Образование.Советский.Минск
2.96K subscribers
82.5K photos
3.9K videos
20 files
10.8K links
Официальный Telegram-канал управления по образованию администрации Советского района г. Минска
Download Telegram
⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

Сегодня онлайн-переписка — это один из основных способов деловой коммуникации.

Поэтому навык грамотного общения по электронной почте, в мессенджерах и чатах имеет большую ценность.

📝Мы начинаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

Правило 1️⃣
УКАЗАТЬ ТЕМУ ПИСЬМА

✔️В хорошем письме из темы понятно
🔛 о чем письмо,
🔛 какое требуется действие,
🔛 сроки исполнения,
🔛 какие файлы находятся во вложении.

✒️Поэтому нужно правильно указать тему письма, добавив в нее ключевые слова, которые раскрывают основную суть послания.

⛔️Слова «Важно» и «Срочно» в теме письма считаются дурным тоном.

⛔️Также не стоит указывать тему слишком обобщенно.

✔️В одном письме следует обсуждать один вопрос или пару вопросов по одной теме.

✔️Если нужно обсудить что-то другое, создавайте новую ветку писем.

☝🏻Это поможет не запутаться в переписках и четко разделить сообщения по темам.

#советскийрайон #деловая_переписка
⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

Правило 2️⃣
ПИСАТЬ ГРАМОТНО!

Коллег раздражает небрежность в написании письма или сообщения:
⛔️без знаков препинания,
⛔️ с ошибками,
⛔️ без приветствия и подписи.

Такая небрежность - это пренебрежение к читателю.

🖇Кстати! Общая грамотность собеседника - один из показателей компетентности и профессионализма.

#советскийрайон #деловая_переписка
⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

Правило 3️⃣
КРАТКО ИЗЛОЖИТЬ СУТЬ

📲Читая сообщение, получатель должен почувствовать уважение к его времени, поэтому
ПИШИТЕ КОРОТКО И ПО ДЕЛУ.

🖇 Каждую проблему нужно описывать четко и без воды.

Читатель должен сразу ПОНЯТЬ, в чем СУТЬ вопроса и ЧЕГО от него ХОТЯТ.

🖇 Если ответ можно сопроводить инструкцией или скриншотом, обязательно сделайте это.

🖇 Всю суть послания донесите в одном-двух сообщениях.

⛔️Не стоит отправлять 150 сообщений, по несколько слов в каждом.

#советскийрайон #деловая_переписка
⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

Правило 4️⃣
БУДЬТЕ ВЕЖЛИВЫ

📲 Сообщение нужно НАЧИНАТЬ с ПРИВЕТСТВИЯ.

📲 Общаться только на «вы».

📲 Стараться СВОЕВРЕМЕННО ОТВЕЧАТЬ на каждое письмо.

⛔️Нельзя оставлять вопрос без ответа, особенно если собеседник ждет его в срочном порядке.

#советскийрайон #деловая_переписка
⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

Правило 5️⃣
ПРАВИЛЬНО ВЫСТРОИТЬ СТРУКТУРУ

📝Структура делового письма
должна выглядеть так:

✒️Вводная часть (приветствие и цель сообщения)
✒️Основная суть (описание проблемы)
✒️Заключение (выводы и вопросы)

🖇Во вводной части важно обратиться к собеседнику по имени, представиться и изложить цель письма.

🖇Основная часть должна содержать лаконичное и сдержанное описание необходимых подробностей.

🖇В заключении нужно оставить призыв к действию и указать контакты.

🔝После чего следует отформатировать текст письма, то есть разделить его на абзацы по смыслу.

#советскийрайон #деловая_переписка
⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

Правило 6️⃣
ПРОВЕРИТЬ ДОСТУП КО ВЛОЖЕНИЯМ

📝Начиная подготовку письма, сразу добавьте вложения. Зачастую люди оставляют прикрепление файлов на конец, а потом просто забывают об этом.

🖇Писать второе письмо вдогонку к первому — не совсем тактично.

🖇Перед отправкой сообщения убедитесь, что к письму прикреплены нужные файлы, и доступ к ним открыт для других пользователей.

🖇Для вложений лучше использовать самые распространенные форматы документов, например, .doc или .xls, чтобы у собеседника не возникло сложностей с их просмотром.

🖇 Называйте файлы согласно содержимому.

🖇Если прикрепленных файлов больше пяти, желательно воспользоваться облачным хранилищем и прислать собеседнику ссылку на него.

#советскийрайон #деловая_переписка
⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

Правило 7️⃣
ПЕРЕЧИТАТЬ ПИСЬМО ПЕРЕД ОТПРАВКОЙ

✅️ВНИМАТЕЛЬНОСТЬ — ГЛАВНОЕ правило деловой переписки.

🖇Поэтому перед отправкой следует еще раз тщательно просмотреть/перечитать всё, что отправляется собеседнику. 

#советскийрайон #деловая_переписка
⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

😊Надеемся, что правила были для вас полезными!

👀А сегодня ОБСУДИМ распространенные ОШИБКИ, которые люди допускают в деловой переписке.

⛔️ЧТО НЕЛЬЗЯ ПИСАТЬ В ДЕЛОВОМ СООБЩЕНИИ⤵️⤵️

Дублированные сообщения
⚡️⚡️Не стоит переспрашивать, копируя свое предыдущее сообщение.⚡️⚡️

🖇Если собеседник не ответил на письмо, а проблему нужно решить срочно, лучше перефразировать сообщение и задать вопрос иначе.

#советскийрайон #деловая_переписка
⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

⛔️ ОБСУЖДАЕМ, ЧТО НЕЛЬЗЯ ПИСАТЬ В ДЕЛОВОМ СООБЩЕНИИ⤵️⤵️

Термины и сокращения
⚡️В работе мы часто используем специфические термины и аббревиатуры, которые могут не знать люди других должностей и сфер деятельности👀

🖇Чтобы не ставить читателя в неловкое положение, лучше не использовать такие слова или пояснять их значение.

✒️СЛОЖНЫЕ СЛОВА — НЕ ПОКАЗАТЕЛЬ вашей КОМПЕТЕНТНОСТИ.

⚡️А в мессенджерах часто люди сокращают общеизвестные слова, например пишут «пжлст» или «спс».

Конечно, чаты предназначены для быстрой коммуникации, поэтому многие стараются сократить время подготовки сообщения. Однако в ДЕЛОВОЙ переписке это НЕУМЕСТНО.

⛔️Наличие сокращений говорит о том, что вы не готовы тратить время на общение и экономите на собеседнике драгоценные секунды.

#советскийрайон #деловая_переписка
⚡️⚡️ЭТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ КАЖДЫЙ⚡️⚡️

📝Продолжаем публиковать ЦИКЛ ПОСТОВ об основных ПРАВИЛАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ📲

⛔️ ОБСУЖДАЕМ, ЧТО НЕЛЬЗЯ ПИСАТЬ В ДЕЛОВОМ СООБЩЕНИИ⤵️⤵️

Уменьшительно-ласкательные слова и сленг

🖇Сленг и уменьшительно-ласкательные слова неуместны во время обсуждения рабочих вопросов.

⛔️Поэтому деловая переписка по электронной почте и в мессенджерах не должна содержать таких слов, как «разговорчик», «проблемка», «короче», «блин» и т.д.

⛔️Также стоит избегать такие фразы, как «Доброго времени суток», «Касаемо» и т.д.

✅️Правильно говорить: «Здравствуйте», «Добрый день» (если вы уверены в часовом поясе собеседника) и «Касательно».

#советскийрайон #деловая_переписка