с Google-таблицами через Telegram-бота. Видеоуроки не новые (им уже 5 лет), но все равно актуально и очень удобно.

#Приемы

Приемы наглядной визуализации 🌺

Обнаружила в сети идею оригинального визуального оформления, если нужно отображать прогресс.

Имеется список задач, которые можно отмечать "галочкой".
Также, где-то в других ячейках хранится ряд картинок (например, цветка в его разных жизненных стадиях).
Идея: чем больше пунктов отмечено, тем больше вырос цветок.

Подсчет отмеченных пунктов выполняется с помощью СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF). Для условия использую не привычное ЕСЛИ (IF), а SWITCH:

=SWITCH(СЧЁТЕСЛИ(диапазон;ИСТИНА);0;ячейка_0;1;ячейка_1;...)

Получилось интересно, и вариантов для творчества хватает)

#Приемы

Сортировка по цвету 🔤

В дополнение к сортировке по значениям ячеек, можно сортировать по цвету ячейки, цвету шрифта и значку условного форматирования.
Чтобы отсортировать по цвету, выделите диапазон, перейдите в окно настраиваемой сортировки и укажите ее порядок.

#Приемы

Необычное примечание 🤩

В Excel можно добавлять к ячейкам примечания (которые возникают при наведении курсора). При этом, если стандартный вид примечания не подходит, всего за несколько простых действий можно его изменить.

В этом видео:
1) Изменение заливки: Формат примечания -> Цвета и линии -> Заливка.
2) Изменение фигуры: Панель быстрого доступа -> Другие команды -> Вкладка "Средства рисования | Формат фигуры" -> Изменить фигуру.

#Приемы

Еще немного про примечания ➕

В продолжение темы предыдущего поста: в примечаниях может быть не только текст. В них можно запросто поместить любую картинку.

Путь таков:
Формат примечания -> Цвета и линии -> Заливка -> Способы заливки -> Рисунок.

P.S. Единственный минус в том, что установка картинки в примечание делается небыстро. Поэтому для случаев с тысячами картинок авторы planetaexcel поделились таким макросом.

#Приемы

Автоматическая подсветка 🔥

Условное форматирование помогает в разных задачах, например, подсветить результаты, если они достигли какого-то значения (или наоборот).

В данном примере шрифт всех значений становится зеленым, если их среднее (СРЗНАЧ, AVERAGE) превышает 90.

То же самое можно сделать, скажем, с проверкой суммы значений, или проверкой дат, или поиском значений в тексте, и т.д.

#Приемы

Автоматическое заполнение ☄️

В арсенале Excel есть инструмент для автоматического заполнения ("Главная" -> "Редактирование" -> "Заполнить"), и он часто используется в сочетании с инструментом выбора пустых ячеек ("Главная" -> "Редактирование" -> "Найти и выделить" -> "Выделить группу ячеек").

В этом видео я быстро заполняю пустые ячейки значениями из предыдущих ячеек. Плюс в том, что я не использую для этого "растягивание", копирование или ручной ввод в каждую ячейку 😨.

То же можно проделать с датами, например, или текстовыми значениями, а также заполнять не "вниз", а "вверх", "вправо", "влево" и даже в определенным шагом ("Заполнить" -> "Прогрессия").

#Приемы

Штрихкоды в Excel 👨‍💻

Попался на глаза интересный прием, которым нельзя не поделиться! Это способ добавления штрихкодов на лист Excel:
1) скачать и установить нужный шрифт (например, Barcode Font, Code 128, CCode39 и др.);
2) перезапустить Excel;
3) изменить шрифт в нужных ячейках.

Upd: Чтобы сканер прочел штрихкод, значения нужно заранее преобразовать; например, в этом видео показано, как сделать это для Code 128, и в описании к видео есть сам код VBA.

#Приемы

И снова привет! 👋
Возвращаюсь с полезными постами про Excel и Google Sheets!

За время отсутствия мне удалось собрать новые идеи, которыми с радостью поделюсь. Темы постов, как и всегда, навеяны реальными задачами, и подсказаны теми, кто постоянно работает с электронными таблицами.

Как, например, сегодня – пунктирные линии разрыва страниц в Excel.
Бывает, что они мешают работе, и их не удается убрать. Скрыть их можно так:

Файл - Параметры - Дополнительно - Параметры отображения листа - Показывать разбиение на страницы.

До встречи в новых постах!
#Приемы

Сегодня – рубрика "По заявкам", или снова про Notion 🤩

Дополняю свой предыдущий пост коротким видео про импорт данных из Excel, заодно пробежавшись по основам в Notion (как добавить признак, фильтровать, сортировать, группировать данные и переключать макеты). Как видите, процесс переноса данных простой и удобный.

К слову, существует масса готовых шаблонов для организации ваших данных в данном сервисе. Подобрать свой можно здесь.

P.S. В новых постах вернемся к электронным таблицам. Если вы хотели бы рассмотреть что-то конкретное (простое или сложное), напишите мне @theyear1703 .

#Приемы

👋 Привет всем! Я вновь на связи!

После небольшого перерыва, связанного с рабочими проектами, я снова с вами, и уже подготовила новые посты ↗️ Вас ждёт много полезного контента:

💬 Советы и лайфхаки для работы в Excel и Google Sheets – от базовых функций до продвинутых формул и аналитики
✍️ Пошаговые инструкции и примеры для решения повседневных задач
🐍 Использование Python для автоматизации задач и работы с Excel – подключаем новые возможности!
❓ Еженедельные тесты и задачи, чтобы проверить знания и освоить что-то новое
⚡️ Разбор популярных инструментов и новых возможностей в таблицах

Поделитесь в комментариях, что вам будет особенно интересно, и до встречи в новых постах!

P.S. У нас по-прежнему активны категории: #Формулы , #Приемы , #Диаграммы , #Таблицы , #Данные , #Анализ , #VBA , #Полезное , #НепростыеЗадачи .

Хитрые приемы, чтобы скрыть данные 😈

Помимо обычного скрытия строк и столбцов, есть еще варианты, как защитить информацию в файле Excel. Предлагаю разделить способы по уровням защиты.

Уровень 1
Когда файлом делиться не нужно (например, показываете файл по видеосвязи)
– Обычное скрытие строк и столбцов.
– Формат шрифта под цвет ячейки.
– Нестандартные форматы ячеек: выделение ячейки, "Формат ячеек" -> "(все форматы)" -> установка формата, например:

;;; "★★★★★"

Уровень 2
Когда файлом делиться нужно
– Скрыть строки и столбцы, а сам лист защитить паролем, отключив возможность выделять диапазоны.
– Сделать лист "очень скрытым". Для этого войти в редактор VBA, выделить в списке нужный лист, и в окне Properties указать в свойстве Visible xlSheetVeryHidden.

Но вы спросите, человек ведь может открыть VBA и поменять это свойство?
Ответ: войдите в редактор VBA, перейдите в "Tools" -> "VBAProject Protection" -> "Protection", установите галочку в "Lock project for viewing" и задайте пароль. Теперь, если кто-то попытается открыть проект VBA, ему нужно будет ввести пароль.

P.S. Еще была мысль с удалением всех данных, если файл открыл посторонний. Но это не сработает, если человек отключил макросы 🤷🏻‍♀️ Поэтому если нужно защитить весь файл, используйте пароль для защиты книги.

#Приемы

Тепловая карта активности сотрудников ↗️

Кроме диаграмм, отличным инструментом визуализации служит условное форматирование. Например, благодаря ему и формуле СЧЁТЕСЛИМН (COUNTIFS) можно за считанные минуты создать тепловую карту, иллюстрирующую активность сотрудников в течение недели.

В качестве исходных данных – таблица с датами, именами сотрудников и их задачами. Результат можно представить в виде таблицы, где в каждой строке – имя сотрудника, и по столбцам расписаны дни недели.

Чтобы автоматически подсчитать количество задач для определенного сотрудника в определенный день, используйте такую формулу:

=СЧЁТЕСЛИМН(диапазон_1; условие_1; диапазон_2; условие_2)

Например,

=СЧЁТЕСЛИМН($A$2:$A$6; "25.11.2024"; $B$2:$B$6; "Анна")

или

=СЧЁТЕСЛИМН($A$2:$A$6; F$1; $B$2:$B$6; $E2)

#Приемы

"Текст по столбцам" – пошагово 💬

Сегодня речь пойдет об инструменте "Текст по столбцам" (Text to Columns), позволяющем разделить информацию в ячейках по нескольким отдельным столбцам на основе выбранного разделителя.

Пользователь выделяет столбец, над ячейками которого нужно произвести процедуру разделения по столбцам, и переходит в "Данные" -> "Текст по столбцам". Появляется "Мастер распределения текста по столбцам", включающий несколько шагов:

1. Указание формата данных
- "с разделителями", если нужно разделить по определенному знаку (символу)
- "фиксированной ширины", если разделить по ширине полей

2. Указание разделителя
Выбираете символ-разделитель. Также здесь доступна опция учета последовательных разделителей как одного, т.е. если у вас много пробелов, они будут считаться как один. Это полезно, когда у вас ситуация как в примере (и на картинке):

Иванов  Иван    Иванович

где нужно разделить на три столбца, а не на семь (с учетом пробелов).
"Ограничитель строк" используется, чтобы текст в пределах указанного ограничителя не делился по разделителю.

3. Форматы и размещение
На последнем шаге указываются форматы данных и место, куда нужно поместить результат работы функции.

#Приемы

Как разделить текст в Excel: 4 способа для любой ситуации 🔧

Представьте, что у вас есть задача – извлечь год и размер из артикулов:

PRD-2023-XL  
PRD-2022-M  
PRD-2023-L  

Предлагаю 4 способа, которыми это можно реализовать.

1️⃣ ПСТР (MID): базовый способ
Если структура текста предсказуема, используйте следующую формулу. Для года:

=ПСТР(A1; 5; 4)

Для размера:

=ПСТР(A1; 10; 2)

2️⃣ ПСТР + ПОИСК (SEARCH): когда структура непредсказуема
Если позиции данных могут меняться, используйте ПОИСК. Для года:

=ПСТР(A1; ПОИСК("-"; A1)+1; 4)

Для размера, и здесь еще подключается ДЛСТР (LEN):

=ПСТР(A1; ПОИСК("-"; A1; ПОИСК("-"; A1)+1)+1; ДЛСТР(A1)-ПОИСК("-"; A1; ПОИСК("-"; A1)+1))

3️⃣ Мгновенное заполнение (Flash Fill): быстрый способ
– Введите вручную результат для первой строки (например, 2023 в столбце B).
– Выберите "Данные" → "Мгновенное заполнение".
– Excel распознает шаблон и заполнит остальные строки.

4️⃣ Текст по столбцам: если нужно разделить вручную
– Выделите диапазон с данными.
– Перейдите во вкладку "Данные" → "Текст по столбцам".
– Выберите разделитель (например, дефис "-").
– Excel автоматически разобьёт текст на столбцы.

А как вы обычно разделяете текст? Поделитесь вариантами в комментариях 😉

#Формулы #Приемы