Чайник? 🧐🧐

Мнемотехника в управлении проектами - это когда слово "сложно", не означает слово "трудно"

Александр Калтыков
Вице-президент Ассоциации СОВНЕТ

Приглашаю поэкспериментировать на данную тему.

Итак, все мы знаем, что в основе международного стандарта ICB 4.0 лежат элементы компетентности. Хотите вы того или нет, но настоящие профессионалы в управлении проектами должны их знать 💼.

Давайте возьмем один элемент и разложим его на ключевые показатели. Но сделаем это необычным способом, через образы или образные действия. И…, попробуем отгадать, о каком элементе идет речь.

Поехали:
Элемент компетентности...
🫖Чайник. Поддержание тепла и заботы о команде.

Ключевой показатель 1:

Проявляет инициативу в работе, предлагает другим свою помощь и советы

Чайник всегда готов вскипятить воду, заварить чай, который согревает, бодрит и является источником вдохновения ☕️.

Ключевой показатель 2:

Берет на себя ответственность и демонстрирует заинтересованность в результате

Чайник кипятит воду до нужной температуры и сохраняет тепло, символизируя постоянную заботу 🌡

Ключевой показатель 3:

Осуществляет руководство, коучинг и менторинг с целью улучшения работы специалистов и команд

Чайник имеет ручку, которая позволяет контролировать поток воды и равномерно распределять тепло, избегая перегрева 🎛

Ключевой показатель 4:

Применяет адекватную власть и влияние для достижения целей

Чайник оснащен свистком, который сигнализирует о готовности чая и своевременности момента 🚨

Ключевой показатель 5:

Принимает, продвигает и пересматривает решения при необходимости

Чайник можно наполнить водой снова и снова, символизируя определенную гибкость и адаптивность 🔄

Ну что, уверен, многие отгадали элемент компетентности: "Лидерство". Согласитесь необычный подход к изучению нового для вас материала?

В профессии руководителя проекта часто приходится иметь дело с изучением большого количества информации, будь то методички, инструкции или рабочий материал для проекта. Для тех, кто хочет самостоятельно освоить искусство мнемотехники, предлагаю запомнить несколько универсальных шагов:

1. Разбейте материал на части: Разделение сложного текста на небольшие фрагменты облегчит его усвоение и сделает процесс запоминания более управляемым. 🗂

2. Определите ключевые моменты: Выделите самые важные части текста, которые требуют особого внимания. Это поможет сосредоточиться на главном и упростит процесс запоминания. 🔍

3. Создайте яркие ассоциации: Придумывайте необычные и смешные ассоциации для каждой ключевой части текста. Такие образы помогут быстрее и прочнее закрепить информацию в памяти. 🌈

4. Создавайте историю: Объедините ключевые моменты в единую сюжетную линию или историю. Это создаст контекст и поможет удерживать информацию в голове. 📖

5. Регулярно повторяйте: Повторение - мать учения. Регулярное возвращение к изученному материалу укрепит ваши знания и улучшит их удержание в долговременной памяти. 🔄

Используйте мнемотехнику в своей повседневной жизни - это существенно её упростит и сделает более весёлой 🤫 👻

Лично я применяю её повсеместно и даже в своей работе при подготовке коллег к сертификации. Таким инновационным способом мы готовим себя сразу после курса пройти сертификационные испытания. Результат поразительный, сдают экзамены подавляющее большинство. Точнее не сдают экзамены только те, кто не хочет сдать 😁

Тестируйте бесплатный модуль:
https://t.iss.one/Kaltykov_bot?start=link_lhsM17sT5a
приходите на подготовку к сертификации и давайте вместе делать нашу жизнь лучше!

#экспертговорит
#АлександрКалтыков

О веревке и слонах

Евгений Беспалов
Руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

Один странствующий руководитель проектов во время командировки в отдалённый регион увидел любопытную картину: мощных слонов, которые работали на стройплощадке, на ночь привязывали к кольям с помощью тонкой и непрочной верёвки. Животные, обладая колоссальной силой, могли бы легко порвать её и уйти, но даже не пытались.

Местный управляющий объяснил этот парадокс: когда слоны ещё малы, их привязывают точно такой же верёвкой. Юные слонята пробуют вырваться, но у них ничего не выходит. Со временем они формируют стойкое убеждение: «Эта верёвка — непреодолимый барьер».

Эта установка настолько прочно закрепляется, что остаётся с ними на всю жизнь, даже когда они вырастают в исполинов, чья сила несопоставима с прочностью верёвки.

Эта история — идеальная метафора выученной беспомощности, которая часто поражает команды и целые организации в проектной деятельности.

Мы смотрим на новый амбициозный проект, сложный KPI или инновационную методологию и сразу решаем: «У нас не хватит ресурсов», «Руководство нас не поддержит», «Мы так никогда не делали, это не сработает». Мы даже не пытаемся «дернуть за верёвку» — то есть бросить вызов устаревшим бюджетным ограничениям, непрозрачным процессам, неэффективным инструментам или вере в то, что «здесь так не принято».

Мы смиряемся с мнимыми рамками, даже не проверив, а не стали ли мы за эти годы «сильнее»: не появились ли новые технологии, не изменилась ли рыночная конъюнктура, не выросла ли на самом деле наша экспертиза.

Успех проекта часто начинается с простого вопроса: «А это ограничение ещё актуально или это просто та самая “верёвка”, которую мы давно переросли?»

#экспертговорит
#ЕвгенийБеспалов

Какой статус отчёт Вы предпочитаете? 🧐

Дмитрий Медведев
Директор СОВНЕТ-СЕРТ

Часть 1: Трудности и решение

История вопроса

Когда в начале нашего тысячелетия я был начинающим Руководителем проекта и формировал периодические Отчёты по статусу реализации проекта, то конечно же, читая труды В.Д. Шапиро, И.И. Мазура, Н.Г. Ольдерогге, вдохновляясь «Библией РМ-а» — PMBoK-ом, старался как можно подробнее и в разных разрезах сформировать их так, чтобы потом сохранилась вся история по продвижению проекта для изучения её «в будущем» (привет «Lesson learning»!). ☝️

Шаблоны попадались всё такие, что параметров было — море! К тому же, опирался при планировании и отслеживании «карты бытия проекта» на Microsoft Project (ещё 98-й версии, если кто ещё помнит...) — там отчёты формировались в виде распечатки приличной стопки макулатуры, внушающей уважение только одним своим видом. 📄

Долгое время я эту работу по периодичной отчётности воспринимал как тяжёлую, нудную, но необходимую часть проектного менеджмента (особенно это ощущение подпитывалось тем, что работал тогда с проектами, финансируемыми либо Всемирным банком, либо ЕБРР — там на каждый выданный Евро приходилось примерно на 40 центов отчётности по использованию этого выделенного Евро — кто проходил это, тот поймёт...). 💸


Поиск оптимального формата

Однако, постоянно была одна ключевая проблема — эти отчёты никто не читал! 🗯️

И уже довольно долгое время спустя я начал задумываться над тем, как бы оптимизировать эти Статус-отчёты таким образом, чтобы информация о «здоровье проекта» была понятна при быстром обзоре на 1-2-х страницах размером с А4 (ну,... или хотя бы А3). ✨

Как оказалось, я был не одинок в этих поисках и направлениях мысли. В Штатах Clark A. Campbell (по образованию — инженер-химик, работавший в проектах компании «DuPont») сначала написал книгу «Управление проектом на одной странице», а потом, организовал компанию и разработал софт по подготовке отчётности по его методологии на одной странице. 📚

Изучив его опыт и рекомендации, я тоже проникся идеей создавать не комплексный многостраничный (структурированный, но с большим количеством информации) Отчёт о ходе реализации проекта, а делать больше «Дашборды», которые дают больше наглядности и, соответственно, больше предсказуемости в дальнейшем протекании работ по проекту. 🎯


Решение

В результате моих размышлений и экспериментов родилась идея принципиально иного подхода к формированию статус-отчетов. Вместо бесконечных таблиц и графиков, насыщенных детальной информацией, я предложил простое и эффективное решение — короткий отчет объемом буквально на одну-две страницы, содержащий лишь самую важную информацию. 🖊️

Теперь главная цель состояла в том, чтобы передать суть происходящего на проекте, сделав отчет интуитивно понятным даже руководителям высшего звена, которым некогда углубляться в тонкости деталей. Ведь самое важное в таком подходе — способность быстро воспринять информацию и принять необходимые управленческие решения. 🚀

Завтра расскажу о своём опыте внедрения упрощённой отчётности и результатах такого подхода, не отходите далеко и надолго 🤔

#экспертговорит
#ДмитрийМедведев

Какой статус отчёт Вы предпочитаете? 🧐

Дмитрий Медведев
Директор СОВНЕТ СЕРТ

Часть 2: Практическое применение

Опыт внедрения

Пришло время поделиться личным опытом внедрения методики формирования компактных статус-отчетов. Одной из первых возможностей применить новый подход стала работа с крупным государственным институтом, где руководство выражало заинтересованность в реформировании, однако не обладало необходимым опытом в области качественного проектного менеджмента. 🏛️

Здесь перед нами стояла задача одновременно изменить внутренние процедуры и интегрировать новые информационные системы. Важно отметить, что институт испытывал недостаток опыта в управлении такими ключевыми элементами, как управление рисками, управление изменениями и коммуникации. 🔄


Этап внедрения

Мы решили начать с самого простого — внедрить базовые инструменты, такие как Реестр рисков, План проекта и Статус-отчеты. Эти документы позволяли нам отслеживать ход работ и своевременно реагировать на возникающие проблемы. Такой постепенный подход оказался крайне полезным, поскольку давал сотрудникам возможность привыкнуть к новым процедурам, постепенно увеличивая сложность и глубину аналитики. 📈

По мере развития проекта, мы столкнулись с необходимостью расширения функциональности наших отчетов. Появились дополнительные требования по учету финансовой составляющей проекта, оценки риска и проблем текущего этапа. Таким образом, наши статус-отчеты стали включать:

1. План по основным направлениям работ: общий процент выполнения, возможные риски и статус каждой отдельной задачи.
2. План по вехам: контрольные точки и сроки их достижения.
3. Текущие риски и проблемы: детализация возникающих трудностей и потенциальных угроз.
4. Проведённые работы прошлого периода и планы на следующий этап: краткий обзор выполненных действий и перспективы дальнейшего продвижения.
5. Анализ финансового состояния проекта: сравнение планового и фактического бюджетов, прогнозы расходов. 💰


Результаты внедрения

Применение новых подходов позволило существенно сократить объем бумажной волокиты и сделать отчетность прозрачной и доступной для понимания всеми участниками процесса. Благодаря такому подходу руководители получили возможность оперативно оценивать положение дел и принимать обоснованные решения. 🟢

Кроме того, сама структура документа позволила выявить слабые места проекта и сконцентрироваться на ключевых проблемах, повышая шансы успешного завершения. Теперь совещания по ходу проекта перестали быть формальностью и превратились в эффективные площадки для обсуждения и выработки решений. 🎯


Основные выводы

Переход от традиционных многослойных отчетов к простоте и ясности стал важной частью моего профессионального пути. Сегодня я убеждён, что статус-отчет должен быть именно рабочим инструментом, позволяющим не только контролировать выполнение плана, но и активно способствовать достижению целей проекта. Использование минималистичных и чётких форматов значительно облегчает жизнь всей команде и повышает шансы на успех. 🚀

#экспертговорит
#ДмитрийМедведев