Адаптация нового сотрудника

Хороший текст про адаптацию вышел в канале компании Websoft. Сразу вспомнила все разговоры с участниками курса по педдизайну о том, как правильно проектировать адаптационные курсы. Не было у меня такого курса, чтобы этот вопрос не обсуждался. Потому что адаптация - это очень важно.

У меня есть несколько ключевых принципов проектирования адаптационной программы:

- Адаптация важна не только потому, что новый сотрудник как можно быстрее должен начать полноценно работать. От адаптации зависит то, насколько долго сотрудник останется в компании и насколько ему будет комфортно работать. Комфорт тут - условие эффективности.
- Самая главная задача адаптационного обучения - снять стресс от нового рабочего места и снизить уровень неопределенности, который возникает у человека в новой компании.
- Если в компании все хорошо с внутренней культурой, то ей не нужно специально учить в период адаптации. Люди ее постепенно впитают сами. Все равно культуре научить нельзя.
- Учить в адаптационном периоде нужно правилам и принципам работы в компании. Что можно и что нельзя делать? Вторая часть обязательна, потому что рассказать, что можно - недостаточно. Демонстрация того, что можно, необязательно показывает, что нельзя, потому что ни у каждого действия есть антоним.
- При проектировании адаптационной программы стоит двигаться от простого и бытового к более сложному: сначала про то, как получить все доступы, куда относить больничный и куда начислят заработной плату, а потом уже все остальное. Самое абстрактное должно быть ближе к концу обучения, когда человек уже комфортно себя чувствует с точки зрения быта в новой среде.
- В начале адаптационного обучения абстрактные концепции воспринимаются хуже. Миссию, цели и ценности хочется поставить в самое начало, но именно в этом месте они будут наименее эффективно восприниматься - человека в этот момент волнуют другие вещи и внутренней потребности к этой информации.

И последний, но тем не менее, очень важный момент - быстро адаптировать сотрудника к работе в новой компании нельзя. Технически ему можно назначить все нужные курсы на 2-5 дней изучения, но эффект от этого будет минимальный. Да, их пройдут, да, могут быть даже приличные результаты в тестах. Но вот в голове не уложится. Причина одна - новое рабочее место это стресс и неопределенность. Преодолеть это быстро не получится, нужно время. Потому и обучение должно идти не менее 3-5 недель, постепенно погружая сотрудника в новую среду.

Помочь не бросить

Несколько месяцев назад я написала текст про то, почему люди бросают онлайн обучение. Мои читатели сразу задали вопрос: что с этим делать? Как сделать так, чтобы не бросали? Я пообещала про это написать и вот наконец добралась до этого текста.

Для начала важный момент: зачем нам нужно, чтобы люди обучение не бросали?
- Внутри компании нам нужно, чтобы работали только обученные и подготовленные сотрудники, это важно для конкурентоспособности и устойчивости;
- Для любого учебного проекта важно, чтобы люди получали знания и не бросали в полном разочаровании. Это и репутация и деньги. Но самое главное - бросивший слушатель редко обвиняет себя, чаще - учебную организацию.

Теперь о том, как помочь не бросить.

- Помогать принимать максимально осознанное решение. Сейчас в компаниях большая часть обучения назначена компанией. Роли слушателя в выборе обучения практически нет. Ее нужно создавать. Потому что если слушатель сам решение не принял, если он свою потребность в теме не понял, то обучение будет не его. Может быт это будет тест, который покажет, что нужны знаний. Может быть какая-то ошибка в задаче, которой могло бы не быть, если бы сотрудник прошел обучение. Общий принцип такой: даже обязательное обучение нужно организовать так, чтобы человек сам принял решение о его прохождении.
- Помогать применять как можно раньше. Лучше после самого первого контакта с темой. Чем быстрее попробовали, тем быстрее поняли, что польза есть, тем больше мотивация продолжать. Показывать, с чего можно начать, небольшие первые шаги и действия.
- Создавать максимально возможное количество практики. Чем больше практики, тем сильнее мозг вовлечен. Это вовлечение гарантирует удержание внимания на обучении. А если внимание есть, то польза будет намного больше очевидна и желания бросать не будет.
- Обязательно помогать планировать обучение. Не все придают значение тому факту, что на обучение нужно время. То есть все говорят, что времени у них ни на что нет, но и не задумываются, где его взять и как все так организовать, чтобы успеть получить новую информацию. Рассказывайте о том, как можно вписывать обучение в рабочий график, как находить время и как все правильно спланировать. Кажется, что все банально и очевидно, но именно такие советы лучше всего работают.

Очень важно постоянно анализировать тот момент, в который люди бросают. Потому что в этом моменте может быть очень много всего интересного. Если если возможность отслеживать момент отказа, обязательно это делайте, собирайте данные и анализируйте их. Иногда достаточно 1 фразу переписать, чтобы дело пошло намного лучше.

Как создать чувство сопричастности в обучении?

Чувство сопричастности в обучении - это мотивация слушателя через автономность и ответственность как за само обучение, так и за применение новых знаний. То есть обучение не проходит как процесс навязанный, потому что мне так кто-то сказал сделать, а потому что я сам понимаю, что это нужно, понимаю, что это нужно делать и могу в некотором роде управлять своим процессом обучения. “Это мое обучение. Мне это важно. Я хочу в этом разобраться” - примерно такие слова должен сказать человек, у которого возникло чувство сопричастности.

И по сути это единственная истинная мотивация, которая приводит к настоящему результату обучения. Но создать такое чувство не просто. Потому что для него недостаточно общих слов о нужности и полезности, недостаточно общих мотивационных лозунгов о том, что ваша жизнь станет лучше после обучения. Это чувство нужно создать.

Какие есть инструменты?
- Диалог. Возможность слушателей обсуждать обучение, предлагать свои идеи о том, как применять полученные знания и получение подтверждения от экспертов, что предложенные идеи будут работать и даже могут быть использованы другими участниками обучения.
- Эмоции. Возможность слушателей открыто говорить и обсуждать свои эмоции, связанные с обучением и изучаемой темой. В том числе - негативные. Потому что если человек действительно воспринимает знания, то эмоции у него будут возникать обязательно. Это естественный процесс познания с точки зрения работы мозга. И говорить про эти эмоции нужно обязательно.
- Связь с личными целями. Слушателям нужно помочь связать обучение с теми целями и задачами, которые есть у них. Чтобы они понимали, каким образом это обучение будет им помогать. Не смотря на то, что нам может казаться, что все прозрачно и очевидно, для слушателей может потребоваться не только дополнительная аргументация, но и пояснения, как на самом деле это может быть использовано именно в их практики.
- Поиск альтернативных источников. Это может показаться неочевидным, но слушатель, который кроме предоставленного ему основного источника, нашел что-то еще сам, чувствует обучение гораздо ближе. Потому что в процессе поиска человек начинает интенсивнее обдумывать тему, формулировать свои собственные вопросы, включается аналитика найденного материала.

Самое главное в формировании чувства сопричастности в обучении - это возможность формулировать свои вопросы, искать свои ответы и пробовать свои пути применения. Чем больше слушатель в обучении делает сам, тем ближе ему становится обучение. И чем больше в обучении навязанного и безальтернативного, тем сильнее потенциальное отторжение.

#Почти_реклама

Иногда хочется рассказать не только про обучение, но и про мою работу. Хотя моя работа тесно связана с обучением, детали я пишу редко. А тут есть повод - у нас появился новый сайт.

Сначала краткая предыстория. Уже 19 лет я генеральный директор компании eLearning Center. Мы занимаемся разработкой электронных курсов: у нас есть своя большая библиотека готовых курсов (100+ штук есть и в месяц мы выпускаем 3-4 новых темы). Наши курсы про soft-skills, личную эффективность, digital-skills и все вокруг этого. То есть темы, которые не сильно меняются в зависимости от специфики компании.

Наша идея в том, что многие темы не нужно создавать внутри компании, потому что это и долго и дорого. И экспертизу иметь внутри компании по всем темам тоже практически невозможно. Зато можно купить и начать быстро использовать.

Сегодня мы запустили новый сайт. Там весь каталог курсов, со всеми описаниями, ценами и скриншотами. Еще там есть три бесплатных курса, которые вы можете просто у нас взять и начать использовать в своей системе. И еще наш обновленный логотип, который стал веселее и позитивнее :)

По случаю весеннего обновления есть и специальная акция - 50% скидки при покупке от 3х курсов.

Ну и раз уже зашла речь про наши курсы, то скажу и про 3 новинки этого месяца

- Как и о чем говорить с командой в трудные времена? - этот курс мы сделали вместе Олегом Замышляевым, автором канала Future Learning
- Как преодолеть тревогу и сохранить работоспособность? - Злободневный, практичный курс, который помогает найти баланс
- Техники продаж. Модуль 1. Установки для эффективных продаж и психология клиентов. - Тема всегда актуальная. Старались сделать универсальной для любого бизнеса.

Если в каталоге нет тем, которые были бы актуальны для вашей компании сегодня, напишите мне, пожалуйста. Это поможет нам развивать библиотеку в правильном направлении.

Как помочь слушателям научиться извлекать знания?

Самый главный результат обучения - это возможность извлекать изученное в нужный момент. То есть использовать знания в тогда, когда есть соответствующая задача. И еще, желательно, тогда, когда есть задача, которая не похожа не те, которые были в обучении, но та, в которой применение соответствующих знаний будет иметь эффект. Скажем, можно применять знания из курса химии для решения задач по химии, а можно - для кулинарии. Второй вариант будет напрямую несвязанным с первоначальной задачей обучения.

Если в процессе обучения слушатель не учится пользоваться знаниями, то после обучения ему будет намного сложнее применять изученное. Потому что информацию можно запомнить, просто складировать, а можно привязать к задачам и потом по мере их возникновения применять. Потому при проектировании обучения нужно заложить мероприятия, которые будут помогать тренироваться в извлечении знаний.

Что это может быть?

- Практика на кейсах. Слушателю дается задача, он должен ее решить с помощью изученного материала. Чем более разноплановыми будут кейсы, тем лучше. Задача уйти от тестов, которые проверяют запоминание теории, и перейти к таким заданиям, в которых нужно применять материалы в разных ситуациях.
- Вопросы. Что вам удалось узнать в ходе обучение? Что вы узнали на прошлой части обучения? Что было самое важно в сегодняшней части? Как и где вы можете начать применять? Как можно применить изученное в других областях? - Это все примеры вопросов, которые нужно задавать в течении всего обучения, чтобы слушатель начал извлекать изученную информацию и делать первую попытку применения. Потому что ответы на такие вопросы - это первая проба извлечения.
- Самостоятельные работы с открытыми вопросами. Это задание, где нужно предложить большое решение кейса, написанное своими словами. Скажем, мы рассказываем о компании и ее задачах и просим слушателей описать, какая в такой компании может быть система обучения персонала. На основе материалов курса по проектированию систем обучения. Это также может быть презентация решения своего собственного кейса с использованием изученного в курсе.

Для электронного обучения все несколько осложняется тем, что любой работающий способ тренировки извлечения знаний требует ручной проверки. То есть автоматическая проверка, как у теста, тут не подойдет. А именно самостоятельный текст слушателя, видео и аудио запись - это самый оптимальный способ тренировки. Но оно того стоит, потому что такими заданиями мы выпускаем слушателя, который готов действовать.

Короткое обучение и стресс

Возник интересный вопрос: какая длительность обучения подойдет людям, которые испытывают продолжительный стресс? Понятное дело, что разовое состояние стресса мы у слушателей не учитываем, это просто невозможно сделать. Но если в компании большие перемены, вокруг тоже все достаточно турбулентно, то это уже упускать из внимания нельзя.

Логичным кажется короткое обучение:

- концентрации и внимания меньше;
- человек перегружен всем вокруг и по сути в обучение приходит уже уставшим;
- на большое количество информации просто нет сил.

Но возникает одно контринтуитивное рассуждение. Если человек так перегружен, уже устал и у него естественным образом снижена когнитивная функция, то успеет ли он сообразить, о чем речь за 5-10 минут обучения? Не пролетит ли это обучение мимо него совсем, не оставив никакого следа? Ведь если мы понаблюдаем за самими собой, то можно заметить, что в стрессе мы забываем как раз какие-то небольшие события и моменты: кто-то звонил, какая-то просьба, статья, которую пролистали по косой. В более ресурсном состоянии мы такие вещи чаще помним, в менее ресурсном - они пролетают мимо.

А потом вопрос - не будет пролетать мимо короткое обучение, которое кажется очень логичным для обучения людей напряженных? Может быть тут важна золотая середина, где длительность обучения будет не самой короткой (точно больше 5-10 минут), а вот насыщенность меньше обычного? То есть обучение станет более размеренным, медленным и спокойным, но чуть менее насыщенным на единицу экранного времени?

Не хочу учиться!

Какой ваш самый любимый аргумент против обучения?

- “Нет времени”
- “Я и так все это знаю?”
- “ Ничего нового все равно не расскажут”
- “Куда мне учиться, я уже старый”

Мой любимый - про время. Потому что за ним скрывается так много всего интересного.

Люди не хотят учиться и в целом - это нормально. Сам процесс обучения энергозатратный для мозга. А человеку свойственно стремиться к сохранению своего статуса кво, то есть менять все минимально, сохраняя все как есть и на своих местах. Обучение же сулит перемены. И не просто перемены в воздухе, а новые действия, новое поведения и новые ожидания работодателя.

Отсутствие времени на обучение - аргумент самый распространенный. Потому что занятым быть не только модно, но и правильно, потому что если у тебя есть время, то ты точно плохо работаешь и с тобой что-то не так. Поэтому прикрываться таким аргументом очень удобно.

Времени на обучение действительно может не быть. При девизе “делать больше с меньшими затратами” люди действительно перегружены, испытывают стресс, а стресс на обучение влияет крайне негативно. Более того, сотруднику может быть очень сложно сделать выбор между тем, чтобы пройти обучения и доделыванием работы, которая на него запланирована. Аргумент “Я не сделал что-то вовремя, потому что учился” звучит пока не очень приемлемо и уверенно. Такое смогут сказать далеко не все.

Время же не обучение нужно. Даже там, где курс длится всего 30-40 минут, на обучение нужно не меньше часа, а лучше - 1 час 20 минут и больше. Потому что нужно сконцентрироваться, нужно подумать, нужно включиться в обучение. По щелчку пальцев это не происходит.

Еще одна сложность со временем заключается в том, что обучение часто приходит несвоевременно. То есть в момент поступления задачи обучения у сотрудника нет потребности в предложенных знаниях. Тут приоритизировать обучение и найти на него время становится еще сложнее, потому что нет связи с реальностью и обучение воспринимается как отвлечение от более значимых задач.

Аналогичная проблема и с низким уровнем практичности предлагаемого материала. Сотрудник пару курсов проходит, понимает, что применять оттуда ничего не получается. К следующему назначению курса он начинает думать - стоит ли потратить свое драгоценное время на то, чем пользоваться все равно нельзя.

Вот и получается, что на обучение нет времени и даже вполне рационально объясняется.

На обучение должно быть время. И не должно быть конкуренции с другими задачами, тем более - конкуренции с выполнением плана и получением финансового вознаграждения. Обучение должно быть вовремя, тогда это будет инвестиция, а не трата. И польза должна быть. Каждый слайд, кадр, минуту обучения сотрудника нужно проверять на пользу - он сможет это применить или нет? Он сможет этим завтра пользоваться или это просто общие слова, которые ничего не меняют? Потому что время находят на то, что нужно и на то, чем можно пользоваться. Ну, и когда есть что находить.