Заявки поданы, заявок больше нет

Итак, мы остановили сбор заявок для гранта «Ваш кусок пирога».

А это значит, что конкурс состоялся. Мы получили несколько десятков заявок и будем изучать их до 20 августа, когда опубликуем шорт-лист конкурса.

На всякий случай подогреем интерес напомним, что ждет победителей:

- Бесплатный доступ к базовому тарифу LemonPie на 6 месяцев;
- Базовое консалтинговое сопровождение;
- Скидка на тарифы сервиса и разовая консультация для тех участников, которые не прошли отбор,
- Отсрочка оплаты в случае победы — для участников, которые уже пользуются LemonPie.

Большое спасибо всем, кто подал заявки, честно и открыто рассказывал о работе своей организации, о проблемах и пробелах ведения управленческого учета. Теперь основная часть работы — за нами.

А вы, наконец, можете отправиться в долгожданный отпуск)

Кстати, мы подумали, раз настроение у всех летнее и отпускное — может быть, поделитесь в комментариях: в каких необычных грантах вы принимали участие? А может быть, у вас есть интересная история про подачу заявки?

4 инструмента, которые сэкономят время для управленческого учета

Все хорошие (иностранные) продукты для работы ушли, и остались не очень удобные (наши). Слышали такое мнение?

Рассказываем про 4 полезных российских инструмента, которые помогут сэкономить время для управленческого учета и сделать сам учет проще.

1️⃣ «ПланФикс». Сервис, в котором можно непосредственно вести учет (тут есть разные формы отчетов), а также ставить задачи, обсуждать процессы, подключать оповещения из соцсетей. Это главный рабочий инструмент для нашей команды.

2️⃣ Unisender. Если много работаете с рассылками донорам и партнерам, Unisender поможет сэкономить время и энергию — и направить их на управленческий учет. Тут удобно создавать и врестать письма по готовым шаблонам, делать чат-ботов, смс-рассылки, даже создавать лендинги. Есть особые тарифы для НКО.

3️⃣ «Планерка». Инструмент, который помогает упорядочить ваше расписание и планировать встречи так, чтобы все успеть. В том числе — заняться управленческим учетом.

4️⃣ «Писец». Нет, мы это не про работу на выходных. А про сервис расшифровки аудио и видео в текст — от команды «Планерки». Мы используем этот сервис и очень довольны.

Интересный факт: разработчики подошли к продукту с юмором и в текстовой расшифровке вашей встречи или конференции участники станут героями произведений про Винни-Пуха. «Кристофер Робин рассказал про кассовый разрыв». Весело же?)

Расскажите в комментариях — какими инструментами и сервисами пользуетесь вы?

Как правильно составить справочники

Очень часто мы сталкиваемся с тем, что новые пользователи, начиная составлять справочники, путают статьи и доноров.

Давайте я попробую объяснить на простом «котлетном» примере.

Первое, что нужно понимать: справочник — это набор категорий (коробок, корзинок, папок).

Мы раскладываем в них что-то, что у нас есть. Названия в справочниках — это не названия конкретных вещей (товаров, услуг), а названия этих самых коробок.

Вот холодильник — это наш справочник статей. Мы там храним всё, что нам нужно для еды, а иногда и не только. В холодильнике у нас может быть несколько отсеков — для овощей и фруктов, для мяса и рыбы, для яиц, для бутылок.

Вот именно это — категории.

А в каждую категорию мы можем положить совсем разные продукты.

Например, в отсек для бутылок поставить молоко, кетчуп и соевый соус.
А в отсек для овощей и фруктов — яблоки, свеклу и даже запихать арбуз.

Теперь перейдем к справочнику доноров. Это тоже справочник из категорий, но из категорий людей и компаний — юридических и физических лиц.

Продолжая аналогию с холодильником, здесь могут быть все, кто потенциально имеет доступ к нему. Например, взрослые члены семьи, дети и грабители.

В категории «взрослые» у нас будут мама, папа, бабушка и старший брат, который уже вырос, но иногда заглядывает поесть маминых котлет. В категории «дети» тоже может быть совсем разный состав.

Каждое движение из холодильника или в него мы можем разложить по нескольким критериям:

➖ в четверг в холодильник поступило мясо от мамы;
➖ в пятницу из него забрал сыр папа;
➖ в пятницу же мама забрала половину мяса, сделала котлеты;
➖ последняя котлетка поступила в холодильник в пятницу вечером от мамы;
➖ а уже ночью (для строгого учета мы считаем это субботой) котлета была изъята из холодильника старшим братом...

Ну вы поняли, да?

Совершенно не нужно искусственно добавлять в справочник продуктов новое наименование «котлета старшего брата». Ведь тогда мы не сможем четко отследить движение котлет.

Как это выглядит в реальных ситуациях.

Пример частой ошибки. Статья поступления: «Пожертвование от VK Добро».

Здесь смешана статья «Пожертвование» и донор VK Добро.

Еще раз коротко — что важно понимать

1️⃣ Справочник — это набор категорий, а не список конкретных наименований.
2️⃣ Справочник статей — это набор того, что вы получаете (пожертвования, доход от услуг и пр) и того, на что тратите (зарплаты, офисные расходы, коммунальные и банковские платежи..)
3️⃣ Справочник доноров — это набор людей и организаций (юридических и физических лиц).
4️⃣ Не нужно их объединять, потому что чем больше критериев для аналитики, тем эффективнее она будет.
5️⃣ В LemonPie есть готовые справочники. Если у вас будут сомнения, как правильно составить свой справочник, можно просто начать работать с ними.

Как учет может выглядеть в Notion?

Об этом узнаете из нашего нового ролика по следам второго выпуска шоу об управленческом учете «Вот такие пироги».

Основатель социального проекта «Антистатика» Алексей Маторин рассказывает, как вести управленческий учет в сервисе Notion.

И не только рассказывает, но и показывает на примерах — один из них как раз на ваших экранах.

Интересный факт — у Алексея высшее художественное образование и перед тем, как прийти в некоммерческий сектор, он работал фотографом 15 лет.

Если считаете, что вести управленческий учет могут только люди с опытом в секторе, обязательно посмотрите это видео.

И поделитесь с коллегами, а еще пишите в комментариях: вы когда-нибудь использовали в работе Notion?

3 проблемы организации, которые может решить управленческий учет

Представляем свой рейтинг.

1. Неупорядоченные финансовые потоки. То есть деньги к нам приходят (что хорошо), но не всегда понятно, из каких источников, как их группировать и анализировать движение средств (что плохо).

2. Недостаток данных. Чтобы принимать решения не на уровне «кажется», а на уровне «я точно знаю», нужно оперировать данными. И данных одного бухгалтерского учета для этого точно недостаточно.

3. Сложность с отчетностью. Чтобы правильно отчитаться перед донорами, партнерами, органами власти, зачастую тратишь огромное количество времени на поиск и проверку информации. Управленческий учет упрощает этот процесс.

А теперь вопрос — откуда мы все это знаем?) Ответ простой — прямо сейчас мы формируем шорт-лист заявок на грант «Ваш кусок пирога») И анализируем трудности, с которыми сталкиваются заявители.

Большое спасибо всем участникам — уже совсем скоро мы объявим тех, кто вошел в шорт-лист. А пока напоминаем, что получат победители:

— бесплатный доступ к базовому тарифу LemonPie на 6 месяцев: сможете эффективно вести учет, создавать роботов, делать отчеты;
— базовое консалтинговое сопровождение: первичная настройка сервиса, плюс один созвон в месяц для обсуждения успехов и проблем;
— скидка на тарифы сервиса и разовая консультация для тех участников, которые не прошли отбор;
— отсрочка оплаты в случае победы — для участников, которые уже пользуются LemonPie.

Напишите в комментариях — какая непростая рабочая задача стоит перед вами сейчас?

Ох уж эта автоматизация учета!

Как сломать робота 🤖

Думаете, для этого нужно знать сложные языки программирования и разбираться в коде? А вот и нет, достаточно работать в НКО.

И использовать LemonPie для автоматизации управленческого учета)

Недавно мы заметили смешную ошибку в роботах LemonPie, которые автоматически разносят платежи.

Если в назначении платежа используется слэш /, то платеж распознается не как часть текста, а как часть кода. И ломает нам робота. А попутно еще парочку важных процессов.

Совсем скоро мы это поправим, но нам показалось забавной такая мелочь — что и сотрудники НКО иногда могут почувствовать себя программистами)

Пожалуй, за такие мелочи мы и любим нашу работу: делать управленческий учет проще (технически и визуально), а порой — находить и исправлять ошибки.

Как не закопаться в деталях
#фино_мен #фин_менеджер_на_аутсорсе

Наш тестовый формат подключения финансового менеджера на аутсорсе продолжается. Делимся с вами интересными инсайтами «Фино.мена».

Как правило, работа по настройке управленческого учета начинается с того, что мы составляем справочники: статьи, проекты, контрагенты.

Хочется учесть всё, заложить заранее всю необходимую аналитику.

Но опыт показывает: тут нас подстерегает опасность перемельчить.

Расскажем на примере справочника статей. Мы добавляем в справочник много деталей:

📌 коммунальные расходы отдельно,
📌 аренду отдельно,
📌уборку отдельно...

Потому что мы же за это платим разным организациям, в разные даты и по разным условиям. Казалось бы, это важные детали.

Но затем мы берем определенный период, разносим все платежи и смотрим на отчеты, которые получаются.

И видим, что слишком много мелких статей, по которым совершенно невозможно увидеть какие-то тенденции. Наш глаз это просто не в состоянии ухватить.

Да и не нужно столько деталей, они нам ни о чем не говорят. В нашем примере все эти платежи можно смело объединить в одну статью «аренда и пр.».

Тут важно вспомнить, что управленческий учет нам нужен для того, чтобы принимать взвешенные решения.

А для этого важна возможность взглянуть на картину целиком. Излишнее приближение (как с микроскопом) покажет множество мельчайших подробностей, но лишит возможности сделать общие выводы.

Поэтому вот 2 совета нашего «Фино.мена»:

1️⃣ Не мельчите справочники на первом этапе. Попробуйте начать со стандартных (если работаете в LemonPie).

2️⃣ Будьте готовы после первой аналитики укрупнять статьи. Это обычное дело, а не ваша ошибка на первом этапе.

Да, поменяв справочники, придется поменять и разнесение платежей. Но, опять же, если вы работаете в LemonPie, то сможете быстро сделать это массовыми действиями.

Расскажите, а как вы разносите платежи — укрупняете статьи или любите мельчить?)

⚡️Про шорт-лист гранта

Его не будет!

Вот такая сенсационная новость в, казалось бы, спокойный вторник.

Дело вот в чем: мы долго рассматривали (под разными углами) ваши заявки, думали, думали и... передумали объявлять шорт-лист.

Но не спешите нас упрекать. Просто у нас получился вовсе не шорт, а самый настоящий лонг-лист. Мы поняли, что практически все заявки — качественные, продуманные, почти всем LemonPie действительно может помочь в работе.

Поэтому мы решили пойти нестандартным для грантовых конкурсов путем. Не просто объявить какой-то там лист без объяснения причин, почему в него кто-то попал, а кто-то — нет. А позвонить и поговорить с каждым, кто подал качественную заявку. Как сейчас модно говорить — провести глубинное интервью.

И уже по результатам таких интервью мы объявим победителей здесь в канале.

Еще раз огромное спасибо всем, кто подал заявку, мы действительно не ожидали такого количества, и, что намного важнее, качества заявок.

Серьезный пост про грант «Ваш кусок пирога»

Пока еще не наступила пятница и мы способны запоминать важную информацию — у нас есть объявление для тех, кто подал заявку на грант.

Мы обнаружили, что не все, с кем мы связались и предложили созвониться, сохраняют себе информацию в календарь (таск-менеджер, бальную книжку).

Когда вы выбираете удобное для встречи время, вам приходит на почту ссылка на зум. Но бывает, что письма попадают в спам или случился технический сбой.

Поэтому, если вы зарегистрировались на созвон и не увидели ссылку, пожалуйста, напишите Марии в телеграм (Мария вас приглашала на созвоны) и мы все решим.

Простите, но если вы не приходите на встречу, то автоматически выбываете из списка претендентов на грант.

Нам кажется, что неспособность организовать свое расписание так, чтобы попасть на встречу, в которой вы заинтересованы, говорит о том, что и внедрить управленческий учет вам что-нибудь помешает.

А теперь — ждем пятницу и чуть менее серьезного поста)

Нам не хватает средств!

Дайте нам денег — и мы тут же добьемся удивительных результатов, так говорят многие организации.

Но неприятная правда в том, что если у вас нет управленческого учета, вы:
1. не знаете, почему вам не хватает денег сейчас;
2. не можете до конца быть уверенными, что новые деньги вы будете тратить эффективно;
3. не можете убедительно показать донору, что дело именно в нехватке денег.

Поэтому: прежде чем настраивать фандрайзинг, нужно настроить управленческий учет!

Картинка и текст — по следам вебинара для программы «НКО. Трансформация», которую проводит фонд президентских грантов и где Анна Морозова, основательница LemonPie, была спикером на этой неделе.

Почему нам так сложно работать с бухгалтерией на аутсорсе? 
 
Если коротко: у бухгалтера свои, очень чётко очерченные обязанности.
Что, конечно, нас, НКОшников, страшно бесит))
 
А если более развернуто, то представим такой пример. Бухгалтер приходит работать в НКО, и через время неминуемо заражается флюидами: «мы тут все ради общего дела, давайте каждый будет делать кучу всего, без обедов и сна, 24/7 и с чувством вины, что делает недостаточно». 
 
И вот уже неожиданно для себя бухгалтер делает отчёты для грантодателей, готовит аналитику руководителю по управленке, а в воскресенье волонтёрит на акции.
 
А теперь представим бухгалтера, который работает удалённо. У него несколько клиентов, в том числе и не из НКО, а из бизнеса. Такому специалисту значительно проще удерживать свои профессиональные и личные границы — иначе он просто не сможет работать. 
 
Но знаете, что самое интересное? Бухгалтер, хоть на аутсорсе, хоть наш, доморощенный, вообще не должен заниматься управленческим учётом. Почему — подробно расскажем в следующем посте

Иногда кажется, что бухгалтер — это специалист, который отвечает в НКО за все вопросы, связанные с финансами. 
Но это не так! 
У бухгалтера свой, чётко очерченный круг обязанностей, регламентируемый законодательством о бухгалтерском учёте.

Где взять деньги на LemonPie?

Вы понимаете важность и пользу регулярного управленческого учета. Но пока не уверены, что можете оплатить LemonPie из текущих средств организации.

У нас есть идея!

Начался приём проектов на конкурс Фонда президентских грантов.

LemonPie можно вписать в заявку — и потратить грантовые и другие деньги эффективнее.

Здесь мы подробно описали, как обосновать этот расход, какие суммы и в какую статью расходов вписать.

А если у вас есть дополнительные вопросы, пишите нам в @Lemonpie_bot — разберёмся вместе.

Финансовая устойчивость организации — важный критерий для грантодателя, и LemonPie как раз один из инструментов её достижения.

Да и самим, согласитесь, спокойнее и приятнее работать, когда понятно, что у вас с деньгами, и есть возможность планировать будущее. В общем, видим одни плюсы.

Всем удачи, пусть ваши классные проекты растут и меняют мир!

Очень важно различать людей и функции

А помните наш опрос? На самом деле, это один из немногих опросов, где есть правильный ответ. И звучит он так: НИЧЕГО из этого не должен делать бухгалтер)

Разберем на примере.

Вот МариИванна — человек. И в организации она может выполнять разные функции.
Основная ее функция, скажем, бухгалтер.

Но еще она поливает цветы в офисе и принимает документы от курьеров (потому что всегда в офисе).

Это значит, что МариИванна выполняет еще и функции офис-менеджера (администратора).

Это, в целом, интуитивно понятно.

Но это понимание совсем пропадает, когда речь заходит об управленческом учете.

Кажется, что раз речь о финансах, ищем того, кто хоть сколько-то в них понимает. Ага, это бухгалтер!

Но нет. У бухгалтера свой, четко определенный законодательством, функционал. И он включает в себя исключительно то, что связано с бухгалтерским учетом.

И туда не входят:
- подготовка отчетов донорам;
- контроль остатков по различным проектам и источникам финансирования (только очень крупно — для целей отчетности перед государством);
- распределение зарплат сотрудников по проектам...

Да и зарплатами бухгалтер занимается только для того, чтобы были правильно исчислены налоги и взносы.

Для всего остального есть функция финансового менеджера.

Давайте еще раз: в вашей организации и бухгалтером, и финансовым менеджером, и директором, и уборщицей может быть один человек. Но функций на нем будет четыре.

И потому, если вы нанимаете бухгалтера и не оговариваете специально дополнительный функционал финансового менеджера, будьте готовы, что он его и не будет делать. Не его это!

Ну и последняя важная деталь.

Оговаривая дополнительный функционал, обязательно говорите о сроках!

Бухгалтерская работа организована большими циклами. Минимум — месяц, максимум — год.

Если у вас есть необходимость получать информацию чаще (а в управлении организацией нужно знать данные по финансам иногда буквально день-в-день), надо обязательно это обсудить.

И обсудить, что приоритетнее — отчетность в проверяющие органы или срочный отчет донору.

Иначе вы неминуемо получите:
- Сейчас не могу, у меня баланс. Давай недельки через две.

Сделали для вас удобную картинку, где наглядно видно, в чем разница функций бухгалтера и финансового менеджера.

Делитесь с коллегами!

Объявляем победителей гранта LemonPie!

Полгода бесплатной подписки на LemonPie и сопровождения получают:

— АНО «Центр театрального творчества «Ярус»».
— Благотворительный фонд «Вирта».
— Благотворительный фонд «Словом и делом».
— АНО Ресурсный центр поддержки НКО «Вместе».
— АНО Социальных услуг «Инклюзивный центр «Йом-йом»».

Изначально мы планировали выбрать 3 победителей, но в итоге их 5.

Мы решили так, потому что:

— выбрать было действительно сложно. Очень много было душевных встреч, мы в очередной раз видим, как вы горите своим делом и настроены ввести управленческий учет;

— цель гранта для нас — собрать кейсы внедрения и использования LemonPie на протяжении полугода. Обстоятельства бывают разные, и управленческий учет у кого-то может выйти из приоритетов, когда грант уже получен. Это нормально, и мы заранее ни на кого не в обиде :) Но все же взяли группу с запасом. Если до конца трека дойдут все пятеро победителей, будем только рады!

А также мы придумали небольшие варианты поощрения для тех, кто участвовал в конкурсе.

Поздравляем еще раз! На ваших почтах уже есть письмо со всеми деталями.

Спасибо большое всем участникам. Ваша заявка — подтверждение того, что управленческий учет важная и нужная тема. Это дает нам силы работать и менять к лучшему сектор вместе с вами.

Не только словами

Мы стараемся поддерживать наших новых пользователей.
Чтобы им было как можно проще начинать работать в LemonPie.

У нас есть серия писем, в которых мы рассказываем в течение первых двух недель с чего начать, как устроен сервис.

У нас есть поддержка, которая с удовольствием отвечает на все ваши вопросы.

Но теперь у нас для вас не только буквы.

На нашем youtube-канале мы выложили первые три ролика из серии «Знакомьтесь, LemonPie».

Мы будем продолжать их записывать.

А пока не можем удержаться, чтобы не показать вам наш любимый ролик: про роботов.

Во-первых, потому что роботы действительно сильно упрощают вам работу по ведению управленческого учета.

А во-вторых, потому что мы в нем буквально «докопались до мышей» ))

Термины грантодателя

Если вы уже начали готовить заявку на грант в Фонд президентских грантов, или еще нет, но помните как делали это в прошлый раз, вы поймете, о чем мы вам хотим рассказать.

Это довольно простой лайфхак, который упростит вам жизнь.

Обычно в заявках на гранты есть стандартная форма для заполнения. В том числе – бюджета. И в бюджете есть подсказки – названия групп статей.
Например, «оплата труда». Или «офисные расходы». Или «расходы на проведение мероприятий».
С одной стороны, это удобно. Сразу понятно, что вставлять в тот или иной раздел.
С другой – если у вас есть уже свой утвержденный бюджет, возможно, ваши группы статей называются иначе.
Не оплата труда, а ЗП. Не офисные, а хозяйственные расходы.
Казалось бы – мелочь. Взял да и переименовал.
Но если у другого грантодателя это будет называться по-третьему? Каждый раз переписывать все справочники?

Мы предлагаем добавить в аналитики дополнительное поле (или несколько полей, если у вас несколько грантов): «термины донора1», «термины донора2» и пр.
Вы определяете, что ваша определенная статья соответствует определенному термину донора.
«Хозяйственные расходы» соответствуют «офисным расходам», «аренда и коммуналка» соответствует статье «аренда» и т.д.

Теперь у нас есть возможность собрать отчет и по нашим статьям – чтобы смотреть в привычном нам виде. И так же просто собрать отчет для гранта – сразу с теми статьями, которые были в заявке.

Если вы ведете управленческий учет в таблицах, достаточно добавить новый столбец аналитики.

А в LemonPie мы такое обязательно сделаем. В самом ближайшем будущем. Задачка уже в разработке. Так что как раз, когда вы получите очередной грант, эта функция уже будет.

Так что не забывайте, что вы в этот грант можете заложить оплату LemonPie.
И тогда у вас будет двойная радость – и грант вы выиграете, и учет по нему будет приятным и удобным.