Манифест лигал-дизайна

7 лет назад мы мечтали о том, чтобы лигал-дизайн стал стандартом рынка, и сделали многое для этого. Сейчас он — минимальное требование для прогрессивных юрдепартаментов и главный тренд последнего года. Но на этом нельзя останавливаться.

Симплоер принял участие в важной инициативе — создании Манифеста юридического дизайна. В нём — 6 базовых принципов, которые актуальны не только для профессионалов, но и всех юристов. Их сформулировали практики и энтузиасты лигал-дизайна, которых собрал Дмитрий Шнигер.

Теперь важно, чтобы к Манифесту и трансформации профессии присоединилось как можно больше юристов. Мы можем работать лучше, если захотим.

Скачайте манифест и поделитесь этим постом со всеми коллегами.

Навигация по каналу

За 3 месяца на нашем канале накопилось интересного материала на целую книгу. Для удобства делаем навигационный пост.

Это канал компании Симплоер (подробнее о компании). Мы рассказываем про настоящий лигал-дизайн, лучшие практики по оптимизации и автоматизации процессов.

📄 Лигал-дизайн
▪️ Что такое B2B Legal Design —запись выступления на факультете права Вышки
▪️ Пост о задачах B2B Legal Design
▪️ Масштабное исследование Симплоера о лигал-дизайне и ускорении документооборота в России
▪️ Манифест лигал-дизайна — 6 базовых принципов лигал-дизайна.

Ещё больше о лигал-дизайне — по тегу #НастоящийЛигалДизайн

💼 Разбор кейса Симплоера по лигал-дизайну
Конвейерная архитектура для документов банка

📊 Юридическая эффективность
▪️ 4 мысли о KPI  — о пользе KPI для юристов.
▪️ Юридическая автоматизация — кто такие специалисты по автоматизации и чем они занимаются.
▪️ Система управления рисками — о качественном подходе к управлению рисками.

Ещё больше о лучших практиках управления юридической функцией, оптимизации процессов, развитии LegalOps и последних трендах в профессии — по тегу #SimplawyerTrends

🤖 Автоматизация права
Книга про автоматизацию права на основе исследования Симплоера

🎙Интервью
С крутыми коллегами обсуждаем их подходы к управлению юридическими департаментами, лигал-дизайн и автоматизацию:
▪️ Артём Подшибякин — руководитель юридического департамента Inditex Russia
▪️ Алексей Поповцев — директор по корпоративным отношениям и праву Pridex Group
▪️ Денис Новак — профессор исследовательского центра частного права им. С. С. Алексеева при Президенте РФ, доцент НИУ ВШЭ, ранее — замминистра юстиции

📖 Лонгриды
▪️ Договоры-комиксы. Развлекают, но не решают задач
▪️ Менеджеры vs Юристы. Боль работы с договорами

🎓 Корпоративное обучение лигал-дизайну
Симплоер проводит корпоративное обучение лигал-дизайну. Больше о корпоративном обучении — в этом посте и на нашем сайте.

💬 Где можно пообщаться, задать вопрос или заказать лигал-дизайн?
▪️ У нас есть чат, где можно поднять темы для обсуждения или просто пофлудить на тему нашего канала — Simplawyer Talks
▪️ Задать вопросы напрямую или заказать лигал-дизайн — в личку @VitalyKashin или на почту по адресу [email protected]

Заголовки в виде вопросов

Недавно мы рассказывали про крупные заголовки — один из приёмов управления вниманием в документах.

Крупные заголовки сразу видны, с ними проще ориентироваться по тексту. Посмотрите, как это выглядит на примере кейса с кредитной документацией.

Но важно, чтобы они не только визуально выделялись, но и точно отражали содержание всего раздела.

Сделать заголовок конкретнее помогает формат вопроса (смотрите картинку).

Такой подход:

📌 раскрывает документ с точки зрения читателя. Пользователи читают документы, чтобы получить ответы на конкретные вопросы. Задача — заранее предугадать их;

📌 упрощает навигацию, когда у документа много пользователей и у каждого возникают разные вопросы;

📌 помогает автору документа писать структурированнее.

Формат вопроса нужно соблюдать во всём документе или хотя бы в рамках одного раздела. Иначе документ теряет ритмичность.

#НастоящийЛигалДизайн

Количество расшариваний поста про преамбулу подсказывает, что многим понравился формат разбора конкретных примеров. Но сегодня показать мастерство юридической техники предлагаем вам.

На картинке — ценный экспонат из коллекции Симплоера (о коллекции тоже скоро обязательно расскажем). Делитесь в комментариях, как бы вы изменили этот отрывок из документа. Позже опубликуем нашу версию.

#НастоящийЛигалДизайн

Как и обещали — публикуем нашу версию.

Спасибо тем, кто предложил свои варианты. Наш фаворит — подход Алексея Бондаренко.

Если есть идеи, как улучшить этот текст, продолжайте делиться в комментах.

#НастоящийЛигалДизайн

Всегда есть вещи поважнее названия файлов: продублировать цифры словами, дать определение «РФ» и, по возможности, одно и то же регулирование написать несколько раз в разных местах разными словами.

Это держит в тонусе не только юристов, но и всех пользователей документов.

#ShitLawyerStory

Стандартизация названий файлов

Вчерашний опрос показал — практически ни у кого нет правил для названия файлов, которые были бы обязательны для всех сотрудников. А зря.

Стандартизация названий файлов — минимальные гигиенические требования работы с документооборотом.

Подходов много. Главное, чтобы из названия документа было понятно:

📌 что за документ;

📌 кто стороны;

📌 какая это версия.

Ещё один признак неплохих правил нумерации — возможность их запомнить более-менее с первого раза (или быстро посмотреть).

Один из возможных вариантов — наш, на картинке. Смотрите другие подходы в комментариях ко вчерашнему голосованию.

#НастоящийЛигалДизайн

Управление знаниями

Это ещё одна функция лигал-опса, которой критически не хватает юрдепам. Работа юриста строится на знаниях. Если можно сделать так, что эти знания будет легко повторно использовать другим членам команды, общая эффективность вырастет.

Без вменяемой системы управления знаниями:

❌ уход сотрудника = снижение общей компетенции;
❌ трата ресурсов на повторное изобретение велосипедов;
❌ более медленный рост сотрудников внутри.

Упрощённо причины, почему системы управления знаниями нет, такие:

— юристы не понимают, зачем обмениваться знаниями, или не хотят;
— понимают, но не знают, как и где делать это.

Качественные практики обмена знаниями можно (и нужно) заимствовать у бизнеса — их много, и они проверены временем.

Те, у кого больше ресурсов, создают отдельную профессиональную команду по управлению знаниями. Она разрабатывает информационные системы и консолидирует знания в работу и процессы.

❗️Доступный всем вариант — регулярные митапы.

Главное — по итогу выработать 2 корпоративные привычки:

✅ делиться своими знаниями;
✅ реально применять опыт коллег.

#SimplawyerLegalOps #SimplawyerKnowledgeManagement

Простой софт для управления знаниями

Многие продвинутые юридические команды тратят огромные ресурсы на создание системы управления знаниями:

– формируют команды под настройку процессов;
– закупают дорогущий и сложных софт или разрабатывают свой интранет;
– долго и мучительно его настраивают и внедряют;
– пытаются научить коллег пользоваться системой.

При этом такие проекты часто бросают на полпути. Это отталкивает многих от настройки процесса управлениями знаниями у себя в компании.

Мы сами прошли через громоздкий Confluence и ряд других продуктов. В итоге выбрали для себя простую конфигурацию, которая прекрасно работает, масштабируется, доступна большинству и не требует сложной настройки.

В основе нашей системы два связанных инструмента — Dropbox и Notion.

В облачном хранилище мы храним документы по всем проектам. У нас есть простые, но строгие внутренние правила по ведению Dropbox, поэтому структура хранения предсказуемая, а в проектах всегда порядок. Нужный документ в нужной версии находится моментально.

Notion используем для совместной работы, хранения контента и управления задачами. Для нас этот инструмент был открытием пару лет назад. Там самый понятный интерфейс и идеальная среда для хранения структурированных данных.

Есть ещё Miro для проектной работы, но о нём отдельно в другой раз.

#SimplawyerLegalOps #SimplawyerKnowledgeManagement

Выбор лигал-тех решений

Часто за выбор софта отвечают либо айтишники, либо (что ещё хуже) закупки. Их выбор строится не на проблемах конечных пользователей (тут нужно глубоко разбираться), а на сравнении списков фич. Чем больше фич за ту же цену, тем лучше.

Чаще всего это приводит к тому, что выбирают софт, которым сложно пользоваться, его долго внедрять и вообще он морально устарел. Как результат, софт либо ненавидят, либо просто не пользуются. Ресурсы потрачены, результата нет.

Задача проектов по автоматизации — найти технологию, которой по-настоящему захотят пользоваться.

Софт становится привлекательным для пользователя, когда:

✅ решает конкретную задачу, а не предоставляет абстрактные возможности;
✅ у него удобный и интуитивный интерфейс (обычно у юристов нет времени осваивать что-то сложное).

Поэтому начинать автоматизацию нужно не с выбора конкретной технологии, а с определения узких мест в работе (возможно там вообще не нужен софт):

📌 измерять показатели работы с имеющимися инструментами (в будущем это также поможет определить окупаемость инвестиции);
📌 пробовать реинжиниринг процессов;
📌 разрабатывать стратегию автоматизации.

Расскажите о вашем опыте внедрения технологий.

#SimplawyerLegalOps #SimplawyerLegalTech

О способах коммуникации в договорах

Под конец 21 года 21 века напоминаем — когда будете обновлять договор, не забудьте проверить раздел про коммуникацию или состояние вашей офисной техники.

С днём юриста, друзья!

#ShitLawyerStory

Памятка по типографике от Симплоера

Грамотные юридические тексты — это не только отшлифованный и понятный язык, но ещё и хорошая типографика и (приходится об этом говорить) орфография.

Разработали наглядную памятку с несколькими базовыми правилами:

📌 о неразрывных пробелах (и о том, существует ли слово «тоесть»);

📌 дефисах и разных тире (и почему использование одних вместо других — признак любительства);

📌 правильных кавычках в русской и английской типографических традициях;

📌 заглавных буквах и двоеточиях.

Давайте сделаем документы более профессиональными. Сохраните себе памятку и делитесь ей с коллегами.

#НастоящийЛигалДизайн

Карта процессов в юрдепартаменте

Оптимизация, стандартизация, автоматизация — всё это начинается с чёткого понимания, как устроены процессы. Сюда включается видение основных этапов, участников, требуемых ресурсов, связей с бизнес-процессами и (!) узких мест.

Поэтому для любого проекта по повышению эффективности обязательна визуализация процесса. Хороший инструмент для этих целей — карта процессов.

Разумеется, он не единственный. Но за счёт одной только карты процессов можно выявить половину проблем:

📌 узкие места в коммуникации с другими бизнес-подразделениями;

📌 где процесс приносит наибольшую ценность бизнесу;

📌 на каком этапе больше всего рисков и где эти риски допустимы;

📌 где работу делают дважды;

📌 правильно ли выбраны метрики;

📌 возможности для стандартизации.

Карту процессов можно вполне разработать своими силами (например, для этих целей отлично подойдёт Miro, Lucidchart или (очень) старый добрый Visio для PC за огромные деньги).

#SimplawyerLegalOps

Оптимальный формат даты в документах

В понедельничном опросе про формат даты в документах большинство высказалось за краткое 13.12.2021. Рады, что никто не выбрал расшифровку каждой цифры в скобках.

Кавычки в дате — ностальгия по бланкам из советских учреждений. Никто уже не помнит, как эти кавычки появились, и главное — с какой целью.

От «гэ» с точкой тоже избавляемся — оно неинформативно. Вряд ли найдётся человек, который не поймёт, что четырёхзначное число в дате — это год.

Формат даты в документах должен стремиться к максимальной лаконичности. Нам кажется, что очищенный DD.MM.YYYY оптимален для этой задачи:

📌 всегда занимает одинаковое пространство документа (не становится коротким в мае и длинным в сентябре);
📌 люди лучше воспринимают одинаковые семантические единицы;
📌 цифры выгодно выделяются на фоне сплошного текста (если дата внутри пункта);
📌 удобно использовать в таблицах.

В каментах — ещё один подход и история про фэйл с датами.

#НастоящийЛигалДизайн

В продолжение темы о форматах даты решили поделиться мини-подборкой полезных постов на схожую тематику из дружественных каналов о лигал-дизайне.

📌 Заметки о сроках из чата канала ilovedocs. Михаил Тевс, Александр Тюльканов и Алексей Климаков систематизировали, почему сроки лучше делать равными, как определять рабочий день и не запутаться с праздниками и выходными в международных документах.

📌 Пост о том, где и как лучше размещать дату в документах от pishemvsud.

По этим вопросам мы тоже как-нибудь поделимся нашим подходом.