Запись митапа по лигал-опс

Провели митап по лигал-опс. Вместо классической конференции с говорящей головой и тихими слушателями протестировали новый формат — открытой дискуссии.

Формат был новым и для нас, и для участников. Но в итоге получилось репрезентативнее — о своих проектах рассказал не один человек, а сразу несколько компаний. Для лигал-опс это важно, потому что опыт оптимизации в одной компании не всегда можно переложить на другую — у всех разные процессы и специфика. Поэтому на таких мероприятиях нужно показывать как можно больше разных подходов — не концентрироваться на одном успешном кейсе.

Для всех интересующихся делимся записью митапа. Обязательно посмотрите, если вы думаете об эффективности, но ещё не знаете, с чего начать и в каком направлении двигаться. Там нет готовых решений, но наше обсуждение задаст правильное направление мысли.

Смотрите запись митапа по ссылке.

#SimplawyerLegalOps

Самое важное — в начало

Начало документа — как центр города.  Чем ближе к нему, тем дороже недвижимость.

Это мы к чему.  Начало договора — самое ценное место, поэтому его не нужно тратить на термины и предмет договора.  Эти вещи важны, но только самим юристам.  Остальных (для кого и пишется договор) больше интересует, сколько они заплатят (или заработают) и когда товар будет лежать на складе.  Вот об этом и нужно писать в начале.

#НастоящийЛигалДизайн

Названия документов

Важная деталь, на которую редко обращают внимание, — название документа.

Сейчас в компаниях одни и те же по функции типы документов могут иметь совершенно разные названия (наглядные примеры в результатах опроса). Зоопарк разных названий усложняет жизнь тем, кто видит документ впервые.

Поэтому мы в своей работе унифицировали подход к названию документов:

📌 они одинаковые для всего документооборота (независимо от вида правоотношений);
📌 название всегда точно соответствует содержанию документа — не читая сам документ, по названию можно понять, о чём он.

Например, для коммерческих договорённостей используем более ёмкое — Спецификация (не дополнительное соглашение, не заявка и т. д.). Для документов, в которых пишем общие расценки для будущих спецификаций, — Прайс-лист.

Унифицированный подход помогает:

✅ читателю быстрее разобраться, что написано в документе;
✅ менеджеру тратить меньше времени на заполнение шаблонов и не возвращаться каждый раз в основной договор, чтобы вспомнить, что писать в Приложении № 1 к Приложению № 42;
✅ содержать документооборот в порядке.

#НастоящийЛигалДизайн

Как минимизировать ошибки пользователей

Документ может быть понятным и функциональным, но всё равно найдутся пользователи, которые сделают ошибку. Например, напишут сумму НДС в строку «цена без НДС» или забудут указать вид лицензии.

Люди ошибаются по разным причинам — неопытность; невнимательность; непривычность; ошибки дизайна, которые можно выявить, только когда документ уже используют. Большую часть таких ошибок можно предотвратить ещё на этапе разработки документа.

Мы всегда закладываем в дизайн документа элементы, которые помогают минимизировать ошибки.

📌Исключаем ошибку за счёт регулирования

Формулируем общее правило, которое будет работать, если поля в документе останутся незаполненными. Например, если не указан вид лицензии, то она исключительная. Если не указана сумма штрафа, то 10% от цены договора. Реальный пример такого подхода — в SimpleNDA (в блоке про штрафы за нарушения);

📌Помогаем пользователям самостоятельно обнаруживать свои ошибки

Например, ограничиваем размер заполняемого поля. Короткие там, где нужно написать только пару слов или цифру. Длинные — для текста. Если получившийся текст вмещается криво, по 3 буквы в строке, пользователь сразу понимает, что написал что-то не то;

📌Добавляем естественные ограничители

Документы Симплоера всегда чётко разделены на блоки — незаполняемые (где нужно только читать) и заполняемые (где нужно только писать). Пользователь сразу видит, где он может что-то редактировать, а где — нет.

Общий эффект от этих приёмов такой: одна ошибка пользователя не должна приводить к тому, что не работает весь документ.

#НастоящийЛигалДизайн

Сочинятели рисков

Главная профессиональная задача старательного юриста — сочинить как можно больше рисков и поставить на каждый из них заглушки. Отсюда все эти перенасыщенные договоры: с регулированием ситуаций, которые произошли один раз 10 лет назад; гипотетическими рисками — такого никогда и ни у кого не было, но в договоре всё равно пропишем. Чтобы наверняка.

Когда оцениваете риски, учитывайте не только возможные юридические проблемы, но и ресурсы, которые потратит бизнес на ежедневное согласование этого договора.

Например, условие нужно выбрасывать из договора, если:

📌 реализация риска обойдётся компании в 200 000 RUB в год, а ежегодное обслуживание условия — 300 000 RUB;
📌 риск не так критичен для компании, но его согласование каждый раз откладывает подписание договора на месяц.

На всякий случай напомним, задача юристов — не исключать любые возможные риски, а управлять ими. Про брать ответственность за риски уже даже не пишем. (Но если вам всё-таки интересно узнать про ответственность, прочитайте пост о развитии роли инхауса.)

#НастоящийЛигалДизайн

Не требуйте «на фирменном бланке»

Вчера спрашивали про документы на фирменных бланках, потому что про них слишком часто пишут в договорах.

Повышенное внимание к бланкам понятно. Документ на бланке выглядит солиднее. Ещё солиднее — требовать от контрагента всё присылать на бланках (даже если у контрагента нет утверждённого фирменного бланка).

Мы никогда не встречали конструктивных объяснений этой практике:

❌ бланк не делает передачу информации надёжнее (уровень защиты такой же, как у расшифровки цифр словами);
❌ бланк не облегчает работу с документом. Документ не станет понятнее от того, что кто-то прочитает КПП и ОГРН, написанные Таймс Нью Роман с нелепым выравниванием;
❌ бланк не ускоряет документооборот;
❌ информацию на бланке всё равно никто не читает — сразу переходят к основному тексту.

Кроме фирменного бланка, есть ещё десяток бесполезных телодвижений, которые обычно требуют от контрагентов. О них как-нибудь тоже расскажем. Пока что начните с отказа от бланков.

#НастоящийЛигалДизайн

Нам тут коллега прислал отличный скриншот. Трогательная история беспомощного юридического предпринимательства.

В связи с этим напоминаем, что SimpleNDA бесплатный (и классный). Скачать его можно по этой ссылке — SimpleNDA.ru

Закладывайте ресурсы на внедрение нового

Мы постоянно встречаемся с сопротивлением новому. То какой-нибудь юрист сорвётся и добавит пункт про 2 экземпляра равной силы. То бухгалтерия впадёт в шок от удалённых цифр прописью. Даже в чате посты периодически собирают заслуженный хейт.

Это нормально. Просто с этим нужно уметь работать. Поэтому мы рекомендуем всем закладывать достаточные ресурсы на этап внедрения:

📌 протестировать документы;
📌 пообщаться с пользователями;
📌 синхронизировать новые документы и процессы;
📌 провести обучение.

Обычно к этому моменту сопротивление сходит на нет.

P. S. Перед тем как начать работать с сопротивлением, рекомендуем показывать коллегам пост о реакции Стива Балмера из Майкрософта и пост о том, почему привычность — не показатель качества.

#НастоящийЛигалДизайн

🔥 Книга Симплоера уже в продаже

Наша шикарная книга по лигал-дизайну и юридической эффективности уже в продаже на яндекс.маркете.

Это единственная такая книга на рынке.  Её можно использовать как настольную — находить готовые решения и сразу же применять их в работе. Или она может стать отличным подарком на Новый год. 

Сейчас мы её продаём ограниченным тиражом. Поэтому все, кто спрашивал и хотел купить, — лучше не терять времени. Заказывайте тут (пару ограничений в каментах).

Все, кто не успеет, не переживайте. В следующем году (2–3-й квартал) издадим ещё один тираж.

#НастоящийЛигалДизайн

За последние пару лет количество контента по лигал-дизайну резко увеличилось. В целом прошло достаточно времени, чтобы попробовать что-то использовать в своём документообороте.

Расскажите, что удалось внедрить, а лучше поделитесь примерами своих улучшенных документов. Или можно в принципе прислать любые другие приличные документы и фишки.

#SimplawyerTrends

Sold Out

Первый тираж Книги Симплоера раскупили. Спасибо всем, кто ждал, отлавливал её в магазине, и всем, кто проявил интерес, но не смог купить сейчас. Видим повышенный спрос. Значит, делаем нужные вещи.

Не расстраивайтесь, если в этот раз не успели купить книгу. В следующем году будет второе издание — ощутимо больший тираж и совсем другая логистика. Должно точно хватить всем.

Но есть и другие способы почитать книгу, не дожидаясь нового тиража. Часть экземпляров мы передадим в библиотеки московских вузов. Можно будет взять там. Альтернативный вариант — заказать корпоративное обучение или проект в Симплоере и получить книгу бесплатно. (-:

Пусть этот год уже наконец закончится, а следующий будет получше.

В новом году желаем:

🦌 поменьше удивляться котикам в документах и побольше — крутым архитектурным решениям;
🦌 любителям красной строки научиться делать висячую нумерацию;
🦌 чтобы у каждой из сторон всегда было по одному экземпляру договора равной юридической силы.

В 2023 планируем:

🎄 продолжить трансформировать рынок и задавать тренды в профессии;
🎄 помогать юрдепартаментам реализовывать самые прогрессивные проекты;
🎄 ещё больше классного контента и умопомрачительных мыслей о лигал-дизайне и эффективности.

С наступающим.

Навигация по каналу

Это канал компании Симплоер (подробнее о компании). Здесь рассказываем про настоящий лигал-дизайн, лигал-тех и юридическую эффективность.

🔎 Искать полезное удобнее всего по хэштегам

#НастоящийЛигалДизайн — приёмы, типичные ошибки в дизайне документов, советы по разработке документов, внедрению и адаптации лигал-дизайна

#SimplawyerLegalOps — всё о лигал-опс и лучших практиках по эффективности, советы и готовые решения по улучшению процессов

#SimplawyerTrends — мысли о том, в каком направлении развиваются юрдепартаменты и юридическая профессия в целом, а также полезная статистика и исследования

Ещё несколько важных ссылок, по которым обязательно нужно походить

📑 Бесплатные материалы Симплоера о лигал-дизайне, которые помогут улучшить качество ваших документов

Памятка 2.0 — коллекция полезных советов по вёрстке, орфографии и типографике для документов (распечатать и повесить над рабочим столом)

Масштабное исследование Симплоера о лигал-дизайне и ускорении документооборота в России

💼 Разбор кейса Симплоера по лигал-дизайну кредитно-обеспечительной документации

Конвейерная архитектура для документов банка

🎥 Длинное, но полезное видео о лигал-опс

Запись митапа о лигал-опс для тех, кто только начал погружение в юридическую эффективность. Поможет понять, в каком направлении лучше двигаться

📃 SimpleNDA — унифицированное соглашение о конфиденциальности для всего рынка

Это первый в России проект по глобальной стандартизации документов.  Вместе с юрдепартаментами крупных компаний Симплоер разработал стандартный NDA, который подойдёт для большинства простых кейсов.

▪️ Узнать больше о SimpleNDA и скачать документ — на сайте проекта

▪️ Разбор кейса SimpleNDA — о каждом этапе разработке, подходах к регулированию, архитектуре, структуре и дизайне

▪️Презентация проекта на YouTube

▪️ Короткие и простые ответы на все вопросы, которые могут возникнуть у пользователей или контрагентов

Все новости проекта — по тегу #SimpleNDA

💬 Пообщаться, задать вопрос и заказать лигал-дизайн

▪️ У нас есть чат, где можно поднять темы для обсуждения или просто пофлудить на тему нашего канала — Simplawyer Talks

▪️ Задать вопросы напрямую или заказать лигал-дизайн — в личку @VitalyKashin или на почту по адресу [email protected]

Отчёт о трансформации юрдепартаментов

С новым рабочим годом. Нашли кое-что для тех, кто физически уже вышел на работу, но рука пока что тянется только к вкладке с фейсбуком и ютубом. Это проще, чем работа, но полезнее фейсбука.

The Association of Corporate Counsel исследовали трансформацию юрдепартаментов — как изменяли процессы, где брали ресурсы, какие есть достижения, на чём фокусируются, какие приоритеты и планы.

В отчёте не только статистика, но и интересная аналитика. Например, можно узнать:

📌 как разные юрдепартаменты справляются с ограниченными бюджетами, сопротивлением изменениям, нехваткой поддержки со стороны бизнеса;
📌 какие есть барьеры к оптимизации;
📌 кто и какие направления сейчас оптимизирует;
📌 какие результаты оптимизации.

Заметили из статистики 2 важных тренда. Те, кто в прошлые годы вкладывал много ресурсов в оптимизацию, не перестали делать это в 2022 и планируют вкладывать не меньше в будущем. Это значит, что:

✅ оптимизация окупается и её поддерживает бизнес;
✅ прогрессивные юрдепартаменты понимают, что оптимизация — это не одноразовый проект, а постоянная работа по совершенствованию процессов.

#SimplawyerTrends

Когда вы в последний раз читали своё положение о договорной работе?

Положение о договорной работе есть (почти) у всех. Проблема в том, что в большинстве случаев польза от этого документа заканчивается на том, что положение о договорной работе просто есть.

В положениях описаны устаревшие процессы. Бизнес уже давно работает в другом порядке и темпе, а договоры до сих пор согласуются, хранятся и контролируются, как 15 лет назад. Продвинутые юрдепартаменты уже начали исправлять это — пересматривают отдельные этапы, обновляют шаблоны, внедряют технологии. Это уже большая и важная работа.

Но мы за более основательный подход. Нужно не реставрировать то, что уже есть, а понять, как на самом деле работает компания и пересобрать договорный процесс с нуля. Это обязательная задача для любого юрдепартамента на ближайшие пару лет.

Если вы планируете обновлять положение о договорной работе, обязательно подумайте над этими вопросами:

– что ещё можно стандартизировать;
– как разграничиваются каналы согласования;
– оптимальная архитектура документооборота;
– риск-профиль;
– обновлённая матрица согласующих;
– управление обязательствами;
– KPI, которые подходят для ваших процессов;
– как собирать данные о договорах (для дальнейшей оптимизации).

Мы знаем, что реинжиниринг процессов — серьёзный проект, в который, к тому же, нужно ещё вовлекать другие подразделения. Но за него точно нужно браться — чем дольше откладывать, тем больше будет увязать договорная работа и тормозить многочисленные связанные с ней процессы.

#SimplawyerLegalOps

Успешным юрдепартаментам нужна стратегия

На прошлой неделе делились отчётом об оптимизации процессов. Среди прочего там есть один критически важный момент, который объясняет, почему юрдепартаментам так сложно начинать проекты по оптимизации.

Про барьеры к оптимизации спрашивали только у тех, кто вкладывается мало или вообще не вкладывается в оптимизацию. И один из частых ответов на вопрос, почему так мало инвестируют почему всё так плохо, — отсутствие формализованной стратегии.

По сути это значит, что юрдепартаменты хотят работать лучше, но не понимают, что и как нужно улучшать. (Это подтверждает и 70% тех, кто выбрал вариант «у нас отличные процессы, ничего улучшать не надо».)

Формализованная стратегия нужна, чтобы определить:

– текущее состояние юрфункции;
– желаемое состояние через 3–5 лет;
– промежуточные этапы (например, как юрфункция должна улучшаться каждые 1,5 года);
– план действий;
– метрики, по которым определять, что стратегия работает и выполняется.

Без стратегии непонятно, с чего начать оптимизацию, к какому результату стремиться, в какие сроки, с какими ресурсами.

Очевидная, но важная мысль. Прежде чем взяться за стратегию юрфункции, пообщайтесь с бизнесом и выясните, какая стратегия у вашей компании. Во-первых, точнее поймёте, какие краткосрочные и долгосрочные цели ставить юрдепартаменту. Во-вторых, так станет понятнее, как доказывать бизнесу бюджеты на оптимизацию.

В целом по рынку ситуация с формализованными стратегиями не лучшая — пока что они мало у кого есть. Но это ещё одна приоритетная задача для юрдепартаментов, которые хотят приносить реальную пользу.

#SimplawyerLegalOps

Фидбэк по SimpleNDA

Год назад мы начали первый в России проект по глобальной стандартизации — SimpleNDA. Тогда за 4 месяца разработали самый продвинутый NDA, который согласовали с юрдепартаментами крупных компаний.

SimpleNDA полюбили настолько, что его не только во всю используют, но и тщательно копируют. За полгода работы с SimpleNDA в полевых условиях мы убедились, что он полностью решает свою задачу — юристы, которые внедрили документ, больше не тратят по несколько дней на согласование стандартных NDA и сразу приступают к делу.

Главный итог — рыночная стандартизация документов работает. Это значит, что нужно продолжать разрабатывать подходы к ней и искать новые направления для стандартизации.

Прежде чем начать следующий этап, хотим спросить вас о проекте.

Если вы уже внедрили (или в процессе внедрения) SimpleNDA в своей компании, пробовали заключать его, получали его от контрагента, — расскажите о своём опыте:

📌как SimpleNDA улучшил вашу работу;
📌что понравилось и не понравилось;
📌как внедряли и работали с сопротивлением (подходы, сроки и т. д.);
📌какие ещё документы хотелось бы стандартизировать на уровне рынка.

Писать можно в комментах к этому посту или на почту — [email protected]

Если вы крупный юрдепартамент и хотите внедрить SimpleNDA в своей компании, пишите нам, поможем.

#SimpleNDA

Отсечь засечки

The New York Times пишет, что целый Госдеп США отказался от Times New Roman и теперь все документы будут писать гарнитурой Calibri. Объясняют тем, что шрифт без засечек делает текст читабельнее. На наш вкус, Calibri не идеален. Но это точно лучше, чем Times New Roman.

Полтора года назад мы спрашивали подписчиков, какой шрифт они используют в своих документах. Тогда с серьёзным отрывом победил Times New Roman.

Стало интересно, изменилось ли что-то с тех времен. Повторяем опрос.

#НастоящийЛигалДизайн