В каких случаях создание проектного офиса оправдано?

Анна Телицына
Руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR


Мы с вами уже поднимали вопрос «А всем ли организациям нужен проектный офис?» И помним ответ, что на самом деле не всем. Так в каких же случаях создание проектного офиса оправдано?

Создание такого подразделения оправдано, только в тех случаях, когда организация имеет множество проектов разного типа, размера и сложности, которые требуют координации, контроля и поддержки. Когда процент вовлечения руководства в решение оперативных задач по этим проектам стремиться к 100 %. Когда организация заинтересована в повышении зрелости проектного управления и желает внедрить лучшие практики и стандарты, а также развить свою проектную культуру и компетенции.

Если на эти вопросы получен положительный ответ, то компании стоит рассмотреть возможность создания либо перезапуска проектного офиса, если он до сих пор не отвечает потребностям бизнеса.

Существует Два пути появления проектного офиса

Первый путь — сверху.
Топ-менеджмент компании понимает, что необходимо меняться. Но как это делать? Можно делать нашим традиционным российским способом: позвать всех управленцев, дать указания и сказать о санкциях за невыполнение. Но поскольку опыта реализации подобного рода задач у сотрудников нет, то как показывает практика, сотрудники, привыкшие к этому, будут ждать, когда пройдет буря и энтузиазм руководителей. Они делают это не от того, что плохие, а от того, что сильно перегружены. Или меняют табличку и называют какой-нибудь аналитический отдел проектным офисом, и люди как занимались отчетами, так и занимаются. Естественно, что никакую культуру или инструменты проектного управления они не развивают. В результате проектный офис не появляется.

Второй путь — снизу.
В компании появилось какое-то количество неравнодушных управленцев, переживающих за компанию. Они чувствуют, что нужны изменения, и готовы их лидировать. Плюс к этому, у них есть опыт работы в иных условиях с участием Проектного офиса. И именно такие неравнодушные управленцы инициируют создание проектного офиса в компании.
.
Иной путь.
Бывают и другие варианты: съездили к соседям, увидели, что у них есть проектный офис, или увидели, что конкуренты развиваются в разы быстрее применяя проектный подход и тоже решили создать проектный офис.

Но во всех этих вариантах одним из основных и важных моментов остается - уровень вовлеченности топ-менеджмента. Если топ-менеджмент не имеет амбиций, у него нет стремления развиваться, то проектный офис не взлетит. Он будет отделом-помощником/ контролером топ-менеджмента, но не инструментом для изменений в компании.

Потому прежде чем заняться процессом создания проектного офиса, необходимо найди непросто неравнодушных среди топ-менеджмента, но увлеченных и четко осознающих ценность от внедрения проектного подхода. Поскольку создание Проектного офиса может быть одним из лучших решений для повышения эффективности и качества управления проектами, а также для достижения стратегических целей и конкурентных преимуществ вашей организации.

#экспертговорит
#Проектныйофис

ВНИМАНИЕ ВАЖНЫЕ НОВОСТИ!!!

Уважаемые коллеги!
В телеграме появился клон группы СОВНЕТ!
Через поиск группу найти невозможно, она не публичная!

Но просим быть внимательными, вас могут добавить в неё и предлагать сомнительные схемы.

У СОВНЕТ всего три активности в ТГ.
Вот они:

СППУ, вы сейчас в нём находитесь.

Проектная среда:
https://t.iss.one/sovnet_ps

Ассоциация управления проектами СОВНЕТ:
https://t.iss.one/sovnet_association

БУДЬТЕ ВНИМАТЕЛЬНЫ!!!

Превышение полномочий и работа за Заказчика

Пётр Пономарев - директор департамента управления проектами АО "КОНСИСТ-ОС" организации Госкорпорации "Росатом"

Когда проектный офис оказывает услуги по управлению проектами другой компании может возникать перераспределение задач заказчика в сторону проектного офиса, особенно при нехватке ресурсов у заказчика и "слабой" службе заказчика.

Но есть определенные границы, за которые переходить нельзя и уж тем более решать вопросы в зоне ответственности заказчика.

Иногда, в погоне за сроками даже самые многоопытные руководители проектов начинают забывать о рисках в проектах из-за взятия на себя обязанностей и зоны ответственности заказчика. В итоге такое перераспределение обязанностей приводит к плачевным историям в проектах, когда руководитель проекта сам с собой договаривается и в нарушение методологии управления проектами делает шаги приводящие к полной невозможности дальнейшей реализации проекта, например договор заключается при отсутствии окончательного решения о финансировании проекта и ряду похожих ситуаций, приводящих при аудиторской проверке к выводам о превышении руководителем проекта полномочий и вплоть до дисплинарной ответственности.

Договор при такой ситуации заказчик предпочитает расторгнуть и проект рассыпается....

На текущий момент, решения как выставить преграду для таких действий не в своей зоне ответственности помимо разбора ситуации и дополнительного включения руководства офиса управления проектами во все цепочки согласования проектных документов не находится...

Но есть надежда, что пару показательных наказаний приведут в чувство коллектив и деятельность офиса управления проектами вернется в рамки действующих регламентных документов....

#экспертговорит

Про эффекты

Антон Маркин, эксперт в проектном и бережливом управлении

Сейчас работаю в Мастерской управления «Сенеж» АНО «Россия — страна возможностей». Готовим и реализуем программы обучения, в первую очередь, для госслужащих. Наше направление, Мастерская эффективности, отвечает за развитие бережливых технологий в госсекторе. И проектного управления. По понятным нашему сообществу причинам, без развития проектного управления невозможно реализовать ни одного проекта повышения эффективности деятельности.

В этом году сформировали программу «Лидеры и проводники изменений». Сейчас третий модуль обучения проходит на Сахалине для команд из 15 регионов. Почему на Сахалине? Потому что губернатор Сахалинской области Валерий Лимаренко преобразования в регионе начал с применения и развития бережливых технологий. Команда губернатора, и сам губернатор, сертифицированы СОВНЕТ по стандарту IPMA. Что позволило управлять большим портфелем стратегических проектов и проектов бережливого производства. Реализованные проекты в бережливом производстве позволили работать теми же ресурсами, значительно сократив сроки предоставления государственных услуг. Эффективное управление проектами позволило Сахалинской области оказаться на 9-м месте по качеству жизни по итогам 2023 года (46-е место в 2018 году). А по инвестиционной привлекательности подняться с 43-го места на 4-е.

Участники обучения познакомились с проектами в области здравоохранения, социальной сфере, образовании, строительстве, ЖКХ, повышении эффективности предоставления государственных услуг и цифровизации. Свои отраслевые проекты представляли руководители органов власти, показывая свою максимальную вовлеченность в проекты. Для управленцев региона бережливые технологии — это то, чем они заняты каждый день. То, что делает жизнь жителей региона лучше. Более 2-х тысяч показателей находятся на контроле в Сахалинской области. Более 500 показателей находятся на ежедневном контроле у губернатора. Все данные предоставляются в сжатой понятной форме, позволяющей быстро принимать управленческие решения. На совещаниях, которые проходят стоя, на одно министерство уделяется не более 5 минут.

10 лет назад, когда только начинал путь менеджера проектов в бережливом производстве, нашей команде было сложно вовлекать сотрудников в проекты, так как все наши «положительные» примеры были либо с Востока (Тойота, Япония), либо с Запада (Lean). И сотрудники компании нам говорили — «Зачем вы нам говорите про производительность труда в западных или японских компаниях? Подойдите к окну — за окном Россия. Здесь это работать не будет». Теперь же у нас множество положительных примеров применения бережливых технологий и в бизнесе, и в госсекторе. Это и ГАЗ, и Камаз, Росатом со Сбером. Это налоговая служба и правительства в регионах. Нам уже не у кого учиться, мы способны сами быть примером. А со следующего года к программе «Лидеры и проводники изменений» присоединятся и остальные 74 региона. Это не только обучение. Результат программы для региона — реализованный проект повышения эффективности предоставления государственных услуг, обмен лучшим опытом, и понимание, как выстроить эффективную управленческую систему у себя.

#экспертговорит

«Давайте делать просто тишину…»
Булат Окуджава

Александр Калтыков
Вице-президент АУП «СОВНЕТ»
Консультант, тренер, эксперт по управлению проектами, программами и портфелями.

«Самый эффективный прием в переговорах – пауза.
Пауза помогает собраться, привести свои эмоции в порядок, перехватить инициативу»
Игорь Рызов, эксперт по переговорам.

Особенности нашей профессии накладывают отпечаток своей постоянной сменой событий, быстроменяющейся реальностью. Через какое -то время мы перестаём быть эффективными и получать удовольствие от работы.
Есть ли способы с этим как-то бороться?

Рекомендую приём, описанный в одной истории на полях интернета

Однажды фермер обнаружил, что потерял в сарае с сеном свои часы- подарок отца.

После безрезультатных долгих поисков вдоль и поперек сарая, он сдался. Сил уже не было. Увидев неподалеку играющих мальчиков, он решил обратиться за помощью к ним и пообещал вознаграждение тому, кто отыщет в сене его часы.

Услышав это, мальчишки ватагой помчались к сараю, облазили весь стог сверху донизу, но часов так и не нашли. И в момент, когда фермер уже собирался оставить все попытки разыскать часы, к нему подошёл маленький мальчик и попросил дать ему ещё шанс. Фермер, посмотрев на него, подумал, а почему бы и нет, тем более ребёнок выглядел достаточно искренним. Поэтому фермер отправил мальчика в сарай.

Каково же было его изумление, когда спустя некоторое время мальчик вышел из сарая с часами в руке. Фермер, охваченный радостью, с любопытством спросил, как ему удалось сделать то, в чём остальные мальчишки потерпели неудачу. Мальчик ответил: «Я не делал ничего. Я просто сидел на полу и слушал. В тишине я услышал их тиканье, пошёл по направлению звука и нашёл их».

Несколько минут тишины в день, приведут в порядок ваши мысли и сделают ваши действия более осмысленными.

Вспоминайте об этом, когда почувствуете усталость или водоворот событий закружит вам голову.

Будьте внимательны к себе и всё будет хорошо.

Хорошего дня!!!

#экспертговорит