Когда вы в последний раз читали своё положение о договорной работе?

Положение о договорной работе есть (почти) у всех. Проблема в том, что в большинстве случаев польза от этого документа заканчивается на том, что положение о договорной работе просто есть.

В положениях описаны устаревшие процессы. Бизнес уже давно работает в другом порядке и темпе, а договоры до сих пор согласуются, хранятся и контролируются, как 15 лет назад. Продвинутые юрдепартаменты уже начали исправлять это — пересматривают отдельные этапы, обновляют шаблоны, внедряют технологии. Это уже большая и важная работа.

Но мы за более основательный подход. Нужно не реставрировать то, что уже есть, а понять, как на самом деле работает компания и пересобрать договорный процесс с нуля. Это обязательная задача для любого юрдепартамента на ближайшие пару лет.

Если вы планируете обновлять положение о договорной работе, обязательно подумайте над этими вопросами:

– что ещё можно стандартизировать;
– как разграничиваются каналы согласования;
– оптимальная архитектура документооборота;
– риск-профиль;
– обновлённая матрица согласующих;
– управление обязательствами;
– KPI, которые подходят для ваших процессов;
– как собирать данные о договорах (для дальнейшей оптимизации).

Мы знаем, что реинжиниринг процессов — серьёзный проект, в который, к тому же, нужно ещё вовлекать другие подразделения. Но за него точно нужно браться — чем дольше откладывать, тем больше будет увязать договорная работа и тормозить многочисленные связанные с ней процессы.

#SimplawyerLegalOps

Успешным юрдепартаментам нужна стратегия

На прошлой неделе делились отчётом об оптимизации процессов. Среди прочего там есть один критически важный момент, который объясняет, почему юрдепартаментам так сложно начинать проекты по оптимизации.

Про барьеры к оптимизации спрашивали только у тех, кто вкладывается мало или вообще не вкладывается в оптимизацию. И один из частых ответов на вопрос, почему так мало инвестируют почему всё так плохо, — отсутствие формализованной стратегии.

По сути это значит, что юрдепартаменты хотят работать лучше, но не понимают, что и как нужно улучшать. (Это подтверждает и 70% тех, кто выбрал вариант «у нас отличные процессы, ничего улучшать не надо».)

Формализованная стратегия нужна, чтобы определить:

– текущее состояние юрфункции;
– желаемое состояние через 3–5 лет;
– промежуточные этапы (например, как юрфункция должна улучшаться каждые 1,5 года);
– план действий;
– метрики, по которым определять, что стратегия работает и выполняется.

Без стратегии непонятно, с чего начать оптимизацию, к какому результату стремиться, в какие сроки, с какими ресурсами.

Очевидная, но важная мысль. Прежде чем взяться за стратегию юрфункции, пообщайтесь с бизнесом и выясните, какая стратегия у вашей компании. Во-первых, точнее поймёте, какие краткосрочные и долгосрочные цели ставить юрдепартаменту. Во-вторых, так станет понятнее, как доказывать бизнесу бюджеты на оптимизацию.

В целом по рынку ситуация с формализованными стратегиями не лучшая — пока что они мало у кого есть. Но это ещё одна приоритетная задача для юрдепартаментов, которые хотят приносить реальную пользу.

#SimplawyerLegalOps

Фидбэк по SimpleNDA

Год назад мы начали первый в России проект по глобальной стандартизации — SimpleNDA. Тогда за 4 месяца разработали самый продвинутый NDA, который согласовали с юрдепартаментами крупных компаний.

SimpleNDA полюбили настолько, что его не только во всю используют, но и тщательно копируют. За полгода работы с SimpleNDA в полевых условиях мы убедились, что он полностью решает свою задачу — юристы, которые внедрили документ, больше не тратят по несколько дней на согласование стандартных NDA и сразу приступают к делу.

Главный итог — рыночная стандартизация документов работает. Это значит, что нужно продолжать разрабатывать подходы к ней и искать новые направления для стандартизации.

Прежде чем начать следующий этап, хотим спросить вас о проекте.

Если вы уже внедрили (или в процессе внедрения) SimpleNDA в своей компании, пробовали заключать его, получали его от контрагента, — расскажите о своём опыте:

📌как SimpleNDA улучшил вашу работу;
📌что понравилось и не понравилось;
📌как внедряли и работали с сопротивлением (подходы, сроки и т. д.);
📌какие ещё документы хотелось бы стандартизировать на уровне рынка.

Писать можно в комментах к этому посту или на почту — [email protected]

Если вы крупный юрдепартамент и хотите внедрить SimpleNDA в своей компании, пишите нам, поможем.

#SimpleNDA

Отсечь засечки

The New York Times пишет, что целый Госдеп США отказался от Times New Roman и теперь все документы будут писать гарнитурой Calibri. Объясняют тем, что шрифт без засечек делает текст читабельнее. На наш вкус, Calibri не идеален. Но это точно лучше, чем Times New Roman.

Полтора года назад мы спрашивали подписчиков, какой шрифт они используют в своих документах. Тогда с серьёзным отрывом победил Times New Roman.

Стало интересно, изменилось ли что-то с тех времен. Повторяем опрос.

#НастоящийЛигалДизайн

Вчера бодро прошёл опрос по шрифтам.

За полтора года ситуация поменялась и больше людей проголосовало за шрифты без засечек. Это радует и означает, что юристы в целом начали чаще задумываться, как выглядят их документы, удобно ли с ними работать и т. д.

В каментах кто-то сознавался, что в разных документах употребляют разные шрифты. В этом, конечно, нет ничего хорошего. Компании нужен единый стиль — с единым шрифтом и общими принципами оформления. Без него документооборот неряшлив и отдаёт любительством.

Ещё писали, что используют разные гарнитуры в одном документе — одну гарнитуру для заголовков, другую — для основного текста. Мы так делать не рекомендуем. Документы с разными шрифтами сложнее поддерживать, и, если честно, подобрать приличное сочетание разных гарнитур получается далеко не всегда и не у всех.

В каментах ещё много чего интересного🔥 Например, какие альтернативные шрифты коллеги применяют. И что думают друг про друга. В общем, тоже присоединяйтесь к нашему чату.

#НастоящийЛигалДизайн

Сначала документы, потом процессы, потом софт

Документооборот нужно оптимизировать, иначе компания будет увязать в нём — это понимают все большие юридические команды. Но чаще всего оптимизацию юрдепартаменты начинают с покупки конструктора договоров.

Этот подход самый распространённый на рынке. Но он стратегически неправильный — компания не получит желаемого эффекта.

Софт сам по себе не оптимизирует документооборот — он только избавляет от части ручной работы. Софт работает хорошо, только когда встроен в правильные процессы. А в случае с конструктором нужны ещё и качественно другие документы (не стандартные шаблоны, где в зависимости от вида лицензии нужно поменять примерно 23 других условия договора).

Поэтому мы всегда рекомендуем такой порядок оптимизации:

📌 разработать новую архитектуру документооборота — более гибкую и подходящую под дальнейшую оптимизацию процессов;
📌 переработать имеющиеся шаблоны и подготовить их к оптимизации процессов и автоматизации — с учётом масштабируемости документооборота;
📌 посмотреть на процессы, обозначить узкие места и пересобрать их;
📌 понять, нужен ли софт — с правильной архитектурой документооборота и процессов работа с документами может быть удобной и быстрой и без конструктора;
📌 на более поздних этапах подобрать полноценный CLM — софт с более широким функционалом, чем конструктор.

Расскажите о своём опыте оптимизации документооборота — с чего начинали, какие уже есть успехи, какие узкие места.

#SimplawyerLegalOps

Недействующее законодательство

Долго отказывались писать этот пост и надеялись, что проблема решится сама собой.

Мы постоянно говорим, что в документах не должно быть юридических клише. Но судя по правкам, не все юристы знают, что такое клише.

Напоминаем, клише — устойчивое словосочетание, которое можно разделить и даже целиком выкинуть из текста без потери смысла. Юридические клише случайно вошли в употребление, но по сути они бесполезны — не влияют на регулирование, не меняют правовое положение сторон, не делают предложение понятнее.

Безусловный фаворит — действующее законодательство. Целые гильдии старательных юристов упорно вписывают слово «действующее» при каждом упоминании «законодательства».

Им рекомендуем следующее. Вместо того, чтобы тратить 1,5 часа на подобные правки, задайте себе простой вопрос: насколько вероятно, что законодательство будет недействующим? (Эту же практику проделывайте со всеми другими юридическими клише.)

Пишите в комментах, какие ещё юридические клише вы знаете и любите.

#НастоящийЛигалДизайн

Митап по лигал-опс Simplawyer × Pravo Tech

15 февраля в 13:00 проведём дискуссию о жизненном цикле контрактов. Вместе с юрдепартаментами крупных компаний и экспертами по лигал-опс обсудим 2 ключевых этапа договорного процесса:

– внутреннее согласование;
– управление договорами после их заключения.

Будет онлайн-трансляция. Обязательно подключайтесь, чтобы послушать, как компании выстраивают свои процессы и с чем сталкиваются, и задать свои вопросы участникам дискуссии. Регистрация по ссылке.

Мероприятие будет особенно полезно тем, кто ищет решения по оптимизации договорной работы. Это хорошая возможность узнать про подходы разных компаний, их реализацию, плюсы и минусы.

#SimplawyerLegalOps

Самые важные условия vs условия, которые согласуют чаще всего

World Commerce & Contracting ежегодно исследуют, какие условия компании согласуют чаще всего. Отношение к разным условиям с годами меняется, но главный вывод всегда одинаковый — сильно не совпадают рейтинги самых важных условий и тех, что чаще всего согласуют.

То есть бизнес часто тратит ресурсы на переговоры из-за условий, которые на самом деле не приносят никакой ценности.

На что ещё обратили внимание в исследовании — какие есть узкие места в процессе согласования. Из ключевых выделили эти:

📌 мало у кого стандартизированы переговоры;
📌 при составлении условий все ориентируются на возможный суд (хотя в реальности там оказываются доли процента договоров);
📌 низкий уровень зрелости риск-менеджмента — пока что большинство пытается договором просто наглухо закрыть все риски.

Соотношение важных и согласуемых условий — на картинке. Сам отчёт можно почитать по ссылке.

#SimplawyerLegalOps

Коллеги, через час начинаем онлайн-трансляцию митапа.

Обязательно присоединяйтесь к нашему чату — расскажите, как у вас работает контрактное управление, как согласуются договоры, занимаетесь ли оптимизацией процессов. Поделитесь мнениями о подходах, о которых расскажут участники митапа.

Митап по лигал-опс Simplawyer × Pravo Tech

15 февраля в 13:00 проведём дискуссию о жизненном цикле контрактов. Вместе с юрдепартаментами крупных компаний и экспертами по лигал-опс обсудим 2 ключевых этапа договорного процесса:

– внутреннее согласование;
– управление договорами после их заключения.

Будет онлайн-трансляция. Обязательно подключайтесь, чтобы послушать, как компании выстраивают свои процессы и с чем сталкиваются, и задать свои вопросы участникам дискуссии. Регистрация по ссылке.

Мероприятие будет особенно полезно тем, кто ищет решения по оптимизации договорной работы. Это хорошая возможность узнать про подходы разных компаний, их реализацию, плюсы и минусы.

#SimplawyerLegalOps

Данные о договорной работе

Опрос про статистику по договорам показал, что есть честные люди, есть оптимистичные. Но очевидно, что большая часть юрдепартаментов не ведёт развёрнутую статистику по договорам. Сами видим в наших проектах, что часто нет качественных данных об эффективности договорной работы.

Договор — это не только гайд по исполнению обязательств. В течение жизненного цикла договора образуется множество полезных данных, которые нужно собирать, а потом использовать для улучшения процессов и общей юридической стратегии.

Как минимум, нужно стабильно отслеживать:

📌 длительность цикла от подготовки до подписания договора;
📌 длительность отдельных этапов — подготовка, внутреннее и внешнее согласование и т. д.;
📌 количество отклонений от стандартных условий;
📌 положения, которые часто вызывают споры с контрагентами (по видам договоров и по типам сложности).

Использовать данные из договоров все будут по-разному, потому что у каждого бизнеса свои потребности. Но прежде чем начать собирать данные, определите вопросы, на которые хотите получить ответы из данных. Например:

📌 по каким договорам можно минимизировать участие юрслужбы;
📌 где наоборот — требуется больше внимания;
📌 как выстраивать переговорную позицию — где её нужно усилить, а где можно ослабить;
📌 какие есть узкие места в договорном процессе.

#SimplawyerLegalOps

Больше гениальных юристов в Симплоер!

Мы расширяем команду и ищем юриста на лигал-дизайн и лигал-опс проекты. Если вам интересно менять рынок и есть, что ему дать, присылайте нам резюме и любой свой документ, которым вы гордитесь, сюда — [email protected]

Требования к кандидату:

– серьёзный договорный опыт и блестящее знание договорного права;
– умение писать лаконично и понятно;
– хороший английский;
– гибкое мышление, умение работать с огромными объёмами информации;
– понимание рынка юртеха;
– опыт или хотя бы начитанность в лигал-опс — плюс;
– работа в крупном инхаусе — плюс;
– знание фильмов Гая Ричи — плюс.

Работа в Москве, полная загрузка. Первое время в офисе, чтобы влиться в проекты и команду, потом можно будет частично удалённо.

Запись митапа о договорном процессе

На прошлой неделе провели митап о жизненном цикле договоров. Получилось продуктивно — коллеги с серьёзным опытом в оптимизации рассказали, как в их компании выстроен договорный процесс, как решают разные проблемы и как ещё хотят его улучшить.

Это уже второе мероприятие, которое мы проводим в таком формате — когда разные компании с разной спецификой рассказывают, как решают одну и ту же задачу. Продолжаем развивать формат, потому что так действительно получается познавательнее — и для тех, кто говорит, и тех, кто слушает. Говорящий получает моментальный полезный фидбэк, а слушатель — возможность задать вопрос, пока тема ещё горячая (а потом ещё и поменяться ролями).

Запись митапа уже доступна на ютубе. Обязательно посмотрите — там качественные ответы на вопросы о договорах, которые точно возникают у всех. Потом приходите в наш чат обмениваться идеями, опытом и болью по согласованию договоров и управлению обязательствами.

#SimplawyerLegalOps

Не нужно согласовывать формы документов

В договоре кроме самого договора бывают формы. В них никаких условий нет, только пустые поля. Например, это формы заказов, спецификаций, актов, технических документов (отчёты, журналы выполнения работ). Иногда этих форм больше, чем страниц в основном договоре.

В большинстве случаев у сторон нет особых требований к формам. При согласовании их тоже обычно никто не читает. (Хотя каждый раз по инерции подписывают пустые таблицы.)

Это кажется контринтуитивным, но есть формы, которые можно не согласовывать:

– те, что одинаковые у всех (например, акт приёмки или форма заказа);
– те, что ваша компания направляет первой;
– те, что уже официально утверждены (например, ТОРГ-12).

Оптимальный подход —

📌 назначить в договоре сторону, которая определяет форму;
📌 сами формы выложить на сайте или отдельно прислать контрагенту (а не заставлять его выдирать их из пдф).

Во многих случаях можно вообще ничего не делать и оставить на усмотрение контрагента — главное, чтобы в договоре было обязательство направить нужную информацию.

С таким подходом становится проще и быстрее:

✅ сторонам подписывать договоры;
✅ компании обновлять формы;
✅ автоматизировать.

#НастоящийЛигалДизайн

Словесный занавес

Наконец-то приняли закон о запрете иностранных слов. Теперь людей, которых ранили лигал-опс и фидбэк, защитили!

Спешим предложить исконно родные альтернативы (извините, пути) чужому:

⦁ документ — бумага (хотя нет, бумага — тоже заимствование) береста;
⦁ гендиректор — предводитель;
⦁ организация — сборище;
⦁ банкротство — нищета;
⦁ лигал-дизайн — правовая живопись.

Ряд слов предлагаем просто запретить (по возможности вместе с явлениями, которые они обозначают):

⦁ цессия, кредит, аффилированность, реорганизация, регистрация, дивиденды, штраф;
⦁ администрация, контроль, схема, лицензия, протокол, кодекс, конституция;
⦁ кофе, чай, бутерброд, салат, бульон, картофель, продукт, фильм, футбол, пижама;
⦁ код, цифра, алфавит, информационные технологии, инновационный центр;
⦁ мобильный оператор, домен, сервер, интернет.

Предлагайте свои улучшения!

Стандартизация формулировок

Часто видим, что внутри одной и той же компании нет единого подхода к формулировкам и тексту в целом — в разных документах одни и те же явления и процедуры описаны разными способами и разными словами.

Если для мелких компаний это некритично, то для крупного бизнеса со сверхзагруженным документооборотом это проблема:

❌ между перекрёстными документами появляются разночтения;
❌ никто точно не знает, что написано в документах;
❌ дольше и мучительнее обновлять шаблоны;
❌ компании сложнее придерживаться единой позиции;
❌ сложнее контролировать исполнение обязательств.

Поэтому важно, чтобы на уровне компании были стандартные и однозначные правила для формулировок в договорах — как минимум, для самых распространённых явлений:

✅ не использовать синонимы для одного и того же явления. Например, везде писать только «штраф» (вместо неустойки, пени);
✅ использовать одинаковые термины. Например, софт всегда называть «программное обеспечение», а не программа для ЭВМ, ПО, информационная система в зависимости от документа;
✅ стандартные формулировки для описания базовых процедур — оплаты, подписания акта, согласования отчёта и т. д.;
✅ унификация сроков (например, везде рабочие дни). Уже писали об этом;
✅ одинаковое название документов, которые одинаковые по правовой природе (например, везде акт);
✅ предсказуемая грамматика и структура предложений (и ещё несколько десятков правил, которые мы используем для ускорения чтения).

Этот подход не только помогает навести порядок в документах, но и упрощает жизнь авторам документов. Когда есть стандартные правила, не нужно каждый раз с нуля придумывать хорошие формулировки и тратить время на переписывание плохих.

#НастоящийЛигалДизайн

Уже полтора года редакция Симплоера делает в телеграме образцовый контент. Но мы хотим делать ещё лучше.

Подготовили опрос — хотим узнать, кто на нас подписан и какие темы интересуют.

Опрос небольшой и анонимный. Займёт не более 5 минут.