📢НОВАЯ РУБРИКА - НОВОЕ СЛОВО

Друзья, спасибо за голосование, новой рубрике быть!

ЧТО БУДЕТ:
🗒Обсуждение значений интересных слов/ выражений и как их уместно/эффективно использовать в своей работе.

Для кого-то они уже вошли в повседневный оборот, а кто-то только краем уха слышал или догадывается из контекста.

Первой жертвой моего внимания будет слово "айсбрейкер".

Многие сталкивались с этим инструментом на вебинарах, встречах, тим-билдингах, но не все знают, что это "оно".

Айсбрейкер:
- разбивает "лёд" в общении, например с незнакомыми людьми или сотрудниками разного статуса,
- помогает сформировать первое впечатление об участниках,
- повышает вовлеченность участников (особенно актуально в онлайн)
- настраивает на командную работу.

Часто для этого приема используются вопросы, игровые практики.

Выбрала несколько примеров-вопросов:
1. Какие 3 слова характеризуют Вас лучше всего?
2.Если б Вы могли изменить что-то в своей компании, что бы это было? (это лучше не задавать если участники коллеги😉, а то мало ли).
3.Если б Вы могли получить любой навык прямо сейчас, что это было бы?
4. Какой Вы сегодня фрукт?🍎🍐🍓 / растение 🥦🌿🌵🌴🥀? (для считывания настроя).

Кому интересно - очень рекомендую почитать на эту тему и подобрать свой арсенал ледоколов. Есть варианты с использованием визуализации, программ-опросов, вариантов море как для личного, так и для делового общения.

Закрепим? Какой Вы сегодня фрукт? 😉

Как Вам такой термин - знали/используете/а может на кого-то не действует?
Буду рада Вашим отзывам и словам "на разбор" для новой рубрики.
https://www.instagram.com/p/CLotH7aHCUC/?igshid=5ew1d72y49ti

📢АНОНС ЭФИРА
Друзья, буду рада видеть Вас в субботу 27 февраля в 12.00 (Мск) на мега мотивирующем прямом эфире: "5 инструментов личной эффективности для достижения целей"

Гость эфира - Болдырева Алина @engineering__marketing поделится своими подходами, которые позволяют ей добиваться высоких результатов:
✅директор департамента
маркетинга инжиниринговой компании «Финвал»
✅разработала и вывела на российский рынок первую аксиальную систему трубопроводов
✅член Гильдии маркетологов - цех «промышленный маркетинг».
✅автор экспертного блога о промышленном маркетинге
✅победитель программы «Женщина Лидер» проект Россия - страна возможностей
✅полуфиналист Всероссийского конкурса «Лидеры России» 2019-2020.
✅интеллектуальный волонтер (последний пост Алины именно об этом - 🔥)
✅куратор нескольких социальных проектов и ещё много всего интересного и важного.

Такой эфир пропустить нельзя, придёте или в записи посмотрите? 😉

У Вас есть время познакомиться с блогом Алины @engineering__marketing и написать в комментариях свои вопросы к эфиру.
https://www.instagram.com/p/CLq0Ed2HmkP/?igshid=147li17jwkd2y

ПРОВЕРКИ - ЭТО ПРОЕКТЫ?

Друзья, продолжаю рассматривать аудиторские проверки как проекты. Очень увлекает) помогает видеть "новое" в уже знакомом.

Вчера на интенсиве с Ириной @pmskills.ru обсуждали критерии поставки и критерии успеха проекта.

Критерии поставки - это последнее действие, которое означает завершение проекта (например, получение финального документа, подписание акта приемки).

А критерии успеха - это показатели, которые подтверждают, что цель проекта достигнута, ожидаемый эффект получен.

Переведём на "аудиторский":
📌 критерий поставки - представление результатов проверки менеджменту;
📌 критерии успеха:
✅ всё завершено в срок;
✅ выводы аудита подтверждены документами, цифрами
✅ рекомендации аудита позволяют не только устранить недостатки, но и исключить их повторение в будущем.

❗Это важно: сам факт окончания проверки не означает её успешного завершения.

❗Предлагаю пойти дальше и зафиксировать критерии успешности для ВСЕХ приоритетных задач/целей как в профессиональной, так и в личной сфере.
Очень трудно пропустить достижение цели, если ты знаешь, как она выглядит)

ПУТЬ К УСПЕХУ: С ЧЕГО НАЧАТЬ АУДИТОРАМ?
📌определите критерии успеха для формирования программ аудита и отчетов, а не только для проверки в целом
📌сверьтесь, насколько Вы им соответствуете. Не на 💯? - теперь Вы знаете, что можно улучшить!


✍Предложения и дополнения активно принимаются.

❓А какой главный критерий успеха Вашей работы?

КНИЖНЫЙ КЛУБ НА СЛЕДУЮЩЕЙ НЕДЕЛЕ
Книжному клубу скоро год, и в ходе наших встреч мы часто слышим вопросы о том, где взять время и как получить вдохновение на чтение, как правильно читать книги, чтобы от этого была польза, как читать быстро и много и т.д. Один из наших участников готов поделиться своими секретами: Анна Колесникова, читает около 120 книг в год, применяет на практике знания, полученные из книг, и совмещает это с предпринимательством, менторством, преподаванием, обучением, волонтерством, руководством направлением вебинаров в Проектной Ассоциации и много чем другим. Хотите узнать её секреты? Приходите на встречу!
https://projects.management/view-event.html?EventID=WB02z03z2021T1900#Thursday=1

Анна - классный спикер, очень рекомендую!
https://projects.management/rd.asp?AssetID=WB02z03z2021T1900&ReferrerID=63466f201d

Наш эфир: "5 инструментов личной эффективности для достижения целей" можно посмотреть по ссылке: https://www.instagram.com/tv/CLypMO9nh_t/?igshid=1tnt8e4ax68qh

🎁Смотрите эфир, поучаствуйте в конкурсе и выигрывайте в подарок от эксперта ежедневник для достижения целей!

Немного о видах проверок внутреннего аудита, их плюсах и минусах.

https://www.instagram.com/p/CL-xhrlHjLR/?igshid=lyhk3xxgvqos

Аудит процесса: управление поставщиками в ИТ
Аудит закупок - тема привычная, а как провести проверку процесса управления поставщиками в ИТ?

Делюсь основными тезисами, которые, на мой взгляд, важно не упустить:
👩‍💻предусмотрены ли в договорах резервные поставки по критичным системам? Если нет - как обеспечивается процесс непрерывности?

👩‍💻как выстроен процесс взаимодействия с поставщиками, какие подразделения вовлечены? (анализируем риски/уязвимости, эффективность процессов);

👩‍💻анализ условий договоров на поддержку и стоимости, с учетом фактической частоты обращения за тех поддержкой и уровня рисков. Может компания раз в год обратилась за вопросом, который, в итоге и решила собственными силами🤔, а платит ежемесячно...

👩‍💻значимый блок работ рекомендую посвятить вопросу SLA;

📌Service Level Agreement или SLA (соглашение об уровне сервиса). Это мини-договор, который устанавливает параметры качества предоставляемых ИТ-услуг.
*В данном контексте речь о внешних SLA, но вну три компании практикуется заключение и внутренних (между IT и бизнесом).
📌с кем заключены, охвачены ли критичные системы?
📌какие параметры включают?
📌кем, каким образом ведется учёт/история устранения инцидентов, в разрешение которых были вовлечены подрядчики с SLA;
📌есть ли связка фактических результатов, сроков решения инцидентов с оплатой?
📌мало иметь SLA, нужно предусмотреть и закрепить последствия на случай несоблюдения и непосредственно процедуры.
Как вариант, снижение стоимости техподдержки - использование этого аргумента в переговорах;

👩‍💻есть ли статистика, отчетность по работе с поставщиками ИТ-услуг? Используется ли она при принятии очередных решений - заключение нового договора/доп.соглашения?
Вызывает вопрос, если поставщик регулярно срывает сроки, но с ним заключаются новые договоры, альтернативные варианты не рассматриваются;

👩‍💻"разложите" расходы* на поставщиков (по каждому или только по критичным) в проверяемом периоде в формате план/факт и в разрезе категорий расходов.
*Полезно провести такой анализ за несколько отчетных периодов, если есть вопросы по эффективности вливаний в ИТ;

👩‍💻что с актами приемки предоставленных услуг? Кто участвует, подтверждает качество и полноту исполнения?
Если заказчик - бизнес, участвует ли представитель от бизнеса?

Про выбор поставщика, лимиты и полномочия, бюджетные процедуры 👈все это применимо и к ИТ закупкам.

Проверяли поставщиков ИТ, что для Вас важно в этом направлении?
Если есть интересные идеи или примеры, которыми можете поделиться - будет круто, мы за обмен опытом.

Оставляйте свои идеи и предложения под постом https://www.instagram.com/p/CMLiutnnUcP/?igshid=5tkjv6hjk4cw

ВЕБИНАР. КАК УПРАВЛЯТЬ ЗНАНИЯМИ, ЧТОБЫ НОВЫЙ ПРОЕКТ СТАЛ ЭФФЕКТИВНЕЕ ПРОШЛОГО.
Сегодня в 19:00 МСК пройдет вебинар Проектной Ассоциации. Успейте зарегистрироваться и принять участие!
https://projects.management/view-event.html?EventID=W10z03z2021T1900#Morning=1

Процессы, которые дурно пахнут.

Проблемы в компаниях не появляются из вакуума и не сразу приобретают статус "проблем". Всегда есть какие-то тревожные звоночки, того, что что-то идёт не так.

Попахивает..чем-то нехорошим. Четких очертаний ещё нет, но где-то уже "подгнивает". Не всегда это прямые нарушения, чаще - неэффективная деятельность, поломанные или не выстроенные процессы, слабая контрольная среда, непродуманные решения, проблемы с персоналом.

Если вовремя не выявить, не среагировать, то компания может дорого за это заплатить.

Аудиторам, рисковикам, да и просто руководителям важно уметь выявлять такие "очаги зловония". Как? У всего есть признаки-индикаторы, нужно просто их распознать.

В рубрике #аудитразминка предлагаю потренироваться: поделиться своими наблюдениями - какие очевидные признаки могут говорить о потенциальных проблемах в будущем или нездоровой среде.

Например:
- перекладывание ответственности между подразделениями/отсутствие владельцев процессов (наглядно на совещаниях);
- частая смена структуры или руководителей (очевидно);
- долгое принятие решений, их неисполнение (легко проверить).

А что Вы добавили бы?
Мне кажется, круто было бы иметь такой реестр. Кому интересно, прошу поучаствовать, внести пару признаков от себя. По итогам сделаем общий свод, который можно далее уже наполнять рекомендациями и адаптировать под свои задачи.

🎁полезный бонус: пост навеян темой вебинара от @pmclub.pro "Ваши процессы попахивают - как понять и что делать".
Рекомендую подписаться на ребят в телеграм. Интересная "живая" подача и приглашенные спикеры, разбор острых тем🔥.

Друзья, крутой пост, многим будет актуально⬇️

Пять причин почему мы совершаем ошибки и как снизить вероятность ошибок от Farnam Street

1/ Мы совершаем глупости и даже не осознаём это. Мы подвержены когнитивным искажениям. Как чинить:
• Знать как проявляются когнитивные искажения и находиться в осознанности и метапозиции по отношению к своим мыслям и действиям, чтобы замечать действия из этих искажений
• Следить за тем, чтобы не принимать решения в истощённом состоянии HALT
• Следить за тем, как принимаются тобой решения если ты находишься под влиянием авторитета
2/ Мы решаем не ту проблему. За нас кто-то её сформулировал и мы далеки от уточнения её. Как чинить:
• Перед тем, как браться за решение, сначала нужно изучить проблему с помощью 5 почему
3/ Мы не обладаем качественной информацией, мы далеки от источника информации, как чинить:
• Найти максимально приближенную к источнику информацию
4/ Мы не способны обучаться из-за того, что не готовы принять боль и не находим время для рефлексии, как чинить:
• Специально выделять время для рефлексии
• Изучать свои решения, ошибки и последствия
• Встречаться со своей болью
5/ Мы не работаем на результат, а лишь греем воздух. Заметить это можно по:
• мы защищаем свои идеи
• мы выбираем то, что можно защитить, а не то, что правильно
• вы бы приняли другое решение, если бы были владельцем компании
• вы ловите себя на том, что говорите «это то, что хотел бы мой руководитель»

🔗 https://fs.blog/2021/03/avoid-bad-decisions/

Когда контроли тормозят бизнес.
Новый кейс по ссылке:
https://www.instagram.com/p/CMdbkBbnQQQ/?igshid=1eweofdkfknoh

Ускоряем процесс согласования
Мой ответ на "ракетный кейс", начало в предыдущем посте.

Как представитель обеих сторон процесса согласования я бы выделила 3 основные проблемы, которые его затягивают:
✍плохое качество документов:
- нет компетенций - не умеют писать, не знают процесс, о котором пишут;
- формальный подход "писателей". Зачем напрягаться, если все равно поправят? Зато запущу и всем буду жаловаться, что документы зависают на согласующих...
- руководители "писателей" не проверяют то, что ушло на согласование;
- или руководители требуют: всё, через них...и документы застревают;
✍ формальный подход согласующих, необоснованные правки, с которыми не согласны "писатели". Зачеркивают чьи-то выстраданные строки и предлагают собственные шедевры...Или вопросы задают такие, что думаешь - и я должен с такими людьми согласовывать свой документ?
✍ проблема в процессах:
- последовательное согласование ("мы смотрим только после всех!");
- раздутый состав согласующих без учета специфики документов (обязательный список участников вне зависимости от вида документа);
- все смотрят ВСЁ - не выделена зона ответственности;
- несколько согласующих от одного подразделения (а потом ещё начальник посмотрит для контроля);
- странное разделение функционала или дублирование (юристы/комплаенс);
- на разработку /согласование ВНД не выделены отдельные ресурсы, кто свободен, тот и пишет/рассматривает. При этом, не каждому это дано;
- обычно для согласующих этот функционал - доп.нагрузка (на юристов обычно огромный объем падает) без мотивации;
- нет требований по срокам или они не учитывают объема/сложности документов;
- не разработаны процедуры ускоренного рассмотрения: когда высокий приоритет и время не ждёт (нет сплоченности ради общего дела или такие задачи не ставились);
- практикуется условное согласование (замечания направлены в рабочем порядке, а замечаний тех на пару часов прочтения);
- при электронном процессе согласования и нарушении сроков нет уведомления руководителю согласующего;
- многоступенчатая система комитетов (после согласования экспертами);
- инициаторы боятся/не хотят выходить на комитеты/правление с замечаниями и там отстаивать свою позицию, поэтому на этапе согласования экспертов документы гоняются туда-сюда.

А если комбинация всего этого чуда, то сроки увеличиваются в разы...

Фух, вроде основное охватила, но что-то могла пропустить.
Основная идея: понять, что болит в конкретной компании и попробовать это изменить.
Помогает:
✅показать статистику и потери времени на разных этапах;
✅инвентаризация, категоризация и приоритетзация) всего зависшего;
✅поддержка руководства и четкий план.

А Вы знаете, что означает термин "итальянская забастовка"?

Это такая "тихая" форма саботажа/протеста: сотрудник работает строго по правилам, но такая работа может сильно ударять по процессам, эффективности компании.

Может встречаться как массовое явление среди работников, но чаще всё же это "самостоятельные выступления" или забастовки в малых группах (например, когда сотрудники не принимают нового начальника отдела). Кто работает в командах - тоже, наверняка, мог столкнуться.

Это такой яркий индикатор "здоровья коллектива", может быть реакцией на проводимые изменения в компании или выражением сопротивления чему-то новому. В таком случае работник хочет оставаться в зоне комфорта, всячески препятствуя новым подходам или решениям.

Подобрала примеры, с которыми Вы, скорее всего, встречались:
- "это не написано в моей должностной инструкции",
- "я не знал как поступить, этого не прописано" (а голову "включить" он не подумал),
- "не могу помочь, рабочий день закончился",
- "пока документ официально не отменён, даже если он уже фактически не актуален, он ещё действует, прошу обеспечить ...",
- "на согласование документов такого объема отводится до 5 рабочих дней, я ничего не нарушаю";
- "читайте инструкции, там все написано",
- "оставьте документы, я должен всё перепроверить, прежде, чем подписать", а проверяется всё оооочень долго, задаётся масса вопросов по каждому пункту, запрашивается доп.подтверждение очевидного, но всё в рамках процесса;
- "не положено, сделать ничего нельзя".

Такой работник не предложит - "а как можно", работает строго с 9 до 18.00, с наслаждением затягивает все виды проверок и согласований, срывает сроки запуска проектов, выпуска продуктов, умело прикрываясь документами или их отсутствием. Задания "подумать и предложить вариант" будут исполняться самым тщательным образом, но в итоге выхлопа не будет (не придумалось).

На фоне высокой конкуренциии и борьбе за клиентов при массовом характере такое поведение работников может сильно пошатнуть работу компании. Бороться с этим непросто, формально человек всё делает в рамках правил и трудового распорядка.

И здесь огромная роль отводится руководителям и HR, процессам оценки и повышения вовлеченности персонала.

Как Вам термин, слышали о нём, встречались с "бастующими"? Интересны ваши мысли и примеры на этот счет.

Как избегать плохих решений?
Понравилась статья: https://fs.blog/2021/03/avoid-bad-decisions/.

Выписала для вас основные тезисы и правила:
📌не принимать решения в нересурном, невовлеченном состоянии или "на бегу";
📌важно правильно определить: ту ли проблему Вы решаете;
📌информация, на основе которой принимается решение должна быть достоверной и достаточной - ищите её у того, кто как можно ближе к источнику;
📌отслеживайте принятые решения, размышляйте, учитесь на своём опыте;
📌люди делают то, что легче или то, что "выглядит лучше", чем то, что правильнее;
📌иногда для принятия хороших решений достаточно избегать плохих!

Вроде всё так просто и правильно, нет никакого секретного секрета, но не всегда или не всеми применяется.