4 мысли о KPI

На прошлой неделе прошло интересное онлайн-мероприятие, на котором обсуждали, почему юристам пора учиться считать и измерять.

4 ценных мысли:

📌 проблема с KPI есть везде, но их внедрение это не одноразовое упражнение, а постоянная поддержка и улучшение метрик. Один из подходов — в материалах Liquid Legal Institute;

📌 KPI — это валюта, которая помогает перевести юридическую информацию на понятный для всех язык; они позволяют «продать» бизнесу ценность юридической работы;

📌 KPI — это возможность изменить модель мышления и увидеть новые, более эффективные решения привычных задач;

📌 то, что юристы делают с KPI, бизнес уже сделал 50 лет назад. Поэтому подходами по внедрению можно вдохновляться у бизнеса.

#SimplawyerTrends

Привычность — не показатель качества документа

В продолжение поста про «настоящий — этот» объясняем, почему аргумент «все привыкли по-другому» не работает.

(1) В проектах по лигал-дизайну бизнес хочет решить конкретные задачи — сделать документооборот быстрым, точным, удобным, экономичным и масштабируемым. «Насколько это привычно» — не параметр для оценки решения этих задач;

(2) Бизнес оценивает успешность продуктов только после тестирования и сбора данных об эффективности. Выдвинуть гипотезу «не поймут» — мало. Всё нужно проверять на практике (например, в рамках пилотного проекта) и измерять;

(3) Документ, как и любой другой бизнес-продукт, требует адаптации. Бизнес понимает, что для внедрения нового нужно время. Юристы тоже должны это осознать.

Возражения и опасения пользователей — это стандартная часть всех проектов, связанных с изменениями. С возражениями нужно работать отдельно.

В проектах по лигал-дизайну это:

📌 правильные вопросы пользователям («как быстро вы нашли нужную информацию?», «сколько времени вы читали документ?» и т.д.);

📌 формализация стратегий;

📌 внедрение метрик и KPI;

📌 обучение пользователей;

📌 тестирование и работа над ошибками.

#НастоящийЛигалДизайн #SimplawyerChangeManagement

Про непринятие нового

Когда в 2007 представили первый айфон, многие дружно высказались, что новая модель телефона — провал.

Самое популярное: «все привыкли к клавиатуре». Сенсорный экран для телефона — это неудобно (нажмите два раза на ноль, если согласны).

Через несколько лет кнопочные телефоны стали нишевым продуктом (для школьников и бабушек), а тачскрин — стандартном рынка.

Таких примеров много, и все они доказывают, что привычка не может быть единственным критерием для оценки новых решений.

P.S. лучшая иллюстрация позиции «это не сработает, все привыкли по-другому» — реакция Стива Балмера (Microsoft) на первый айфон — https://youtu.be/eywi0h_Y5_U

#SimplawyerChangeManagement

Денис Новак: «Ведомства объясняют дублирования положений в актах удобством читателя, чтобы всё было под рукой в одном документе и не надо было заглядывать в другие. Но такой подход — крах правоприменения»

Чаще всего мы говорим о документах в бизнесе. В этот раз хотим обсудить лигал-дизайн в актах органов власти. Своими мыслями на этот счёт поделился Денис Новак — профессор исследовательского центра частного права им. С. С. Алексеева при Президенте РФ, доцент НИУ ВШЭ, ранее — замминистра юстиции.

Читайте интервью с Денисом Новаком здесь.

Что интересного обсудили:

📌 главная проблема в юридической технике госорганов;

📌 возможный подход к решению этой проблемы;

📌 какими должны быть акты госорганов;

📌правительственную Концепцию машиночитаемого права на основе исследования Симплоера — что уже сегодня можно переводить в машиночитаемый формат.

#SimplawyerTrends

Опции и пустые поля в документах

На прошлой неделе проводили опрос: что раздражает в документах и каким должен быть идеальный документ.

В целом результаты предсказуемые:

— все хотят простые, понятные и структурированные тексты;
— чуть меньше людей обращает внимание на вёрстку и форматирование (но их всё равно немало).

При этом меньшинство юристов (основная масса голосовавших) видит проблему в том, что в документы сложно заполнять.

Но для конечных пользователей — это настоящая боль.

В каждом проекте по лигал-дизайну мы общаемся с другими бизнес-подразделениями компании. Первое, что рассказывают о заполнении документов не-юристы:

❌ шаблоны сложно и долго заполнять;

❌ слишком много пустых полей;

❌ поля разбросаны по всему документу;

❌ сложно выбирать правильную опцию (к ним часто прилагаются сложные инструкции);

❌ менеджеры забывают удалить [квадратные скобки], красный курсив, хайлайты и сноски.

#НастоящийЛигалДизайн

Манифест лигал-дизайна

7 лет назад мы мечтали о том, чтобы лигал-дизайн стал стандартом рынка, и сделали многое для этого. Сейчас он — минимальное требование для прогрессивных юрдепартаментов и главный тренд последнего года. Но на этом нельзя останавливаться.

Симплоер принял участие в важной инициативе — создании Манифеста юридического дизайна. В нём — 6 базовых принципов, которые актуальны не только для профессионалов, но и всех юристов. Их сформулировали практики и энтузиасты лигал-дизайна, которых собрал Дмитрий Шнигер.

Теперь важно, чтобы к Манифесту и трансформации профессии присоединилось как можно больше юристов. Мы можем работать лучше, если захотим.

Скачайте манифест и поделитесь этим постом со всеми коллегами.

Навигация по каналу

За 3 месяца на нашем канале накопилось интересного материала на целую книгу. Для удобства делаем навигационный пост.

Это канал компании Симплоер (подробнее о компании). Мы рассказываем про настоящий лигал-дизайн, лучшие практики по оптимизации и автоматизации процессов.

📄 Лигал-дизайн
▪️ Что такое B2B Legal Design —запись выступления на факультете права Вышки
▪️ Пост о задачах B2B Legal Design
▪️ Масштабное исследование Симплоера о лигал-дизайне и ускорении документооборота в России
▪️ Манифест лигал-дизайна — 6 базовых принципов лигал-дизайна.

Ещё больше о лигал-дизайне — по тегу #НастоящийЛигалДизайн

💼 Разбор кейса Симплоера по лигал-дизайну
Конвейерная архитектура для документов банка

📊 Юридическая эффективность
▪️ 4 мысли о KPI  — о пользе KPI для юристов.
▪️ Юридическая автоматизация — кто такие специалисты по автоматизации и чем они занимаются.
▪️ Система управления рисками — о качественном подходе к управлению рисками.

Ещё больше о лучших практиках управления юридической функцией, оптимизации процессов, развитии LegalOps и последних трендах в профессии — по тегу #SimplawyerTrends

🤖 Автоматизация права
Книга про автоматизацию права на основе исследования Симплоера

🎙Интервью
С крутыми коллегами обсуждаем их подходы к управлению юридическими департаментами, лигал-дизайн и автоматизацию:
▪️ Артём Подшибякин — руководитель юридического департамента Inditex Russia
▪️ Алексей Поповцев — директор по корпоративным отношениям и праву Pridex Group
▪️ Денис Новак — профессор исследовательского центра частного права им. С. С. Алексеева при Президенте РФ, доцент НИУ ВШЭ, ранее — замминистра юстиции

📖 Лонгриды
▪️ Договоры-комиксы. Развлекают, но не решают задач
▪️ Менеджеры vs Юристы. Боль работы с договорами

🎓 Корпоративное обучение лигал-дизайну
Симплоер проводит корпоративное обучение лигал-дизайну. Больше о корпоративном обучении — в этом посте и на нашем сайте.

💬 Где можно пообщаться, задать вопрос или заказать лигал-дизайн?
▪️ У нас есть чат, где можно поднять темы для обсуждения или просто пофлудить на тему нашего канала — Simplawyer Talks
▪️ Задать вопросы напрямую или заказать лигал-дизайн — в личку @VitalyKashin или на почту по адресу [email protected]

Заголовки в виде вопросов

Недавно мы рассказывали про крупные заголовки — один из приёмов управления вниманием в документах.

Крупные заголовки сразу видны, с ними проще ориентироваться по тексту. Посмотрите, как это выглядит на примере кейса с кредитной документацией.

Но важно, чтобы они не только визуально выделялись, но и точно отражали содержание всего раздела.

Сделать заголовок конкретнее помогает формат вопроса (смотрите картинку).

Такой подход:

📌 раскрывает документ с точки зрения читателя. Пользователи читают документы, чтобы получить ответы на конкретные вопросы. Задача — заранее предугадать их;

📌 упрощает навигацию, когда у документа много пользователей и у каждого возникают разные вопросы;

📌 помогает автору документа писать структурированнее.

Формат вопроса нужно соблюдать во всём документе или хотя бы в рамках одного раздела. Иначе документ теряет ритмичность.

#НастоящийЛигалДизайн

Количество расшариваний поста про преамбулу подсказывает, что многим понравился формат разбора конкретных примеров. Но сегодня показать мастерство юридической техники предлагаем вам.

На картинке — ценный экспонат из коллекции Симплоера (о коллекции тоже скоро обязательно расскажем). Делитесь в комментариях, как бы вы изменили этот отрывок из документа. Позже опубликуем нашу версию.

#НастоящийЛигалДизайн

Как и обещали — публикуем нашу версию.

Спасибо тем, кто предложил свои варианты. Наш фаворит — подход Алексея Бондаренко.

Если есть идеи, как улучшить этот текст, продолжайте делиться в комментах.

#НастоящийЛигалДизайн

Всегда есть вещи поважнее названия файлов: продублировать цифры словами, дать определение «РФ» и, по возможности, одно и то же регулирование написать несколько раз в разных местах разными словами.

Это держит в тонусе не только юристов, но и всех пользователей документов.

#ShitLawyerStory

Стандартизация названий файлов

Вчерашний опрос показал — практически ни у кого нет правил для названия файлов, которые были бы обязательны для всех сотрудников. А зря.

Стандартизация названий файлов — минимальные гигиенические требования работы с документооборотом.

Подходов много. Главное, чтобы из названия документа было понятно:

📌 что за документ;

📌 кто стороны;

📌 какая это версия.

Ещё один признак неплохих правил нумерации — возможность их запомнить более-менее с первого раза (или быстро посмотреть).

Один из возможных вариантов — наш, на картинке. Смотрите другие подходы в комментариях ко вчерашнему голосованию.

#НастоящийЛигалДизайн

Управление знаниями

Это ещё одна функция лигал-опса, которой критически не хватает юрдепам. Работа юриста строится на знаниях. Если можно сделать так, что эти знания будет легко повторно использовать другим членам команды, общая эффективность вырастет.

Без вменяемой системы управления знаниями:

❌ уход сотрудника = снижение общей компетенции;
❌ трата ресурсов на повторное изобретение велосипедов;
❌ более медленный рост сотрудников внутри.

Упрощённо причины, почему системы управления знаниями нет, такие:

— юристы не понимают, зачем обмениваться знаниями, или не хотят;
— понимают, но не знают, как и где делать это.

Качественные практики обмена знаниями можно (и нужно) заимствовать у бизнеса — их много, и они проверены временем.

Те, у кого больше ресурсов, создают отдельную профессиональную команду по управлению знаниями. Она разрабатывает информационные системы и консолидирует знания в работу и процессы.

❗️Доступный всем вариант — регулярные митапы.

Главное — по итогу выработать 2 корпоративные привычки:

✅ делиться своими знаниями;
✅ реально применять опыт коллег.

#SimplawyerLegalOps #SimplawyerKnowledgeManagement

Простой софт для управления знаниями

Многие продвинутые юридические команды тратят огромные ресурсы на создание системы управления знаниями:

– формируют команды под настройку процессов;
– закупают дорогущий и сложных софт или разрабатывают свой интранет;
– долго и мучительно его настраивают и внедряют;
– пытаются научить коллег пользоваться системой.

При этом такие проекты часто бросают на полпути. Это отталкивает многих от настройки процесса управлениями знаниями у себя в компании.

Мы сами прошли через громоздкий Confluence и ряд других продуктов. В итоге выбрали для себя простую конфигурацию, которая прекрасно работает, масштабируется, доступна большинству и не требует сложной настройки.

В основе нашей системы два связанных инструмента — Dropbox и Notion.

В облачном хранилище мы храним документы по всем проектам. У нас есть простые, но строгие внутренние правила по ведению Dropbox, поэтому структура хранения предсказуемая, а в проектах всегда порядок. Нужный документ в нужной версии находится моментально.

Notion используем для совместной работы, хранения контента и управления задачами. Для нас этот инструмент был открытием пару лет назад. Там самый понятный интерфейс и идеальная среда для хранения структурированных данных.

Есть ещё Miro для проектной работы, но о нём отдельно в другой раз.

#SimplawyerLegalOps #SimplawyerKnowledgeManagement

Выбор лигал-тех решений

Часто за выбор софта отвечают либо айтишники, либо (что ещё хуже) закупки. Их выбор строится не на проблемах конечных пользователей (тут нужно глубоко разбираться), а на сравнении списков фич. Чем больше фич за ту же цену, тем лучше.

Чаще всего это приводит к тому, что выбирают софт, которым сложно пользоваться, его долго внедрять и вообще он морально устарел. Как результат, софт либо ненавидят, либо просто не пользуются. Ресурсы потрачены, результата нет.

Задача проектов по автоматизации — найти технологию, которой по-настоящему захотят пользоваться.

Софт становится привлекательным для пользователя, когда:

✅ решает конкретную задачу, а не предоставляет абстрактные возможности;
✅ у него удобный и интуитивный интерфейс (обычно у юристов нет времени осваивать что-то сложное).

Поэтому начинать автоматизацию нужно не с выбора конкретной технологии, а с определения узких мест в работе (возможно там вообще не нужен софт):

📌 измерять показатели работы с имеющимися инструментами (в будущем это также поможет определить окупаемость инвестиции);
📌 пробовать реинжиниринг процессов;
📌 разрабатывать стратегию автоматизации.

Расскажите о вашем опыте внедрения технологий.

#SimplawyerLegalOps #SimplawyerLegalTech