Почему PMO терпит неудачу?

Анна Телицына
Руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR

Согласно исторической статистике, только треть Проектных офисов живет более 3-х лет, остальные либо ликвидируются, либо трансформируются (перезапускаются), поскольку работают не так, как ожидалось.

Есть ряд достаточно типовых ошибок, которые допускаются в организации Проектного офиса, и как следствие приводят к такому исходу. Давайте разберемся, в чем же они заключаются и как их избежать.


Ошибка 1. Проектный офис не приносит ценности компании

Проектный офис создается как самостоятельное подразделение в структуре компании, подчиняется первому лицу (идеальный вариант), но вот чем он конкретно занимается, не всем сотрудникам очевидно. Складывается общее впечатление, что работа Проектного офиса не такая уж и нужная.

Так происходит, когда сотрудники офиса решают локальные задачи высшего руководства или отдельного функционального направления: по управлению ресурсами, ведению реестра проектов и отчетности и т.д.

Особенно это становится актуальным, когда в процессе внедрения проектного управления не удается договориться о правилах игры, выполнении простых задач, нередко возникает откровенный саботаж. И в этой войне, к сожалению, побеждают ключевые подразделения, которые приносят прибыль компании – продажи, производство, маркетинг, а проектный офис либо «выходит из игры», либо остается «секретарем».


Как решить: синхронизировать цели проектного офиса с целями компании

Если в компании реализуется огромное количество проектов, но единая систему управления отсутствует, это неизбежно приводит к перерасходу всех ресурсов: человеческих, временных, финансовых, материальных. Требует каждодневного погружения руководства в решения текущих задач по проектам, тушения пожаров.

И этом может стать основой, чтобы посчитать текущие потери компании и обосновать затраты на содержание проектного офиса. Поставьте измеримые результаты, сформулируйте выгоды, в которых будут заинтересованы собственник или генеральный директор, и иные участники бизнеса, станьте палочкой-выручалочкой для них и тогда вопроса об актуальности проектного офиса в принципе не возникнет.


Ошибка 2. Проектный офис не соответствует общему уровню развития организации

Еще один существенный фактор, который рано или поздно «потопит» проектный офис, – это попытка сразу внедрить все самое лучшее, самые последние наработки в управлении проектами и повысить уровень зрелости проектного управления компании стахановскими темпами. В то время как остальные функциональные единицы организации заняты рабочей рутиной и у них нет времени (а часто и желания) на погружение во все предложенные нормативные документы.

Мы с вами знаем, что внедрение проектного управления - это создание «обязательной дополнительной бюрократии», особенно на первых порах, которую, если быть честными, никто никогда не любит.


Как решить: двигайтесь от простого к сложному

Российский бизнес не всегда четко структурирован, многие вопросы решаются ситуационно и наличие формализованных процессов (утверждённых правил игры) не всегда является положительным аспектом.

Поэтому внедряя те или иные инструменты постарайтесь максимально облегчить жизнь участникам проектной деятельности, при этом способствуя и помогая в реализации проектов. Со временем, когда базовые инструменты будут освоены, и не будут вызывать изжогу, можно усложнять и привносить новые.


В качестве заключения:

Никто не принижает Ваших умений и навыков (имеется ввиду руководителя Проектного офиса), но нужно уметь быть адекватным текущей ситуации в компании и запросам бизнеса. Предлагать меры (инструменты) позволяющие получить как быстрые, так и долгосрочные победы на сложном пути внедрения проектного управления.

#экспертговорит
#Проектныйофис

#экспертговорит

«Сапожник без сапог»

Дмитрий Медведев, директор СОВНЕТ-СЕРТ

Через меня, как руководителя сертификационного центра, проходит много документации кандидатов на сертификацию, где описываются подходы, управленческая логика и примеры управления реализованных ими проектов.

Продолжение 👇

И прослеживается особенность в зрелости подходов Руководителей проектов, сертифицирующихся на уровень С IPMA и В-А к структуре календарного плана.

Большинство руководителей проектов уровня С в структуре календарного плана проекта закладывают и учитывают только работы по предметной области. Как следствие, всё управленческое направление имеет хаотический характер деятельности (риски оцениваются нерегулярно, когда какую отчётность готовить и куда направлять – приходится вспоминать, возникает много незапланированной работы, занимающей кучу времени, РП – в перегрузе, а руководство компании не понимает, чем именно он так постоянно занят), и риски срыва проектов – выше.

Управленцы более высокого уровня также включают в график проекта свои активности по Управлению проектом.
Этот подход соотносится с тем, что основные причины нарушения параметров проектов носят субъективный характер (цель не SMART, отсутствие лидера, нарушение границ проекта, низкое качество планирования). Я думаю, что темой отдельного исследования может являться изучение корреляции качества планирования управленческой активности и успешности реализации проекта.

Между тем, управленческих задач хватает (это и работа с ключевыми событиями/вехами, отчётностью, рабочими встречами, договорами, рисками, коммуникациями, изменениями, и т.д...). И часто эти задачи могут существенно повлиять на график проекта, включить дополнительные направления работ и статьи затрат. Например только планирование коммуникаций часто взаимосвязано с управлением организационными изменениями и работой со стейкхолдерами проекта (вовлечение в этапы проекта, изменение отношения к проекту или его частям, подготовка к принятию результатов проекта,….).

Не зря в ICB4 отдельное внимание уделено сфере компетентности «Контекст». Применяя которую в свое работе Руководителям проектов рекомендую с начала работы над проектом структурировать работы и процессы таким образом, чтобы уделять внимание и своей управленческой деятельности, гармонизируя её с работами по созданию результатов проекта. Иначе, получается что проект (по своему графику) «живёт» отдельно от своего управления (задач, которые планируют отдельным графиком).

#экспертговорит

#экспертговорит
#ЕвгенийБеспалов

Виды проектов

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

Давным давно в одной социальной сети, имя которой нельзя упоминать всуе, мне попался список видов проектов, который так легко лёг на душу и повысил настроение. Впрочем, задуматься он тоже заставил. Список я сохранил, а нынче, в очередной раз перебирая полезные и не очень материалы, обнаружил его и спешу поделиться с вами.

Продолжение 👇

Виды проектов:

1. Проект-любимец. Любимый проект руководителя. Неважно сколько стоит, не важно, какие убытки несет компания, этот проект в приоритете у высшего руководства.

2. Проект-арбуз. Снаружи зеленый (в рамках графика), но, если надрежешь увидишь, что внутри он весь красный.

3. Проект-гриб. Они вырастают в темноте. Никто их не ожидал, никто не знает откуда они взялись и даже кто ими управляет.

4. Проект-подводная лодка. Он появляется на поверхности только из-за необходимости, набрать воздух (ресурсы), залатать дыры, в остальное время их не видно. Отсутствие новостей – хорошие новости?

5. Проект-таракан. Руководство давит его тапком, вымораживает (те, кто постарше могу помнить такой способ борьбы с тараканами), но он выживает и по ночам жрёт на кухне насыпанный для него дуст.

6. Проект-призрак. Похож на проект-гриб, за исключением того, что, когда он появляется вы вскрикиваете от ужаса.

7. Проект-зомби. Это разновидность проекта-таракана, проект прекращен, но продолжает потреблять ресурсы, финансы.

8. Проект-цунами. Обычно это стратегический, высокоприоритетный проект, который разрушает все на своем пути. Бывает, проекты-цунами являются секретными и предназначены для реструктуризации компаний.

9. Проект-иглобрюх. С виду это маленькая рыбка, но, когда вы подходите близко она, увеличивается в размерах в 4 раза.

10. Проект-святая корова. Разновидность проекта-любимца, это проект, который вы не можете ставить под сомнение, несмотря на убыточность организации, но он будет жить так как является традицией.

11. Проект-павлин. Это проекты, призванные утолить тщеславие руководства. Они начинаются с бравады и закладки камня в фундамент, но в итоге становятся никому не нужной обузой.

12. Проект-белый слон. Мега-проекты, такие как олимпийские игры, часто инфраструктурные. Невероятно дорогие с небольшими результатами или его отсутствием.

13. Проект-прамбанан. Назван в честь храма в Индонезии, который по легенде построили за 1 ночь. Собственно, все ясно из названия, это проект – «сделать вчера».

14. Проект-день сурка. В компании все страдают амнезией и наступают на те же грабли.

15. Проект-фальшивый нос. Это старые проекты, которые переименовали, таким образом, чтобы люди не узнали проект, который провалился в прошлом году.

16. Проект-осьминог. Проект, который живет очень глубоко и подчиняется нескольким управляющим комитетам, которые могут не знать друг об друге.

17. Проект-слон в комнате, которого предпочитают не замечать. Это проект табу, большой, занимает всю комнату, неприятно пахнет, но все предпочитают его не замечать.

18. Проект-единорог. Проект-любимец, рожденный в сказке, для примера, на выездном собрании топ менеджеров. Он не имеет ничего общего с реальностью, однако он неприкосновенен.
А какие ещё виды проектов по вашему бывают?

#экспертговорит
#ЕвгенийБеспалов

Дорогие друзья, уважаемые коллеги!

Лично мне 2024 год запомнится своей «синусоидой». Встречал с полной неопределенностью, провожаю с двумя открытыми инвестпроектами по новым российским технологиям химического производства, изучением новых логистических возможностей России и формированием нового для России рынка альтернативного топлива. Надеюсь, что взятый темп удастся продержать весь 2025!

Желаю вам смелых идей и отличной их конверсии в открытые проекты! А чтобы не выгореть на работе - много поводов для праздников: небольших и уютных - от семьи и друзей, масштабных и торжественных - от нашей Родины!
С наступающим!