Forwarded from شبکه توسعه
راهنماي سر کار گذاشتن مقامات ارشد
(قسمت اول، گزارش ضخیم)
محمد فاضلي – عضو هيئت علمي دانشگاه شهيد بهشتي
گيج کردن با گزارش ضخيم
⭕️ يکي از راه‌هايي که کارمندان، کارشناسان و مديران دولتي آگاهانه يا از سر ناآگاهي براي گيج، خنثي و فلج مغزي کردن مقامات ارشد به‌کار مي‌گيرند، نوشتن گزارش‌هاي حجيم، قطور، مملو از متن و با ضخامت است.
⭕️ پرونده‌های بسياري روي ميز مقامات اداري ارشد (احتمالاً نودونه درصد آن‌ها) وجود دارد که در کنار زماني که براي جلسات، رفت و آمد بين جلسات در شهر و ارتباطات سياسي صرف مي‌کنند، سبب مي‌شود هرگز فرصتي براي خواندن زياد و صرف کردن وقت بسيار براي متون ضخيم و حجيم نداشته باشند.
⭕️ شما با آگاهي از اين موضوع مي‌توانيد براي هر بار که خواستيد موضوع مهمي را گزارش کنيد، يک گزارش ضخيم و تا حد ممکن پرابهام، داراي زبان مغشوش و در هم ريخته محتوايي، اما شکيل براي مقام ارشد ارسال کنيد. او فرصت خواندن ندارد و ذهن درگير هزاران مسأله‌اش پردازش نمی‌کند.
⭕️ مقامات ارشد در مقابل چنين گزارش‌هايي چند سناريو دارند. فکر مي‌کنند تخصصي‌تر از آن است که بفهمند، مثل بقيه گزارش‌هاي اداري مزخرف است يا مطلب آن‌قدر مهم است که بايد به يک بخش تخصصي ارجاع کرد. سرنوشت غالب اين گونه گزارش‌ها، ارجاع به سلسله مراتب اداري است. شما در اين لحظه موفق شده‌ايد.
⭕️ گزارش ارجاع‌شده، در سلسله مراتب مي‌چرخد، هر کارمند و کارشناسي آن‌را به بغلي ارجاع مي‌دهد (بازي بغلي بگير اپيزودهاي طنز مهران مديري را به ياد بياوريد) و در نهايت به احتمال بسيار زياد شما گزارش داده‌ايد، کلي چرخيده است و اتفاقي هم نمي‌افتد.
بهبودهاي کوچک عليه گزارش‌هاي ضخيم
اگر مدير و مقام ارشد هستيد، براي اين‌که نگذاريد کارشناسان و مديران‌تان شما را سرکار بگذارند و زمان‌تان را بدزدند، مي‌توانيد از روش‌هاي زير استفاده کنيد:
☑️ براي زيردستان خود مشخص کنيد که گزارش‌ها و نامه‌هايي با حداکثر چند صفحه/کلمه را مي‌خوانيد.
☑️ گزارش‌هاي ضخيم‌تر از حد مشخص شده را صرفاً با گزارش خلاصه‌شده بپذيريد.
☑️ معياري براي خلاصه‌سازي مشخص کنيد و براي مثال هر پنجاه صفحه گزارش مي‌تواند در يک صفحه خلاصه و ارسال شود.
☑️ مشخص کنيد که گزارش بايد خيلي صريح و روشن باشد و به تصميم‌گيري کمک کند. هدف از ارسال گزارش بايد به دقت مشخص شده باشد.
☑️ ارسال کننده گزارش‌هاي ضخيمي را که به تصميم‌گيري کمک نمي‌کنند، ابهام را افزايش مي‌دهند و به دليل فرصت نداشتن براي مطالعه (نه انجام کار تخصصي روي آن) بايد به سلسله مراتب ارجاع دهيد، توبيخ و تنبيه کنيد.
☑️ آدم‌هاي متخصصي در هر سازمان لازم است که خلاصه کردن متون را بدانند. اين‌ها کارمندان اداري ساده وامانده از همه جا نيستند، بلکه احتمالاً متخصص‌ترين، دست به قلم‌ترين و فهيم‌ترين کارکنان سازمان هستند که قادرند زمان شما را از دست «دزدان زمان» نجات دهند.
سخن آخر
اگر مقام و مدير ارشدي هستيد که روي ميزتان پر از گزارش‌هاي ضخيمي است که فرصت نداريد آن‌ها را بخوانيد و به سلسله مراتب ارجاع مي‌دهيد و به تصميم‌گيري شما کمک نمي‌کنند، «دزدان زمان» در حال بر باد دادن عمرتان هستند.
#دزدان_زمان
#گزارش_ضخيم
(به اشتراک بگذارید تا آفریده شود)
@I_D_Network
@fazeli_mohammad
پی‌نوشت
حل مشکلات نظام اداري براي تقويت ظرفيت حکومت ضروري است. من از آن‌جا که به بهبودهاي کوچک باور دارم، تلاش مي‌کنم در مجموعه‌اي از يادداشت‌ها شماري از مشکلات و راهکارهاي پيشنهادي براي بهبود را طرح کنم. اين متون شايد براي انديشيدن بيشتر به وضعيت نظام حکمراني کمک کنند.
(قسمت اول، گزارش ضخیم)
محمد فاضلي – عضو هيئت علمي دانشگاه شهيد بهشتي
گيج کردن با گزارش ضخيم
⭕️ يکي از راه‌هايي که کارمندان، کارشناسان و مديران دولتي آگاهانه يا از سر ناآگاهي براي گيج، خنثي و فلج مغزي کردن مقامات ارشد به‌کار مي‌گيرند، نوشتن گزارش‌هاي حجيم، قطور، مملو از متن و با ضخامت است.
⭕️ پرونده‌های بسياري روي ميز مقامات اداري ارشد (احتمالاً نودونه درصد آن‌ها) وجود دارد که در کنار زماني که براي جلسات، رفت و آمد بين جلسات در شهر و ارتباطات سياسي صرف مي‌کنند، سبب مي‌شود هرگز فرصتي براي خواندن زياد و صرف کردن وقت بسيار براي متون ضخيم و حجيم نداشته باشند.
⭕️ شما با آگاهي از اين موضوع مي‌توانيد براي هر بار که خواستيد موضوع مهمي را گزارش کنيد، يک گزارش ضخيم و تا حد ممکن پرابهام، داراي زبان مغشوش و در هم ريخته محتوايي، اما شکيل براي مقام ارشد ارسال کنيد. او فرصت خواندن ندارد و ذهن درگير هزاران مسأله‌اش پردازش نمی‌کند.
⭕️ مقامات ارشد در مقابل چنين گزارش‌هايي چند سناريو دارند. فکر مي‌کنند تخصصي‌تر از آن است که بفهمند، مثل بقيه گزارش‌هاي اداري مزخرف است يا مطلب آن‌قدر مهم است که بايد به يک بخش تخصصي ارجاع کرد. سرنوشت غالب اين گونه گزارش‌ها، ارجاع به سلسله مراتب اداري است. شما در اين لحظه موفق شده‌ايد.
⭕️ گزارش ارجاع‌شده، در سلسله مراتب مي‌چرخد، هر کارمند و کارشناسي آن‌را به بغلي ارجاع مي‌دهد (بازي بغلي بگير اپيزودهاي طنز مهران مديري را به ياد بياوريد) و در نهايت به احتمال بسيار زياد شما گزارش داده‌ايد، کلي چرخيده است و اتفاقي هم نمي‌افتد.
بهبودهاي کوچک عليه گزارش‌هاي ضخيم
اگر مدير و مقام ارشد هستيد، براي اين‌که نگذاريد کارشناسان و مديران‌تان شما را سرکار بگذارند و زمان‌تان را بدزدند، مي‌توانيد از روش‌هاي زير استفاده کنيد:
☑️ براي زيردستان خود مشخص کنيد که گزارش‌ها و نامه‌هايي با حداکثر چند صفحه/کلمه را مي‌خوانيد.
☑️ گزارش‌هاي ضخيم‌تر از حد مشخص شده را صرفاً با گزارش خلاصه‌شده بپذيريد.
☑️ معياري براي خلاصه‌سازي مشخص کنيد و براي مثال هر پنجاه صفحه گزارش مي‌تواند در يک صفحه خلاصه و ارسال شود.
☑️ مشخص کنيد که گزارش بايد خيلي صريح و روشن باشد و به تصميم‌گيري کمک کند. هدف از ارسال گزارش بايد به دقت مشخص شده باشد.
☑️ ارسال کننده گزارش‌هاي ضخيمي را که به تصميم‌گيري کمک نمي‌کنند، ابهام را افزايش مي‌دهند و به دليل فرصت نداشتن براي مطالعه (نه انجام کار تخصصي روي آن) بايد به سلسله مراتب ارجاع دهيد، توبيخ و تنبيه کنيد.
☑️ آدم‌هاي متخصصي در هر سازمان لازم است که خلاصه کردن متون را بدانند. اين‌ها کارمندان اداري ساده وامانده از همه جا نيستند، بلکه احتمالاً متخصص‌ترين، دست به قلم‌ترين و فهيم‌ترين کارکنان سازمان هستند که قادرند زمان شما را از دست «دزدان زمان» نجات دهند.
سخن آخر
اگر مقام و مدير ارشدي هستيد که روي ميزتان پر از گزارش‌هاي ضخيمي است که فرصت نداريد آن‌ها را بخوانيد و به سلسله مراتب ارجاع مي‌دهيد و به تصميم‌گيري شما کمک نمي‌کنند، «دزدان زمان» در حال بر باد دادن عمرتان هستند.
#دزدان_زمان
#گزارش_ضخيم
(به اشتراک بگذارید تا آفریده شود)
@I_D_Network
@fazeli_mohammad
پی‌نوشت
حل مشکلات نظام اداري براي تقويت ظرفيت حکومت ضروري است. من از آن‌جا که به بهبودهاي کوچک باور دارم، تلاش مي‌کنم در مجموعه‌اي از يادداشت‌ها شماري از مشکلات و راهکارهاي پيشنهادي براي بهبود را طرح کنم. اين متون شايد براي انديشيدن بيشتر به وضعيت نظام حکمراني کمک کنند.
ویرگول
راهنماي سر کار گذاشتن مقامات ارشد
قسمت اول، گزارش ضخیم محمد فاضلي – عضو هيئت علمي دانشگاه شهيد بهشتي گيج کردن با گزارش ضخيم يکي از راه‌هايي که کارمندان، کارشناسان…
Forwarded from شبکه توسعه
چگونه مقامات و مدیران را سر کار بگذاریم؟
(قسمت دوم: اسلایدهای سرِ کاری)
محمد فاضلی – عضو هیئت علمی دانشگاه شهید بهشتی
اغلب مقامات و مدیران جلسه دوست دارند، گونه جلسه‌گریز آن‌ها کمتر رؤیت شده است. جلسه را از آن جهت دوست دارند که نظام اداری ظرفیت کارشناسی و رویه‌های مولّد مسئولیت‌پذیری ندارد و مدیران پایین‌دست اغلب تصمیم نمی‌گیرند و تصمیم‌سازی نمی‌کنند، و تصمیم‌گیری به عهده مقامات و مدیران ارشد گذاشته می‌شود. آن‌ها هم اغلب برای شناخت وضعیت و تقسیم کردن بار مسئولیت تصمیم بر شانه‌های تعدادی زیادتر، ترجیح می‌دهند جلسه تشکیل دهند.
اغلب تعدادی «جلّاس گردگو» یعنی کسانی که بسیار جلسه می‌روند و آن‌قدر بی‌خاصیت و گرد حرف می‌زنند که هیچ خطری متوجه‌شان نشود، در جلسه حاضر می‌شوند. اسلاید خوراک همیشگی این گونه جلسات است. شما اغلب احتیاج دارید اسلایدهایی ارائه کنید که نشان دهد کار کرده‌اید، اما دست آخر گرهی هم از کار باز نکنند. اسلایدی که منجر به تصمیم شود، مسئولیت دارد و دردسر درست می‌کند. شما می‌توانید برای ارائه اسلایدها راهبرد زیر را اجرا کنید.
1⃣ حداقل دو برابر تعداد دقایق زمان جلسه اسلاید تهیه کنید. برای جلسه‌ای یک ساعتی، ۱۰۰ تا ۱۲۰ اسلاید آماده کنید.
2⃣ اسلایدها را شلوغ تهیه کنید. انبوهی از اعداد و ارقام، متن، شکل و نمودار را داخل هر اسلاید بچپانید.
3⃣ ده بیست اسلاید اول را به کلیات، مقدمه و تاریخچه اختصاص دهید.
4⃣ در هر اسلاید یک نکته مبهم و مناقشه‌برانگیز که وقت جلسه را بگیرد قرار دهید.
5⃣ هنگام ارائه اسلایدها، آن‌ها را روی پرده نمایش داده و سرتان را زیر بیندازید و عیناً از روی هر اسلاید بخوانید. اگر پرسیدند این اسلاید چه چیزی را نشان می‌دهد، دوباره همان مطالب را این بار با طول و تفصیل بیشتر ارائه کنید.
6⃣ اسلایدها را رفت و برگشتی طراحی کنید، به گونه‌ای که دائم لازم باشد به اسلایدهای قبلی برگردید و دائم روی اسلایدها پیشروی و پسروی کنید.
7⃣ متن و جدول اسلایدها را به رنگ‌های مختلف آرایش کنید تا مخاطب محو تماشا شده و سرگیجه بگیرد.
8⃣ اگر اعتراض شد که چرا به اصل حرف و اسلایدهای اصلی نمی‌رسید، بگویید لازم است تاریخچه بحث برای همه روشن شود.
این هشت راهبرد را که به‌کار بگیرید، به احتمال قوی هیچ وقت هیچ جلسه‌ای به انتهای اسلایدهای شما نمی‌رسد. هر بار وارد می‌شوید و اسلایدها را از نو ارائه می‌دهید. همیشه اسلایدها نیمه‌کاره می‌مانند و مقام و مدیر مجبور است خودش تصمیم بگیرد، مسئولیت بپذیرد و شما کارتان را درست انجام داده‌اید.
⭕️ اگر مقام یا مدیر هستید
سر کار نروید، هیچ موضوع مهمی نیست که نشود در حداکثر ۶ تا ۱۰ اسلاید خوب طراحی‌شده ارائه کرد.
پیش از ارائه اسلایدها، گزارش مکتوبی را که اسلایدها از آن استخراج شده‌اند تحویل بگیرید. اجازه ندهید اسلایدی ارائه شود که مبتنی بر گزارش مکتوب نباشد. بدترین گزارش، همان نسخه چاپ شده اسلایدهاست. کلاه سرتان نرود.
اگر کارشناسان و مدیران شما ده‌ها اسلاید به جلسه آورده‌اند، همه‌شان را به انضمام اسلایدها از جلسه بیرون کنید، آمده‌اند شما را سر کار بگذارند.
کارشناس یا مدیری که اسلایدهایش پر از اعداد و ارقام و متن است، بالاخص اعداد و ارقامی که به هیچ کاری نمی‌آیند، توبیخ کنید، اصلاً با کفش بزنید.
تهیه‌کننده هر مجموعه اسلایدی را که حاوی اطلاعات منجر به تصمیم نیست، توبیخ کنید، او را هم با کفش بزنید.
ارائه‌دهنده‌ای را که سرش را زیر می‌اندازد و در حالی که خودتان سواد دارید تا از روی اسلایدها بخوانید، از روی متن اسلایدها می‌خواند و حضورش هیچ ارزش افزوده‌ای ندارد، بیرون کنید و دیگر به هیچ جلسه‌ای راه ندهید.
اگر اسلایدهای تکراری با رنگ و لعاب متفاوت را هر بار در جلسات می‌بینید، تردید نکنید که تهیه‌کننده را توبیخ کنید.
⭕️ سخن آخر
ارائه اسلاید باید ابزاری برای نمایش بهتر، صراحت بیشتر و استفاده مناسب از ابزارهای تصویری به منظور ارائه اطلاعات خلاصه و دقیق، اجماع‌سازی و نزدیک‌تر کردن مدیر به حذف برخی گزینه‌های سیاستی و اخذ تصمیم درست باشد. اگر بعد از مشاهده شماری اسلاید، گیج‌تر و گنگ‌تر از گذشته شده‌اید، بدانید #دزدان_زمان وقت شما را دزدیده‌اند و سر کارتان گذاشته‌اند.
کارشناس و مدیری که نتواند اسلاید خوب تهیه کند، شایسته جایگاهش نیست، و مدیر و مقامی که اجازه دهد اسلایدهای بد ارائه شوند ...
(به اشتراک بگذارید تا آفریده شود)
@I_D_Network
@fazeli_mohammad
(قسمت دوم: اسلایدهای سرِ کاری)
محمد فاضلی – عضو هیئت علمی دانشگاه شهید بهشتی
اغلب مقامات و مدیران جلسه دوست دارند، گونه جلسه‌گریز آن‌ها کمتر رؤیت شده است. جلسه را از آن جهت دوست دارند که نظام اداری ظرفیت کارشناسی و رویه‌های مولّد مسئولیت‌پذیری ندارد و مدیران پایین‌دست اغلب تصمیم نمی‌گیرند و تصمیم‌سازی نمی‌کنند، و تصمیم‌گیری به عهده مقامات و مدیران ارشد گذاشته می‌شود. آن‌ها هم اغلب برای شناخت وضعیت و تقسیم کردن بار مسئولیت تصمیم بر شانه‌های تعدادی زیادتر، ترجیح می‌دهند جلسه تشکیل دهند.
اغلب تعدادی «جلّاس گردگو» یعنی کسانی که بسیار جلسه می‌روند و آن‌قدر بی‌خاصیت و گرد حرف می‌زنند که هیچ خطری متوجه‌شان نشود، در جلسه حاضر می‌شوند. اسلاید خوراک همیشگی این گونه جلسات است. شما اغلب احتیاج دارید اسلایدهایی ارائه کنید که نشان دهد کار کرده‌اید، اما دست آخر گرهی هم از کار باز نکنند. اسلایدی که منجر به تصمیم شود، مسئولیت دارد و دردسر درست می‌کند. شما می‌توانید برای ارائه اسلایدها راهبرد زیر را اجرا کنید.
1⃣ حداقل دو برابر تعداد دقایق زمان جلسه اسلاید تهیه کنید. برای جلسه‌ای یک ساعتی، ۱۰۰ تا ۱۲۰ اسلاید آماده کنید.
2⃣ اسلایدها را شلوغ تهیه کنید. انبوهی از اعداد و ارقام، متن، شکل و نمودار را داخل هر اسلاید بچپانید.
3⃣ ده بیست اسلاید اول را به کلیات، مقدمه و تاریخچه اختصاص دهید.
4⃣ در هر اسلاید یک نکته مبهم و مناقشه‌برانگیز که وقت جلسه را بگیرد قرار دهید.
5⃣ هنگام ارائه اسلایدها، آن‌ها را روی پرده نمایش داده و سرتان را زیر بیندازید و عیناً از روی هر اسلاید بخوانید. اگر پرسیدند این اسلاید چه چیزی را نشان می‌دهد، دوباره همان مطالب را این بار با طول و تفصیل بیشتر ارائه کنید.
6⃣ اسلایدها را رفت و برگشتی طراحی کنید، به گونه‌ای که دائم لازم باشد به اسلایدهای قبلی برگردید و دائم روی اسلایدها پیشروی و پسروی کنید.
7⃣ متن و جدول اسلایدها را به رنگ‌های مختلف آرایش کنید تا مخاطب محو تماشا شده و سرگیجه بگیرد.
8⃣ اگر اعتراض شد که چرا به اصل حرف و اسلایدهای اصلی نمی‌رسید، بگویید لازم است تاریخچه بحث برای همه روشن شود.
این هشت راهبرد را که به‌کار بگیرید، به احتمال قوی هیچ وقت هیچ جلسه‌ای به انتهای اسلایدهای شما نمی‌رسد. هر بار وارد می‌شوید و اسلایدها را از نو ارائه می‌دهید. همیشه اسلایدها نیمه‌کاره می‌مانند و مقام و مدیر مجبور است خودش تصمیم بگیرد، مسئولیت بپذیرد و شما کارتان را درست انجام داده‌اید.
⭕️ اگر مقام یا مدیر هستید
سر کار نروید، هیچ موضوع مهمی نیست که نشود در حداکثر ۶ تا ۱۰ اسلاید خوب طراحی‌شده ارائه کرد.
پیش از ارائه اسلایدها، گزارش مکتوبی را که اسلایدها از آن استخراج شده‌اند تحویل بگیرید. اجازه ندهید اسلایدی ارائه شود که مبتنی بر گزارش مکتوب نباشد. بدترین گزارش، همان نسخه چاپ شده اسلایدهاست. کلاه سرتان نرود.
اگر کارشناسان و مدیران شما ده‌ها اسلاید به جلسه آورده‌اند، همه‌شان را به انضمام اسلایدها از جلسه بیرون کنید، آمده‌اند شما را سر کار بگذارند.
کارشناس یا مدیری که اسلایدهایش پر از اعداد و ارقام و متن است، بالاخص اعداد و ارقامی که به هیچ کاری نمی‌آیند، توبیخ کنید، اصلاً با کفش بزنید.
تهیه‌کننده هر مجموعه اسلایدی را که حاوی اطلاعات منجر به تصمیم نیست، توبیخ کنید، او را هم با کفش بزنید.
ارائه‌دهنده‌ای را که سرش را زیر می‌اندازد و در حالی که خودتان سواد دارید تا از روی اسلایدها بخوانید، از روی متن اسلایدها می‌خواند و حضورش هیچ ارزش افزوده‌ای ندارد، بیرون کنید و دیگر به هیچ جلسه‌ای راه ندهید.
اگر اسلایدهای تکراری با رنگ و لعاب متفاوت را هر بار در جلسات می‌بینید، تردید نکنید که تهیه‌کننده را توبیخ کنید.
⭕️ سخن آخر
ارائه اسلاید باید ابزاری برای نمایش بهتر، صراحت بیشتر و استفاده مناسب از ابزارهای تصویری به منظور ارائه اطلاعات خلاصه و دقیق، اجماع‌سازی و نزدیک‌تر کردن مدیر به حذف برخی گزینه‌های سیاستی و اخذ تصمیم درست باشد. اگر بعد از مشاهده شماری اسلاید، گیج‌تر و گنگ‌تر از گذشته شده‌اید، بدانید #دزدان_زمان وقت شما را دزدیده‌اند و سر کارتان گذاشته‌اند.
کارشناس و مدیری که نتواند اسلاید خوب تهیه کند، شایسته جایگاهش نیست، و مدیر و مقامی که اجازه دهد اسلایدهای بد ارائه شوند ...
(به اشتراک بگذارید تا آفریده شود)
@I_D_Network
@fazeli_mohammad
ویرگول
چگونه مقامات و مدیران را سر کار بگذاریم؟
قسمت دوم اسلایدهای سرِ کاری محمد فاضلی – عضو هیئت علمی دانشگاه شهید بهشتی اغلب مقامات و مدیران جلسه دوست دارند، گونه جلسه‌گریز آن‌ها…