Управление знаниями

Это ещё одна функция лигал-опса, которой критически не хватает юрдепам. Работа юриста строится на знаниях. Если можно сделать так, что эти знания будет легко повторно использовать другим членам команды, общая эффективность вырастет.

Без вменяемой системы управления знаниями:

❌ уход сотрудника = снижение общей компетенции;
❌ трата ресурсов на повторное изобретение велосипедов;
❌ более медленный рост сотрудников внутри.

Упрощённо причины, почему системы управления знаниями нет, такие:

— юристы не понимают, зачем обмениваться знаниями, или не хотят;
— понимают, но не знают, как и где делать это.

Качественные практики обмена знаниями можно (и нужно) заимствовать у бизнеса — их много, и они проверены временем.

Те, у кого больше ресурсов, создают отдельную профессиональную команду по управлению знаниями. Она разрабатывает информационные системы и консолидирует знания в работу и процессы.

❗️Доступный всем вариант — регулярные митапы.

Главное — по итогу выработать 2 корпоративные привычки:

✅ делиться своими знаниями;
✅ реально применять опыт коллег.

#SimplawyerLegalOps #SimplawyerKnowledgeManagement

Простой софт для управления знаниями

Многие продвинутые юридические команды тратят огромные ресурсы на создание системы управления знаниями:

– формируют команды под настройку процессов;
– закупают дорогущий и сложных софт или разрабатывают свой интранет;
– долго и мучительно его настраивают и внедряют;
– пытаются научить коллег пользоваться системой.

При этом такие проекты часто бросают на полпути. Это отталкивает многих от настройки процесса управлениями знаниями у себя в компании.

Мы сами прошли через громоздкий Confluence и ряд других продуктов. В итоге выбрали для себя простую конфигурацию, которая прекрасно работает, масштабируется, доступна большинству и не требует сложной настройки.

В основе нашей системы два связанных инструмента — Dropbox и Notion.

В облачном хранилище мы храним документы по всем проектам. У нас есть простые, но строгие внутренние правила по ведению Dropbox, поэтому структура хранения предсказуемая, а в проектах всегда порядок. Нужный документ в нужной версии находится моментально.

Notion используем для совместной работы, хранения контента и управления задачами. Для нас этот инструмент был открытием пару лет назад. Там самый понятный интерфейс и идеальная среда для хранения структурированных данных.

Есть ещё Miro для проектной работы, но о нём отдельно в другой раз.

#SimplawyerLegalOps #SimplawyerKnowledgeManagement

Выбор лигал-тех решений

Часто за выбор софта отвечают либо айтишники, либо (что ещё хуже) закупки. Их выбор строится не на проблемах конечных пользователей (тут нужно глубоко разбираться), а на сравнении списков фич. Чем больше фич за ту же цену, тем лучше.

Чаще всего это приводит к тому, что выбирают софт, которым сложно пользоваться, его долго внедрять и вообще он морально устарел. Как результат, софт либо ненавидят, либо просто не пользуются. Ресурсы потрачены, результата нет.

Задача проектов по автоматизации — найти технологию, которой по-настоящему захотят пользоваться.

Софт становится привлекательным для пользователя, когда:

✅ решает конкретную задачу, а не предоставляет абстрактные возможности;
✅ у него удобный и интуитивный интерфейс (обычно у юристов нет времени осваивать что-то сложное).

Поэтому начинать автоматизацию нужно не с выбора конкретной технологии, а с определения узких мест в работе (возможно там вообще не нужен софт):

📌 измерять показатели работы с имеющимися инструментами (в будущем это также поможет определить окупаемость инвестиции);
📌 пробовать реинжиниринг процессов;
📌 разрабатывать стратегию автоматизации.

Расскажите о вашем опыте внедрения технологий.

#SimplawyerLegalOps #SimplawyerLegalTech

О способах коммуникации в договорах

Под конец 21 года 21 века напоминаем — когда будете обновлять договор, не забудьте проверить раздел про коммуникацию или состояние вашей офисной техники.

С днём юриста, друзья!

#ShitLawyerStory

Памятка по типографике от Симплоера

Грамотные юридические тексты — это не только отшлифованный и понятный язык, но ещё и хорошая типографика и (приходится об этом говорить) орфография.

Разработали наглядную памятку с несколькими базовыми правилами:

📌 о неразрывных пробелах (и о том, существует ли слово «тоесть»);

📌 дефисах и разных тире (и почему использование одних вместо других — признак любительства);

📌 правильных кавычках в русской и английской типографических традициях;

📌 заглавных буквах и двоеточиях.

Давайте сделаем документы более профессиональными. Сохраните себе памятку и делитесь ей с коллегами.

#НастоящийЛигалДизайн

Карта процессов в юрдепартаменте

Оптимизация, стандартизация, автоматизация — всё это начинается с чёткого понимания, как устроены процессы. Сюда включается видение основных этапов, участников, требуемых ресурсов, связей с бизнес-процессами и (!) узких мест.

Поэтому для любого проекта по повышению эффективности обязательна визуализация процесса. Хороший инструмент для этих целей — карта процессов.

Разумеется, он не единственный. Но за счёт одной только карты процессов можно выявить половину проблем:

📌 узкие места в коммуникации с другими бизнес-подразделениями;

📌 где процесс приносит наибольшую ценность бизнесу;

📌 на каком этапе больше всего рисков и где эти риски допустимы;

📌 где работу делают дважды;

📌 правильно ли выбраны метрики;

📌 возможности для стандартизации.

Карту процессов можно вполне разработать своими силами (например, для этих целей отлично подойдёт Miro, Lucidchart или (очень) старый добрый Visio для PC за огромные деньги).

#SimplawyerLegalOps

Оптимальный формат даты в документах

В понедельничном опросе про формат даты в документах большинство высказалось за краткое 13.12.2021. Рады, что никто не выбрал расшифровку каждой цифры в скобках.

Кавычки в дате — ностальгия по бланкам из советских учреждений. Никто уже не помнит, как эти кавычки появились, и главное — с какой целью.

От «гэ» с точкой тоже избавляемся — оно неинформативно. Вряд ли найдётся человек, который не поймёт, что четырёхзначное число в дате — это год.

Формат даты в документах должен стремиться к максимальной лаконичности. Нам кажется, что очищенный DD.MM.YYYY оптимален для этой задачи:

📌 всегда занимает одинаковое пространство документа (не становится коротким в мае и длинным в сентябре);
📌 люди лучше воспринимают одинаковые семантические единицы;
📌 цифры выгодно выделяются на фоне сплошного текста (если дата внутри пункта);
📌 удобно использовать в таблицах.

В каментах — ещё один подход и история про фэйл с датами.

#НастоящийЛигалДизайн

В продолжение темы о форматах даты решили поделиться мини-подборкой полезных постов на схожую тематику из дружественных каналов о лигал-дизайне.

📌 Заметки о сроках из чата канала ilovedocs. Михаил Тевс, Александр Тюльканов и Алексей Климаков систематизировали, почему сроки лучше делать равными, как определять рабочий день и не запутаться с праздниками и выходными в международных документах.

📌 Пост о том, где и как лучше размещать дату в документах от pishemvsud.

По этим вопросам мы тоже как-нибудь поделимся нашим подходом.

Друзья, вчера рассказали о нашем подарке клиентам — Годовом отчёте Симплоера. За книгой внезапно выстроилась очередь, один экземпляр забронирован для университетской библиотеки, предложено провести аукцион.

Решили, что издадим её для широкой аудитории в следующем году.

(далее — 2022)

Под зарево догорающих дедлайнов делимся универсальным новогодним плейлистом Симплоера (Яндекс без регистрации или Spotify, у кого там аккаунт).

Отлично подойдёт, чтобы наряжать ёлку, ждать в коридоре судебное заседание, бегать за подарками, стоять в пробке или закрывать сделку года.

Делитесь своими плейлистами и вообще любимой музыкой.

Поздравляем всех с наступившим новым годом и делимся полезной инфографикой.

2022 — год тигра. В честь этого представляем универсальный инструмент, который мы называем Модель Тигра. Применяйте Модель Тигра для повышения прозрачности процесса закупок.

Навигация по каналу

С момента публикации последнего навигационного поста здесь стало ещё больше подписчиков и полезных материалов, а мы успели выпустить целую книгу о лигал-дизайне и юридической эффективности. Поэтому бодро начинаем первую рабочую неделю нового года и обновляем навигационный пост.

Это канал компании Симплоер (подробнее о компании). Мы рассказываем про настоящий лигал-дизайн, лучшие практики по оптимизации и автоматизации процессов.

📄 Лигал-дизайн

▪️ Что такое B2B Legal Design — запись выступления на факультете права Вышки

▪️ Задачи B2B Legal Design — пост о том, как лигал-дизайн помогает бизнесу

▪️ Памятка по типографике — несколько базовых правил по оформлению юридических текстов

▪️ Масштабное исследование Симплоера о лигал-дизайне и ускорении документооборота в России

▪️ Манифест лигал-дизайна — 6 базовых принципов лигал-дизайна

Ещё больше о лигал-дизайне — по тегу #НастоящийЛигалДизайн

💼 Разбор кейса Симплоера по лигал-дизайну

Конвейерная архитектура для документов банка

📊 Юридическая эффективность

▪️ Управление знаниями — что значит «управлять знаниями» и почему это так важно для юридических команд

▪️ Простой софт для управления знаниями — как самостоятельно и недорого настроить систему управления знаниями

▪️ Выбор лигал-тех решений — о правильном подходе к выбору софта и внедрению технологий

▪️ Карта процессов в юрдепартаменте — зачем и как визуализировать процессы

Ещё больше о лучших практиках управления юридической функцией, оптимизации процессов, развитии LegalOps и последних трендах в профессии — по тегу #SimplawyerTrends

🤖 Автоматизация права

Книга про автоматизацию права на основе исследования Симплоера

🎙Интервью

С крутыми коллегами обсуждаем их подходы к управлению юридическими департаментами, лигал-дизайн и автоматизацию:

▪️ Артём Подшибякин — руководитель юридического департамента Inditex Russia

▪️ Алексей Поповцев — директор по корпоративным отношениям и праву Pridex Group

▪️ Денис Новак — профессор исследовательского центра частного права им. С. С. Алексеева при Президенте РФ, доцент НИУ ВШЭ, ранее — замминистра юстиции

📖 Лонгриды

▪️ Договоры-комиксы.  Развлекают, но не решают задач

▪️ Менеджеры vs Юристы.  Боль работы с договорами

🎓 Корпоративное обучение лигал-дизайну

Симплоер проводит корпоративное обучение лигал-дизайну.  Больше о корпоративном обучении — в этом посте и на нашем сайте.

💬 Где можно пообщаться, задать вопрос или заказать лигал-дизайн?

▪️ У нас есть чат, где можно поднять темы для обсуждения или просто пофлудить на тему нашего канала — Simplawyer Talks

▪️ Задать вопросы напрямую или заказать лигал-дизайн — в личку @VitalyKashin или на почту по адресу [email protected]

В январском номере «Корпоративного юриста» вышла наша статья про B2B Legal Design.

Рассказали, как правильно и эффективно использовать и внедрять этот инструмент в большом документообороте — про приоритеты, ключевые этапы и адаптацию обновлённых документов внутри компании.

В статье много практической информации. Будет особенно полезно юридическим командам, которые начинают или планируют оптимизацию или автоматизацию документооборота.

О чём ещё статья:

📌 как лигал-дизайн повышает ценность работы юрдепартамента для бизнеса;
📌 про правильный подход к управлению изменениями;
📌 про гигиенический минимум требований к работе с документами (обязательные для всех приёмы лигал-дизайна).

#НастоящийЛигалДизайн

Виталий Кашин — новый партнёр Симплоера

С этого года советник Симплоера Виталий Кашин назначен партнёром.

Виталий — уникальный эксперт на рынке. У него большой опыт управления и выстраивания процессов в юридической команде — на предыдущей позиции он руководил юридическим департаментом страхового сервиса, до этого схожие задачи решал в рамках Большой четвёрки.

Запускал первые на рынке проекты в сфере BigData, телемедицины, блокчейна и шеринговой экономики. За 9 лет практики Виталий сопроводил более 60 стартапов — специализировался на построении новых юридических моделей работы сервисов.

В Симплоере Виталий руководит проектами по реинжинирингу документоборота и процессов. Отвечает за развитие LegalOps.

Также он — автор исследования лигал-дизайна и документооборота в России (и крутейших плейлистов Симплоера).