Расскажите в комментах про важные, но раздражающие рутинные задачи, которыми часто приходится заниматься. И вы были бы рады, если бы они навсегда исчезли или стали решаться как-то по-другому.

#SimplawyerLegalOps

Библиотеки формулировок вместо забетонированных шаблонов

World Commerce & Contracting опубликовали бенчмарк по эффективности договорной работы. Сравнивали, как оптимизация и автоматизация документов и процессов за 10 лет поменяли ситуацию на рынке.

Отдельная тема в бенчмарке — баланс между стандартизацией договоров и гибкостью на переговорах. Проблема в том, что стороны ведут переговоры на основе забетонированных шаблонов. В итоге почти каждое отклонение от стандартных условий уходит на бесконечные круги внутренних согласований.

В бенчмарке совсем кратко упомянули возможное решение проблемы — переход от забетонированных шаблонов к библиотекам формулировок. Там написано, что этот подход пока что осваивают только самые прогрессивные команды. Мы думаем, это решение, к которому нужно присмотреться всем командам по инновациям.

Библиотеки формулировок — классный инструмент стандартизации. Если его правильно настроить и внедрить, то работа с правками контрагента превратится из долгого процесса в пару кликов. Клик 1: найти в системе формулировку. Клик 2: вставить формулировку. В идеальной ситуации бизнес сможет вести переговоры по стандартным договорам без участия юристов.

2 основных юзкейса библиотек формулировок:

📌 инициаторы договора при подготовке первого драфта или уже на переговорах сами настраивают нужную «температуру» условия — от самого жёсткого до самого мягкого. Например, разные условия конфиденциальности для простых договоров и для договоров, по которым передают чувствительную информацию

📌 юристы используют библиотеки, чтобы из готовых блоков текста создавать договоры для нестандартных сделок. Это серьёзно ускоряет подготовку, потому что не нужно каждый раз начинать с чистого листа или бегать по папкам в поисках похожего договора, который делали много лет назад. Ещё один плюс — унифицированное и последовательное регулирование даже по нестандартным договорам.

Если вы хотите стандартизировать переговоры и усилить свои шаблоны функциональной библиотекой формулировок, пишите на [email protected] — расскажем, как можем помочь с разработкой и внедрением.

#SimplawyerLegalOps

Как сделать удобную библиотеку формулировок

По количеству шэров видим, что тема с библиотеками формулировок много для кого актуальна. Решили написать ещё один пост для тех, кто хочет двигаться в эту сторону или уже двигается.

Важная тема — где хранить формулировки. Знаем кейсы, когда юрдепартаменты делали эксель. Эксель точно будет хорошей базой для старта, но он плохо работает в долгосрочной перспективе — не всегда под рукой, о нём проще забыть, его сложнее обновлять. (И ещё работу с экселем ненавидят примерно все люди.) Если хотите работать с библиотекой годами, то лучше сразу встраивать их в договорную платформу с хорошим интерфейсом.

Мы эту тему глубоко продумали в Simplawyer One. Чтобы выбрать нужную формулировку не нужно никуда лазить — библиотека всегда под рукой и доступна прямо в редакторе документа. Это серьёзно ускоряет внедрение: проще выработать у коллег привычку нажать одну кнопку, чем годами объяснять, как искать экселевский файл по папкам на сервере или в шэрпоинте.

Искать конкретную формулировку тоже удобно — библиотеку можно хорошо структурировать под логику документов компании, поэтому нужная формулировка найдётся за секунды.

Библиотека формулировок Simplawyer One удобна и с админской части. Юрдепартамент может разработать набор формулировок под самые частые переговорные ситуации, настроить их «температуру» — от идеальных для компании до принимаемых только в крайних случаях — и добавить подсказки.

Наши клиенты, у которых уже были какие-то наработки по библиотекам в экселе или в корпоративной базе знаний, за пару дней перенесли всё в Simplawyer One и сразу начали пользоваться.

Формулировки можно централизованно обновлять сразу для всех пользователей. То есть исключена проблема, когда юрдепартамент давно обновил юр. позицию по какому-то вопросу, а менеджеры продолжают слать контрагентам устаревшие формулировки.

Это только базовый функционал. В библиотеке формулировок Simplawyer One ещё куча других классных фич, за которые его любят. Записывайтесь на демо, всё покажем.

#SimplawyerOne

Об инновациях в Airbus

Масштаб мышления и подход к инновациям, который вдохновляет нас, — история компании Аэробус. Аэробус с каждой новой моделью самолёта доказывают, что при искреннем желании делать свой продукт идеальным и при качественном риск-менеджменте можно толкать к изменениям даже авиацию — до жути рисковую и зарегулированную отрасль.

Аэробус не застревали в привычных подходах и крошечных улучшениях общей неэффективности. С самого начала они искали самое эффективное и масштабируемое решение, даже если оно шло вразрез с привычками, рынком и вызывало скепсис.

Сейчас это самый успешный авиастроитель с современной линейкой лайнеров и заказами на 10 лет вперёд. Но интереснее всего смотреть на их решения 1980-х, которые тогда шокировали общественность, а сейчас — основа стандартного самолёта.

📌 Отказались от прямого управления самолёта пилотом (через гидравлику) — оно стало через электронику, которая радикально снизила нагрузку на пилота, исправляя по дороге его ошибки. И сразу же пошли возмущения «Как можно доверить компьютеру целый пассажирский самолёт?!», «А вдруг это ненадёжно?!».

📌 Отказались от самого штурвала. Вместо него сайдстик у окна. Стало проще управлять, освободилось место под приборы и даже появился столик. Но тут вообще выбесились все: «Где вы видели самолёт без штурвала?!»,«Где вы видели договор без предмета договора?!», «А что, если пилот левша?!».

📌 Заложили основу интерфейса кабины пилотов, который уже 40 лет масштабируется на все последующие модели самолётов. Теперь переучивание между разными типами аэробусов занимает неделю, а не 2 месяца. Это делает пилотов более универсальными внутри одной авиакомпании, а сами авиакомпании привязывет к экосистеме Аэробуса.

Напомним, это всё придумано в 80-е. И это всё стало частью самолёта А320 — самого распространённого в мире, на котором, вы, скорее всего, летаете в отпуск или на модные конференции.

Для нас это близкая история. Мы во всём идём от целей и задач, а не привычек. Не видим смысла копировать рынок. Это может встречать первое сопротивление, как и в авиации, но результат окупает все усилия.

#SimplawyerTrends

Месяц запуска Simplawyer One 🚀

Сегодня ровно месяц, как мы полноценно запустили нашу договорную платформу Simplawyer One. Этот месяц был горячим — получили в несколько раз больше заявок на демо и пилотные проекты, чем изначально рассчитывали.

Крайне довольны реакцией рынка на новый продукт. Проделали большущую работу и теперь видим, что всё было не зря. Люди уходят после демо по-настоящему вдохновлёнными, потому что наконец увидели софт, который работает так, как они представляют себе идеальный процесс согласования документов.

Если тоже хотите вдохновиться, а ещё лучше — начать работать с хорошим софтом, — записывайтесь на демо. На июнь и июль слотов уже почти нет, но на август ещё можно успеть.

Заодно напомним, что до конца лета действует предложение. Симплоер бесплатно сделает разметку шаблонов вашей компании, если компания:

– запишется на демо до 31 августа 2024
– и купит софт до 31 декабря 2024

Если вдруг вообще не слышали про Simplawyer One, обязательно посмотрите его презентацию или читайте о нём на сайте — www.simplawyer.one

#SimplawyerOne

Электронная книга Симплоера

Рынок в восторге от книги Симплоера. (А мы от её продаж.)

Вот пара историй. Уже несколько руководителей юрдепартаментов рассказали, что сначала сами читают книгу, а потом покупают ещё 10–20 штук, чтобы все юристы не отставали от лучших практик.

Или ещё. Два клиента недавно показали, как радикально улучшились их документы — после того, как они прочитали книгу и стали методично внедрять подходы Симплоера.

Мы решили не останавливаться на достигнутом и сделать книгу ещё доступнее для всех, кто хочет делать свою работу лучше. Поэтому книга Симплоера — теперь ещё и в электронном формате.

Электрокнигу можно купить здесь. Пока что только на сайте Студии. Но нам обещали, что чуть позже она появится во всех читалках.

P. S. классический вариант с приятной бумагой, твёрдой обложкой и закладкой пока ещё тоже можно успеть заказать — на сайте Студии и на маркетплейсах.

#НастоящийЛигалДизайн

Памятка по лигал-дизайну 3.0

У нас есть полезнейшая памятка по типографике, вёрстке и тексту в юридических документах, которая стала настоящим хитом. Грамотные люди рассказывают, что печатают её и вешают над рабочим столом, чтобы важное всегда было перед глазами.

Памятку время от времени дополняем. Сегодня наконец делимся версией 3.0.

Скачивайте, отправляйте её коллегам и делайте свои документы качественнее.

#НастоящийЛигалДизайн

Как с первого раза выбрать хороший софт

Сняли короткое видео о выборе софта для юрдепартамента. Знаем, что много для кого это настоящая боль — непонятно, с чего начинать, как не впасть в синдром фичемании, как убедиться, что в итоге выбрали хорошее решение.

В видео как раз рассказали про правильный подход к покупке, который сэкономил кучу времени, денег и нервов многим юридическим командам. Метод работает для выбора любого софта — от CLM и трекеров задач до баз знаний и облачных хранилищ.

https://youtu.be/d4lUxMYqgdM

Расскажите в комментах про свой опыт покупки — на что ориентировались при выборе, были ли ошибки, как работали с ними.

#SimplawyerLegalOps

Как юристы Газпром нефти внедряют изменения

Есть рынок лигал-дизайна, а есть рынок конференций о лигал-дизайне. (И чаще всего они не пересекаются.) Пока на конференциях все обсуждают, что такое лигал-дизайн и нужен ли он кому-то, прогрессивные юридические команды реализовывают гигантские проекты, делают эффективные документы и переосмысляют привычные подходы к работе.

Взяли интервью у Павла Тимофеева — бизнес-партнёра блока экономики и финансов в Газпромнефть Экспертные решения. В Газпром нефти Павел курирует крупнейшие проекты по реинжинирингу документооборота, внедряет лигал-дизайн среди коллег и определяет принципы интерфейса документов и софта.

Павел рассказал, как юристы Газпром нефти трансформируют юридическую функцию, как внедряют новые документы и почему такие изменения у юристов нравятся бизнесу. Интервью будет особенно полезно почитать юрдепартаментам, которые всё ещё сомневаются, пора ли начинать меняться, — должно вдохновить на смелость.

Читайте интервью и делитесь с коллегами.

#SimplawyerTrends

Кстати, в Simplawyer One такое невозможно

#SimplawyerOne

Полезный нижний колонтитул

Юристы оправдывают фразу про количество экземпляров, объясняя, что так помогают сотрудникам не ошибаться. Например, чтобы они не забыли, что нужно подписать ещё один экземпляр для госрегистрации или нотариуса.

Вряд ли кто-то из отдела документооборота при подписании договора обращает внимание на пункт в конце договора, смешанный с остальным текстом. (Как минимум, нужно ещё вспомнить про количество экземпляров, а потом продраться через текст, чтобы найти тот самый пункт.)

Есть более изящное решение задачи напомнить что-то сделать собственным сотрудникам. Мы в таких случаях не засоряем основной текст договора положениями, которые не имеют отношения к поведению сторон. Вместо этого добавляем на первой странице нижний колонтитул, в котором указываем напоминание. Как это выглядит — на картинке.

Подсказки в колонтитуле можно масштабировать на другие кейсы. Например, там можно указывать адрес, по которому нужно вернуть экземпляр договора после подписания.

P. S. Надеемся, уже не нужно никому объяснять, почему в договоре вообще не нужен пункт о количестве экземпляров. На всякий случай: все рассуждения о фальсификациях и доказательствах для суда разбирали в этом посте.

#НастоящийЛигалДизайн

Как упростить внедрение софта

Каждый раз, когда компании покупают новый софт, у всех начинает дёргаться глаз. Люди представляют, сколько времени и нервов потеряют, пока все будут привыкать к новому софту. Ещё дольше — ждать момента, когда софтом начнёт полноценно пользоваться хотя бы половина сотрудников. (Если, конечно, до полноценного использования в итоге доползут.)

Внедрение чаще всего превращается в ад, потому что у большинства софта интерфейс не менялся концептуально с 90-х годов или копирует с небольшими изменениями интерфейс тех, кто не менялся концептуально с 90-х годов. Это даже подтверждается исследованиями.

Хороший софт — тот, к которому вообще не нужно привыкать. С ним можно начинать работу без долгого обучения и многостраничных инструкций.

Кроме этого, с качественным интерфейсом:

📌 пользователи быстрее понимают ценность внедрения нового;
📌 внедрение на всю компанию происходит за 1–2 месяца, а не 1,5 года;
📌 сотрудники со временем не пытаются работать в обход софта;
📌 софт проще распространить за пределами юрдепартамента (для договорной платформы, которой будут пользоваться разные подразделения, это особенно важно);
📌 через год после внедрения софтом активно пользуется большинство сотрудников, а не два с половиной процента.

В Simplawyer One качественный интерфейс — один из базовых принципов. Мы с самого начала хотели сделать (и сделали) софт, который улучшает качество жизни людей. Это прорыв, что люди так быстро осваиваются в нём: за первые 10–15 минут начинают ориентироваться и нажимать на правильные кнопки, а через день уже уверенно используют весь функционал.

Интерфейс Simplawyer One нужно обязательно увидеть своими глазами. Ещё лучше — пощупать. Поэтому записывайтесь на демо, на август ещё осталось немного мест.

#SimplawyerOne

Пост-тост 3 (три)

Телеграму Симплоера уже 3 года. Спасибо, что читаете, шэрите посты, активно цитируете и главное — применяете наши советы в своей работе. Продолжайте! (Мы всё считаем, читаем и видим, даже если иногда не отвечаем на комменты.)

Видим, что всё не зря. Каждый раз, когда мы встречаемся с новым юрдепартаментом, выясняется, что руководитель и половина команды уже давно подписаны и знают о всех наших подходах. Или люди, с которыми мы даже лично не знакомы, гордо говорят: «Мы сделали документы по Методу Симплоера».

Поэтому будем поднимать планку и стараться, чтобы вам всегда было полезно и интересно читать нас.

Нам будет приятно, если в честь мини-праздника вы в комментах расскажете (ещё лучше — покажете), какие приёмы из телеграма и нашей книги применяете. Или просто напишите что-то лестное. Или очередное возмущение.

Цена и стоимость

В договорах постоянно путают «цену» и «стоимость». Эти понятия почему-то считают взаимозаменяемыми. Иногда даже в одном договоре одно и то же называют сначала «стоимостью», а потом резко «ценой».

С точки зрения экономики это разные понятия. Стоимость — расходы на производство и реализацию товара или услуги. Цена — сумма, за которую покупатель готов купить товар или услугу. Даже ГК разделяет эти понятия. Например, цена работ (ст. 709 ГК), стоимость предмета залога (ст. 340 ГК).

Поэтому не стесняйтесь назвать ценой то, что ей на самом деле и является.

Для закрепления:

❌ Стоимость услуг — 10 000 000 RUB

✅ Цена услуг — 10 000 000 RUB

#НастоящийЛигалДизайн

Полезная инфографика об успешности проектов по оптимизации

#SimplawyerLegalOps

Лигал-дизайн система

Форматирование в документах чаще всего делают вручную. Юристы с разной степенью умелости для каждого случая с нуля настраивают шрифты, нумерацию и заголовки.

Такая ситуация не может быть нормой для современного юрдепартамента. Нет никакой ценности в том, что юрист каждый раз тратит время на принятие решения о размере абзацного отступа или кегле в заголовках. Тем более не возникает ценности, когда юристам приходится постоянно править форматирование за бизнесом или за другими юристами.

Настройка форматирования — это регулярное действие, которое юристы совершают ежедневно по нескольку раз. Поэтому его нужно обязательно стандартизировать.

Цель, к которой нужно стремиться, — полноценная лигал-дизайн система. Это набор стандартов создания документов, обязательных для всей команды. На практике она даже шире, чем только требования к форматированию, и включает:

📌 автоматические стили документов;
📌 стандарты текста и структуры;
📌 единый подход к обязательным элементам документов — шапка, название сторон, подписи, реквизиты;
📌 единый подход к форматам дат и валют;
📌 в более продвинутом варианте — одинаковые формулировки для стандартных положений. Например, одинаковая конфиденциальность или антикоррупционная оговорка.

Лигал-дизайн система не только экономит время. Из нашего опыта видим ещё такой эффект:

✅ юристы стабильно делают документы с интерфейсом, удобным для бизнеса (даже те, кто пока сопротивляется лигал-дизайну);
✅ быстрее создавать документы, потому что юристы не тратят время на сражения с вордом и сразу приступают к сути документа;
✅ новым сотрудникам проще и быстрее подстроиться под стандарты документов, принятые в юрдепартаменте;
✅ юрдепартамент не теряет экспертизу, если увольняются юристы, которые лучше остальных освоили ворд;
✅ бизнес-подразделения не портят документы, если правят их самостоятельно.

Создание лигал-дизайн системы — нетривиальная задача. Но если её решить один раз, можно потом годами стабильно создавать качественные документы.

Если вы тоже хотите, чтобы документы создавались быстрее и с высоким качеством, пишите на [email protected]. Расскажем подробнее, что включает лигал-дизайн система и как Симплоер может помочь с её разработкой.

#НастоящийЛигалДизайн

Дизайн дорожных указателей

Мы коллекционируем приёмы качественного информационного дизайна. Этими примерами потом вдохновляемся, когда продумываем решения для наших документов.

Из недавнего — дизайн дорожных указателей в Европе. Хорошо свёрстанные дорожные знаки — это не только эстетика (что тоже крайне важно). Это ещё удобство водителей, скорость чтения и в конечном счёте безопасность тысяч человек, которые каждый день проезжают этот знак на большой скорости.

И вот разница. Слева на картинке указатели в Германии и Нидерландах — глубоко продуманные под разные сценарии и тщательно оттестированные. Справа — знак во Франции — любительский и сложный для неподготовленного зрителя.

Указатели в Германии и Нидерландах хороши тем, что навигация предлагает смотреть только на то, что касается твоей полосы. Они не заставляют водителя решать ребусы (как это делают знаки на мкаде), всматриваться в знак, чтобы потом в оставшиеся полторы секунды принять решение, куда рулить, и ещё тут же реализовать его. Самое крутое — их навигационные системы сразу же и без усилий понятны тем, кто впервые въезжает в страну. К французской нужно какое-то время привыкать.

Отдельный косяк французского знака — текст, набранный капсом. Любой текст, набранный капсом, читается медленнее. Ещё хуже, если капсом набран текст, на прочтение которого есть примерно секунда. Первые четыре буквы в слове «Lille» издалека точно сольются в два квадрата с буквой Е на конце.

В немецких и нидерландских знаках есть ещё много другого хорошего. Это всё разобрали на картинке.

#НастоящийЛигалДизайн

Корпоративное обучение от Симплоера

Кроме проектов по реинжинирингу документов и процессов, мы ещё обучаем юридические команды. У нас есть мастер-класс по b2b лигал-дизайну, который уже стал легендарным — юрдепартаменты для углубления результата заказывают его уже по второму и третьему кругу.

В этом году запустили ещё несколько классных направлений:

1️⃣ Ворд для юристов. Теперь вместе с обучением лигал-дизайну можно ещё заказать мастер-класс по функционалу ворда. На нём показываем продвинутые приёмы, которые помогут качественнее верстать документы и делать устойчивое форматирование. Главное — мы научим делать единый шаблон со встроенными стилями, с которым вся команда сможет автоматически делать документы с хорошей вёрсткой.

2️⃣ Мастер-класс по понятным заключениям. Помогаем юристам повысить навык писать понятно и по делу для бизнеса без ущерба качеству консультации. Разбираем плохие и хорошие консультации, много тренируемся на примерах вашей команды.

3️⃣ Мастер-класс по цифровому этикету. Учим эффективному общению с внутренним заказчиком и контрагентами по имейлам и мессенджерам. На мастер-классе разберём основы деловой переписки, научимся грамотно доносить неудобную информацию — отказывать, вносить адекватные правки в документы, отвечать на недопустимые правки контрагентов.

Все важные подробности о программах обучения — на сайте. Забронировать мастер-класс можно там же или можно написать на [email protected] — подберём для вашей команды удобный формат.

#НастоящийЛигалДизайн

Минимизируйте правки

Мы всегда говорим, что писать понятно и делать качественную вёрстку нужно во всех документах и для всех случаев. Но из этого правила есть одно исключение — никогда не нужно пытаться сделать конфетку из документа контрагента.

Не затягивайте переговоры пустыми правками. Не правьте в документах контрагентов форматирование и орфографию (если это не влияет на смысл). Не переписывайте в них канцелярит на человеческий язык. Соглашайтесь на формулировку контрагента, если её смысл понятен, несмотря на сложный текст.

Прежде чем сделать правку, обязательно задайте себе вопрос: «Я меняю смысл условия в интересах компании или только пишу то же самое, но другими, привычными мне, словами?».

Обратили внимание, что количество правок обратно пропорционально уровню профессионализма и зарплате.

Поэтому ещё раз: свои документы делаем идеальными, чужие — трогаем по минимуму.

Пишите в комментариях, какие тупые правки вы получали или сами делали? Например, нам рассказывали, как контрагенты добавили по всему договору слово «настоящий».

#НастоящийЛигалДизайн

Про общепринятые рыночные практики

Давайте сразу определимся. «Весь рынок так делает», «успешные A, B и C так делают» или «мы всегда так делали» — не аргументы, когда нужно оценить результат или ещё на старте понять, как и что оптимизировать. Если подходу следует большинство компаний, это не значит, что это большинство применяет лучший возможный подход. Мы много раз видели, как «всегда так делали» оказывалось «всегда делали плохо».

Ошибка — считать, что если что-то много раз повторяется, то это успешная практика. В реальности повторение привычек без их осмысления — это как постепенное накопление песка в трубах. Сначала незаметно, а потом труба намертво забивается.

По этому поводу банальнейшая мысль. Если хотите сделать из конной повозки теслу, не обращайте внимание, как делают или не делают другие компании, как привыкли сотрудники, а подумайте, что именно делает конную повозку такой медленной.

Это полезный способ мышления, потому что тогда критерий оценки результатов — не «насколько мы хуже или лучше остального рынка», а «как улучшение A повлияло на показатель B».

#SimplawyerLegalOps

Ожидания бизнеса от договоров

Вышло исследование World Commerce & Contracting и Делойта о качестве договорной работы в компаниях. Суть исследования в том, чтобы каждые 10 лет задавать компаниям одни и те же вопросы и смотреть, насколько бизнес (не)доволен работой с договорами. Отчёт особенно полезно изучить юристам, потому что в итоге получился основательный касдев по реальным пользователям договоров — сейлзам, закупкам, финансам, контракт-менеджерам, топ-менеджерам.

Главный итог: 40% считают, что из-за плохих документов компания не достигает целей, ради которых эти договоры заключались. С 2017 количество недовольных увеличилось на 13%.

Основная претензия — юридические и договорные команды смотрят на договоры только как на инструмент управления рисками. (Часто как на единственный.) Но бизнес ожидает, что договор будет больше, чем формализованный список прав и обязанностей для возможного суда. Для старта люди хотят понимать, что и почему написано в их договорах. (Ну, или чтобы хотя бы сами авторы документов знали, почему что-то написано.)

Но глобально ожидания такие:

📌договоры — удобные пошаговые гайдлайны по исполнению обязательств, в которых отражены реальные процессы, чётко сформулированы ожидания сторон, честно подсвечены узкие места в процессах;

📌договоры — дополнительный канал коммуникации с контрагентами, через который компания транслирует свои ценности и стандарты;

📌на уровне процессов и архитектуры — полноценная экосистема обязательств, в rоторой удобно контролировать зависимости между отдельными условиями и сделками.

Другая ценная часть исследования — отзывы команд, которые уже завершили объёмный этап оптимизации договоров. Эффект они отмечают такой:

– на 60% быстрее переговоры;

– договоры чаще заключают по форме компании;

– менеджеры наконец стали понимать смысл каждого условия в договоре и самостоятельно доносить это до rонтрагентов — без вовлечения юрдепартамента;

– исполнители лучше понимают, какой результат от них ожидается;

– более довольные клиенты, потому что хорошие документы — часть клиентского сервиса.

(Клиенты Симплоера это уже давно знают.)

Обязательно почитайте, выводы от работы с плохими документами должны освежить и приободрить. Исследование буквально суммирует все боли, о которых мы слышим на каждом пользовательском интервью. Ещё в нём хорошо сформулированы аргументы за проекты по оптимизации — можно использовать при согласовании бюджетов.

#SimplawyerTrends