«Дураки учатся на своих ошибках, а умные на чужих» (Т. Рузвельт)

Ирина Зубарева
Руководитель проектного офиса АО «Трансмашхолдинг»
Сертифицированный специалист по управлению проектами, программами, портфелями, проектным офисом (PME, PRIME, OKR).
Профессиональный бизнес-тренер, фасилитатор.

Это высказывание как нельзя лучше подходит и для проектного управления. Поговорим сегодня о выученных уроках проектов. О них, как мне кажется, незаслуженно забывают, либо пишут для «галочки».. А ведь это наиважнейшая информация для будущих проектов, бесплатная возможность для команды избежать ошибок и достичь результатов в планируемые сроки, в рамках бюджета и с надлежащим качеством.

Как показывает личный опыт, здесь работает правило Парето – 20% типовых ошибок являются причиной 80% проектов.

Топ-5 одинаковых ошибок в трех крупнейших компаниях разного вида деятельности:
1. Не учли требования важных стейкхолдеров при написании ТЗ
2. Забыли заранее предусмотреть ресурсы технической поддержки
3. Неправильно спланировали время на подбор и найм специалистов в команду с рынка
4. Не рассчитали срок закупочных процедур (не заложили риски)
5. Не показывали Заказчику промежуточный результат во время всего проекта. В итоге в конце проекта, при сдаче оказалось, что сделали не то.

Чтобы не наступать на одни и те же грабли можно попробовать сделать следующее. Проверено. Работает.

1. Создаем шаблон реестра выученных уроков.
Его можно легко найти в Интернете. Лучше сразу докрутить его тегами, фильтрами. Предусмотрите там фазу проекта, тип проекта, потери/возможности. Это поможет легко и быстро искать уроки для разных проектов.
2. Вводим культуру управления выученными уроками.
Проводим анализ отклонений в проектах. Далее рассказываем проектным командам, сколько стоят потери от одних и тех же ошибок, и почему так важно и нужно использовать уроки других и фиксировать свои. Вебинар займет 30 мин., сбор и оценка причин отклонений – от 1 до 10 рабочих дней. (можно взять ключевые проекты).
3. Вводим практику изучения и заполнения реестра выученных уроков на регулярной основе
Учим правильно заполнять реестр и им пользоваться. Важно! Научить коротко и ясно описать свои ошибки и обязательно указать способы, как можно было бы их избежать. Это самая ценная часть реестра. Высший пилотаж – оценить потери из-за этих ошибок (сразу зашиваем в реестр формулы для расчета).
4. Вводим мониторинг и контроль со стороны проектного офиса и Управляющего комитета по проектной деятельности.
Устанавливаем правила для Руководителей проектов. При запуске проекта указать в Уставе/презентации на УК уроки, которые команда изучила. При переходе на другую фазу/этап вводим правило обязательной фиксации уроков в реестре (если не делать этого в течение проекта – к концу многое забудется или покажется не столь важным). Если проект пришел на Управляющий комитет с отклонениями и причины этих отклонений были в реестре выученных уроков, но не были учтены – минус в карму РП либо снижение премии. А вот если наоборот, команда изучает уроки других и учится на чужих ошибках – почет и похвала.

Ко всему вышесказанному можно еще добавить автоматизацию самого реестра с помощью ИИ или тегирования. Можно еще облегчить жизнь РП и их командам регулярной рассылкой выборки топ-10 уроков на основе лайков. Чем больше урок отзывается – тем больше болит…
И тогда весь список уроков читать не обязательно, самые важные часто на самых верхних позициях.

#экспертговорит

Дорогие коллеги!

Поздравляю вас с Днём народного единства! Этот праздник символизирует сплочённость, силу духа и единство нашего народа перед любыми вызовами. Пусть эти качества всегда будут с вами в вашей профессиональной деятельности!

Желаю вам успехов в реализации самых амбициозных проектов, крепкого здоровья, благополучия и уверенности в завтрашнем дне. Пусть каждый ваш день будет наполнен новыми достижениями, вдохновением и радостью от проделанной работы.

Пусть ваша команда всегда остаётся единой и сильной, а все проекты успешно завершаются вовремя и с высоким качеством!

С праздником!

#экспертговорит

Тесный мир профессионалов

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

Мир тесен. Эта присказка известна всем. Ещё теснее мир профессионалов и экспертов. В какой-то момент времени понимаешь, что так или иначе, косвенно или напрямую знаешь большинство профессионалов в своей области деятельности по всей стране. Занимаясь своим делом, невозможно не смотреть по сторонам, на других таких же «деловых» людей. Как оно ещё бывает? Это же интересно! И самое главное – очень поучительно.

Чтобы достичь целей и результатов в неопределенной атмосфере, решая задачи со множеством параметров и неопределенной постановкой, необходимо обладать не только «механическими» знаниями в данной области, но и пользоваться наработанными навыками, своим и чужим опытом. А вдруг, кто-нибудь уже решал подобную задачу в подобных же условиях. Вдруг кто-то уже нашёл эффективное решение. В конце концов, даже обучаясь чему-нибудь по учебникам, мы уже используем чужие наработки. А про стандарты (хорошие стандарты) говорят, что это «опыт, увековеченный на бумаге».
Поэтому так важно изучение чужого опыта. Поэтому так важна насмотренность. Так важно общение со своими коллегами и другими такими же экспертами и профессионалами в своей области деятельности. Но по-настоящему хороших профессионалов немного.

Также и в проектной деятельности. С одной стороны испытываешь легкую «белую» зависть перед их успехами. С другой стороны, благодарен им за демонстрацию успешных кейсов – решений своих проектных менеджерских задач. Но есть и ещё сторона – это не только обучение и принятие опыта, это ещё и ресурс.
Вот тут то и срабатывают те самые IPMA (ICB 4.0) - компетенции руководителя проекта – фактически весь раздел «люди». Цитирую 2.3.2. Совершенствование компетентности осуществляется в процессе работы в проекте/программе/портфеле проектов и программ и в процессе взаимодействия с его окружением. Команды представляют собой социальные системы, как и создавшие их организации.

Совершенствование компетентности происходит, когда люди выполняют определенные действия в той или иной роли, и таким образом приобретают новые знания, навыки и умения. Они взаимодействуют с другими людьми и могут делиться знаниями, обмениваться опытом и/или помогать друг другу в работе в проекте/программе/портфеле проектов и программ. Сообщество практиков - пример формального или неформального взаимодействия профессионалов и коллективного совершенствования компетентности.

Профессионал может обратиться к сообществу практиков и пополнить свои знания в процессе обсуждения практических вопросов и экспериментирования. Через сообщество практиков он также может рассказать о своём опыте, чтобы организациях смогла впоследствии использовать его на других проектах.
Проектная деятельность такова, что профессионалы проектной деятельности востребованы на ограниченный период времени. Это исходит из самого определения проекта. И порой возникает ситуация, когда на проект нужен высоко-квалифицированный руководитель проекта, эксперт в проектной деятельности. Где его взять? Тем более в современных условиях кадрового дефицита? Или другая ситуация, когда собственные проекты закончились, как найти интересную и высокооплачиваемую работу? Исходя из выше написанного, логично предположить – что через сообщество. А где его взять? В России уже давно сформированы и развиваются несколько сообществ экспертов проектной деятельности.
Это совсем не трудно, особенно при современных способах электронного участия (мессенджеры, каналы, блоги). Но еще более эффективное участие – это конференции и различные конкурсы по проектной деятельности. Профессионалу в любом виде деятельности просто необходимо участвовать в подобного рода мероприятиях!

Продолжение 👇

Я неоднократно ловил себя на очень полезном «выхлопе» для себя с таких мероприятий: это и нахождение людей под какой-либо проект и подсказки при построении корпоративной системы управления проектами и нахождение собственной работы и т.д. и т.п. Да, эта польза не очевидна, но лишь только потому, что она не наносится сразу, а имеет отложенный эффект. Причём этот эффект может случиться спустя очень длительное время: месяцы, года. Но имеет очень и очень большое значение.

И любому «молодому» руководителю проектов, или только тому, кто вступает в этот тернистый путь проектной деятельности я настоятельно рекомендую участвовать в различных сообществах, использовать любые возможности, чтобы попасть на конференции и как можно больше общаться с себе подобными и более опытными профессионалами.

#экспертговорит
#ЕвгенийБеспалов

📣 Всем добрейшего утра!

Продолжаем наше увлекательное путешествие в мир элементов компетентности ICB 4.0.

Сегодня переходим в сферу «Практика» и первым в списке элемент - «Общий план (Концепция) проекта»

Этот элемент компетентности определяет, как профессионал интерпретирует и оценивает требования, ожидания и действия организации(й) и как трансформирует эти факторы
в высокоуровневый общий план проекта для обеспечения максимальной вероятности успеха. Созданный с учетом этих внешних факторов, общий план проекта на концептуальном, стратегическом для проекта уровне определяет ресурсы, финансирование, цели заинтересованных сторон, выгоды и изменения в организации, риски и возможности, процесс руководства, результаты, их приоритеты и срочность. Все это составляет концепцию реализации (стратегию), или общую архитектуру проекта. Кроме того, этот план показывает, как будет осуществляться управление проектом. Поскольку все внешние факторы и критерии успешности проекта (и/или их предполагаемая важность) часто изменяются с течением времени, созданный общий (концептуальный) план периодически должен пересматриваться и, в случае необходимости, изменяться.
(ICB 4.0)

В викторине поговорим о роли определения целей в формировании общего плана проекта 🤔

Переходим в викторину, делаем свою зарядку для хвоста 👇