👍 Сотрудники исторического архива Сахалинской области успешно внедрили ещё один из проектов бережливого производства
📚 Министерство Сахалинской области по эффективному управлению регионом активно работает над внедрением технологий бережливого производства в различные сферы деятельности, в том числе и в области архивного дела.
🔎 В рамках реализации проекта по созданию образцового учреждения регионального уровня сотрудники ГБУ «ГИАСО» оптимизировали процесс поиска информации по архивным документам.
📑 В фондах исторического архива Сахалинской области представлено более 640 тысяч единиц хранения. При таком изобилии найти нужную информацию – довольно затратный по времени процесс. С такой проблемой сталкивались не только работники «ГИАСО», но и юридические и физические лица, организации и объединения. В общем, все, кому что-то необходимо было найти среди архивных документов.
👍👍👍 Составление списка дел занимало до 120 минут, а поиск информации в этих делах и вовсе растягивался до 1440 минут. Благодаря внедренному проекту по оптимизации удалось сократить затраты времени до 5 и 15 минут соответственно. Мониторинг результатов проекта показал, что поставленные задачи были выполнены в полном объёме.
#бережливоепроизводство #эффективныйрегион #бережливыйархив
📚 Министерство Сахалинской области по эффективному управлению регионом активно работает над внедрением технологий бережливого производства в различные сферы деятельности, в том числе и в области архивного дела.
🔎 В рамках реализации проекта по созданию образцового учреждения регионального уровня сотрудники ГБУ «ГИАСО» оптимизировали процесс поиска информации по архивным документам.
📑 В фондах исторического архива Сахалинской области представлено более 640 тысяч единиц хранения. При таком изобилии найти нужную информацию – довольно затратный по времени процесс. С такой проблемой сталкивались не только работники «ГИАСО», но и юридические и физические лица, организации и объединения. В общем, все, кому что-то необходимо было найти среди архивных документов.
👍👍👍 Составление списка дел занимало до 120 минут, а поиск информации в этих делах и вовсе растягивался до 1440 минут. Благодаря внедренному проекту по оптимизации удалось сократить затраты времени до 5 и 15 минут соответственно. Мониторинг результатов проекта показал, что поставленные задачи были выполнены в полном объёме.
#бережливоепроизводство #эффективныйрегион #бережливыйархив
❤5🔥3
Первая «Фабрика процессов» прошла 25 июля в историческом архиве
💡 Архивисты «ГИАСО» не только успешно внедряют принципы бережливого производства в свою работу, но и делятся опытом с сотрудниками других организаций при поддержке Министерства по эффективному управлению регионом.
🔎 «Фабрика процессов» – это учебная площадка, на которой участники в реальном производственном процессе получают практический опыт применения инструментов бережливого производства. Иными словами, это деловая игра, объясняющая на практике, как увидеть потери и недоработки в рабочем процессе.
🤝 Гостями исторического архива сегодня были коллеги-архивисты из Государственного архива документов по личному составу Сахалинской области. В ходе деловой игры «Путь запроса» был смоделирован процесс выдачи архивных документов по запросу заказчика.
👨🏫 Проводили «Фабрику процессов» начальник организационно-методического отдела Ярослав Габриков и заведующая архивохранилищем отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и НСА Анастасия Очиченко.
📚 Участники разделились по ролям, среди которых заказчик, операторы, менеджеры по улучшениям и руководитель. В ходе «Пути запроса» нужно было провести три рабочих смены по 15 минут, в течение которых операторам требовалось выполнить по три запроса от заказчика. После каждой смены проводилось совещание, на котором руководитель подводил итоги «дня». После чего командой коллегиально решалось, что и как улучшить в рабочем процессе, чтобы оптимизировать его.
🥇 За три смены сотрудники архива документов по личному составу с помощью инструментов бережливого производства смогли качественно улучшить свои показатели. В целом, можно сказать, что «Путь запроса» оказался успешным как для участников, так и для организаторов.
В ближайших планах исторического архива – как минимум еще одно проведение «Фабрики процессов».
#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство
💡 Архивисты «ГИАСО» не только успешно внедряют принципы бережливого производства в свою работу, но и делятся опытом с сотрудниками других организаций при поддержке Министерства по эффективному управлению регионом.
🔎 «Фабрика процессов» – это учебная площадка, на которой участники в реальном производственном процессе получают практический опыт применения инструментов бережливого производства. Иными словами, это деловая игра, объясняющая на практике, как увидеть потери и недоработки в рабочем процессе.
🤝 Гостями исторического архива сегодня были коллеги-архивисты из Государственного архива документов по личному составу Сахалинской области. В ходе деловой игры «Путь запроса» был смоделирован процесс выдачи архивных документов по запросу заказчика.
👨🏫 Проводили «Фабрику процессов» начальник организационно-методического отдела Ярослав Габриков и заведующая архивохранилищем отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и НСА Анастасия Очиченко.
📚 Участники разделились по ролям, среди которых заказчик, операторы, менеджеры по улучшениям и руководитель. В ходе «Пути запроса» нужно было провести три рабочих смены по 15 минут, в течение которых операторам требовалось выполнить по три запроса от заказчика. После каждой смены проводилось совещание, на котором руководитель подводил итоги «дня». После чего командой коллегиально решалось, что и как улучшить в рабочем процессе, чтобы оптимизировать его.
🥇 За три смены сотрудники архива документов по личному составу с помощью инструментов бережливого производства смогли качественно улучшить свои показатели. В целом, можно сказать, что «Путь запроса» оказался успешным как для участников, так и для организаторов.
В ближайших планах исторического архива – как минимум еще одно проведение «Фабрики процессов».
#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство
👍7😁1
💡 В работу исторического архива успешно внедрен еще один проект по бережливому производству
✅ В рамках реализации проекта по созданию образцового учреждения регионального уровня сотрудники ГБУ «ГИАСО» оптимизировали процесс обслуживания пользователей. При поддержке Министерства по эффективному управлению регионом архивисты успешно претворяют в жизнь проекты, которые улучшают не только качество работы сотрудников, но и совершенствуют взаимодействие с посетителями и гостями учреждения.
💻 В эпоху цифровизации важно не просто перевести часть работы в электронную плоскость, но и сделать этот процесс максимально безболезненным для простого пользователя. Это приложения или сайты с интуитивно понятным интерфейсом, приятным глазу дизайном, и с необходимым набором функций. В том числе такие задачи ставили перед собой архивисты «ГИАСО» при реализации проекта.
🧭 Прежде всего, электронный доступ в Единую автоматизированную информационную систему (ЕАИС) решил проблему большой потери времени на формирование необходимого списка дел для работы в читальном зале. Раньше для такого действия необходимо было присутствие пользователя непосредственно в архиве. Теперь же можно оформить необходимый список не выходя из дома, что значительно экономит ресурсы. Оповещение о готовности приходит в личный кабинет пользователя, а это не только удобно, но и быстро.
⌚️ Подобная автоматизация сократила время не только для посетителей, но и для сотрудников читального зала и архивохранилищ. Процесс подготовки и выдачи дел значительно сократился. Мониторинг результата проекта показал, что общее время процесса от запроса дела до его выдачи в читальном зале сократилось почти вдвое – с 630 до 305 минут.
#бережливоепроизводство #эффективныйрегион #бережливыйархив
✅ В рамках реализации проекта по созданию образцового учреждения регионального уровня сотрудники ГБУ «ГИАСО» оптимизировали процесс обслуживания пользователей. При поддержке Министерства по эффективному управлению регионом архивисты успешно претворяют в жизнь проекты, которые улучшают не только качество работы сотрудников, но и совершенствуют взаимодействие с посетителями и гостями учреждения.
💻 В эпоху цифровизации важно не просто перевести часть работы в электронную плоскость, но и сделать этот процесс максимально безболезненным для простого пользователя. Это приложения или сайты с интуитивно понятным интерфейсом, приятным глазу дизайном, и с необходимым набором функций. В том числе такие задачи ставили перед собой архивисты «ГИАСО» при реализации проекта.
🧭 Прежде всего, электронный доступ в Единую автоматизированную информационную систему (ЕАИС) решил проблему большой потери времени на формирование необходимого списка дел для работы в читальном зале. Раньше для такого действия необходимо было присутствие пользователя непосредственно в архиве. Теперь же можно оформить необходимый список не выходя из дома, что значительно экономит ресурсы. Оповещение о готовности приходит в личный кабинет пользователя, а это не только удобно, но и быстро.
⌚️ Подобная автоматизация сократила время не только для посетителей, но и для сотрудников читального зала и архивохранилищ. Процесс подготовки и выдачи дел значительно сократился. Мониторинг результата проекта показал, что общее время процесса от запроса дела до его выдачи в читальном зале сократилось почти вдвое – с 630 до 305 минут.
#бережливоепроизводство #эффективныйрегион #бережливыйархив
Telegram
Министерство Сахалинской области по эффективному управлению регионом
Официальный аккаунт министерства Сахалинской области по эффективному управлению регионом
👍8
«Фабрика процессов» прошла в Государственном историческом архиве Сахалинской области
Напомним, что это уже второе подобное мероприятие, проводимое архивистами «ГИАСО».
В этот раз гостями «Фабрики процессов» стали наши коллеги и друзья из областного краеведческого музея.
В самом начале встречи начальник организационно-методического отдела «ГИАСО» Ярослав Габриков, являющийся также сертифицированным тренером, прочел лекцию о базовых принципах бережливого производства.
Во второй части образовательной программы сотрудники краеведческого музея примерили на себя роли архивистов. Ведущими фабрики процессов также выступили Анастасия Очиченко – заведующая архивохранилищем отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и НСА, Виолетта Стреленко – заведующая архивохранилищем документов на бумажных носителях и Арина Ку – главный архивист отдела комплектования Архивного фонда.
Участники мероприятия проиграли сценарий «Путь архивного документа к пользователю», в ходе которого оптимизировали работу по исполнению запросов пользователей в архиве. Всего на оптимизацию процессов было выделено три рабочих смены по 15 минут. Но, чтобы музейные работники почувствовали себя более комфортно с незнакомыми рабочими процессами, был проведен тренировочный запуск.
Сотрудники краеведческого музея проиграли все три смены, за время которых улучшили и оптимизировали процесс выдачи архивных документов, усовершенствовали свои навыки по применению бережливых технологий и получили заряд хорошего настроения.
Министерство Сахалинской области по эффективному управлению регионом
#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство
Напомним, что это уже второе подобное мероприятие, проводимое архивистами «ГИАСО».
В этот раз гостями «Фабрики процессов» стали наши коллеги и друзья из областного краеведческого музея.
В самом начале встречи начальник организационно-методического отдела «ГИАСО» Ярослав Габриков, являющийся также сертифицированным тренером, прочел лекцию о базовых принципах бережливого производства.
Во второй части образовательной программы сотрудники краеведческого музея примерили на себя роли архивистов. Ведущими фабрики процессов также выступили Анастасия Очиченко – заведующая архивохранилищем отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и НСА, Виолетта Стреленко – заведующая архивохранилищем документов на бумажных носителях и Арина Ку – главный архивист отдела комплектования Архивного фонда.
Участники мероприятия проиграли сценарий «Путь архивного документа к пользователю», в ходе которого оптимизировали работу по исполнению запросов пользователей в архиве. Всего на оптимизацию процессов было выделено три рабочих смены по 15 минут. Но, чтобы музейные работники почувствовали себя более комфортно с незнакомыми рабочими процессами, был проведен тренировочный запуск.
Сотрудники краеведческого музея проиграли все три смены, за время которых улучшили и оптимизировали процесс выдачи архивных документов, усовершенствовали свои навыки по применению бережливых технологий и получили заряд хорошего настроения.
Министерство Сахалинской области по эффективному управлению регионом
#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство
👍6🔥1
Государственный исторический архив Сахалинской области получил статус образцового учреждения регионального уровня
30 августа в ГБУ «ГИАСО» прошла партнерская проверка качества образца. В ее ходе комиссию познакомили с работой архива и внедренными улучшениями. Также была представлена итоговая презентация по достигнутым результатам введения в ежедневную работу инструментов и технологий бережливого производства.
Комиссию возглавила Ольга Николина, заместитель министра культуры и архивного дела Сахалинской области. Вместе с ней участвовали в оценке Ирина Грошева, руководитель проекта АО "ПСР" Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом", Надежда Золотова, начальник отдела по делам архивов и музеев министерства культуры и архивного дела Сахалинской области, Анастасия Черкашина, референт департамента отраслевого развития министерства Сахалинской области по эффективному управлению регионом, а также коллеги-архивисты из Приморского и Камчатского краев.
В результате встречи был подписан меморандум о партнерской проверке качества образца. На основании данного документа Государственному историческому архиву Сахалинской области было присвоено звание образцового учреждения регионального уровня в сфере культуры.
@mineffect65
#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство
30 августа в ГБУ «ГИАСО» прошла партнерская проверка качества образца. В ее ходе комиссию познакомили с работой архива и внедренными улучшениями. Также была представлена итоговая презентация по достигнутым результатам введения в ежедневную работу инструментов и технологий бережливого производства.
Комиссию возглавила Ольга Николина, заместитель министра культуры и архивного дела Сахалинской области. Вместе с ней участвовали в оценке Ирина Грошева, руководитель проекта АО "ПСР" Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом", Надежда Золотова, начальник отдела по делам архивов и музеев министерства культуры и архивного дела Сахалинской области, Анастасия Черкашина, референт департамента отраслевого развития министерства Сахалинской области по эффективному управлению регионом, а также коллеги-архивисты из Приморского и Камчатского краев.
В результате встречи был подписан меморандум о партнерской проверке качества образца. На основании данного документа Государственному историческому архиву Сахалинской области было присвоено звание образцового учреждения регионального уровня в сфере культуры.
@mineffect65
#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство
👏10🎉3
👍 Архивисты успешно защитили и внедрили в работу очередной проект по оптимизации
Проект организационно-методического отдела Государственного исторического архива Сахалинской области нацелен на улучшение качества и ускорение предоставления консультаций пользователям в социальных сетях и на официальном сайте.
Для того, чтобы пользователь получал необходимую ему информацию в полном объеме, в работу был внедрен алгоритм, благодаря которому сотрудник, ответственный за социальные сети, теперь может максимально быстро передавать поступающие запросы профильным специалистам.
Благодаря нововведениям время ожидания ответа для пользователя значительно сократилось, а предоставляемая информация теперь всегда актуальна и соответствует запросу.
Отметим, что команда проекта не собирается останавливаться на достигнутом и планирует также введение в работу передовых цифровых технологий для совершенствования процесса консультирования пользователей.
@mineffect65
#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство
Проект организационно-методического отдела Государственного исторического архива Сахалинской области нацелен на улучшение качества и ускорение предоставления консультаций пользователям в социальных сетях и на официальном сайте.
Для того, чтобы пользователь получал необходимую ему информацию в полном объеме, в работу был внедрен алгоритм, благодаря которому сотрудник, ответственный за социальные сети, теперь может максимально быстро передавать поступающие запросы профильным специалистам.
Благодаря нововведениям время ожидания ответа для пользователя значительно сократилось, а предоставляемая информация теперь всегда актуальна и соответствует запросу.
Отметим, что команда проекта не собирается останавливаться на достигнутом и планирует также введение в работу передовых цифровых технологий для совершенствования процесса консультирования пользователей.
@mineffect65
#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство
👍7
Статью «Бережливый архив – архив будущего» опубликовали в журнале «Современная библиотека»
Автор статьи – директор Государственного исторического архива Сахалинской области Сергей Анатольевич Чарочкин.
Журнал «Современная библиотека» – журнал о библиотеках, чтении, книгах. Научно-практический журнал об актуальных проблемах развития библиотечно-информационных и образовательных учреждений, внедрении современных информационных телекоммуникационных технологий в библиотеках, школах, информационных и культурных центрах.
Статья Сергея Чарочкина посвящена технологиям бережливого производства, применяемым в архиве. В ней директор «ГИАСО» не только рассказывает о достижениях архивистов в данной сфере, но и делится практическим опытом.
Одна из главных задач бережливого производства – выстроить работу учреждения так, чтобы производственные и организационные процессы были направлены на постоянное повышение качества процессов внутри учреждения и, как следствие, повышение качества предоставляемых услуг. За счёт этого система бережливого производства позволяет устранить все виды потерь, снижающих ценность предоставляемых услуг и выполняемых работ в глазах потребителя, выявить проблемные зоны и обеспечить поиск способов их устранения. Достижение высокой организации труда позволяет высвободить ресурсы, которые ранее пропадали «впустую» (трудозатраты работников, занятые помещения, расходные материалы, время и др.), тем самым увеличить результативность труда в виде повышения эффективности, бережливости и клиентоцентричности.
Прочитать статью «Бережливый архив – архив будущего» можно по ссылке.
#СовременнаяБиблиотека #статья #эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство
Автор статьи – директор Государственного исторического архива Сахалинской области Сергей Анатольевич Чарочкин.
Журнал «Современная библиотека» – журнал о библиотеках, чтении, книгах. Научно-практический журнал об актуальных проблемах развития библиотечно-информационных и образовательных учреждений, внедрении современных информационных телекоммуникационных технологий в библиотеках, школах, информационных и культурных центрах.
Статья Сергея Чарочкина посвящена технологиям бережливого производства, применяемым в архиве. В ней директор «ГИАСО» не только рассказывает о достижениях архивистов в данной сфере, но и делится практическим опытом.
Одна из главных задач бережливого производства – выстроить работу учреждения так, чтобы производственные и организационные процессы были направлены на постоянное повышение качества процессов внутри учреждения и, как следствие, повышение качества предоставляемых услуг. За счёт этого система бережливого производства позволяет устранить все виды потерь, снижающих ценность предоставляемых услуг и выполняемых работ в глазах потребителя, выявить проблемные зоны и обеспечить поиск способов их устранения. Достижение высокой организации труда позволяет высвободить ресурсы, которые ранее пропадали «впустую» (трудозатраты работников, занятые помещения, расходные материалы, время и др.), тем самым увеличить результативность труда в виде повышения эффективности, бережливости и клиентоцентричности.
Прочитать статью «Бережливый архив – архив будущего» можно по ссылке.
#СовременнаяБиблиотека #статья #эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство
👍6❤2🔥1
В пятом выпуске научно-практического журнала «Отечественные архивы» опубликована статья директора исторического архива Сергея Чарочкина
В статье «Реализация проекта «Образцовое учреждение. Бережливый архив» в Государственном историческом архиве Сахалинской области» Сергей Анатольевич подробно рассказывает о применяемых в ГИАСО бережливых технологиях.
©️ Архивная отрасль имеет важнейшее социальное значение, так как призвана удовлетворять потребность граждан и структур управления государством в информации для защиты своих интересов в первом случае и реализации своих функций во втором. От качественной организации предоставления архивных услуг во многом зависит эффективность работы социальных институтов, а значит, и удовлетворенность граждан.
<...>
С 2021 г. ГИАСО внедряет технологии бережливого производства. Стремясь идти в ногу со временем, его сотрудники за довольно короткий срок достигли видимых успехов в оптимизации рабочих процессов. Предварительно команда архива при содействии учредителя – Министерства культуры и архивного дела Сахалинской области, прошла ознакомительный курс и получила общие представления о методах и инструментах, используемых при переходе учреждения к практике бережливости. Это необходимо, поскольку концепция бережливого производства почти для всех в архиве была новой. В работу оказался вовлечен практически весь коллектив.
Прочитать статью полностью можно здесь.
Ознакомиться с выпуском № 5 можно по ссылке.
#ОтечественныеАрхивы #ГИАСО #статья #ЭффективныйРегион #БережливыйАрхив #БережливоеПроизводство
В статье «Реализация проекта «Образцовое учреждение. Бережливый архив» в Государственном историческом архиве Сахалинской области» Сергей Анатольевич подробно рассказывает о применяемых в ГИАСО бережливых технологиях.
©️ Архивная отрасль имеет важнейшее социальное значение, так как призвана удовлетворять потребность граждан и структур управления государством в информации для защиты своих интересов в первом случае и реализации своих функций во втором. От качественной организации предоставления архивных услуг во многом зависит эффективность работы социальных институтов, а значит, и удовлетворенность граждан.
<...>
С 2021 г. ГИАСО внедряет технологии бережливого производства. Стремясь идти в ногу со временем, его сотрудники за довольно короткий срок достигли видимых успехов в оптимизации рабочих процессов. Предварительно команда архива при содействии учредителя – Министерства культуры и архивного дела Сахалинской области, прошла ознакомительный курс и получила общие представления о методах и инструментах, используемых при переходе учреждения к практике бережливости. Это необходимо, поскольку концепция бережливого производства почти для всех в архиве была новой. В работу оказался вовлечен практически весь коллектив.
Прочитать статью полностью можно здесь.
Ознакомиться с выпуском № 5 можно по ссылке.
#ОтечественныеАрхивы #ГИАСО #статья #ЭффективныйРегион #БережливыйАрхив #БережливоеПроизводство
👍5❤1👏1
Исторический архив продолжает делиться опытом в применении технологий бережливого производства
Статью директора ГБУ «ГИАСО» Сергея Чарочкина опубликовал международный научный электронный журнал «Вестник науки».
Статья под названием «Опыт применения инструментов бережливого производства в деятельности архивного учреждения» вышла в выпуске № 10 (67).
Ознакомиться со статьей можно по ссылке.
#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство
Статью директора ГБУ «ГИАСО» Сергея Чарочкина опубликовал международный научный электронный журнал «Вестник науки».
Статья под названием «Опыт применения инструментов бережливого производства в деятельности архивного учреждения» вышла в выпуске № 10 (67).
В течение нескольких последних лет Министерство Сахалинской области по эффективному управлению регионом реализует с организациями, учреждениями и предприятиями региона совместные проекты по внедрению в их деятельность принципов бережливого производства. Эта практика работы в рамках реализации национального проекта уже сейчас позволяет говорить о том, что бережливые технологии – это один из ключевых элементов успешной работы любого учреждения.
Ознакомиться со статьей можно по ссылке.
#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство
👍4🔥1👏1
Участники форума «Бережливые технологии» посетили Государственный исторический архив Сахалинской области
🥳 Напомним, что в августе этого года ГБУ «ГИАСО» получил статус образцового учреждения регионального уровня.
Для участников форума «Бережливые технологии» были проведены экскурсии, на которых архивисты подробно и наглядно показали внедренные в работу улучшения.
🤝 Весь коллектив исторического архива был вовлечен в работу по оптимизации своей деятельности. А достигнув весомых результатов, с удовольствием делится своим опытом со всеми желающими.
#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство #БережливыеТехнологии
Для участников форума «Бережливые технологии» были проведены экскурсии, на которых архивисты подробно и наглядно показали внедренные в работу улучшения.
#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство #БережливыеТехнологии
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
👍10🎉2❤1