Месяц назад общались с коллегой и выяснили, что у нас есть темы, которые хочется обсудить и подсмотреть, как каждая из нас мыслит, такое а-ля менторство: мой запрос звучал примерно как "расскажи мне ВСЁ", её — "расскажи, как планируешь и всё успеваешь".

Я сильно удивилась, что произвожу впечатление человека, у которого всё под контролем, пришлось порефлексировать вместе с ИИшкой, в результате собралась памятка из базовых штук, которые помогают не отъехать и не утонуть, когда задач особенно много (а ещё — производить впечатление того самого всё контролирующего человека 🌚)

1️⃣Ничего не держим в голове, или "тупой карандаш лучше острой памяти"

Любая задача или идея сразу должна где-то "осесть". У меня это выглядит так:
- основной инструмент — доска (кайтен)
- для задач в течение дня — блокнот
- для мелких напоминаний типа "уточнить статус" — календарь с оповещениями
Главное — ничего не держать в голове, я так пару гениальных мыслей, которые пришли посреди ночи, потеряла, больше ошибок не повторяю — сразу кидаю в чатик с собой в телеге, чтобы утром разобрать.

🆒Используем инструменты, которыми действительно пользуемся

Важно, чтобы несделанные задачи постоянно попадались на глаза 👀 Например, заметки на телефоне я открываю только когда надо документы отсканировать, так что фиксировать там идеи для меня история неработающая. А вот блокнот таскаю каждый рабочий день, почту с календарём и телегу открываю тоже ежедневно. Стикеры не использую, они меня бесят, но кому-то, уверена, подойдут )

3️⃣ Быстро оцениваем задачу, чтобы не растягивать то, что можно не растягивать

У меня каждая подвергается быстрому анализу:
- насколько она большая?
- срочная ли?
- справлюсь сама или нужно привлекать команду?
- полное ли ТЗ или надо уточнять?
В зависимости от ответов решаю, что делать дальше. Например, если задача мелкая (опубликовать новость / внести правки...) — закрываю сразу. Если объёмная или не хватает вводных — фиксирую, раскладываю, планирую, и т. д.
Наверное, это можно сравнить с матрицей Эйзенхауэра, но критериев больше.

4️⃣ Выстраиваем рутину

Я, к примеру, задрот, который 10 раз пройдётся по списку задач, выпишет что-то в блокнотик, подвигает карточки на доске... ну вы поняли. Что делаю:
Вечером составляю план на завтра:
- открываю доску, фильтрую по срокам, переношу в блокнот и отдельный столбец на доске то, что буду делать завтра
- в конце недели прикидываю план на следующую и обязательно планирую понедельник — иначе обнулюсь и всё забуду, я себя знаю.
Периодически просматриваю ВООБЩЕ все задачи на доске, чтобы убедиться, что ничего не потерялось.

5️⃣ С большими задачами работаем по принципу "ешь слона по кусочкам"

- обозначаем цель и желаемый результат
- бьём на ключевые блоки / этапы
- планируем сроки (диаграмма Ганта в помощь, я лично люблю обратное планирование)
- раскладываю на доске и иду поэтапно
Да, меня тоже иногда клинит, не понимаю, за что хвататься — в такие моменты выдыхаем, пьём чаёк, смотрим на облака, думаем об кого-то, если нужно, и в итоге всё равно идём декомпозировать.

6️⃣ Управляем ожиданиями

Это тот самый пункт, благодаря которому коллегам кажется, что вы всё успеваете и вообще с вами приятно иметь дело 🐱
Я повёрнута на прозрачности, стараюсь максимально точно озвучивать сроки и держать коллег, заказчиков в курсе, если что-то двигается. Иногда корректирую приоритеты сама (и предупреждаю!!), иногда задаю вопрос "ты хочешь это и это, что важнее?"

Наверняка это не всё. И совершенно точно я не говорю, что никогда не косячу — буквально в пятницу отправила коллеге ответ на запрос, который прилетел ещё в конце мая 🐱 Но, как правило, такие штуки происходят не потому что я забыла (я смотрела на эту задачку каждый день, Ань, правда), а потому что не могу придумать, что с ней делать, пока не случается какой-то магический ✨ дзынь ✨
Над умением вызывать эти дзыни ещё работаю.

Лет так 10 назад (какой кошмар), когда только начинала работать, у нас в отделе был особый культ на таблички, "иксельки", позже - битрикс: все задачи должны были где-то быть отмечены, прометкованы, поддержка актуальных статусов и комментарии - обязательны. Если ты запустил крутой проект, но не перевёл задачу в статус "закрыто", карма (и кара) прилетали незамедлительно 🐱

Разумеется, косячили все, и на еженедельных планёрках с руководителем краснели тоже все. Кто-то от стыда, но по большей части, склонна думать, от возмущения ) Потому что когда тебе что-то около 20, ты полон надежд и вдохновения, фиксировать каждый шаг в планировщике кажется бредовой никому не нужной идеей. Мне тоже так казалось, естессна.

А сегодня я полдня потратила на то, чтобы придумать, как красиво, удобно и, самое главное, прозрачно до-организовать работу команды на канбан-доске. Организовала. Описала процесс. Отправила команде. Вангую, будут меня материть, потом обязательно найдут, что улучшить, но божимой как мне нравится всё что я придумала 🐱
Получается, спустя несколько лет на 146% поняла своего первого руководителя ))

Ревьюила статью в наш корпблог и случайно узнала, что у моей Римской империи есть название – метод Getting Things Done (GTD)

Теперь на вопрос "как ты планируешь дела" могу просто отправлять картинку 🐱
Если захочется подробнее, то вот статья.
Если ещё подробнее, вроде как есть целая книга от автора метода, Дэвида Аллена. Не читала, но сложу себе в хотелки, пожалуй.

P.S. Вообще люблю такое, когда сама себе что-то там придумала, живёшь с этим, а потом оказывается, что у этого есть название, тысячи статей в интернете написаны и даже бестселлер вышел. Опять не вышло гениального открытия, получается 👀

Сегодня пост из рубрики "спасибо, кэп", но что болит, как говорится ⁉️

Вышла в обед на балкон попить кофе и подышать осенним воздухом (наконец-то есть чем дышать, ещё месяц в бетонной жаре я бы не пережила 🫠)

Признаться, возвращаться за ноутбук не хотелось, была даже предпринята попытка поработать с балкона, но поза креветки - не самая удобная штука, так что хватило меня на полчаса. Дальше - прокрастинация, потому что в работе задача, которую не то чтобы хочется делать: надо пересобрать действующий сайт-справочник для сотрудников. Я к нему уже и так и эдак, но как только придумывается какая-то логика, находится что-то, что её ломает. Почти смирилась, что сегодня непродуктивный день, но потом в голову пришла гениальная мысль: визуализировать!

Следующие два часа провела в одном из аналогов miro, перетаскивая контент с действующего сайта, плодя фреймы и стикеры. По сути, снова прокрастинировала, но уже с пользой 😅 Задачу пока не закрыла, но благодаря такому плотному контакту с ней запустила в голове нужные для решения механизмы. Насколько успешно - узнаем завтра.

Вывод, как всегда, простой: иногда не стоит сразу нырять вглубь задачи или проекта, достаточно начать поворачивать его в руках, как кубик. Замечать детали, фиксировать наблюдения, не требуя от себя мгновенного ответа. Постепенно клубок начнёт разматываться, и решение найдётся само собой (на самом деле нет, это логичный результат анализа, который вы провели, "рассматривая кубик"). Такие дела.

Запустили в команде внутренний канал, чтобы делиться приколами и новостями в духе "неделю работали на Алтае, рекомендуем". Про технологии и процессы тоже рассказываем, конечно.

На мне, как водится, контент-план, его соблюдение, публикации, etc. Если кто-то работает на подобном поле, наверняка периодически сталкиваетесь с двумя крайностями:
1️⃣как много всего происходит, как это всё вписать в план, чтобы не завалить новостями и они при этом не протухли
🆒нечего рассказывать, в канале пустота
Я пару дней была во втором лагере, думала, как бы так мягко напомнить коллегам, что ко мне можно приходить с идеями и темами, чтобы вместе превратить их в пост. В итоге, пока думала, вселенная меня услышала - и вот уже три идеи публикаций за час от разных людей, постучавшихся в личку. А я даже ни к кому не ходила 🌚

Это я к чему. Среди прочих трендов в маркетинге сейчас форсится тема сотворчества и UGC (контент, созданный пользователем).
Уверена, что в корпоративной реальности этот тренд тоже применим. Даже не так. Здесь он особенно применим.

Потому что корпрассылки на темы, которые важны руководству, - это прекрасно, но когда в создании контента участвуют сами сотрудники, вовлечённость растёт в разы, т.к. они
а) чувствуют себя причастными
б) говорят о том, что им действительно важно - это ключевое.
Ни один "креатор", сммщик и внутриком не залезет во все процессы, особенно если речь про ИТ или сложное производство, и не сможет выдавать хардовый, полезный для команды контент в одиночку. Более того, он 80% внутрянки просто не знает (и не знает о том, что не знает).

Чтобы не позволить внутреннему СМИ скатиться в канал с котиками и фотками с корпоративов, нужно либо искать людей "на местах", которые будут поставлять контент, либо взращивать культуру открытости, где каждый понимает, что может прийти куда-то / к кому-то, запушить новость и её отработают. Я за второй подход - он гибче 😊

У меня тут когда-то был пост, как ставить ТЗ дизайнеру, решила его дополнить. На этот раз речь пойдёт вообще про постановку задач и работу над проектами (особенно большими), где вы - заказчик. Для контекста: этот текст висит в черновиках несколько дней, родился в порыве обсуждений, в первой редакции содержал N матов, но я постаралась, прибрала эмоции и оставляю выжимку рекомендаций 😅

Итак, если вы ✨заказчик✨

Находите время на проект и будьте вовлечёнными
Игнорирование встреч, поток сознания и сомнений вместо обсуждения конкретных шагов и этапов, "ой мне не до того, не было времени..."
Если не успеваете, делегируйте или честно признайтесь, что проект сейчас не в приоритете, и отложите его до лучших времён - это будет честно по отношению ко всем участникам.

"Ну я же наговорил(а) хотелки, что непонятно?"
Примерно всё. Специалист на той стороне - не Влад Кадони и не астронумеролог, чтобы за вашими общими идеями вычленять реальные требования, сценарии использования и т.д. Так что садимся, прописываем конкретику "чего хотим и зачем", и идём обсуждать.

"Меня и так устраивает, если Маше что-то не нравится, переделывайте"
Срабатывает, когда заказчиков несколько и между ними нет сонастройки. Сначала договариваемся внутри, определяем цели, приоритеты и только потом идём к исполнителю с чётким ТЗ.

А давайте...
Не давайте. За каждым "давайте" должна стоять конкретная цель, потребность. Если их нет, хотелки будут плодиться бесконечно, приоритизировать их будет невозможно, итог - задачи навечно зависнут в бэклоге у исполнителя, недовольны будут все.

Единое окно входа
Когда в рамках одного проекта задач, исполнителей и заказчиков несколько, это выглядит как жонглирующий канатоходец, на которого катится горящий велосипед, а под ним - озеро с крокодилами: жопа настигнет в любом случае. Чтобы этого не было, должен быть

-1 специалист со стороны заказчика, который собирает требования, фиксирует их, уточняет, помогает определить приоритеты и пытается вникнуть в то, как устроен процесс на стороне исполнителя

-1 специалист со стороны исполнителя, который дышит сраным квадратом, уточняет хотелки, переводит их на язык исполнителей, корректирует ожидания, держит в курсе, как всё двигается

Оба в идеале должны обладать неисчерпаемым любопытством, эмпатией и искренним желанием причинять пользу, потому что без всего этого процесс двигаться, наверное, будет, но не всегда с нужной скоростью и нужном направлении.

В комментариях приглашаю дополнить список или поспорить - интересно, что думаете 👀