Рекомендации: пишите или нет?
Вчера встречались с нашим коллегой из другой компании. Пили чай, обсуждали их процессы в сравнении с нашими.

Один интересный момент - они не дают рекомендаций. Вообще. Менеджмент готовит и согласовывает с ними action - план, который включается в отчет вместе с аудиторским наблюдением.

Я: Как так? Рекомендации это прям мне кажется одна из самых сильных сторон и ценностей. Они у нас действительно классные, продуманные, чтоб и причину устранить, и последствия.

Логичный вопрос коллеги: Они обязательные? Всегда включаются в план мероприятий (ПМ)?

Я: нет, конечно, это зона ответственности менеджмента. Что-то принимают, что-то частично, что-то вообще нет. Тогда неучтенные рекомендации с интересными идеями остаются жить только в наших отчетах. И мало того, что бывает невыполнение мероприятий, так есть ещё и целый пул рекомендаций, которые живут своей жизнью.

Я: хм 🤔 рассуждаю сама с собой. А если мы не будем их писать?
(+) экономия времени и нервных клеток на их составление и обсуждение с подразделениями и руководством➡️более быстрый выпуск отчета;
(+/-) в любом случае, корректирующие меры с нами будут обсуждаться, есть возможность эскалации в случае принятия высоких рисков;
(+) соответствует стандартам, исключено вовлечение аудита в разработку контролей.

Но:
🤔 руководство ждёт рекомендаций аудита и воспринимают их как неотъемлемую часть проверки и работы аудитора (хоть и не всё принимают);
🤔 случись что, спросят, а что вы рекомендовали? Не будет возможности парировать - мы рекомендовали, вы не приняли...
🤔 куда девать идеи улучшений?)))

Всегда думала, что это обязательная часть отчета, у меня и свои подходы разработаны, как их сформулировать)))
А как у Вас? Рекомендации есть в отчетах? Как они "дружат" с планом мероприятий (совпадают или скорее это параллельные вселенные)?

💫Друзья, сегодня начинается Internal Audit Awareness Month, который длится весь май!

Что это значит?
Это инициатива Глобального Института внутренних аудиторов, которая призвана больше рассказывать, популяризировать профессию внутреннего аудитора, помогает повышать ценность аудита в компаниях.

🤔Много ли ваших друзей, коллег из других подразделений действительно правильно представляют себе вашу работу?

🤔Задумываетесь ли вы, какое представление формируют ваши слова, действия об аудиторским сообществе в целом?

🤔Нужен ли внутреннему аудитору в вашей компании PR?

Предлагаю поддержать эту интересную инициативу, и как минимум, в этом месяце осознанно подойти к ответу на вопрос: а что лично вы делаете для популяризации и развития профессии? Признание профессии - это возможности для каждого из нас, всегда ли мы это осознаем?

Это отличное время для запуска проектов и новых идей, для налаживания связей и выстраивания взаимодействия между аудиторами и "миром".

С праздником, коллеги!
Предлагаю в комментариях поделиться своими мыслями по этому поводу:
- чего не хватает для правильного PR профессии;
- какие шаги может сделать любой аудитор, чтоб повысить ценность профессии, пусть даже на местах;
- что вы уже делаете или запланируете в этом месяце?
Например, по новому взглянуть на написание выводов в отчете - это уже первый шаг!

А мой первый шаг, сегодня - запуск от имени ИВА Казахстан открытого новостного канала о жизни, событиях Института, присоединяйтесь, если хотите узнать, что у нас там бывает интересного😉
https://t.iss.one/iia_kz

Планируем улучшения процессов/результатов вн.аудита

Знаете ли вы, что из ваших процессов/этапов/результатов - метрик можно или даже нужно улучшить?

В рамках Internal Audit Awareness Month предлагаю в серии постов пообсуждать:
1️⃣ какие признаки говорят, что именно на этом участке аудиторского цикла есть проблема или не весь потенциал используется эффективно;
2️⃣ какие факторы наиболее влияют на процессы/результаты (в обе стороны).

В идеале можно в конце месяца по итогам обсуждения сделать 3️⃣ обзор с набором возможных действий. Будет такой командный "продукт" нашего сообщества. Как считаете🤔?

Кому интересно поучаствовать:
отмечайтесь, предлагайте свои варианты по п.1-3, темы/вопросы в этих направлениях.

Лайт - версия участия - подумать, какие резервы для повышения качества вн.аудита есть у вас*, и возможно, начать двигаться в этом направлении.
*Небольшая подсказка ➡️
https://t.iss.one/proaudit_2020/455

3 огонька в поддержку темы))) и мы продолжаем:

Индикаторы проблем или возможностей к улучшениям

1. Сроки проверки/написания отчета.
2. Сложное согласование.
3. Долгое получение обратной связи.
4. Нет результатов проверки и одновременно нет ощущения, что процесс работает.
5. Нет удовлетворения от своей работы/работы команды.
6. К аудиту не обращаются за советом, консультацией.
7. Отчеты аудита рассматриваются формально.
8. Негативная обратная связь со стороны менеджмента/объектов аудита.
9. Текучесть аудиторов, жалобы / психологический климат в коллективе.
10. Переработки/дискуссии о выгорании, усталости в коллективе.
12. С момента последнего обучения/самообучения прошло 3 и более месяцев (чтение книг тоже считается).

Список видимых проблем открыт! Присоединятесь, добавляйте те, с которыми сталкивались вы или ваши коллеги.

Если есть мысли по п.1-12 буду рада вашим комментариям. Может что-то из этого вполне обыденное и ни разу не индикатор чего-то 🤔

Диаграмма Исикавы или "рыбья кость".
Хочу поделиться одним отличным инструментом для тех, кто любит комплексно подходить к решению задач и покопаться в причинно-следственной связи.

В сети много описаний построения этой диаграммы, но общая идея сводится к следующему:
📍есть определенная проблема, которую надо решить;
📍подбирается множество категорий - факторов;
📍отлично, если есть команда, с кем можно поштурмить на эту тему (но и для самостоятельной проработки тоже здорово работает);
📍к каждой категории примеряется вопрос-проблема и определяется вариант потенциальной причины (можно углубляться в несколько слоев в "глубь", но мне и в "ширь" очень заходит);
📍нашли причины проблемы - найдем и решения к ней.

Этот инструмент не даст однозначного ответа: "сделай то и будет счастье", но он подсветит множество вариантов-гипотез- влияющих факторов, с которыми можно поработать. Получается такая обзорная картинка в виде скелета, где каждая косточка - ориентир будущих решений.

Круто использовать для поиска решений, формирования рекомендаций.

Хотим улучшить процессы аудита? - туда тоже можно!

Нужно подробнее🤔?

О, судя по опросу для многих тема не новая, но актуальная.

Потренируемся?

Задаем вопрос для поиска гипотез и последующих решений.
Например, почему аудит не имеет ценности в компании? Почему проваливаются сроки аудита? Как быстрее согласовывать результаты аудита? И т.д.

Определяем категории, по которым хотим пройтись, например:
- люди
- методы
- инструменты
- системы
- документы
- процедуры
- управление и т.д.

А дальше внутри этих категорий ищем то, что может влиять на нашу проблему. Надо - добавляем новые "косточки".

Кстати, инсайт, который, наверное знают все)), категория люди - ключ к решению большинства проблем.

Формируем первые "косточки" на скелете.

Что с людьми можно ассоциациировать?
- люди не знают, не умеют КАК....(общаться, показать результат, как найти отклонение, как понять причину недостатка и т.д.)
- не хотят;
- ошибаются
- их мало;
- им в данный момент не до этого.

Эти же факторы можно далее разложить на косточки помельче/поглубже:
1. ошибки в найме изначально;
2. долгий найм или высокая текучесть (дефицит ресурсов);
3. проблемы с компетенциями текущих команд;
4. выгорание и переработки;
5. проблемы с мотивацией/потеря интереса к выполняемым задачам или смысла в работе;
6. неконкурентная оплата;
7. сопротивление новому, зашоренность во взглядах, подходах;
8. влияние личных факторов на работу;
9. конфликты/разногласия в коллективе или с руководителем.
И т.д.

В общем, полное творчество.
И это только одна категория.

А далее оцениваем вероятность, существенность найденной гипотезы для обозначенной проблемы и готовим планы действий.

Попробуйте применить в своих процессах или тех, которые оцениваете. Мы так у себя раскладывали этап подготовки к проверке.

💡Хотите помочь коллегам расширить видение вариантов? Берите любую категорию выше или предлагайте свою. Сможете накидать по ней штук 5-7 влияющих причин на качество аудита?

Меня не покидает идея это систематизировать и сделать общим "продуктом" сообщества.

Всех с началом трудовой недели✊, получила
#вопросотучастника, который предлагаю обсудить.

"Добрый вечер, Екатерина!
Был ли у вас или коллег опыт одновременной работы аудитора с другой деятельностью вне компании?
По международным стандартам вроде не запрещено совмещать работу, например, с преподаванием, главное, чтобы не влияло на независимость в компании, где работаешь аудитором.
Но фактически могут ли аудиторы в РК из финансовой сферы легально работать в иное от работы аудитором время, например, в оплачиваемом консалтинге в другой сфере (не связанной с аудитом)?
С ролью вн.аудитора и независимостью внутри компании все понятно, но если выходить за рамки компании, есть ли ограничения? Буду благодарна за мнение 🙌
*Важно отметить, что деятельность вне компании носит оплачиваемый характер, то есть это не волотерство, а по сути вторая работа, но не аудитором".

Если вы или ваши коллеги имели такой опыт, поделитесь, пожалуйста, были ли какие-то подводные камни?

Друзья, замечали за кем-то из своих знакомых или коллег⬇️

Самые обычные простые вопросы вызывают бурную, долгую активность, дискуссию. Например, у аудиторов это придание огромной значимости далеко не самым рисковым несоответствиям.

Если этим же коллегам поручается какой-то мега сложный вопрос, их не видно и не слышно. Замечаний немного или вовсе нет, вопросы закрываются быстро и редко требуют доп.выяснений.

Знакомьтесь, это правило или феномен под названием "закон тривиальности". Его ещё называют "эффект велосипедного сарая".

Получается, люди склонны дольше и ярче обсуждать, рассматривать какие-то обычные вопросы. А тому, что выше по сложности будет уделяться меньше времени.

Наглядно может быть в кредитовании или рассмотрении вопроса закупок. Зачастую вопрос меньшей суммы будет мусолиться, вызывать активное обсуждение всех участников.

И, напротив, сумма, выше в разы не вызовет столько ажиотажа и скорее всего, решение будет принято быстрее.

Какие выводы мы можем сделать для себя и как использовать? Держать фокус на приоритетах, вопросам повышенной сложности - повышенное внимание.

И не попадайтесь в ловушку тривиальности, хорошего вечера пятницы!👋
#ловушки_мышления

Часто задаваемые вопросы

Помните, когда обсуждали возможные проекты в СВА, писала про проект по созданию базы знаний / внутреннего каталога?

Начала заняться им вплотную, ваяю структуру, думаю над тем как, когда и чем наполнять, какие метки там будут и т.д.

Одним из разделов хочу сделать ответы на типовые вопросы, которые часто встречаются.
Те самые FAQ: frequency asked questions (часто задаваемые вопросы), которые встречаются на сайтах, в приложениях.

Планирую именно то, что нужно действительно часто, в т.ч. рядовые повседневные вопросы. На какие-то из них будет описание - что делать (типа коротких статей-инструкций), по каким-то ссылочки дадим, куда смотреть, где есть примеры, материалы.

Например,
Из серии "что делать, если":
❓не отвечают на запросы;
❓отказывают в информации/данных;
❓тебе нагрубили на проверке;
❓ты не знаешь, с чего начать;
❓ты не успеваешь, и т.д.

Или из серии "как":
❓решить...
❓понять...
❓писать рекомендации..
❓правильно определить причины.

Поможете дополнить?
Как считаете, стоит включать такой раздел?

У нас сегодня мнения разделились, кто-то считает, что совсем рядовые вопросы не нужны, можно подойти спросить и вообще вроде это все знают.
Но ведь спрашивают, коллектив обновляется, и это ⏳, которое можно потратить на что-то более эффективное.

Договорились пока продумать возможные вопросы, понаблюдать с какими вопросами обращаются и "померить" сколько времени на это уходит.

А у вас есть база знаний в аудите? Если да, какие разделы в ней есть?

📣Новый вебинар от Проектной Ассоциации*:
Бизнес - аналитик: роль для проекта и бизнеса.

Спикер: Елена Артемьева занимается аналитикой более 20 лет, из них более 8 лет – в онлайн-проектах с акцентом на клиентскую и продуктовую аналитику. В настоящее время занимает должность директора аналитики, Data Science и исследований в Работе.ру.
Вопросы вебинара:
• Кто такой бизнес-аналитик и что ожидают от него?
• Какие аналитические компетенции являются ключевыми?
• Как сделать карьеру бизнес-аналитика?
• Как при выборе компании для работы оценить ее уровень аналитической культуры?
• Что бизнес-аналитик может сделать не только для отдельного проекта, но и для бизнеса.

* Все вебинары бесплатные для членов, которое тоже бесплатное. При регистрации на вебинар, сначала попадаете на страничку вступления в Ассоциацию (это просто).

Кому интересно, вот ссылка⬇️
https://projects.management/view-event.html?EventID=W25z05z2022T1900&ReferrerID=63466f201d

В Ассоциации есть и платные активности и много интересных возможностей, рекомендую от души, сама с ними с 2020г.

Размышления о качестве
Друзья, уже писала, что учусь на курсе "Менеджер / внутренний аудитор ISO 9001".
С коллегами из СМК дружим давно и бесповоротно, частенько обсуждаем какие-то подходы, инструменты, много смежных тем. Особенных инсайтов не ждала, больше хотела систематизировать знания.

Но есть то, что оказалось для меня прям новым.
Я про понимания "качества".
Во главе стандарта - ориентация на потребителя, его ожидания.

Естественно, тут есть место и рискам, и процессам, и требованиям. Но, очень большая часть этой истории именно про потребителя.

Что в этом меня удивило?

Как банковский аудитор с "кредитным прошлым" примерила ожидания потребителей на банковские кредиты. С учетом рисков, конечно)

Пусть немного утрированно, но много клиентов от банков ждут:
- низких процентов, а лучше рассрочку с нулевой ставкой;
- чтоб одобряли кредиты не глядя на доходы и долги, а лучше вообще без всяких проверок и документов;
- по МСБ чтоб не надо было целевое использование подтверждать, фин.отчетностью подтверждать кредитоспособность.

То есть, если банки будут удовлетворять подобные ожидания, то для аудитора это 😳
А если нет, то у нас проблемы с качеством?

В моём понимании качественные процессы они в большей степени про другое - соответствие требованиям регулятора, банка, стратегии, эффективность, доходность. Качественно - значит надежно, правильно. Например, качественный кредитный портфель - это без просрочек)).

Насчет потребителей для меня - это про скорость, удобные каналы продаж, сервис.
Но это точно не про все и не про любые ожидания потребителей. И вся клиентская сторона в моей картине мира входит в бизнес-аспект, а качество в той же картине это неотъемлемо, но параллельно.

Как думаете, это проф.деформация у меня уже - перекосы в сторону правил и контролей? 🤔

Будет интересно узнать, как вы на это смотрите. В инстаграм на опрос про ассоциации с качеством коллеги отвечали:
- отсутствие недостатков;
- соответствие ожиданиям потребителя;
- это именно то и так, как нужно клиенту;
- оправдывание ожиданий;
- соответствие;
- оценка продукта или услуги
- совершенство и совершенствование;
- соответствие критериям;
- совпадение реальности с ожиданием, и т.д.
То есть, основная часть "в теме".

А пока вы призадумались, я отмечаю новые мысли и идеи и готовлюсь сдать экзамен🤞

Проверяешь крутые направления - круто проверишь

Вчера были на встрече по новой проверке - аудит системы, которая используется для создания голосовых роботов.

Поймала себя на мыслях:
1. У них уже отличные достижения и планы 🔥
2. Немного озадачилась, где мы, а где роботы))), сможем ли мы дать ценность по итогам, какую?🤔
3. Пообщались, посмотрели кусочек работы. Появились мысли, идеи. У них - своя экспертиза,но и нам тоже будет что предложить, даже в этом технологичном направлении.

Но есть и ещё одна мысль: чем круче, технологичнее, "стратегичнее" вопрос проверки, тем ты сам подтягиваешься и открываешь для себя какие-то новые уровни компетенций.
Согласны?

Будет отлично, если поделитесь своим опытом таких "развивающих" проверок. Было?

И ещё один момент по направлениям аудита.

Знаю, что среди нас есть аудиторы, которые поменяли кардинально сферу компании и не очень уверенно себя чувствуют пока или только думают над этим. Но сомневаются.

Помните, цитату: не нужно быть клоуном, чтобы суметь работать аудитором в цирке)).

Мне нравится мысль, что если есть прочная база как должны работать эффективные процессы, системы, насмотренность на риски, если взгляд не зашорен на чём-то одном, то можно пробовать себя в роли аудитора в разных сферах.

Я как-то сталкивалась в инстаграм с мнением, что невозможно провести проверку незнакомой сферы. Один из постов был на вопрос-вызов коллеги про стройку, а второй - сборник общих идей, вдруг кому будет полезно⬇️

https://www.instagram.com/p/CLVb82IHUW3/?igshid=YmMyMTA2M2Y=


https://www.instagram.com/p/CAMTWIClrN4/?igshid=YmMyMTA2M2Y=

Это посты 2020-2021г.г., сейчас точно имеет смысл обновить, буду рада вашим лайфхакам, свежим идеям.

📢📢📢 Отличные новости для любителей поучиться!
https://t.iss.one/onlinespbu/42

Очень простой и понятный алгоритм, который прекрасно может быть использован и вн.аудиторами для поиска идей по улучшению
https://www.instagram.com/p/CeSrOckoxtH/?igshid=MDJmNzVkMjY=

Немного саркастично со стороны может показаться.
Но я так, конечно, не всем пишу), а только тем, с кем "пуд соли съели", да и себя удобно проверять по таким вопросам - то ли хотела отразить, что в итоге вышло?🤔