⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

Правило 5️⃣
ПРАВИЛЬНО ВЫСТРОИТЬ СТРУКТУРУ

📝Структура делового письма
должна выглядеть так:
✒️Вводная часть (приветствие и цель сообщения)
✒️Основная суть (описание проблемы)
✒️Заключение (выводы и вопросы)

🖇Во вводной части важно обратиться к собеседнику по имени, представиться и изложить цель письма.

🖇Основная часть должна содержать лаконичное и сдержанное описание необходимых подробностей.

🖇В заключении нужно оставить призыв к действию и указать контакты.

🔝После чего следует отформатировать текст письма, то есть разделить его на абзацы по смыслу.

#советскийрайон #деловая_переписка

⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

Правило 6️⃣
ПРОВЕРИТЬ ДОСТУП КО ВЛОЖЕНИЯМ

📝Начиная подготовку письма, сразу добавьте вложения. Зачастую люди оставляют прикрепление файлов на конец, а потом просто забывают об этом.

🖇Писать второе письмо вдогонку к первому — не совсем тактично.

🖇Перед отправкой сообщения убедитесь, что к письму прикреплены нужные файлы, и доступ к ним открыт для других пользователей.

🖇Для вложений лучше использовать самые распространенные форматы документов, например, .doc или .xls, чтобы у собеседника не возникло сложностей с их просмотром.

🖇 Называйте файлы согласно содержимому.

🖇Если прикрепленных файлов больше пяти, желательно воспользоваться облачным хранилищем и прислать собеседнику ссылку на него.

#советскийрайон #деловая_переписка

⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

Правило 7️⃣
ПЕРЕЧИТАТЬ ПИСЬМО ПЕРЕД ОТПРАВКОЙ

✅️ВНИМАТЕЛЬНОСТЬ — ГЛАВНОЕ правило деловой переписки.

🖇Поэтому перед отправкой следует еще раз тщательно просмотреть/перечитать всё, что отправляется собеседнику. 

#советскийрайон #деловая_переписка

⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

😊Надеемся, что правила были для вас полезными!

👀А сегодня ОБСУДИМ распространенные ОШИБКИ, которые люди допускают в деловой переписке.

⛔️ЧТО НЕЛЬЗЯ ПИСАТЬ В ДЕЛОВОМ СООБЩЕНИИ⤵️⤵️

Дублированные сообщения
⚡️⚡️Не стоит переспрашивать, копируя свое предыдущее сообщение.⚡️⚡️

🖇Если собеседник не ответил на письмо, а проблему нужно решить срочно, лучше перефразировать сообщение и задать вопрос иначе.

#советскийрайон #деловая_переписка

⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

⛔️ ОБСУЖДАЕМ, ЧТО НЕЛЬЗЯ ПИСАТЬ В ДЕЛОВОМ СООБЩЕНИИ⤵️⤵️

Уменьшительно-ласкательные слова и сленг

🖇Сленг и уменьшительно-ласкательные слова неуместны во время обсуждения рабочих вопросов.

⛔️Поэтому деловая переписка по электронной почте и в мессенджерах не должна содержать таких слов, как «разговорчик», «проблемка», «короче», «блин» и т.д.

⛔️Также стоит избегать такие фразы, как «Доброго времени суток», «Касаемо» и т.д.

✅️Правильно говорить: «Здравствуйте», «Добрый день» (если вы уверены в часовом поясе собеседника) и «Касательно».

#советскийрайон #деловая_переписка

⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

⛔️ ОБСУЖДАЕМ, ЧТО НЕЛЬЗЯ ПИСАТЬ В ДЕЛОВОМ СООБЩЕНИИ⤵️⤵️

⛔️Разные шрифты

🖇Чтобы сообщение было понятно и удобно читать, его нужно оформить в едином стиле.

✒️Следование правилам оформления делового письма демонстрирует уважение к собеседнику.

⛔️Например, не стоит использовать многообразие шрифтов. Это может отвлекать получателя от сути разговора.

⛔️То же самое можно сказать о клавише Сaps Lock. Текст, написанный полностью заглавными буквами, скорее всего вызовет негативную реакцию, ведь в больших буквах будет читаться давление и повышенный тон.

#советскийрайон #деловая_переписка

⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

⛔️ ОБСУЖДАЕМ, ЧТО НЕЛЬЗЯ ПИСАТЬ В ДЕЛОВОМ СООБЩЕНИИ⤵️⤵️

Голосовые сообщения

⛔️Голосовые сообщения в большинстве случаев не подходят для делового общения, они не удобны для получателя.

Например, он захочет прослушать сообщение на тихой громкости, а оно зазвучит на весь кабинет и будет отвлекать коллег. Или ему придется тратить время на подключение наушников. Кроме того, если звук записан плохо или дует ветер, он будет долго расшифровывать полученное сообщение.

🖇Исключение составляют ситуации, когда общение голосовыми сообщениями было оговорено заранее.

#советскийрайон #деловая_переписка

⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

📝Чек-лист ИДЕАЛЬНОГО ДЕЛОВОГО СООБЩЕНИЯ

🖇Деловую коммуникацию можно считать идеальной, если она прошла проверку по следующим пунктам:
🔛Тема письма раскрывает его основную суть.
🔛Текст имеет правильную структуру.
🔛Суть сообщения изложена четко и кратко.
🔛Письмо разбито на параграфы и абзацы.
🔛Доступ ко всем файлам и ссылкам открыт для получателей.
🔛Текст оформлен в едином стиле.
🔛Тон сообщения вежливый, без эмоций.
🔛В письме нет смайликов, сленга и уменьшительно-ласкательных слов.
🔛В тексте нет грамматических, стилистических и орфографических ошибок.
🔛Все сокращения и аббревиатуры расшифрованы.

▶️Сохраните эти правила!

▶️Памятка поможет всегда помнить про стандарты делового общения😉💯

#советскийрайон #деловая_переписка