Месяц запуска Simplawyer One 🚀

Сегодня ровно месяц, как мы полноценно запустили нашу договорную платформу Simplawyer One. Этот месяц был горячим — получили в несколько раз больше заявок на демо и пилотные проекты, чем изначально рассчитывали.

Крайне довольны реакцией рынка на новый продукт. Проделали большущую работу и теперь видим, что всё было не зря. Люди уходят после демо по-настоящему вдохновлёнными, потому что наконец увидели софт, который работает так, как они представляют себе идеальный процесс согласования документов.

Если тоже хотите вдохновиться, а ещё лучше — начать работать с хорошим софтом, — записывайтесь на демо. На июнь и июль слотов уже почти нет, но на август ещё можно успеть.

Заодно напомним, что до конца лета действует предложение. Симплоер бесплатно сделает разметку шаблонов вашей компании, если компания:

– запишется на демо до 31 августа 2024
– и купит софт до 31 декабря 2024

Если вдруг вообще не слышали про Simplawyer One, обязательно посмотрите его презентацию или читайте о нём на сайте — www.simplawyer.one

#SimplawyerOne

Электронная книга Симплоера

Рынок в восторге от книги Симплоера. (А мы от её продаж.)

Вот пара историй. Уже несколько руководителей юрдепартаментов рассказали, что сначала сами читают книгу, а потом покупают ещё 10–20 штук, чтобы все юристы не отставали от лучших практик.

Или ещё. Два клиента недавно показали, как радикально улучшились их документы — после того, как они прочитали книгу и стали методично внедрять подходы Симплоера.

Мы решили не останавливаться на достигнутом и сделать книгу ещё доступнее для всех, кто хочет делать свою работу лучше. Поэтому книга Симплоера — теперь ещё и в электронном формате.

Электрокнигу можно купить здесь. Пока что только на сайте Студии. Но нам обещали, что чуть позже она появится во всех читалках.

P. S. классический вариант с приятной бумагой, твёрдой обложкой и закладкой пока ещё тоже можно успеть заказать — на сайте Студии и на маркетплейсах.

#НастоящийЛигалДизайн

Памятка по лигал-дизайну 3.0

У нас есть полезнейшая памятка по типографике, вёрстке и тексту в юридических документах, которая стала настоящим хитом. Грамотные люди рассказывают, что печатают её и вешают над рабочим столом, чтобы важное всегда было перед глазами.

Памятку время от времени дополняем. Сегодня наконец делимся версией 3.0.

Скачивайте, отправляйте её коллегам и делайте свои документы качественнее.

#НастоящийЛигалДизайн

Как с первого раза выбрать хороший софт

Сняли короткое видео о выборе софта для юрдепартамента. Знаем, что много для кого это настоящая боль — непонятно, с чего начинать, как не впасть в синдром фичемании, как убедиться, что в итоге выбрали хорошее решение.

В видео как раз рассказали про правильный подход к покупке, который сэкономил кучу времени, денег и нервов многим юридическим командам. Метод работает для выбора любого софта — от CLM и трекеров задач до баз знаний и облачных хранилищ.

https://youtu.be/d4lUxMYqgdM

Расскажите в комментах про свой опыт покупки — на что ориентировались при выборе, были ли ошибки, как работали с ними.

#SimplawyerLegalOps

Как юристы Газпром нефти внедряют изменения

Есть рынок лигал-дизайна, а есть рынок конференций о лигал-дизайне. (И чаще всего они не пересекаются.) Пока на конференциях все обсуждают, что такое лигал-дизайн и нужен ли он кому-то, прогрессивные юридические команды реализовывают гигантские проекты, делают эффективные документы и переосмысляют привычные подходы к работе.

Взяли интервью у Павла Тимофеева — бизнес-партнёра блока экономики и финансов в Газпромнефть Экспертные решения. В Газпром нефти Павел курирует крупнейшие проекты по реинжинирингу документооборота, внедряет лигал-дизайн среди коллег и определяет принципы интерфейса документов и софта.

Павел рассказал, как юристы Газпром нефти трансформируют юридическую функцию, как внедряют новые документы и почему такие изменения у юристов нравятся бизнесу. Интервью будет особенно полезно почитать юрдепартаментам, которые всё ещё сомневаются, пора ли начинать меняться, — должно вдохновить на смелость.

Читайте интервью и делитесь с коллегами.

#SimplawyerTrends

Кстати, в Simplawyer One такое невозможно

#SimplawyerOne

Полезный нижний колонтитул

Юристы оправдывают фразу про количество экземпляров, объясняя, что так помогают сотрудникам не ошибаться. Например, чтобы они не забыли, что нужно подписать ещё один экземпляр для госрегистрации или нотариуса.

Вряд ли кто-то из отдела документооборота при подписании договора обращает внимание на пункт в конце договора, смешанный с остальным текстом. (Как минимум, нужно ещё вспомнить про количество экземпляров, а потом продраться через текст, чтобы найти тот самый пункт.)

Есть более изящное решение задачи напомнить что-то сделать собственным сотрудникам. Мы в таких случаях не засоряем основной текст договора положениями, которые не имеют отношения к поведению сторон. Вместо этого добавляем на первой странице нижний колонтитул, в котором указываем напоминание. Как это выглядит — на картинке.

Подсказки в колонтитуле можно масштабировать на другие кейсы. Например, там можно указывать адрес, по которому нужно вернуть экземпляр договора после подписания.

P. S. Надеемся, уже не нужно никому объяснять, почему в договоре вообще не нужен пункт о количестве экземпляров. На всякий случай: все рассуждения о фальсификациях и доказательствах для суда разбирали в этом посте.

#НастоящийЛигалДизайн

Как упростить внедрение софта

Каждый раз, когда компании покупают новый софт, у всех начинает дёргаться глаз. Люди представляют, сколько времени и нервов потеряют, пока все будут привыкать к новому софту. Ещё дольше — ждать момента, когда софтом начнёт полноценно пользоваться хотя бы половина сотрудников. (Если, конечно, до полноценного использования в итоге доползут.)

Внедрение чаще всего превращается в ад, потому что у большинства софта интерфейс не менялся концептуально с 90-х годов или копирует с небольшими изменениями интерфейс тех, кто не менялся концептуально с 90-х годов. Это даже подтверждается исследованиями.

Хороший софт — тот, к которому вообще не нужно привыкать. С ним можно начинать работу без долгого обучения и многостраничных инструкций.

Кроме этого, с качественным интерфейсом:

📌 пользователи быстрее понимают ценность внедрения нового;
📌 внедрение на всю компанию происходит за 1–2 месяца, а не 1,5 года;
📌 сотрудники со временем не пытаются работать в обход софта;
📌 софт проще распространить за пределами юрдепартамента (для договорной платформы, которой будут пользоваться разные подразделения, это особенно важно);
📌 через год после внедрения софтом активно пользуется большинство сотрудников, а не два с половиной процента.

В Simplawyer One качественный интерфейс — один из базовых принципов. Мы с самого начала хотели сделать (и сделали) софт, который улучшает качество жизни людей. Это прорыв, что люди так быстро осваиваются в нём: за первые 10–15 минут начинают ориентироваться и нажимать на правильные кнопки, а через день уже уверенно используют весь функционал.

Интерфейс Simplawyer One нужно обязательно увидеть своими глазами. Ещё лучше — пощупать. Поэтому записывайтесь на демо, на август ещё осталось немного мест.

#SimplawyerOne

Пост-тост 3 (три)

Телеграму Симплоера уже 3 года. Спасибо, что читаете, шэрите посты, активно цитируете и главное — применяете наши советы в своей работе. Продолжайте! (Мы всё считаем, читаем и видим, даже если иногда не отвечаем на комменты.)

Видим, что всё не зря. Каждый раз, когда мы встречаемся с новым юрдепартаментом, выясняется, что руководитель и половина команды уже давно подписаны и знают о всех наших подходах. Или люди, с которыми мы даже лично не знакомы, гордо говорят: «Мы сделали документы по Методу Симплоера».

Поэтому будем поднимать планку и стараться, чтобы вам всегда было полезно и интересно читать нас.

Нам будет приятно, если в честь мини-праздника вы в комментах расскажете (ещё лучше — покажете), какие приёмы из телеграма и нашей книги применяете. Или просто напишите что-то лестное. Или очередное возмущение.

Цена и стоимость

В договорах постоянно путают «цену» и «стоимость». Эти понятия почему-то считают взаимозаменяемыми. Иногда даже в одном договоре одно и то же называют сначала «стоимостью», а потом резко «ценой».

С точки зрения экономики это разные понятия. Стоимость — расходы на производство и реализацию товара или услуги. Цена — сумма, за которую покупатель готов купить товар или услугу. Даже ГК разделяет эти понятия. Например, цена работ (ст. 709 ГК), стоимость предмета залога (ст. 340 ГК).

Поэтому не стесняйтесь назвать ценой то, что ей на самом деле и является.

Для закрепления:

❌ Стоимость услуг — 10 000 000 RUB

✅ Цена услуг — 10 000 000 RUB

#НастоящийЛигалДизайн

Полезная инфографика об успешности проектов по оптимизации

#SimplawyerLegalOps

Лигал-дизайн система

Форматирование в документах чаще всего делают вручную. Юристы с разной степенью умелости для каждого случая с нуля настраивают шрифты, нумерацию и заголовки.

Такая ситуация не может быть нормой для современного юрдепартамента. Нет никакой ценности в том, что юрист каждый раз тратит время на принятие решения о размере абзацного отступа или кегле в заголовках. Тем более не возникает ценности, когда юристам приходится постоянно править форматирование за бизнесом или за другими юристами.

Настройка форматирования — это регулярное действие, которое юристы совершают ежедневно по нескольку раз. Поэтому его нужно обязательно стандартизировать.

Цель, к которой нужно стремиться, — полноценная лигал-дизайн система. Это набор стандартов создания документов, обязательных для всей команды. На практике она даже шире, чем только требования к форматированию, и включает:

📌 автоматические стили документов;
📌 стандарты текста и структуры;
📌 единый подход к обязательным элементам документов — шапка, название сторон, подписи, реквизиты;
📌 единый подход к форматам дат и валют;
📌 в более продвинутом варианте — одинаковые формулировки для стандартных положений. Например, одинаковая конфиденциальность или антикоррупционная оговорка.

Лигал-дизайн система не только экономит время. Из нашего опыта видим ещё такой эффект:

✅ юристы стабильно делают документы с интерфейсом, удобным для бизнеса (даже те, кто пока сопротивляется лигал-дизайну);
✅ быстрее создавать документы, потому что юристы не тратят время на сражения с вордом и сразу приступают к сути документа;
✅ новым сотрудникам проще и быстрее подстроиться под стандарты документов, принятые в юрдепартаменте;
✅ юрдепартамент не теряет экспертизу, если увольняются юристы, которые лучше остальных освоили ворд;
✅ бизнес-подразделения не портят документы, если правят их самостоятельно.

Создание лигал-дизайн системы — нетривиальная задача. Но если её решить один раз, можно потом годами стабильно создавать качественные документы.

Если вы тоже хотите, чтобы документы создавались быстрее и с высоким качеством, пишите на [email protected]. Расскажем подробнее, что включает лигал-дизайн система и как Симплоер может помочь с её разработкой.

#НастоящийЛигалДизайн

Дизайн дорожных указателей

Мы коллекционируем приёмы качественного информационного дизайна. Этими примерами потом вдохновляемся, когда продумываем решения для наших документов.

Из недавнего — дизайн дорожных указателей в Европе. Хорошо свёрстанные дорожные знаки — это не только эстетика (что тоже крайне важно). Это ещё удобство водителей, скорость чтения и в конечном счёте безопасность тысяч человек, которые каждый день проезжают этот знак на большой скорости.

И вот разница. Слева на картинке указатели в Германии и Нидерландах — глубоко продуманные под разные сценарии и тщательно оттестированные. Справа — знак во Франции — любительский и сложный для неподготовленного зрителя.

Указатели в Германии и Нидерландах хороши тем, что навигация предлагает смотреть только на то, что касается твоей полосы. Они не заставляют водителя решать ребусы (как это делают знаки на мкаде), всматриваться в знак, чтобы потом в оставшиеся полторы секунды принять решение, куда рулить, и ещё тут же реализовать его. Самое крутое — их навигационные системы сразу же и без усилий понятны тем, кто впервые въезжает в страну. К французской нужно какое-то время привыкать.

Отдельный косяк французского знака — текст, набранный капсом. Любой текст, набранный капсом, читается медленнее. Ещё хуже, если капсом набран текст, на прочтение которого есть примерно секунда. Первые четыре буквы в слове «Lille» издалека точно сольются в два квадрата с буквой Е на конце.

В немецких и нидерландских знаках есть ещё много другого хорошего. Это всё разобрали на картинке.

#НастоящийЛигалДизайн

Корпоративное обучение от Симплоера

Кроме проектов по реинжинирингу документов и процессов, мы ещё обучаем юридические команды. У нас есть мастер-класс по b2b лигал-дизайну, который уже стал легендарным — юрдепартаменты для углубления результата заказывают его уже по второму и третьему кругу.

В этом году запустили ещё несколько классных направлений:

1️⃣ Ворд для юристов. Теперь вместе с обучением лигал-дизайну можно ещё заказать мастер-класс по функционалу ворда. На нём показываем продвинутые приёмы, которые помогут качественнее верстать документы и делать устойчивое форматирование. Главное — мы научим делать единый шаблон со встроенными стилями, с которым вся команда сможет автоматически делать документы с хорошей вёрсткой.

2️⃣ Мастер-класс по понятным заключениям. Помогаем юристам повысить навык писать понятно и по делу для бизнеса без ущерба качеству консультации. Разбираем плохие и хорошие консультации, много тренируемся на примерах вашей команды.

3️⃣ Мастер-класс по цифровому этикету. Учим эффективному общению с внутренним заказчиком и контрагентами по имейлам и мессенджерам. На мастер-классе разберём основы деловой переписки, научимся грамотно доносить неудобную информацию — отказывать, вносить адекватные правки в документы, отвечать на недопустимые правки контрагентов.

Все важные подробности о программах обучения — на сайте. Забронировать мастер-класс можно там же или можно написать на [email protected] — подберём для вашей команды удобный формат.

#НастоящийЛигалДизайн

Минимизируйте правки

Мы всегда говорим, что писать понятно и делать качественную вёрстку нужно во всех документах и для всех случаев. Но из этого правила есть одно исключение — никогда не нужно пытаться сделать конфетку из документа контрагента.

Не затягивайте переговоры пустыми правками. Не правьте в документах контрагентов форматирование и орфографию (если это не влияет на смысл). Не переписывайте в них канцелярит на человеческий язык. Соглашайтесь на формулировку контрагента, если её смысл понятен, несмотря на сложный текст.

Прежде чем сделать правку, обязательно задайте себе вопрос: «Я меняю смысл условия в интересах компании или только пишу то же самое, но другими, привычными мне, словами?».

Обратили внимание, что количество правок обратно пропорционально уровню профессионализма и зарплате.

Поэтому ещё раз: свои документы делаем идеальными, чужие — трогаем по минимуму.

Пишите в комментариях, какие тупые правки вы получали или сами делали? Например, нам рассказывали, как контрагенты добавили по всему договору слово «настоящий».

#НастоящийЛигалДизайн

Про общепринятые рыночные практики

Давайте сразу определимся. «Весь рынок так делает», «успешные A, B и C так делают» или «мы всегда так делали» — не аргументы, когда нужно оценить результат или ещё на старте понять, как и что оптимизировать. Если подходу следует большинство компаний, это не значит, что это большинство применяет лучший возможный подход. Мы много раз видели, как «всегда так делали» оказывалось «всегда делали плохо».

Ошибка — считать, что если что-то много раз повторяется, то это успешная практика. В реальности повторение привычек без их осмысления — это как постепенное накопление песка в трубах. Сначала незаметно, а потом труба намертво забивается.

По этому поводу банальнейшая мысль. Если хотите сделать из конной повозки теслу, не обращайте внимание, как делают или не делают другие компании, как привыкли сотрудники, а подумайте, что именно делает конную повозку такой медленной.

Это полезный способ мышления, потому что тогда критерий оценки результатов — не «насколько мы хуже или лучше остального рынка», а «как улучшение A повлияло на показатель B».

#SimplawyerLegalOps

Ожидания бизнеса от договоров

Вышло исследование World Commerce & Contracting и Делойта о качестве договорной работы в компаниях. Суть исследования в том, чтобы каждые 10 лет задавать компаниям одни и те же вопросы и смотреть, насколько бизнес (не)доволен работой с договорами. Отчёт особенно полезно изучить юристам, потому что в итоге получился основательный касдев по реальным пользователям договоров — сейлзам, закупкам, финансам, контракт-менеджерам, топ-менеджерам.

Главный итог: 40% считают, что из-за плохих документов компания не достигает целей, ради которых эти договоры заключались. С 2017 количество недовольных увеличилось на 13%.

Основная претензия — юридические и договорные команды смотрят на договоры только как на инструмент управления рисками. (Часто как на единственный.) Но бизнес ожидает, что договор будет больше, чем формализованный список прав и обязанностей для возможного суда. Для старта люди хотят понимать, что и почему написано в их договорах. (Ну, или чтобы хотя бы сами авторы документов знали, почему что-то написано.)

Но глобально ожидания такие:

📌договоры — удобные пошаговые гайдлайны по исполнению обязательств, в которых отражены реальные процессы, чётко сформулированы ожидания сторон, честно подсвечены узкие места в процессах;

📌договоры — дополнительный канал коммуникации с контрагентами, через который компания транслирует свои ценности и стандарты;

📌на уровне процессов и архитектуры — полноценная экосистема обязательств, в rоторой удобно контролировать зависимости между отдельными условиями и сделками.

Другая ценная часть исследования — отзывы команд, которые уже завершили объёмный этап оптимизации договоров. Эффект они отмечают такой:

– на 60% быстрее переговоры;

– договоры чаще заключают по форме компании;

– менеджеры наконец стали понимать смысл каждого условия в договоре и самостоятельно доносить это до rонтрагентов — без вовлечения юрдепартамента;

– исполнители лучше понимают, какой результат от них ожидается;

– более довольные клиенты, потому что хорошие документы — часть клиентского сервиса.

(Клиенты Симплоера это уже давно знают.)

Обязательно почитайте, выводы от работы с плохими документами должны освежить и приободрить. Исследование буквально суммирует все боли, о которых мы слышим на каждом пользовательском интервью. Ещё в нём хорошо сформулированы аргументы за проекты по оптимизации — можно использовать при согласовании бюджетов.

#SimplawyerTrends

Как удобнее и быстрее коммуницировать по договору внутри команды и с контрагентами

Сейчас, когда внутри компании нужно что-то обсудить по документу, приходится создавать целую инфраструктуру — отдельный трэд в имейлах, специальную версия файла только для внутреннего пользования, бесконечные чаты. Потом до отправки контрагенту кто-то обязательно должен отфильтровать комменты — почистить внутренние и оставить только то, что нужно прочитать контрагенту.

Менеджеры, кстати, чаще всего забивают и отправляют прямо с комментариями юристов. Самое любимое: получить от юристов по имейлу документ и, не глядя, переслать это письмо контрагенту вместе со всей внутренней перепиской. (И хорошо, если в этих имейлах никто не додумался чихвостить самого контрагента.)

Мы сами прошли через эту боль. Кроме того, что это иногда бьёт по репутации, ежедневная уборка в комментах отнимает кучу времени.

Поэтому в Simplawyer One много времени проинвестировали в идеальную механику работы с комментариями:

📌 вместо десятков имейлов, сообщений и обрывочных комментариев в ворде и в 1С — удобные трэды;

📌 внутренние комментарии ни при каких обстоятельствах не выходили за пределы компании.

Самое классное — раздельные комментарии. В Simplawyer One два типа комментариев: внутренние — только для внутренней команды; и внешние — видны контрагенту и внутренней команде. Внутренние комментарии ни при каких условиях невозможно переслать контрагенту — просто нет такой кнопки.

Ещё там глубоко продуман контроль ошибок: разные типы комментариев чётко отличаются по цветам; всегда видно список получателей; при отправке внешних комментариев сработает предупреждение.

Комментарии для контрагента отправятся, только когда вы будете отправлять контрагенту новую версию — то есть комменты можно накапливать, пока вы согласовываете документ внутри.

В Simplawyer One есть ещё много других классных фич, которые делают коммуникацию внутри компании и с контрагентами удобнее и быстрее. Записывайтесь на демо — это всё лучше увидеть в действии.

#SimplawyerOne

Симплоеру 10 лет! 🎂

Когда мы начинали в 2014, слова «лигал-дизайн», «архитектура документооборота», «инженерный подход к документам» и «лигал-опс» в лучшем случае вызывали сочувствующую улыбку. В 2024 лигал-дизайн и лигал-опс — полноценный рынок, а Симплоер — экосистема юридической эффективности с консалтингом по лигал-дизайну и лигал-опсу и собственной договорной платформой.

Гордимся, что за это время смогли у юристов в десятках компаний поменять представление о документах, процессах и, в целом, задачах юриста в бизнесе. Наши 10 лет — это ещё очередной повод порадоваться, что юридический рынок действительно меняется в лучшую сторону. (Если бы не менялся, то компания, которая занимается только консалтингом по юридической эффективности, не прожила бы столько.)

Симплоер сейчас — сгусток инноваций и изменений. Наши клиенты — всегда авангардная часть рынка, на которую потом равняются остальные компании. У нас работают гениальные люди, которые думают по-другому, умеют выворачивать наизнанку привычные подходы и воплощать в жизнь идеи, которые вначале кажутся нереалистичными (иногда не только нашим клиентам, но даже нам самим). Это всё уже звучит сверхкруто, но мы хотим идти дальше. Задача Симплоера на следующие 10 — сделать так, чтобы постоянные изменения и инновационность стали нормой всего рынка, а не только его небольшой части.

📒 Первые 10 лет решили задокументировать в пэ-дэ-эфе о Симплоере. Он на 40 страниц, но там крупный текст и много картинок — много и долго читать не придётся. Пэ-дэ-эф — это в первую очередь спасибо нашим клиентам и сотрудникам, но мы старались сделать так, чтобы интересно было всем.

Например, там:

• об истории Симплоера — мы изначально были маркетплейсом документов и юруслуг, рассказали, куда это всё делось;

• необычной офисной коллекции — карты метро, дорожные знаки, картонные собаки;

• подарках на день рождения — как нам удаётся удивлять друг друга с бюджетом 1500 RUB;

• что мы слушаем и читаем.

Скачивайте Пэ-дэ-эф о Симплоере (является неотъемлемым приложением к настоящему посту). В комментах пишите вопросы, жалобы, предложения.

P. S. Это ещё не всё. У нас ещё есть классный мерч. Про него скоро отдельно расскажем.

Лигал-дизайн доверенностей

Доверенности давно пора привести в порядок.

Классические доверенности чудовищно неэффективны и необоснованно дорогие в обслуживании —

❌ сотрудники без пояснительной бригады не понимают, что в итоге они могут и не могут делать;

❌ невозможно быстро найти конкретное полномочие в многостраничном неструктурированном тексте, многое приходится отдельно пояснять контрагентам;

❌ текст новых доверенностей и отдельных полномочий юристы каждый раз придумывают с нуля;

❌ перевыпуск доверенностей — каждый раз целый проект, потому что нужно вручную перепроверять доступные полномочия;

❌ доверенности дорого и долго автоматизировать.

Доверенности в современной компании должны выглядеть и работать совершенно по-другому. Это должны быть не стены рандомного текста, который никто никогда не осмысливал, а управляемый датасет полномочий.

Как на базовом уровне можно улучшить доверенности:

✅ перевести текст на человеческий язык;

✅ добавить заголовки внутри доверенности. Сами заголовки формулировать так, чтобы из них было понятно, какое полномочие выдано;

✅ разработать универсальную структуру полномочия. Например, полномочия всегда сформулировано в таком порядке: действие, объект, финансовый лимит;

✅ разработать набор стандартных формулировок для самых частых полномочий или типов полномочий.

На картинке — как это может выглядеть.

Хороший шаблон доверенности — необходимый минимум.

⚡️ Следующий шаг — сделать единую сквозную матрицу полномочий с унифицированными формулировками. Тогда появятся наглядные правила выдачи доверенностей и добавления новых полномочий. В таком формате доверенностями проще управлять, никто намеренно или случайно не получает лишние полномочия, выдачу доверенностей получается намного быстрее автоматизировать.

Мы такое недавно делали для крупного холдинга из 60+ компаний. Если хотите так же, пишите на [email protected], обсудим, как можем помочь вашей команде.

#НастоящийЛигалДизайн