КАК УПРАВЛЯТЬ СЛОЖНЫМ?

Что подразумеваю под сложным в рамках поста:
📌сложные задачи (большой объем, специфика вопроса, сжатые сроки, нехватка ресурсов или компетенций), которые не знаешь как или не хочешь выполнять
📌сложные люди (команда, свой руководитель, стейкхолдеры, менеджмент, просто люди, не согласные с твоим видением, внешние проверяющие);
📌сложные встречи: когда приходят сложные люди пообсуждать сложные задачи😄.

РЕШЕНИЕ: БУДЬ ГОТОВ
1. Подумай, какие сложности прилетели к тебе с этой задачей? И проработай каждый пункт по принципу реестра рисков.

Сложная задача:
▪️собери > информации об этом процессе (не игнорируй внешние источники и соцсети)
▪️забюджетируй больше времени на погружение (идеально - по предстоящим специфическим аудитам сразу предусмотреть обучение совместив план работ с планом обучения);
▪️обрати внимание на состав и распределение ресурсов;
▪️сформулируй качественно вопросы для обсуждения с ответственными и членами команды;
▪️научись выделять важное, чтоб не утонуть в потоке информации,
▪️получай мнение экспертов, изучай предыдущий опыт, общайся с коллегами по цеху;
▪️делай промежуточные срезы;
▪️проводи мозговые штурмы с командой.

Сложные люди и встречи с ними:
▪️назначай встречи в комфортной обстановке;
▪️зови с собой шефа/авторитетного эксперта (уровень сил должен быть равный);
▪️получи их мнение заранее и отработай нюансы, приготовь аргументы и подтверждение (имей под рукой первоисточники или ссылку на них);
▪️проси заранее повестку и материалы выступающего и смотри предыдущий пункт);
▪️не отправляй одних на встречу "с акулами" коллег без опыта, поддерживай, если они теряются;
▪️по острым вопросам, в которых не уверен не давай ответ сразу, запроси время свериться с источниками/обсудить с шефом и т.п.;
▪️развивай людей, репетируйте серьёзные выступления, обсуждайте "проколы" и делайте выводы вместе;
▪️собирайте базу знаний, стандартизируйте подходы.

Дополнение и описание потенциальных сложностей и побед над ними активно приветствуется))) Что у вас сложного?
https://www.instagram.com/p/CT4kQZBM-2q/?utm_medium=share_sheet

​Еженедельный обзор мероприятий по управлению проектами и продуктами 20 – 26 сентября.

🔹 20 сентября, в 19.00. Онлайн, бесплатно.
Лекция: «Как не похоронить вверенный вам IT-продукт».
🔹 20 сентября, в 20.00. Онлайн, бесплатно.
Урок: «Паттерны аутентификации и авторизации».
🔹 20-22 сентября, в 19.00. Онлайн, бесплатно.
Интенсив: «Основы product-менеджмента за 3 дня».
🔹 22 сентября, в 19.00. Онлайн, бесплатно.
Лекция: «Строительные проекты: процессы и инструменты».
🔹 22 сентября, в 19.00. Онлайн, бесплатно.
Лекция: «Как оценить онлайн-репутацию своей компании и минимизировать потери от негативных отзывов».
🔹 23 сентября, в 19.00. Онлайн, платно.
Курс: «Стратегический рекрутмент».
🔹 22-23 сентября, в 17.00. Онлайн, бесплатно.
Конференция: «Essential Skills, Competencies and People Engineering».
🔹 22-25 сентября, в 14.00. Онлайн, платно.
Курс: «Power BI: Создание решения для бизнеса».
🔹 23 сентября, в 13.00. Онлайн, бесплатно.
Курс: «Demo day курса «Project Manager. Advanced».
🔹 23 сентября, в 18.00. Онлайн, бесплатно.
Вебинар: «Финансовая грамотность менеджера продуктов: как устроен отчет о прибылях и убытках».
🔹 23 сентября, в 19.00. Онлайн, бесплатно.
Вебинар: «Scrum Webinar».
🔹 23 сентября, в 19.00. Онлайн, бесплатно.
Лекция: «Визуализируй, контролируй, управляй IT-проектом».
🔹 23 сентября, в 20.00. Онлайн, бесплатно.
Урок: «Принципы организации микросервисов. Типы взаимодействий».
🔹 25 сентября, в 10.00. Офлайн, бесплатно.
Митап: «Yandex Self-Driving Meetup '21».

#events

Репосты приветствуются 😇

Простая практика для изменений: всё начинается с измерения и мониторинга.

Из книги @beloveshkin "Воля к жизни. Как использовать ресурсы здоровья по максимуму" узнала, что по этому поводу в физике есть даже особая теория.

Эффект наблюдателя - это теория, которая уверяет - простое наблюдение явления неизбежно изменяет его. 

ПРОСТЫЕ ПРИМЕРЫ:
Хотите больше двигаться, начинаете следить за шагомером - с каждым днем ходить будете больше.

Снизить вес? Начинайте его замерять регулярно.

Чтоб машина дольше прослужила - проверяйте масло, делайте регулярные чек-апы критичных функций.

Сами хотите жить дольше молодыми и здоровыми? Пройдите диагностику, отслеживайте важные значения по организму.

Замечали? Наверняка и у вас есть масса примеров, когда фокус на какие-то показатели.

Думаю, что система трекеров тоже использует этот же эффект (плюс визуализация).

КАК ПРИМЕНИТЬ В КОМПАНИИ?
📌Определите метрики, которые влияют на достижение целей или которые обеспечивают контроли.
📌Регулярно проводите мониторинг показателей по ним.
По идее - это всё👍. Думаю, что эффект достигается естественным путем - хочется видеть все более лучшие результаты и начинаешь что-то для этого внедрять.
Отличный пример в компаниях - те самые модные #дашборды.

И наоборот - перестаньте отслеживать и пойдет обратная динамика.

А вы замечали на себе или в работе этот эффект? Поделитесь, с какими показателями точно сработало, а с чем не очень (если было).

Всем хороших результатов и не забывать замерять важное!
https://www.instagram.com/p/CUENdwTKBlU/?utm_medium=share_sheet

Классный пост в продолжение темы измерений⬇️

«Последняя миля»

Одно из первых упражнений, которое я даю своим менти — выгрузить все проекты на доску. Они выгружают и берутся за голову. Ведь столько всего. До старости не переделаешь.

Дальше мы сортируем все по разным кучкам. Самая нелюбимая и в тоже время самая ценная кучка — список того, что почти сделано, но нужно совсем чуть-чуть поработать, чтобы поставить галочку «сделано». Я называю этот список «последней милей».

Этот термин я подсмотрела у логистики, когда запускала интернет-магазин в МИФе и погружалась в эту тему. Тогда от логиста узнала, что стоимость последней мили — это примерно половина стоимости на всю логистику товара от склада до конечного покупателя. И главная задача — придумать, как последнюю милю удешевлять.

Я подумала, что с задачами точно та же ситуация. Вот мы делаем-делаем задачу, например, месяц. Она готова на 80%. И что-то случается — меняются приоритеты, добавляются новые задачи, мы забываем об этой задаче, прокрастинируем или что-то еще. И задача зависает еще на месяц.

Потом неделю вспоминаем, на чем остановились, что-то уже потеряло актуальность, а что-то уже не восстановить. Приходится еще тратить 2-3 недели на доделки-переделки. Я не шучу, очень частая история.

Давайте на цифрах. Представьте, что неделя вашей работы стоит 20К рублей. Для простоты, решим, что вы 5 недель будете заниматься только этой задачей. Значит ее стоимость — 100К руб.

Вы делаете задачу 4 недели, а потом она застревает. Сначала ваша компания тратит задачу 80К (пока вы месяц делали), а потом еще 60К на доделки-переделки. Итого 140К, вместо 100К. И это мы простой еще не учли.

Поэтому наша задача — постоянно находить задачи, которым нужна последняя миля и побыстрее закрывать. Во-первых, мы сокращаем их стоимость для бизнеса. Во-вторых — это позволяет чаще ставить галочки «сделано» и вырабатывать гормоны счастья.

Вы можете сказать, что в это время занимались чем-то другим важным и полезным. Но я вам могу ответить — да, это так. Но сделанная задача могла бы уже приносить свою пользу. А еще есть история с платой на переключения, которые я не посчитала, а их стоимость очень высока.

«А что делать, если мне приносят новые задачи? И это все от одного заказчика». Дело в том, что вы соглашаетесь на эти задачи, потому что сами не владеете картинкой, что у вас с задачами. Но если вы выгрузите и будете знать, что у вас в какой кучке — сможете показать своему заказчику взаимосвязи и тогда он будет понимать цену решения.

#управление_проектами, #принципы_работы

Друзья, у нас начинается интересный проект, обязательно потом поделюсь итогами (🤫), а пока буду рада вашей помощи.

Ищу любые ссылки, источники, исследования, связанные со стартапами (идеально, если РФ, СНГ). Вдруг у вас есть что-то интересное, вы сильно меня выручите.

Но это не всё, хочется пообсуждать с вами тему стартапов. Важен не какой-то правильный ответ, а ваше мнение.

🚀 Что для вас стартап? Что делает проект стартапом?
🚀 Если б вам предложили поучаствовать в стартапе, что это был бы за проект (пара направлений)? Если уже участвовали - будет круто, если поделитесь опытом!
🚀 Как считаете, что делает стартап успешным, а что наоброт может его загубить?
🚀 Какой опыт или навыки нужны стартаперу?
🚀 Что нужно контролировать в стартапах и есть ли вообще там место контролям?

Пусть сегодня будет не #аудит, а бизнес-разминка для 🧠, поучаствуете?
https://www.instagram.com/p/CUNQfDqsCOz/?utm_medium=share_sheet

КНИЖНЫЙ КЛУБ: ДЖЕДАЙСКИЕ ТЕХНИКИ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ
Сегодня в 19:00 МСК пройдет встреча Книжного Клуба Проектной Ассоциации. Успейте зарегистрироваться и принять участие!
https://projects.management/view-event.html?EventID=WB28z09z2021T1900#Morning=1

СДЕЛАЙ ЭТО ПО ПРИНЦИПУ KISS...
Что вы на это скажете, если услышите в свой адрес?
👄 что за kiss на работе?😡😲
👄 надо так надо, иди сюда😘😁
👄 да, отлично, попробую!

Ииии, третий ответ самый-самый!

KISS это акроним (аббревиатура) от
Keep It Simple, Stupid (делай это проще, тупица).

Этот принцип проектирования был принят в ВМС США в 1960г.

Основной тезис:
📌большинство систем работает лучше всего, если они проще, поэтому в области проектирования простота - одна из ключевых целей. Избегайте ненужных сложностей.

ЧТО МОЖНО УПРОСТИТЬ УЖЕ СЕГОДНЯ?
Убедитесь, что члены вашей команды:
✅используют в работе самые простые методы (иногда простое условное форматирование творит чудеса);
✅не делают ненужной работы;
✅имеют необходимые доступы к системам, отчетам, документам;
✅имеют разработанные шаблоны, опросники по самым критичным/сложным вопросам;
✅ставите задачу - спросите как человек её будет выполнять, результат может быть один, а пути разные;
✅проверьте отстающих - может они "застряли" на сложном, где все можно сделать проще?
✅определить процессы/участки работы, где нужно поискать более легкие пути (конец года - отличное время для оптимизации сложных процессов или процедур). Подскажу - можно начать с формирования выборки и анализа отчетов.
✅ваши варианты....?

☝️Кстати, бывает решение настолько простое, что кажется с ним что-то не то. Не отказывайтесь, потестируйте на небольшом объеме.

Как вам принцип kiss, слышали? Если знаете какие-то интересные акронимы, поделитесь в комментариях.
https://www.instagram.com/p/CUbd4gBo2YQ/?utm_medium=share_sheet

Исследования показывают, что обычный человек принимает около 2 тыс. решений каждый час бодрствования. Многие из них необходимо тщательно обдумать, так как они имеют серьезные последствия. Умение постоянно принимать правильные решения — вероятно, наиболее важная привычка, которую можно выработать, особенно если речь идет о работе. Когда вам необходимо принять важное решение, остерегайтесь следующих факторов.

✔️Усталость от принятия решений. Наши способности к выполнению умственных задач и принятию решений ухудшаются при регулярном повторении. Одно из наиболее известных исследований на эту тему продемонстрировало, что у заключенных выше шанс получить условно-досрочное освобождение, если их дело рассматривается в середине дня. Чтобы противостоять усталости от принятия решений, выбирайте наиболее важные и по возможности распределяйте время так, чтобы принимать их, когда ваша энергия находится на максимально высоком уровне.

✔️Постоянное присутствие отвлекающих факторов. По оценкам исследователей, сегодня наш мозг обрабатывает в пять раз больше информации, чем в 1986 году. Следовательно, многие из нас с трудом могут сосредоточиться. В течение дня нужно находить время, чтобы отключиться от электронной почты, социальных медиа, новостей и прочих инструментов борьбы за наше внимание в информационный век.

✔️Нехватка мнений. В Школе Келлога недавно выяснили, что на типичном совещании на трех человек в среднем приходится 70% всех высказываний. Как говорит в своей книге «Quiet» Сюзан Кейн, многие интроверты предпочитают молчать на собраниях, пока точно не поймут, что хотят сказать. Однако этим участникам команд часто приходят в голову лучшие идеи, ведь они много думают. Чтобы скорректировать это отклонение, разошлите повестку собрания за 24 часа, чтобы каждый мог обдумать, что хочет сказать, и развивайте культуру проведения встреч, позволяющую людям высказать свои идеи после их окончания.

✔️Многозадачность. Сегодня в мире осталось не так много работы, не требующей многозадачности хоть в какой-то мере. Такова реальность, однако исследования ясно показывают, что производительность, включая эффективность принятия решений, снижается на 40%, когда мы уделяем внимание двум когнитивным задачам одновременно. Когда вам необходимо принять важные решения, выделите и посвятите несколько интервалов времени в течение дня, чтобы полностью сосредоточиться на текущей задаче.

✔️Эмоции. Эмоции играют значимую роль в нашей жизни, но в моменты, когда мы находимся на пике гнева или счастья, они могут мешать принимать верные решения. Решив высказаться или послать письмо по электронной почте в гневе, вы только усугубите сложную ситуацию, так как не сможете подобрать нужных слов. Не поддавайтесь искушению ответить людям или принять решение, находясь на взводе. Попробуйте встать из-за компьютера или отложить телефон и вернуться к задаче, когда сможете думать о ней более ясно и спокойно.

✔️Аналитический паралич. Чем больше информации нам приходится учитывать, тем дольше занимает у нас принятие решения. Конечно, процесс принятия решения должен быть тщательным, однако лучший способ принимать разумные решения, как правило, заключается не в том, чтобы потратить на него больше времени или изучить больше информации. Лучше рассмотреть актуальную информацию, установить дедлайн для принятия решения и не нарушать его.

📍Материал подготовлен на основе статьи Майка Эрвина в HBR Россия «Шесть причин неудачных решений». Другие материалы о стратегии, управлении и принятии решений вы всегда можете найти на нашем сайте.

Всегда нахожу в таких статьях ⬆️ какие-то интересные идеи, вроде как неочевидные, на первый взгляд.

ПРОЕКТ ИЛИ ЗАДАЧА "АРБУЗ"

Друзья, услышала одно интересное определение "проект-арбуз":
🍉 снаружи он зеленый ("безопасный" в плане рисков);
🍉на самом деле все красным-красно.

Мне кажется классное определение, которым стоит поделиться с командой. Как его можно использовать?

✅проверьте свои задачи, проекты на "арбузный" тест. Может что-то внутри уже краснеет (сроки, содержание, объёмы, коммуникации)?
❗Срочно принимайте меры - как бы с виду не было всё зелено и чудесно, каждый арбуз когда-нибудь разрежут.

✅для аудиторов: хорошо этот пример иметь перед глазами в проверках.

Как много бывает проектов/решений/задач, по которым сроки пока не наступили.
Но! Если чуть "надрезать", то уже краснеет.

Это просто заметить, если есть промежуточные сроки/метрики по видам работ.
Если не были установлены метрики, не расписаны этапы (привет, контроль) - помогает умение задавать правильные вопросы и развивать критическое мышление.

👆Практика показывает: каждый владелец арбуза может долго растить "красное" под толстой зелёной кожурой. В условиях слабой контрольной среды можно и арбузное поле вырастить)).

Как вам термин? Сталкивались с такими задачами-проектами🍉? Всегда ли их можно разглядеть среди порядочных фруктов?🤔 На что рекомендуете обращать внимание, есть свои приёмы?
https://www.instagram.com/p/CU1-pVSsLBk/?utm_medium=share_sheet

Друзья, после эфира с Леной @elena.bobkova.usa и её историй о различиях в подходах аудиторов не могу не предложить Вам..."гостевой аудит".

Мы не будем игнорировать карантинные меры, пойдем онлайн😉.

Представьте, что вы отправились "в гости" к своему коллеге-аудитору. И не с конфетами и букетом, а с проверкой.

Сроки сжаты, можно задать 3-5 вопросов и запросить к ним документы.
Цель: по ним вам нужно оценить работу коллеги или даже в целом работу подразделения внутреннего аудита.

❓Что это были бы за вопросы и документы?
❓На какие моменты в этих документах вы бы обращали внимание? (что станет "базой" для выводов).

Вдруг есть желающие не задать, а получить такие вопросы, чтоб взглянуть на свою работу со стороны, тоже пишите, и к вам придём, зададим😁.
https://www.instagram.com/p/CU-gCe8M08H/?utm_medium=share_sheet

⭐⭐⭐⭐⭐Мои 5 вопросов "в гостях":
1️⃣План за последние 2 года (сделала бы шаблон*) и сама методика планирования:
- по какому принципу включались проверки;
- включены ли ключевые/стратегические/самые рисковые виды деятельности;
- как считались ресурсы, какие виды деятельности/поглотители ресурсов кроме самих проверок закладываются;
- были ли отклонения по срокам/содержанию от планов, причина?
- естественно, когда и кем утвержден План, какие факторы при его составлении учитывались, с кем он обсуждается/согласовывается;
- есть ли выделенные ИТ проверки? Если нет, то почему?
*по поводу шаблона: я б направила таблицу к Планам и в столбцах бы заложила необходимые мне данные.
Например, аудиторский рейтинг, фамилию руководителя проверки, количественный состав.

Для чего? ➡️ переходим к п.2.

2️⃣На основе п.1 делаем выборку отчетов, программ и рабочих материалов к ним.
Этот пункт заслуживает отдельного поста - что и как смотреть.
Важно выбрать аудиты (сложнее, с большим составом участников, с "худшим"рейтингом и значимым направлением), которые будут показательны и помогут сделать объективные выводы.

3️⃣Запрос по кадрам, в т.ч. попросила бы по уволенным. Смотрим уровень компетенций, текучесть, предыдущий опыт, сопоставляем с занимаемой должностью.

4️⃣Сведения о пройденном обучении. Анализ:
- какой охват (может одни и те же обучаются);
- какие темы, как они соотносятся с Планом работ/стратегией компании;
- есть ли выделенный бюджет;
- есть ли планы развития и обучения персонала, про что они.

5️⃣Методики, инструкции, программы. На этом этапе важно оценить:
- документы - "рабочие" или формальные;
- соблюдают ли их аудиторы, насколько они актуальны;
- содержат ли они конкретные инструкции, подходы, инструменты?
- все ли важные этапы процесса аудита они закрывают?
- какие методы используют аудиторы в своей работе?
- есть ли разработанные памятки, шаблоны, типовые формы, которые помогают оптимизировать и стандартизировать аудит?

Можно задать еще массу вопросов, но основные выводы будут сделаны о работе Службы именно по этим направлениям*.

*проверка на соответствие стандартам проводится немного по-другому, но все вышеперечисленное у Вас также запросят.

Друзья-аудиторы и коллеги из смежных сфер, я к вам с просьбой!

Начала работать над книгой, очень важно ваше мнение.
Будет возможность, пройдите, пожалуйста, небольшой опрос.

https://forms.gle/WrVnuGqX5rZp4zs79

Быть в курсе основых показателей и планов Компании - хорошая практика для аудитора.

Но ещё лучше:
- определиться, какие именно показатели для вас критичны и при каких значениях нужно начинать бить тревогу (заходить во внеплановые проверки, доводить до руководства, получать комментарии),
- организовать их постоянный мониторинг (выгрузка или просмотр отчетов, данных в системах и т.д.).

Это не обязательно red flags (но можно использовать и для этих целей), а скорее сигналы раннего реагирования, которые могут нам говорить о приближающихся проблемах для Компании, например:
- падение финансовых показателей;
- повышение риск-метрик;
- потеря доли рынка;
- неадекватные отклонения в структуре продаж или проблемы с продуктовой линейкой;
- снижение динамики в регионах;
- рост определенной категории расходов;
- ухудшение сервиса для клиентов и т.д.

Отлично, когда в подразделении аудита есть выделенные специализации. Тогда каждый может анализировать состояние на своём участке. Тот самый непрерывный аудит.

Много лет назад я отвечала за аудит кредитов МСБ, и для себя после закрытия месяца анализировала изменения в портфеле. Так удалось на ранних этапах заметить по одному из регионов резкий рост объемов продукта с повышенным риском с тенденцией к ухудшению качества портфеля.

В итоге мои опасения подтвердились, чуть позже мы выявили мошенническую схему, при которой были использованы уязвимости продукта.
*Дело 2008г., этого банка уже нет, поэтому эта история не нарушает этических норм и требований конфиденциальности.

Что отслеживать - зависит от риск-профиля, финансового состояния и поставленных задач перед СВА.

Если у вас пока нет системной работы в этом направлении, самое время начать!

Для "продвинутого" уровня - 4й квартал - отличный период, чтоб актуализировать метрики. Может что-то уже неактуально, а нужное наоборот не охвачено вашим вниманием?

А как у вас? Есть постоянные показатели "на контроле" или скорее анализируете их уже на проверках?

🤔Как считаете, по вашей сфере, какие метрики должен регулярно анализировать аудит? Или не должен?
Лучше мониторить доходы или расходы? Почему так думаете?
https://www.instagram.com/p/CVO-IuMqNIz/?utm_medium=share_sheet

Коллеги, дополнение к вакансии ⬆️: всё, кроме sox

Может ли бухгалтер перейти во внутренний аудит?

Здравствуйте! Мне так интересно читать про аудит, я действующий бухгалтер, хочу перейти в аудит. Такое возможно?) Или курсы повышения квалификации нужно пройти?

Пока я пишу пост-ответ потенциальной коллеге, интересно, что Вы об этом думаете.