Иногда юристы настолько сильно увлекаются своей работой, что забывают о главном — о конечном пользователе (кто-то о его существовании даже не догадывается). Документы пишутся для сферического суда и любимой бухгалтерии, но не для нормальных людей.

В итоге менеджеры ненавидят шаблоны и просят контрагента прислать свой. А юристы считают менеджеров вредителями и предателями.

В каждом нашем проекте по лигал-дизайну мы общаемся с конечными пользователями, которые воспринимают документы совсем не так, как юристы.

Как видят работу с документами менеджеры — рассказываем в статье на vc.ru.

Краткое содержание статьи — на картинке.

За всё время работы через нас прошли тысячи шаблонов разных компаний. Заметили, что у юристов самое любимое средство «помощи» менеджерам при работе с документами — превратить самого менеджера в конструктор договоров. Как? Добавить сотни несвязных комментариев и сносок — пусть дальше разбирается сам.

Как вы думаете, насколько сильно пользователи благодарны юристам за такую помощь?

Новая #ShitLawyerStory как раз об этом.

Почему мы всё ещё пишем цифры словами?

Когда-то документы писались на печатных машинках.  Кроме того, что это было долго и муторно, больше всего проблем вызывали экземпляры документов.  Малейшая ошибка машиниста — и вот перед нами два документа с разными данными, причём непонятно, у какого текста приоритет.

Инновация того времени была в том, чтобы при наборе текста под оригинальный документ подкладывать копировальную бумагу. Стали получаться абсолютно идентичные версии документов, но возникла другая проблема. 

Когда листов было много, последние экземпляры получались бледными.  Чтобы однозначно понимать плохо пропечатанные цифры, их стали дублировать словами.

Спасибо Microsoft Corporation за Word — нам больше не нужно перепечатывать вручную всю страницу из-за мелкой опечатки. Проблема решена, необходимость в дублировании чисел отпала.

Но юристы настойчиво продолжают расшифровывать цифры.

Откроем секрет: это не спасёт от подделок. Точно впечатать цифру в готовый документ крайне сложно. К тому же существуют и более (и менее) изящные методы фальсификации.

У цифр (слов) нет однозначной приоритетности — что будет превалировать в случае опечатки?

Расшифровка может навредить документу.  При редактировании часто изменяют цифры, но забывают исправить буквы.

И мы даже не говорим о том, что при чтении (чтении) люди (люди) спотыкаются (спотыкаются) об (об) эти (эти) скобки (скобки).

P.S. Почему номер банковского счёта, ОГРН и номер телефона никто не пишет буквами?

В сегодняшнем утреннем опросе о дублировании цифр словами пока с отрывом побеждает вариант 2 — без дублирования: "3 рабочих дня", а не "3 (три) (Три) (III) (٣) рабочих дня".

Это радует. Мы готовились к победе консервативного подхода.

В своих проектах мы стараемся максимально избавиться от любых дублирований, включая расшифровки цифр буквами. Что интересно, после внедрения документов Симплоера наши клиенты не возвращаются к старой практике, а стараются масштабировать наш подход.

Будем надеяться, что скоро только нотариальные и бухгалтерские документы останутся заповедниками для (для) дублирований (дублирований).

Сегодня поговорим про юридические процессы.

В российских компаниях пока не так часто встретишь внутренних LegalOps* специалистов. Здесь либо об этом совсем не знают, либо передают вопросы настройки процессов на аутсорс.

К нам часто обращаются за помощью в настройке процессов юрдепа, однако в основном это отдельные проекты, например, оптимизация закупки или согласования договоров.

На Западе тренд другой. Там про лигал-опс начали активно говорить лет 10 назад. Функция оптимизации юридической работы стала не проектной, а постоянной.

С 2017 года наблюдается стабильный рост числа компаний, нанимающих на постоянной основе сотрудников, которые обеспечивают работу юрдепа.

Недавно The Association of Corporate Counsel (ACC) опубликовала ежегодный отчёт о работе юрдепов крупнейших мировых компаний.  В исследовании участвовали 947 руководителей инхаусов из 44 стран.

Ссылка на отчёт. По отдельным выводам мы пройдёмся в следующих постах.

#SimplawyerTrends

Адекватнее позиция — быстрее переговоры

Мы видим два подхода к подготовке шаблонов документов:

(1) делать условия максимально жёсткими. Чем хуже, тем лучше. Чтобы, с одной стороны, «закрыть все риски», даже самые маловероятные и не имеющие ценности для компании; а с другой, чтобы можно было «что-то сдать» в переговорах и «встретиться посередине»;

(2) делать условия адекватными, такими, которые чаще всего и согласуются сторонами в конечном итоге.

Первый вариант превалирует в России. Все суровые, переговоры идут месяцами. Хорошим считается договор, когда одна сторона думает, что «переиграла» другую.

Второй вариант медленно, но более активно распространяется за рубежом. Логика простая: бизнес не готов оплачивать пустые переговоры (если всё равно они заканчиваются в более-менее предсказуемой позиции) и терпеть упущенную выгоду.

Наше исследование по лигал-дизайну показало, что в России тоже есть юрдепартаменты, которые, в первую очередь, учитывают интересы бизнеса и общую экономику сделки. Их пока мало, но они очень крутые.

Эти команды:

📌 ведут статистику по результатам переговоров: сколько времени заняло согласование договора, какие вопросы вызвали больше всего разногласий, как долго стороны искали по ним консенсус;

📌 мониторят стартовые и финальные переговорные позиции, анализируют тормозящие положения и выясняют их реальную значимость для компании;

📌 если положение не несёт ощутимой ценности, его пересматривают или вообще исключают из документа.

Пишите в чат, ведёте ли вы статистику по переговорам и как часто потом пересматриваете положения.

#SimplawyerTrends

Во вторник мы рассказывали о развитии LegalOps в практике зарубежных инхаусов. Если ещё не видели, можно прочитать тут.

Сегодня делимся статистикой из ежегодного отчёта The Association of Corporate Counsel (ACC).

📌В 2021 году 61% компаний имеет в штате, как минимум, одного LegalOps-специалиста. Это на 40% больше по сравнению с 2015 годом.
📌В среднем в крупных юрдепартаментах работает по 5–6 LegalOps-специалистов (до 2018 года их было около 2–3).
📌Вложение в LegalOps признано главной стратегической инициативой развития юрдепартаментов.
📌13% опрошенных планируют нанимать ещё больше LegalOps-специалистов в следующем году.

Тренд однозначный: повышение эффективности юристов становится необходимым минимумом хорошего юрдепа.

Уже сегодня многие юрдепартаменты ставят перед собой задачу минимизировать участие юристов в процессах, не требующих глубокой экспертизы. В основном это достигается за счёт оптимизации документооборота и процессов, автоматизации и внедрения других средств legal tech.

При этом поручать штатным юристам заниматься эффективностью не всегда правильно. Часто они в итоге тратят больше рабочего времени на изучение технологий, чем на их внедрение, а из-за отсутствия опыта в оптимизации значительная часть ресурсов компании уйдёт на «набивание шишек».

Поэтому и растёт доля компаний, привлекающих профессионалов в оптимизации, — они нанимают внешние компании или экспертов в штат. И этот тренд, по сути, ускоренно формирует новую самостоятельную профессию — LegalOps.

#SimplawyerTrends

По мнению клиентов, хороший юрист — немного экстрасенс.

Он должен не только знать все коммерческие и технические детали сделки, которые обсуждали без него. Но и без подсказок должен чувствовать, чего на самом деле хотят стороны. Поскольку там ничего сложного.

Про это очередная пятничная #ShitLawyerStory.

Термины старательных юристов

Часть нашей работы с текстом документов при реинжиниринге документооборота — наведение порядка в терминах. Через нас проходят тысячи документов, и во многих из них мы видим стандартную картину — термины старательных юристов.

Термины старательных юристов — это определения очевидных вещей. Они работают, какъ твёрдый знакъ въ дореволюционной орфографии. Без него и так нет разночтений.

Любимые примеры:

(1) Одна сторона «с одной стороны» и другая «с другой стороны», именуемые по отдельности как «Сторона», а совместно как «Стороны». Проверка на необходимость термина: если перед нами поставка скрепок, а не договор синдицированного кредита, какова вероятность что суд не поймёт о каких сторонах в двухстороннем договоре идёт речь?

(2) Интернет (да, мы такое до сих пор встречаем) — информационно-телекоммуникационная сеть, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники. Проверка — если мы напишем просто "в интернете", что подумает суд?

(3) РФ — Российская Федерация. Это безоговорочный победитель. Проверка — какова ваша вера в то, что в словосочетании «законодательство РФ» суд будет метаться между Республикой Фиджи и Республикой Филиппины?

От терминов старательных юристов нужно избавляться.

P.S. Отказывались ли вы от каких-то терминов и есть ли у вас свои любимые термины старательных юристов?

#НастоящийЛигалДизайн

Шрифты с засечками и без

Результаты вчерашнего опроса показали, что подавляющее большинство юристов выбирает для своих документов Times New Roman. Очень рады за клиентов тех немногих, кто выбрал вариант Comic Sans (нет).

Сторонники Times New Roman говорят, мол человеческий мозг так устроен, что при чтении взгляд фиксируется на определённых точках текста. Поэтому антиквы (т.е. шрифты с засечками) — идеальный вариант для чтения длинных текстов.

Но масштабных исследований по этому поводу не проводилось. А те, что имеются, показывают, что разница в скорости чтения и восприятия текста между антиквами и гротесками незначительная. К тому же мы думаем, что юристы, которые пишут Times New Roman вряд ли делают это из-за заботы о читателе или потому что перед составлением документа проштудировали несколько диссертаций о работе мозга.

Выбор шрифта для юридических документов — это не вопрос биологии. Решение нужно искать в типографике и дизайне. Там всё проще — на удобочитаемость влияют привычки читателя.

Современный человек привык читать гротескные (= без засечек) шрифты, которые видит везде: в интернете, на вывесках, в транспорте. Чаще всего он читает с экрана телефона или компьютера. Для него будет странно увидеть устройство, в интерфейсе которого Times New Roman.

Засечки — часть эволюции шрифтов. Это рудимент. После того, как наш глаз привык, скажем, к Helvetica, документ в Times New Roman визуально воспринимается как шаблон из сборника хозяйственных договоров 1992 года. Мы даже протестировали это (оцените на картинке в комментариях).

Многие юристы считают, что нет предела совершенству. Но мы знаем, что он есть. Нужно просто дать определения всем словам. Только когда все слова определены, старательный юрист чувствует, что он действительно помог бизнесу.

Об этом наша новая пользовательская история.

Нас вдохновили ваши примеры в комментариях к посту про определения старательных юристов. Делитесь ещё.

#ShitLawyerStory

Трёхбуквенные валюты

Что может быть следующим за отказом от цифр словами? Чтобы сделать формат денег в документах более лаконичным и узнаваемым, можно унифицировать написание валют.

Существует стандарт буквенного и цифрового обозначения валют Международной организации по стандартизации ISO 4217, действует в России. Код валюты состоит из трёх символов — USD, EUR и RUB (не RUR, кстати).

В документах Симплоера мы используем коды валют ISO. Как результат:
– суммы удобнее читать;
– легче находить по тексту;
– формат экономит место (особенно важно в таблицах);
– хорошо работает с двуязычными документами.

На всякий случай для тех, кто опасается разночтений, мы указываем, что названия валют толкуются в соответствии с ISO 4217.

#НастоящийЛигалДизайн

Юридическая автоматизация

Во многих компаниях всей автоматизацией занимается айти. Они ищут софт, проверяют, закупают и внедряют его. Это не всегда лучший вариант. Айти не могут знать всех юзкейсов, не всегда чувствуют приоритеты. В конце концов, они не будут этим софтом пользоваться каждый день.

Автоматизацией документооборота и юридических процессов должны заниматься особые специалисты — по юридической автоматизации. Они лучше знают рынок, как родной, так и зарубежный. Они могут дать ответы, например, на такие вопросы:

– поддерживает ли софт сложное форматирование;
– поддерживает ли вложенную логику;
– поддерживает ли готовые блоки с глобальными переменными;
– что стоит в очереди на разработку и как это согласуется с долгосрочной стратегией юрдепа;
– самое главное — удобно ли им пользоваться.

Специалисты по юридической автоматизации помогают грамотно сформулировать требования к решению, выбрать самый подходящий продукт, правильно спланировать внедрение и взаимодействовать с айти уже по вопросам безопасности, общей стратегии и интеграций.

За рубежом на таких специалистов идёт активная охота, их берут в команду Legal Ops. У нас пока рынок только формируется, хороших специалистов очень мало. В Симплоере мы развиваем эту компетенцию с самого основания. А для студентов и юристов автоматизация — это новая возможная траектория карьеры.

#SimplawyerLegalOps

Корпоративное обучение лигал-дизайну

За 7 лет нашей активной лигал-дизайн практики мы выработали свой подход к работе с документооборотом — Метод Симплоера. Мы его используем и в проектах с модернизацией договоров, и во внутренних документах, и в аналитических материалах.

Какая-то часть наших подходов известна рынку, их активно используют и дословно цитируют. Большая часть Метода доступна только нашим клиентам.

С 2017 года мы проводим корпоративное обучение для юридических департаментов. Делимся тем, чего нет на рынке. Помогаем совершенно по-новому увидеть документы и работать с ними.

Некоторые отзывы клиентов:

– «Эффект от мастер-класса превзошел все наши ожидания... Мы вдохновились, глаза горят. Пишем новые документы по новым стандартам» (MARS).
– «Лёгкая и интересная подача сложного материала, фокус на практических вопросах, уникальное содеражение позволили участникам вынести много полезного для работы» (Газпромнефть).

Обучение состоит из мастер-класса (узнаём о настоящем лигал-дизайне) и воркшопа (разбираем ваши документы). Есть 2 стандартных формата — 4 часа в один день и 2 дня по 4 часа. На осень уже начали активно бронировать.

Пишите нам на [email protected]

B2B Legal Design

B2B Legal Design — самое комлексное направление лигал-дизайна. В большом документообороте другой порядок задач. Их нельзя решить только работой с текстом и экспериментами с графикой. (А упражнения с рандомными иконками, бодрыми цветами и правой выключкой — это вообще не про лигал-дизайн).

Про то, что работает в B2B Legal Design и как это внедрить, мы рассказываем на нашем корпоративном обучении. Писали об этом тут.

Сегодня делимся записью выступления Антона Вашкевича на Факультете права Вышки — там кратко отвечаем на самые базовые вопросы о лигал-дизайне:

📌 почему настоящий лигал-дизайн — это инженерная работа (которую делают юристы);

📌 зачем бизнесу лигал-дизайн;

📌 как выглядит проектная работа Симплоера.

Ещё показали некоторые наши проекты и приёмы. В общем, must watch!

#НастоящийЛигалДизайн

Сегодня о таблицах в шаблонах стандартных договоров.

Многолетние наблюдения показали, что не все авторы шаблонов догадываются, как живут их документы после утверждения. Таблицы не тестируются ни на стадии разработки, ни в дальшейшей эксплуатации.

И потом получается знакомая история. Нужна таблица на 10 колонок — чтобы в одну строку уместились и товар, и штуки, и максимально полные характеристики, и цены без НДС, и с НДС, и НДС. Без проблем, делаем хоть 10 колонок, хоть 15.

Дальше рассчитываем: ширина страницы 21 см; поля 4 см; остаётся 17 см — по 1,7 см на колонку.

Как раз уместится «Кран ст» (а «роительный автомобильный» придётся впихивать куда-то ещё).

Об этом наша пятничная #ShitLawyerStory

Как культура компании влияет на внедрение изменений

Сопротивление — стандартная часть любых проектов, связанных с внедрением изменений в компании.

С сопротивлением нужно уметь работать. При этом скорость преодоления сопротивления новому во многом зависит от культуры компании.

Но в юрдепартаментах и юрфирмах всё усугубляется мировоззрением самих юристов. Новому решению они предпочитают «более надёжное» — то, что проверено коллегами, годами и судебной практикой (пусть даже оно не самое эффективное).

Для них намного важнее сохранить репутацию специалиста, который никогда не ошибается, чем профессионала, который находится в постоянном поиске лучших решений.

Внедрять изменения в такой обстановке крайне сложно.

Важный пример для всей отрасли — Google. Об их подходе к инновациям знают многие. Но популярный в Кремниевой долине девиз «fail fast, learn faster» распространяется не только на разработчиков — по такому же принципу работают сотрудники юрдепартамента Google.

Юристы Google совсем по-другому относятся к возможным ошибкам и не боятся допустить их. Для них каждая допущенная ошибка — шаг на пути к самому эффективному решению. К слову, ошибка — это не недочитанные прецеденты или прямое нарушение законодательства по незнанию. Это последствие выбора в условиях ограниченной информации. К тому же ошибка не всегда приводит к провалу.

Это касается не только юридической стратегии, но и того, как строится работа юридической команды.

Например, юрдепартамент Google один из первых в мире (в 2008) открыл собственную практику Legal Ops, чтобы полностью перестроить юридические процессы. Для того времени достаточно рискованное экономическое решение (компания росла слишком стремительно, юристов было ~200).

Но юристы Google уже тогда понимали, что не смогут функционировать мощно без стратегий и KPI, а развешенные бумажные стикеры — не лучшая практика управления знаниями. Они были готовы тотально изменить привычные подходы к работе, пусть даже это не гарантировало 100% эффект. Практики, которые внедрялись в 2008, на тот момент не были проверены никем на рынке (хотя сейчас некоторые из них стали типичными для юрдепартаментов).

В 2021 в Google работает более 2000 юристов в разных странах мира. Смог ли юрдепартамент Google функционировать сегодня так же эффективно, если бы в 2008 его юристы не согласились на глобальные перемены?

Были ли у вас кейсы, когда пришлось рисковать и идти против устоявшихся правил? Какая у вас культура работы с ошибками?

#SimplawyerTrends

Система управления рисками

Во вчерашнем опросе многие (хотя и не большинство) выбрали третий вариант — «Юрист — бизнес-партнёр. Формируем стратегию по рискам сами. Юр. риски — те же бизнес-риски». Это хорошая тенденция.

В реальности подход к работе с рисками — это вопрос готовности принимать решения и нести за них ответственность. Это зависит от личного характера юридического лидера и характера компании в целом.

В самых прогрессивных компаниях риск менеджментом занимаются отдельные люди (как правило, сами юристы), мониторинг и оценка рисков настроены на уровне процессов.

Управление рисками — это не пофигизм, а целая система:

📌 индикаторы риска (key risk indicators — KRI);

📌 риск-аппетиты;

📌 стратегии рисков;

📌 статистика и отчёты о рисках;

📌 сопутствующие технологии и очень многое другое.

Убеждения тоже имеют значение. Например, Apple. В одном из интервью глава их юрдепартамента рассуждал так: любое решение влечёт риски (включая юридические), но возможность принимать разные решения — конкурентное преимущество компании. Поэтому задача юристов — помочь компании воспользоваться шансом (не держать её в полной безопасности), а если случится неудача, принять её и помочь бизнесу преодолеть возникшие юридические проблемы.

#SimplawyerLegalOps