Вебинар об управлении знаниями

14 сентября в 11:00 проведём вебинар об управлении знаниями. Расскажем, как подступиться к разработке базы знаний и создать не просто хранилище рандомных документов, а отлаженный процесс обмена знаниями. Такой, чтобы база знаний беспрерывно наполнялась полезным контентом и регулярно обновлялась, а юристы и бизнес доверяли базе знаний и переиспользовали экспертизу коллег для решения своих задач.

На вебинаре обсудим:

📌 из каких этапов состоит проект;
📌 на что обращать внимание на каждом этапе;
📌 какие ресурсы нужны, чтобы реализовать проект;
📌 как работать с возражениями и опасениями юристов;
📌 узкие места и ошибки, с которыми сталкиваются команды, и как их преодолевать.

Регистрация по ссылке.

Мы хотим, чтобы этот вебинар вдохновил юридические команды на разработку своих систем управления знаниями. Но знаем, что эта тема сложная и масштабная и решиться на проект сложно. Поэтому если у вас есть вопросы об управлении знаниями, о реализации проекта, какие-то опасения и т. п., пишите об этом в комментах к этому посту. Постараемся ответить на них на вебинаре.

#SimplawyerLegalOps

Выравнивание по левому краю

Мы долго выравнивали большую часть текстов в документе по ширине. В последнее время пересмотрели привычный подход и стали выравнивать все тексты по левому краю. Такая вёрстка выглядит строже и последовательнее, чем ровные квадратные блоки текста при выравнивании по ширине.

Из публичных примеров проектов с левой выключкой — SimpleNDA.

Для рынка пока что стандартный подход — выравнивание текста по ширине. Это тоже рабочий вариант. Но выравнивание по ширине — это не просто нажать в ворде одну кнопку. При работе с документом такой формат требует больше внимания, чем выключка по левому краю. Как минимум, нужно постоянно следить, чтобы в строках не появлялись дыры и где это нужно расставлять переносы.

В любом случае по левому краю обязательно выравнивать тексты в таблицах, вспомогательные элементы вроде подсказок, заголовки разделов и даже заголовок документа.

Кстати, до сих пор иногда встречаем любителей выравнивать по правому краю. О том, что делать с экзотикой, писали ещё 2 года назад.

#НастоящийЛигалДизайн

Нормальным командам циники не нужны

Во многих командах есть ребята, которые на любые идеи и проекты по изменениям закатывают глаза, ссылаются на свой гигантский жизненный опыт и говорят, что это не сработает.

Их задача — не вникать в проект, пытаться разобраться и искать решения, а мешать. Даже когда всё будет реализовано, они будут добиваться, чтобы это не работало. В бизнес-литературе таких людей называют называют циниками. Мы называем их имбецилами.

Цинизм (в этом понимании) важно отличать от обычного сопротивления новому. Когда люди сопротивляются, они задают вопросы, активно слушают и хотят делать выводы. О работе с сопротивлением писали.

Если сопротивление это норма, то с цинизмом никогда нельзя смиряться. Циники отравляют команду и часто становятся эталоном неадекватного поведения для других сотрудников.

Если в вашей команде есть циники, с ними нужно работать:

📌 сначала пробовать договориться, объяснить ценность того, что команда пытается сделать;
📌 если не работает, забрать возможность влиять на проект и идти дальше без них;
📌 но если и это не получается, то надо уже прощаться с циниками, несмотря на фантастические достижения.

#SimplawyerLegalOps

Подпись на первой странице

Стандартный подход к подписанию документов — ставить подписи в конце. У этого подхода есть более продвинутая версия — заставлять людей подписывать не только в конце, но и на каждой странице (даже если в договоре их 50). Эта версия только для тех, кто хочет наверняка исключить любой риск.

Мы считаем, что стандартный подход — результат инерции. Весь мир по привычке ставит подписи в конце документа, но никто никогда не задумывался, почему именно там.

На практике чем крупнее сделка, тем более адово выглядит подписание. Обычно это сотни разноцветных стикеров и закладок, чтобы подписанты точно ничего не пропустили. После этого кто-то ещё раз на всякий случай пробегается по всем документам и перепроверяет подписи.

В проектах Симплоера мы давно переосмыслили блок подписей. Подписи ставим в самом начале документа (и только 1 раз). У такого решения есть несколько преимуществ:

✅ моментальный поиск — подпись не пропустить;
✅ руководству легко подписывать;
✅ при хранении сразу видно статус документа — бумажного и в пдф.

Этот подход протестировали на всех наших проектах. Работает много лет в документах крупных компаний и ещё очень нравится бизнесу.

На картинке — как работают подписи в начале документе.

#НастоящийЛигалДизайн

Младший юрист в Симплоер

Симплоер ищет младшего юриста на лигал-дизайн и лигал-опс проекты.

Требования к кандидату:

• опыт работы юристом (плюс — опыт работы с договорами);
• блестящее знание договорного права;
• умение писать лаконично и понятно;
• хороший английский;
• гибкое мышление, умение работать с огромными объёмами информации;
• начитанность в лигал-опс и лигал-техе — плюс.

Работа в Симплоере — классная возможность научиться делать качественные документы (лучшие на рынке), разрабатывать инженерные решения для задач со звёздочкой, применять юридическую экспертизу не только для классических юридических задач, но и для того, чтобы сделать работу юрдепартамента удобнее и быстрее для бизнеса. Вы будете участвовать в проектах, которые меняют рынок и создают новые стандарты юридической эффективности.

Если вам тоже интересно менять рынок:

📌 присылайте нам резюме на [email protected];
📌 в сопроводительном письме коротко расскажите о себе и расскажите, почему вам хотелось бы работать в сфере лигал-дизайна и лигал-опс;
📌сделайте тестовое задание:

• предложите, как можно быстро улучшить этот договор, чтобы он стал удобнее;
• выберите любой пункт в договоре и перепишите его;
• решите мини-кейс. Сейчас стороны тратят много времени на подготовку и согласование простого договора услуг. Какие есть варианты, чтобы ускорить взаимодействие и быстрее приступить к работе?

Это вакансия на джуна.  Но если вы гениальный мидл или синиор, то тоже пишите. Подробности обсудим.

Pdf-версия статьи об управлении знаниями

В сентябрьском номере «Корпоративного юриста» выходила наша статья об управлении знаниями в юрдепартаменте. Знаем, что не у всех есть подписка на журнал, поэтому выкладываем pdf-версию.

Это статья о том, как создать базу знаний для юридической команды и сделать так, чтобы всё с самого начала работало хорошо — сотрудники пользовались базой знаний, а юристы её регулярно обновляли.

Там рассказали:

📌 на какие этапы делить проект;
📌 почему нельзя начинать с покупки софта;
📌 как разработать методологию процесса управления знаниями;
📌 как разработать структуру базы знаний;
📌 как потом поддерживать базу, чтобы она работала долго.

Статью написали на базе реальных проектов, которые мы вели. Будет полезно всем — тем, кто ещё на старте и не знает, с чего начать; тем, кто уже пытался, но не получилось; и тем, у кого база знаний работает, но хочется совершенствовать подходы.

А те, кто не хочет тратить время на самостоятельное набивание шишек и хочет сразу качественную базу знаний, пишите на [email protected]

#SimplawyerLegalOps

AI для юрдепартамента

В конце сентября Антон Вашкевич на Казахстанском юридическом форуме рассказывал, как юрдепартаментам работать с AI-решениями. По ссылке — запись выступления. В этом посте — основная идея.

Про AI сейчас много говорят хорошего и плохого. Но когда от разговора «AI заменит юристов!!1!» переходят к обсуждению, как внедрить AI-инструменты в ежедневную работу, все сразу тормозятся.

На AI-решения нужно смотреть, как на сотрудников. Есть 3 уровня — джун, мидл и синиор:

• AI-джун — решает простые рутинные задачи. Часто требует допиливания, но команда быстрее переходит от первого драфта к итоговому результату;
• AI-мидл — ускоряет выполнение более сложных задач, где требуется больше юридического опыта (например, семантическое сравнение договора с плейбуком);
• AI-синиор — разрабатывает масштабируемые решения, которые можно распространить на весь юрдепартамент.

Настраивать AI-мидла и синиора дорого и сложно. Таких решений на рынке пока что мало, а чтобы успешно внедрить их, юрдепартаментам нужно провести большую подготовку.

AI-джун — это простое решение, которое нужно пробовать внедрить всем юрдепартаментам:

📌 он хорошо справляется со многими рутинными задачами (первый драфт документа, базовая структура, переписывание текстов);
📌 даёт быстрый эффект (например, бизнес начнёт лучше понимать юристов, если просить AI переписывать консультации с юридического на человеческий язык);
📌 его не нужно долго внедрять;
📌 стоит 20 долларов.

Пара советов, как внедрить AI-джуна с большим эффектом:

📌 научить юристов составлять качественные промпты (запросы для AI) и проверять результаты;
📌 разработать шаблоны промптов под разные типы задач;
📌 формализовывать опыт — фиксировать внутри команды лучшие практики работы с AI.

Ещё один важный момент при внедрении AI-джуна — управление ожиданиями. Не во всех случаях можно ожидать от него полноценных решений. Часто AI — не готовый результат, а вдохновение на результат. Об этих ограничениях нужно заранее рассказывать сотрудникам.

#SimplawyerLegalOps

Измерение данных в юрдепартаменте

Юристы обычно говорят, что их эффективность невозможно измерить в цифрах.

Это не так: если какая-то работа действительно влияет на бизнес или на процессы, то она всегда будет заметна в цифрах — сэкономили или заработали деньги, что-то стало быстрее, юристы тратят меньше времени на какую-то задачу и т. д. Бизнесу удобнее работать с цифрами, поэтому если юристы хотят объяснить бизнесу, какую пользу они принесли, то это нужно делать через метрики. (Как минимум, с точными данными проще объяснить, зачем юрдепартаменту нужно выделять бюджеты.)

Измерение данных — это ещё и более продвинутый подход к оптимизации процессов и документов. Юрдепартаменты, которые измеряют данные, точнее понимают, где возникает больше всего проблем, что именно улучшать, с чего лучше начинать, к какому результату хотят в итоге прийти. Оптимизация становится более управляемой, юрдепартаменту проще определять стратегию и приоритизировать задачи. Команда работает с цифрами, а не с ощущениями.

Данные помогают не только выявить проблемы, но и отслеживать прогресс в проектах по оптимизации, более осознанно тестировать разные решения.

Чтобы начать измерять данные, не всегда нужен какой-то специализированный софт. Часто возможности для измерения данных есть в софте, который уже сейчас каждый день использует юрдепартамент или бизнес.

Как минимум, нужно измерять данные по договорам. Но кроме договоров, это могут быть:

📌 данные из биллинга;
📌 систем распределения задач;
📌 софта, который используют юристы для решения юридических задач (например, для ведения судов);
📌 систем, которые используют другие подразделения.

#SimplawyerLegalOps

Внутренний биллинг

Многие сбегают из консалтинга в инхаус, чтобы больше не заниматься биллингом — учётом времени, потраченного на работу. Про биллинг в юрдепартаментах либо никто ничего не слышал, либо отрицает концепцию как таковую. Поэтому тема, конечно, тонкая. Но когда нас это останавливало.

Не все юрдепартаменты хорошо понимают, чем они занимаются каждый день. Точнее они знают, какие типы задач решают юристы (согласовывают договоры, ходят в суды, дают консультации), но не всегда могут может подтвердить это реальными цифрами:

• сколько времени занимает конкретная задача;
• какие бизнес-подразделения чаще всего обращаются к юристам и с какими задачами;
• на какие задачи юристы тратят больше всего времени;
• сколько процентов времени уходит на административное.

Данные о рабочем времени — ещё один важный источник данных об эффективности. Они помогают руководителям:

📌 точнее понимать структуру загрузки;
📌 определить, с чего начинать оптимизацию и автоматизацию;
📌 выбрать правильный подход к распределению ресурсов — какие задачи решать силами инхаус-юристов, какие отдать на аутсорс;
📌 понимать, почему одни сотрудники выполняют задачу за 15 минут, а другие тратят на неё 3 часа.

Внутренний биллинг может подойти не всем (очень зависит от размера команды, особенностей задач и так далее). Но для тех, кто решит вводить учёт времени, получать данные о рабочем времени можно через системы биллинга и распределения задач. По отдельным задачам трекеры времени могут быть встроены в специализированный софт (например, в CLM).

В любом случае при внедрении нужно сделать так, чтобы биллинг не превратился в очередной обременительный отчёт, который съедает кучу времени.

#SimplawyerLegalOps

Если 1, 2, 3, то 4, 5, 6

В документах бывают условия, когда несколько связанных событий вызывают одно или несколько других связанных последствий.

Стандартная, но плохая практика для таких условий — писать всё в одну строку, как в Налоговом кодексе. (И так в документах появляются предложения в 80 слов.)

В таких случаях — и события, и последствия разбиваем на списки в формате «если-то» и делаем нумерацию для каждого блока (как для «если», так и для «то»).

Маленькая, но крайне важная деталь. Может показаться, что после союза «то» нумерация должна начаться заново (1, 2, 3…). Но мы рекомендуем её продолжать (4, 5, 6…). Это нужно, чтобы стороны могли делать ссылки на каждое отдельное событие или последствие. Иначе будет два пункта с номером (1) и непонятно, о каком из них идёт речь.

#НастоящийЛигалДизайн

Буквы в нумерации

На прошлой неделе народ слегка взбудоражила идея сквозной нумерации в пунктах формата «если-то» (см. комментарии). Были предложения вместо цифр использовать буквы.

По нашему опыту алфавит в нумерации — плохая идея (не только для формата «если-то», но и во всех других случаях):

❌ непонятно, все ли буквы нужно учитывать в нумерации, — у некоторых букв кириллицы (ё, й, ъ, ы, ь) неопределённый статус;

❌ буквы неудобно воспринимать при ранжированных ссылках (например, п. 1.2.3–1.2.10). Попробуйте быстро ответить, входит ли пункт s в список п. k–p;

❌ сложности при устном обсуждении документа — не все знают, как правильно произносить буквы английского алфавита. Например, пока одни правильно произносят букву e как [i:], другие думают, что речь идёт о пункте i (та, что [ai]). Отсюда начинаются классические лингвофокусы «эс, как доллар», «си, как «русская» эс». Это особенно неудобно при согласовании с иностранным контрагентом;

❌ не подходит, когда нужен длинный список (это нечастая ситуация, но она время от времени возникает в сложных документах). Буквы алфавита в какой-то момент кончаются. В английском алфавите их всего 26. В русском — 33 (или 32?) (или 30?).

P. S. Коллеги также предлагали использовать разные форматы нумерации на одном уровне. Например, «если 1, 2, 3, то а), б), в)». Мы так не делаем, потому что несколько разных стилей для одного и того же уровня порождает бардак.

Больше о подходах Симплоера к нумерации:

• четырёхуровневая нумерация
• висячая нумерация
• отступы в нумерации
• мелкая нумерация

#НастоящийЛигалДизайн

Все знают, какие крутые мастер-классы у Симплоера. Но сегодня не об этом

Вчера был классный кейс — провели корпоративное обучение лигал-дизайну для команды, которая заказывает его в Симплоере уже во второй раз. С точки зрения эффективности обучения и внедрения лигал-дизайна это хороший подход, потому что:

📌 люди естественным образом за пару лет забывают некоторые советы и подходы, о которых когда-то узнали на мастер-классе; да и сама команда обновляется;
📌 за пару лет применения лигал-дизайна у команды появляется новый взгляд на документы, накапливаются вопросы (уже другого уровня) и появляются новые идеи. Мастер-класс — возможность задать эти вопросы, обсудить идеи и вместе докрутить их;
📌 мы каждый год обновляем программу — добавляем новые подходы, углубляем уже разработанные, рассказываем про новые кейсы, показываем ещё больше примеров. Это хорошая возможность успевать за трендами.

Так что если вы вдруг пока ещё думаете, как использовать с толком оставшиеся бюджеты, то пишите на [email protected]. Подробнее о программе и формате занятий читайте на сайте.

#НастоящийЛигалДизайн

Предзаказ на книгу Симплоера

Сами с трудом верим, но похоже, на книгу Симплоера о лигал-дизайне и эффективности можно оставлять предзаказ. Издательство пообещало, что 10 декабря книга будет полностью доступна для покупки (онлайн и в студийных магазинах).

В этот раз книг должно хватить всем желающим. И заказать можно будет в любую точку мира.

Книгу издавали не абы где, а в Студии Лебедева. Это продвинутое издательство, а по дизайну вообще самое главное. Они уже выпустили тонны самых важных книг о дизайне, и теперь к ним присоединилась ещё одна.

В этой книге собрали качественные решения по лигал-дизайну и эффективности, которые уже 10 лет мы внедряем в юрдепартаментах крупных компаний. Важнее то, что книга поможет читателям переосмыслить привычные подходы к работе и вдохновиться на совершенно новый уровень юридических продуктов.

Книга Симплоера станет полезной покупкой не только для инхаус-команд и специалистов по лигал-опс, но и вообще для всех юристов — как продвинутых, которые в постоянном поиске новых идей, так и тех, кто в проектах по оптимизации пока что отвечает за палки в колёсах.

Сделать предзаказ можно тут — https://store.artlebedev.ru/books/legal-design/

Например, пример

Не бойтесь писать примеры в тексте договора. Ваша задача — не соорудить самый сухой в мире текст, который поймёт только суд с бригадой экспертов. Задача — сделать самый понятный текст.

Так и пишите «[текст нормы]. Например: [текст примера]».

Чаще всего мы используем примеры в 2 случаях:

📌 чтобы объяснить норму или подставить переменные

Сообщение считается доставленным, если было отправлено на известный другой стороне адрес, при этом неважно, помешало ли что-то получить сообщение (например, письмо попало в спам, в ящике электронной почты не было места, произошла ошибка на почтовом сервере и т. д.)

📌 или чтобы дать самые частые примеры ситуаций, которые входят в общее правило. (Это аналог громоздкого «включая, но не ограничиваясь». Только «например» легче читается и выглядит человечнее)

…копии документов, подтверждающих исполнение обязательств по договорам с третьими лицами (например, акты оказанных услуг, счета-фактуры, платёжные поручения)…

#НастоящийЛигалДизайн

Контрагентам такое не понравится

Есть один стандартный аргумент против внедрения нового — «мы-то готовы, но вот контрагенты будут плохо реагировать на такое». Его часто используют, чтобы обосновать, почему лучше не менять привычный подход и оставить всё как есть.

В реальности это всего лишь непроверенная гипотеза. На практике сопротивляющихся контрагентов единицы. Но чтобы им угодить, команды отказываются от эффективных решений, которые могли бы упростить жизнь компании в оставшихся 99% случаев.

Это как если бы вам сказали, что айфон без клавиатуры — блестящая и прорывная идея, но клиентам будет непривычно, поэтому давайте ещё на экран добавим пластмассовые кнопки.

В общем, никогда не ориентируйтесь на отсталую часть рынка. В своей работе всегда используйте высокие стандарты, а для агрессивных ретроградов можно пару раз сделать исключение. (Кстати, как правило, даже они через пару сделок привыкают к новому и перестают возражать)

#НастоящийЛигалДизайн

И (или)

Ещё один способ очистить текст — писать только «или» вместо «и/или» или «и (или)». Союз «и» добавляют, потому что пытаются показать, что правило работает и в случае, когда срабатывают все условия одновременно, и в случае, когда срабатывает только одно.

Но в этом случае союз «и» — излишнее уточнение. Если допускается «или», значит это автоматически нестрогая дизъюнкция. То есть тогда предполагается, что могут применяться как все условия одновременно, так и только некоторые и даже одно из них. Без дополнительного «и» мысль не теряется.

При запущенной паранойе можно писать, например: «нарушение возникает, если произошло хотя бы одно из следующих событий». Но чаще всего даже из контекста предложения понятно, что могут применяться и одно, и все условия.

Если нужна строгая дизъюнкция, так и пишите «либо… либо…». В остальных случаях — только «или».

#НастоящийЛигалДизайн