2 (два) экземпляра — по 1 (одному) для каждой из сторон

Не все знают, что у нас есть не только полезный телеграм-канал, но и отличный чатик с кучей добрых людей и ещё более разнообразным контентом. К примеру, нас там уличили, что 6 лет назад мы написали слово «настоящий» в документе. Мы можем всё объяснить, но речь не о том.

Коллеги в чате подняли вопрос, который мы слишком часто получаем, поэтому решили ответить. Нужно ли писать про 2 экземпляра, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (или можно оставить с разной юридической силой).

В этой ситуации рекомендуем начать с мысленного эксперимента. Нужно представить, как изменится правовое положение сторон, их поведение, риски компании и процесс исполнения, если в договоре не написано, что у каждой стороны есть по одному экземпляру (или хуже того — 3 экземпляра). Наша гипотеза — не изменится. Поэтому пункт не нужен.

Ещё один аргумент против — подписание через электронный документооборот. Здесь дискуссия, есть ли тут в принципе экземпляры.

В общем, не пишите про экземпляры и добавляйтесь в наш чат.

#НастоящийЛигалДизайн

Качественная база знаний

Ещё в прошлом году рассказывали об управлении знаниями — про общий подход и софт, с которым можно разработать базу знаний.

Получили много вопросов про то, как мы используем Notion и Dropbox. От софта зависит, насколько удобно работать с базой знаний, но на старте проекта это не самое главное. Если вы взялись за разработку базы знаний, ориентируйтесь на 3 важных момента:

📌 какая именно информация будет полезна вашим коллегам и в каком формате;
📌 информационная архитектура — из каких блоков будет состоять база и как эти блоки будут взаимодействовать;
📌 навигационная система — тэги, умный поиск, вменяемый интерфейс.

В любом случае критерии качественной базы знаний:

✅ новая информация добавляется без лишних усилий;
✅ информацию легко найти;
✅ пользователю быстро понятно, как информацию можно использовать.

Как мы выяснили, у многих управление знаниями всё ещё на уровне сетевой папки. Но сетевая папка, куда скидывают всё подряд, — это не база знаний. Её не используют, потому что без адекватной архитектуры и навигации людям непонятно, в чём ценность её содержимого, — проще нагуглить или каждый раз приходить с вопросом к другим коллегам.

#SimplawyerLegalOps

Вместе с тем

Есть отдельная категория юридических текстов — заключения. В них тоже бесконечность того, что нужно привести в порядок. Но начать можно с расчистки от псевдосвязующих выражений.

Старательные юристы очень любят фразы «вместе с тем», «кроме того», «при этом», «между тем». Эти слова — универсальные палочки-выручалочки, когда нужно завуалировать отсутствие логики. Например, «доверитель пропустил срок исковой давности; вместе с тем вода мокрая». Элегантно, и кажется, что эти две мысли имеют логическую связь.

Вместе с тем «вместе с тем» несёт ноль смысла и при этом засоряет текст. Кроме того, перекладывает обязанность по поиску логики с автора на читателя.

Между тем наша задача — сделать работу с юридическим продуктом удобной. С учётом сказанного, лучше эти выражения без особой необходимости не использовать.

Коллеги, а вы вместе с тем?

#НастоящийЛигалДизайн

Унификация сроков

Когда юристы прописывают сроки, они никогда не учитывают удобство работы с документом. Мы говорим про ситуацию, когда в одном и том же договоре: подписание акта — 4 рабочих дня, оплата — 30 календарных дней, отправка отчёта — 10 рабочих дней.

Такой подход особенно вредный для крупного документооборота, потому что без договора под рукой никто не вспомнит, когда нужно что-то сделать. Так сложнее управлять обязательствами. Ещё хуже оставлять пустоту — чаще всего менеджерам вообще нет дела до сроков отправки счёта-фактуры или ответа на претензию.

Хорошая практика — унифицировать сроки в масштабе всего документооборота. Мы рекомендуем такие:

📌 во всех документах установить фиксированные сроки по стандартным процедурам, которые предсказуемые и коммерчески некритичны;
📌 все сроки кратные (5, 10 и 15 дней вместо 2, 7 и 12);
📌 использовать только рабочие (или только календарные дни).

#НастоящийЛигалДизайн

Корпоративное обучение лигал-дизайну

1 сентября — самое время напомнить, что мы также проводим корпоративное обучение лигал-дизайну.

Это основательный мастер-класс, на котором инхаус-команды узнают:

📌 как и где лигал-дизайн помогает бизнесу;
📌 как вырабатывать решения для ускорения работы с документами;
📌 как сделать документооборот по-настоящему масштабируемым;
📌 как делать модульную структуру документа и писать чище, но при этом сохранять высокий уровень юридической защиты.

Важная часть обучения — воркшоп, на котором мы вместе с участниками анализируем их документы и ищем узкие места.

В лигал-дизайне для бизнеса недостаточно просто писать понятнее и использовать красивый шрифт — там все проблемы комплекснее и требуют других решений.

Какая-то часть наших подходов известна рынку, их активно используют и дословно цитируют. О многих вещах мы рассказываем только на обучении, это примеры из реальных кейсов. Больше нигде такого нет.

По результатам обучения юристы начинают критически смотреть на свои документы и делать их лучше для бизнеса. Получают инструментарий, который можно сразу же применять в ежедневной работе.

Сейчас идеальный момент, чтобы забронировать обучение. О программе и формате занятий — на сайте. По всем вопросам напишите нам на [email protected].

#НастоящийЛигалДизайн

Книга Симплоера

Сдерживаем обещание — завершаем работу над книгой о лигал-дизайне и юридической эффективности. Структура и тексты почти уже утверждены. Параллельно шлифуем вёрстку — и скоро в печать.

Это будет книга, которую все давно хотели почитать, — прикладная и лаконичная. Мы смогли на одном развороте удобно разместить материалы, по которым люди умудряются месяцами читать лекции*. Все советы можно применять в работе сразу же после прочтения.

В книге систематизировали советы по разработке документов, рассказали больше о Методе Симплоера, разобрали примеры плохого лигал-дизайна. Вторая часть — об эффективных процессах. Там тоже есть и практические советы, и мнение экспертов Симплоера — в каком направлении двигаться юрдепартаментам и как будет развиваться юридическая профессия.

Рабочая структура — на картинке.

Коллеги, пока книга ещё не отправилась в печать, можно предложить тему, о которой хотели бы почитать. Если у нас получится, вставим её в это издание.

#НастоящийЛигалДизайн

Автоматизация правоотношений и смарт-контракты

В телеграме мы чаще пишем про кейсы Симплоера по лигал-дизайну. Поняли, что не рассказываем про другие проекты. Сегодня — об одном из них.

Клиент планирует масштабную автоматизацию и внедрение смарт-контрактов в бизнес-процессы. Здесь у юрдепартамента появилась задача — оценить, возможна ли автоматизация правоотношений, лежащих в основе этих бизнес-процессов.

Когда у юрдепартаментов появляется нестандартная задача, они идут в Симплоер. Мы помогли в разработке стратегии автоматизации правоотношений:

📌 проанализировали, как устроено каждое правоотношение;
📌 обозначили, в каких кейсах реалистично и обоснованно внедрить смарт-контракты;
📌 описали эффект (юридический и экономический);
📌 определили, какие данные потребуются и как их получать;
📌 описали риски.

Самая интересная часть проекта — сквозная автоматизация. Это подход, при котором разные смарт-контракты обмениваются данными между собой. Например, обмен данными об исполнении обязательств между разными подрядчиками при строительстве одного и того же объекта, а также поставщиками материалов. Иначе говоря, кейсы, в которых исполнение одних контрагентов зависит от исполнения других.

Сквозная автоматизация даёт другой уровень управляемости. С таким подходом не нужно вручную контролировать каждое правоотношение, составляющее один и тот же бизнес-проект — отслеживается сразу вся цепочка взаимосвязанных правоотношений. Как результат, с автоматическим отслеживанием юрдепартаменту проще, быстрее и дешевле управлять обязательствами.

Любая успешная трансформация начинается с качественной стратегии. И этот проект — хороший пример такого подхода.

#SimplawyerLegalTech #SimplawyerTrends

Осень кейсов В2В-лигал-дизайна

Этой осенью на конференциях будем рассказывать о В2В-лигал-дизайне, том, что мы делаем лучше всех. Только настоящие кейсы, никакой общей воды.

Приходите, будем знакомиться и делиться опытом.

Юридический форум мастеров в Воронеже
15 сентября на секции по лигал-дизайну расскажем о реализации SimpleNDA. Это важный и уникальный проект для всего рынка — вместе с 26 юрдепартаментами протестировали идею межотраслевой унификации. На конференции расскажем об идее и всей внутренней кухне разработки такого комплексного проекта.

Сайт форума

Казанский международный юридический форум
30 сентября мы будем модерировать секцию по лигал-дизайну. Мы решили, что интереснее всего будет поговорить о реальных проблемах и кейсах с главными бенефициарами — крупными юрдепами. Своим проектным опытом команды Ростелекома, Газпромнефти, ВТБ — инициирование проекта, обоснование бюджета, сложности автоматизации. Таких сессий ещё не было, поэтому мероприятие обязательно к посещению!

Сайт форума

Сибирская юридическая неделя в Новосибирске
7 октября тоже расскажем о SimpleNDA. Но в этот раз будет больше о самом документе — как мы разработали модульную архитектуру, как определяли регулирование, подходы к тексту и вёрстке. Там будет много готовых решений и фишек, которые можно взять на заметку.

Сайт форума

Ещё мероприятия
Это ещё далеко не всё. В октябре планируется совершенно шикарный ивент. И там вместе с клиентом покажем крутейший кейс по трансформации консультаций внутри огромной компании.

Сейчас ещё дорабатываем пару мероприятий, о них — позже.

Увидимся.

#НастоящийЛигалДизайн

Что такое CLM

Сейчас самый горячий лигал-тех — CLM (Contract Lifecycle Management). Это подтверждают и наблюдения, и опросы, которые регулярно проводят среди юрдепартаментов (в основном западных коллег). В телеграме периодически упоминаем его, и читатели часто спрашивают, что это такое. В этом посте наконец рассказываем.

Каждый документ проходит 5 стадий: подготовку, согласование (внутреннее и внешнее), подписание, исполнение и хранение. CLM — это софт, который автоматизирует каждый из этих этапов.

CLM вырос из ERP- и CRM-систем, а также систем хранения файлов. Но ERP и CRM не так эффективны для задач юрдепартамента — они позволяют работать с документом только после того, как он будет создан и подписан сторонами. Всё, что до (подготовка) и после (управление обязательствами), — только в режиме ручного контроля.

На рынке есть решения для автоматизации отдельных этапов жизни договора. Например, только подписание или только хранение. CLM отличается от них именно тем, что весь жизненный цикл договора — на одной платформе.

Большинство CLM — западные решения. Но на отечественном рынке уже есть платформы, которые двигаются в сторону полноценного CLM (хотя и пока с ограниченным функционалом).

#SimplawyerLegalTech

Симплоер на SibLegalWeek

В этом году в SibLegalWeek участвовали не только в сессии по лигал-дизайну, но и по другим важным для инхаус-юристов направлениям. Ниже ссылки на все секции с нашим участием.

Взаимодействие юридического департамента с другими подразделениями
– какая роль у юрдепартамента в бизнес-процессах
– как юристам искать баланс между юридическими рисками и бизнес-результатом
– какой подход к работе бизнес ожидает от юристов

Смотреть сессию

Как считать эффективность обучения там, где не ставят оценки
– почему важно управлять знаниями
– разные подходы к управлению знаниями
– с чего начинать разработку базы знаний
– аудит информации — как подготовить знания для внедрения в базу

Смотреть сессию об управлении знаниями

Шаблоны юридического дизайна — бери и делай
– о первом в России проекте по глобальной стандартизации
– дизайн-решения, которые мы использовали в SimpleNDA и которые можно взять на заметку

Смотреть сессию о лигал-дизайне

Смотрите записи, в нашем чате задавайте вопросы и рассказывайте, что полезного узнали.

#SimplawyerTrends

Мелкая нумерация

Мы постоянно совершенствуем свои подходы к вёрстке документа. Многие уже заметили, что у нас другая нумерация, спрашивают об этом.

С удовольствием наблюдаем, как этот подход подхватывает рынок после публикации наших кейсов.

С таким подходом:

📌 нумерация не перетягивает внимание;
📌 занимает меньше места;
📌 при этом всё равно хорошо работает как элемент навигации;
📌 документ в целом выглядит чище.

Надеемся, уже не нужно уже напоминать, что нумерация должна быть висячей. (Для тех, кто не помнит, пост про красную строку здесь.)

#НастоящийЛигалДизайн

Митап по лигал-опс Simplawyer × Pravo Tech

28 октября в 13:00 вместе с коллегами из Pravo Tech проведём открытую дискуссию об управлении процессами в юрдепартаментах.

Обсудим:

- чем занимается специалист по лигал-опс и почему такой сотрудник нужен юрдепартаментам;
- метрики, по которым можно измерить эффективность процессов;
- какие процессы нужно автоматизировать и как сделать это.

Регистрируйтесь на онлайн-трансляцию, готовьте вопросы и задавайте их в прямом эфире. Ссылка для регистрации.

Для всех юристов, интересующихся эффективностью, мероприятие строго обязательно к просмотру — такого уровня обсуждений на рынке сейчас нет и в ближайшее время не прогнозируется.

#SimplawyerTrends #SimplawyerLegalOps

Запись митапа по лигал-опс

Провели митап по лигал-опс. Вместо классической конференции с говорящей головой и тихими слушателями протестировали новый формат — открытой дискуссии.

Формат был новым и для нас, и для участников. Но в итоге получилось репрезентативнее — о своих проектах рассказал не один человек, а сразу несколько компаний. Для лигал-опс это важно, потому что опыт оптимизации в одной компании не всегда можно переложить на другую — у всех разные процессы и специфика. Поэтому на таких мероприятиях нужно показывать как можно больше разных подходов — не концентрироваться на одном успешном кейсе.

Для всех интересующихся делимся записью митапа. Обязательно посмотрите, если вы думаете об эффективности, но ещё не знаете, с чего начать и в каком направлении двигаться. Там нет готовых решений, но наше обсуждение задаст правильное направление мысли.

Смотрите запись митапа по ссылке.

#SimplawyerLegalOps

Самое важное — в начало

Начало документа — как центр города.  Чем ближе к нему, тем дороже недвижимость.

Это мы к чему.  Начало договора — самое ценное место, поэтому его не нужно тратить на термины и предмет договора.  Эти вещи важны, но только самим юристам.  Остальных (для кого и пишется договор) больше интересует, сколько они заплатят (или заработают) и когда товар будет лежать на складе.  Вот об этом и нужно писать в начале.

#НастоящийЛигалДизайн

Названия документов

Важная деталь, на которую редко обращают внимание, — название документа.

Сейчас в компаниях одни и те же по функции типы документов могут иметь совершенно разные названия (наглядные примеры в результатах опроса). Зоопарк разных названий усложняет жизнь тем, кто видит документ впервые.

Поэтому мы в своей работе унифицировали подход к названию документов:

📌 они одинаковые для всего документооборота (независимо от вида правоотношений);
📌 название всегда точно соответствует содержанию документа — не читая сам документ, по названию можно понять, о чём он.

Например, для коммерческих договорённостей используем более ёмкое — Спецификация (не дополнительное соглашение, не заявка и т. д.). Для документов, в которых пишем общие расценки для будущих спецификаций, — Прайс-лист.

Унифицированный подход помогает:

✅ читателю быстрее разобраться, что написано в документе;
✅ менеджеру тратить меньше времени на заполнение шаблонов и не возвращаться каждый раз в основной договор, чтобы вспомнить, что писать в Приложении № 1 к Приложению № 42;
✅ содержать документооборот в порядке.

#НастоящийЛигалДизайн

Как минимизировать ошибки пользователей

Документ может быть понятным и функциональным, но всё равно найдутся пользователи, которые сделают ошибку. Например, напишут сумму НДС в строку «цена без НДС» или забудут указать вид лицензии.

Люди ошибаются по разным причинам — неопытность; невнимательность; непривычность; ошибки дизайна, которые можно выявить, только когда документ уже используют. Большую часть таких ошибок можно предотвратить ещё на этапе разработки документа.

Мы всегда закладываем в дизайн документа элементы, которые помогают минимизировать ошибки.

📌Исключаем ошибку за счёт регулирования

Формулируем общее правило, которое будет работать, если поля в документе останутся незаполненными. Например, если не указан вид лицензии, то она исключительная. Если не указана сумма штрафа, то 10% от цены договора. Реальный пример такого подхода — в SimpleNDA (в блоке про штрафы за нарушения);

📌Помогаем пользователям самостоятельно обнаруживать свои ошибки

Например, ограничиваем размер заполняемого поля. Короткие там, где нужно написать только пару слов или цифру. Длинные — для текста. Если получившийся текст вмещается криво, по 3 буквы в строке, пользователь сразу понимает, что написал что-то не то;

📌Добавляем естественные ограничители

Документы Симплоера всегда чётко разделены на блоки — незаполняемые (где нужно только читать) и заполняемые (где нужно только писать). Пользователь сразу видит, где он может что-то редактировать, а где — нет.

Общий эффект от этих приёмов такой: одна ошибка пользователя не должна приводить к тому, что не работает весь документ.

#НастоящийЛигалДизайн

Сочинятели рисков

Главная профессиональная задача старательного юриста — сочинить как можно больше рисков и поставить на каждый из них заглушки. Отсюда все эти перенасыщенные договоры: с регулированием ситуаций, которые произошли один раз 10 лет назад; гипотетическими рисками — такого никогда и ни у кого не было, но в договоре всё равно пропишем. Чтобы наверняка.

Когда оцениваете риски, учитывайте не только возможные юридические проблемы, но и ресурсы, которые потратит бизнес на ежедневное согласование этого договора.

Например, условие нужно выбрасывать из договора, если:

📌 реализация риска обойдётся компании в 200 000 RUB в год, а ежегодное обслуживание условия — 300 000 RUB;
📌 риск не так критичен для компании, но его согласование каждый раз откладывает подписание договора на месяц.

На всякий случай напомним, задача юристов — не исключать любые возможные риски, а управлять ими. Про брать ответственность за риски уже даже не пишем. (Но если вам всё-таки интересно узнать про ответственность, прочитайте пост о развитии роли инхауса.)

#НастоящийЛигалДизайн