💸 Невозвращенные подотчетные суммы — доход работника?

Представим, что сама выдача оформлена, как полагается, т.е.:
🟠решение о выдаче содержит приказ руководителя;
🟠работник реально получил деньги (в кассе, на собственный счет, на корпоративную карту);
🟠работник в курсе того, что ему надо будет отчитаться о тратах, подать авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы, в т.ч. накладные, ПКО, билеты, чеки — кассовые, товарные, электронные, причем читаемые, и на них должно быть указан товар (см., например, постановление АС Поволжского округа от 16.08.2022 № Ф06-21187/2022, определение ВС от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792).

И все-таки сотрудник не представил отчет с документами. Всегда ли это означает, что у работника возник налогооблагаемый доход?

Согласно разъяснениям Минфина от 30.04.2025 № 03-15-06/44169, подотчетные суммы трансформируются в выплаты в рамках трудовых отношений (облагаемый доход), если:
🟠организация выдает работнику подотчетные суммы на соответствующие расходы, но их целевое использование не подтверждено документально (т.е. не сдан авансовый отчет и прилагаемые документы);
🟠суммы не возвращены в кассу или на расчетный счет;
🟠работодатель решил не удерживать эти средства из зарплаты работника.

Если все три условия налицо, то с подотчетных сумм надо уплатить НДФЛ и страховые взносы, иначе последуют доначисления, взносы, пени, штрафы.

👉 Когда невозвращенные суммы не станут доходом работника, читайте в Разборе

🍃 Готовимся к 1 сентября!
Конечно, хотелось бы собирать портфель и выбирать дневник, но у нас не менее интересно!

Изучаем нововведения, которые повлияют на работу бухгалтера и бизнеса. И да, это только первая часть.

🖇 Новые правила для расчета среднего заработка
Вводят новый порядок расчета среднего заработка для выплаты выходного пособия. Чтобы рассчитать средний месячный заработок, нужно будет средний дневной / часовой заработок умножить на среднемесячное количество дней / часов.

📌 Новая формула для расчета будет такой:
Средний месячный заработок для расчета выходного пособия = Средний дневной заработок × Среднее количество рабочих дней в одном месяце
Для работников с суммированным учетом рабочего времени формула выглядит так:
Средний месячный заработок для расчета выходного пособия = Средний часовой заработок × Среднее количество рабочих часов в одном месяце
Чтобы рассчитать такие часы, количество рабочих часов в году определенного сотрудника разделите на 12.

Обновленный порядок стартует с 1 сентября 2025 года и будет работать до 1 сентября 2031 года.

🖇 Новое положение о командировках
С 1 сентября действующее сейчас положение о командировках заменит новое.

Новый документ не сильно отличается от того, на который бизнес и бухгалтеры ориентируются сейчас, но все же есть корректировки:
✔️ В правовом акте зафиксировали термин «проездные документы». Поэтому работодатель четко будет понимать, что запросить у сотрудника, который ездил в командировку на служебном или личном авто.

К проездным документам относятся — путевые листы, билеты, кассовые чеки, квитанции и прочие документы, которые подтверждают поездку.

✔️ Возместить расходы по командировке можно будет не только по разрешению, но и с ведома руководителя. В Трудовом кодексе такая формулировка («с ведома») была и ранее, теперь она появится и в положении о командировках. Тем самым в нормативных документах больше не будет расхождения в порядке возмещения расходов.

📌 Если в локальных актах компании есть отсылки к действующему положению, необходимо внести изменения во внутренние документы.

🖇 Новые правила премирования и депремирования
С 1 сентября 2025 года начнут действовать поправки в Трудовой кодекс — а именно в ст. 135 ТК.

✔️ В коллективных договорах, соглашениях и локальных нормативных актах компании необходимо будет четко прописывать виды премий, суммы, сроки, основания и конкретные условия для выплаты. Необходимо учитывать качество и длительность работы, есть ли дисциплинарные взыскания.
❌ Работодатели не смогут больше использовать формулировки — «по усмотрению руководителя».

📌 В ЛНА о премиях можно прописать возможность снижения выплат, если работник совершил проступок. При этом нельзя уменьшить размер месячной зарплаты более чем на 20%. Снизить можно премию только за тот месяц, когда работодатель вынес дисциплинарное взыскание, а не за все время его действия.