В чем ценность Проектного офиса и как ее измерить?

Анна Телицына
Руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR

Мы с Вами уже проговорили все основные шаги при создании Проектного офиса. И сегодня на повестке для логичный вопрос – есть ли измеримый эффект от деятельность проектного офиса? Можно ли посчитать эту ценность в деньгах? И как доказать ценность своей работы топ-менеджменту?

Сомнения в эффективности деятельности Проектного офиса, читай – эффективности проектного управления, высказывают примерно 50 % руководителей компаний. Что в последствии считается один из главных провалов Проектных офисов, поскольку Проектные офисы не приносят достаточной ценности для организации. Правды ради, надо сказать, что конечно Проектные офисы приносят ценность своим компаниям, они просто не измеряют и не озвучивают эту ценность. (прим. умение качественной «продажи» результатов своей деятельности – отдельный важный навык для руководителя Проектного офиса).

Чтобы показать, как Проектный офис повышает производительность проектов, способствует изменениям и поддерживает цели и задачи компании важно определить и согласовать со стейкхолдерами определенный набор метрик –KPI Проектного офиса. Только так Проектный офис может быть успешным. В противном случае, ему всегда придется бороться за свое существование.

Ниже я приведу несколько метрик, которые в первом приближении позволят понять в правильном ли направлении движется проектное управление в организации:
✅ Сроки запуска проектов (idea-to-project) - количество дней от возникновения идеи до старта проекта, дней;
✅ Скорость получения результатов проекта (time-to-market) - средний срок завершения этапов и проектов, дней;
✅ Суммарное количество дней текущего отставания от базовых планов, дней;
✅ Доля успешных проектов или доля неудачных проектов, %;
Выполнение бюджета проектов (портфеля), %
✅ Дисциплина исполнения правил (процессы, документы, процедуры…) – количество проектов выполняемых в соответствии с методологией (% выполненных требований в точках принятия решения), %
✅ Доля проектов, управляемых в через общую информационную систему, %;
✅ Индекс удовлетворенности заказчика;
% сертифицированных Руководителей проектов.

Сразу оговорюсь, каждая метрика в отдельности может не давать необходимого понимания эффективности проектного управления. Перечень метрик зависит также от уровня зрелости проектного управления в организации. Правильная комбинация выбранных метрик, и критическое к ним отношение, могут дать объективную оценку результативности. Ведь практически каждым показателем можно «злоупотреблять», т.е. использовать для создания искаженного восприятия реальной ситуации.

Безусловно, приведенным перечнем не исчерпывается возможные метрики проектного управления, однако, я надеюсь, он даст начальную базу для построения системы метрик для оценки результативности проектного управления в вашей компании.

И на последок дам еще один совет (хотя никто не спрашивал😉) - убедитесь, что все знают о вашем успехе. Используйте внутрикорпоративную сеть, корпоративное издание, буклеты, информационные рассылки, видео-ролики для того, чтобы продвигать ценность, эффективность и успех вашего Проектного офиса.

#экспертговорит
#РМО

Каких ошибок стоит избегать, даже если вы только стали руководителем проекта?

Дилара Ижбердеева
Консультант в сфере стратегического и управленческого консалтинга;
Руководитель проектных офисов в компаниях финансового сектора;
Кандидат экономических наук.

Почему менеджеры проекта носят Найк, а Заказчики предпочитают Адидас? - Ответ в лозунгах, Найк: "просто сделай это", Адидас: "нет ничего невозможного".

Проектное управление — это не столько графики и бюджеты, сколько постоянная работа с людьми: командой, заказчиками, подрядчиками и прочими стейкхолдерами.
Большинство ошибок, с которыми я сталкивалась за десятилетний опыт работы в проектной деятельности, были связаны именно с отсутствием фокуса менеджеров на человеческое взаимодействие.

Вот основные из них:

1. Не выявить всех стейкхолдеров и не уточнить их ожидания

Важно сразу определить заказчика и всех, кто влияет на проект. Ошибкой будет начинать работу, не до конца понимая, кто в итоге принимает решения. Более того, состав стейкхолдеров и их ожидания могут меняться в процессе — это тоже нужно отслеживать.

2. Не управлять ожиданиями стейкхолдеров

Например, составить план проекта для галочки и забыть о нем. Даже если вы работаете по Agile, промежуточные вехи должны быть сформулированы и доведены до всех— это позволит управлять и ожиданиями заказчиков, и мотивацией команды. Если что-то в плане приходится поменять, то это тоже должно быть отражено и коммуницировано.

3. Не управлять коммуникациями в проекте

За годы работы у меня сложилось стойкое впечатление, что наше управление проектами концентрируется на «хардах» (управлении содержанием, сроками и стоимостью и т.д.), а качественное управление коммуникациями встречается крайне редко – на коммуникации выходят только, если что-то уже горит, либо отчетно, для галочки: все собрались, послушали, покивали, протокол подписали. Однако регулярная и открытая коммуникация— один из ключевых факторов успеха: она поддерживает командное взаимодействие, позволяет обсуждать и решать возникающие в проекте проблемы, а также является площадкой для сбора обратной связи и корректировки курса.

Конечно, этот список не охватывает все потенциальные ошибки, но если избегать вышеперечисленные, то вероятность успешного завершения проекта заметно повышается.

Делитесь в комментариях своими наблюдениями и ошибками, которые вы бы добавили в этот список 😊

#экспертговорит

📣 Добрейшего пятничного утра!

В финале недели по списку элементов компетентности - «Ресурсы»

Этот элемент компетентности включает определение, приобретение, контроль и развитие ресурсов, необходимых для получения результата проекта. К ресурсам относятся люди, экспертные знания, средства производства, оборудование, материалы, инфраструктура, инструменты и другие активы, необходимые для выполнения действий по достижению целей проекта. Этот элемент компетентности включает определение стратегии приобретения и использования ресурсов с целью максимизации эффективности проекта, оптимальное использование ресурсов с учетом временных и финансовых ограничений, а также их постоянный мониторинг и контроль.
(ICB 4.0)

В викторине давайте разберёмся - какое место в структуре занимает разработка стратегического плана 🤔

Переходим в викторину, множим число своих побед за неделю 👇

🔔 Рубрика «эксперт говорит» традиционно в пятницу наполняется обзором статей за неделю.

Читаем, создаём свою «базу знаний» 👇

https://sovnet.ru/news/ekspert-govorit-podborka-publikaciy-za-nedelyu-48

📌 В конце недели неизменно публикуем отзывы о ценности сертификации IPMA-СОВНЕТ от коллег недавно прошедших сертификационные испытания.
Читаем, оставляем свои лайки в качестве поздравлений 👇

«Подтверждение международного опыта от международной ассоциации»

Дорожкин Алексей Владимирович, IPMA Level C


«Возможность структурировать знания, посмотреть на функциональную область под другим углом»

Клемешова Юлия Георгиевна, IPMA Level C


«Возможность карьерного роста, систематизация знаний для руководителя проекта»

Ивахин Сергей Викторович, IPMA Level C


«Дает определенный системный взгляд на проектное управление»

Комаристый Эдуард Анатольевич IPMA Level C
 

Для заинтересовавшихся сертификацией все подробности здесь
https://sovnet.ru/specialists/candidates
 По вопросам подготовки к сертификации обращаться:
@aleksandrkaltykov

Ничто не обходится нам так дёшево и не ценится другими так дорого как наши лайки

Хороших выходных!!!

✋🏼Для тех ищет интересное и полезное видео на выходные рекомендую пересмотреть вебинар о Проектных офисах от 13 ноября. На скорости 1,5 за час можно охватить вниманием всю информацию.

Обогащайтесь👇

13 ноября 2024 г.

Проектные офисы в современных организациях. У кого? Как? Зачем?

Докладчики:

Анна Сергеевна Телицына, руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами — IPMA B, ICPAgile, OKR.

Алексей Константинович Кулешов, директор проектного офиса B2O ПАО «Ростелеком».

Дмитрий Викторович Медведев, директор сертификационного центра «СОВНЕТ-Серт».

Итоги: https://sovnet.ru/news/proektnye-ofisy-v-sovremennyh-organizaciyah-itogi-proektnoy-sredy

Сегодня отмечает свой 85-летний юбилей Владимир Бурков, почётный член и один из основателей СОВНЕТ, выдающийся отечественный ученый, первый асессор IPMA!
 
Уважаемый Владимир Николаевич! Примите наши самые теплые и искренние поздравления!
 
Благодарим Вас за Ваш бесценный вклад в создание и развитие нашей Ассоциации, за Ваш огромный труд, направленный на развитие и популяризацию профессионального управления проектами в нашей стране!
 
Мы очень ценим Вас за Ваш профессионализм, любовь и преданность своему делу, за Вашу уникальную способность дарить радость и душевное тепло окружающим!
 
От всей души желаем Вам крепкого здоровья, долгих, счастливых лет жизни и дальнейших успехов в Вашей научной, педагогической и общественной деятельности!
 
Счастья, добра, благополучия Вам и Вашим близким!

Уравнение

Александр Калтыков
Вице-президент АУП СОВНЕТ
Консультант, тренер, эксперт
IPMA, Level “A”

Как одно простое умозаключение может изменить подход к управлению проектами

В мире проектного менеджмента часто возникают ситуации, когда решения кажутся сложными, а путь к успеху теряется среди множества задач и проблем. Но что, если секрет успеха кроется в самом начале? Что, если ключ к решению проблемы скрыт в том, как мы формулируем её?

Предлагаю рассмотреть высказанный тезис на простом примере:

☝️Уравнение: 2 + 2 = x

На первый взгляд, эта простая арифметическая операция кажется очевидной. Однако за этой простотой скрывается глубокий смысл, который применим ко многим аспектам нашей жизни, включая управление проектами.

☝️ Левая сторона уравнения равна правой стороне

Эта идея может показаться тривиальной, но она имеет огромное значение. В контексте проекта это означает, что решение задачи уже содержится в самой задаче. Задумайтесь - решение задачи уже содержится в самой задаче. Это утверждение может звучать парадоксально, однако оно подчеркивает важность правильной постановки вопроса.

☝️ Как постановка задачи влияет на результат

От того, как вы сформулируете свою проблему, зависит то, каким будет ваше решение. Если задача поставлена неправильно, решение также окажется неверным. Например, если вы пытаетесь решить проблему нехватки ресурсов, задаваясь вопросом «как увеличить бюджет», возможно, стоит пересмотреть сам процесс распределения ресурсов, а не пытаться найти дополнительные средства.

Это особенно важно в управлении проектами, где каждый шаг требует чёткого понимания цели и ресурсов. Чем точнее вы определите свои потребности и ограничения, тем проще будет находить эффективные пути их преодоления.

☝️ Мурашки по коже от осознания

Когда вы осознаёте, что ответ на ваш вопрос всегда находится внутри самого вопроса, это может вызвать удивление и даже восхищение. Ведь теперь вы понимаете, что ключ к успеху лежит не столько в поиске новых методов или технологий, сколько в правильном подходе к постановке задачи.

☝️Переформулируйте задачу, если решение вас не устраивает

Часто бывает так, что найденное решение не удовлетворяет ожиданиям. В таких случаях многие начинают искать новые подходы или инструменты, забывая о том, что проблема может заключаться в неправильной постановке задачи. Вместо того чтобы продолжать искать новое решение, попробуйте взглянуть на саму задачу под другим углом.

Переформулировав условия, вы можете обнаружить, что ранее упущенное из виду стало ключевым элементом успешного решения. Это может привести к совершенно новым идеям и подходам, которые раньше казались невозможными.

☝️ Выводы

Простое математическое уравнение 2+2=x может стать мощным инструментом в управлении проектами. Оно напоминает нам о важности правильного подхода к постановке задач и поиска решений. Помните, что ответы находятся внутри вопросов, и чем детальнее вы сформулируете задачу, тем больше шансов на успешное её решение.

Ну и напоследок приведу 10 основных принципов постановки задач, с учётом вышеизложенного:

1. Четкость и конкретность:
Задача должна быть четко и конкретно сформулирована, чтобы избежать двусмысленности и недопонимания. Важно точно определить цель, ресурсы и ограничения.

2. Поиск ответа внутри задачи:
Ответ на задачу зачастую уже заложен в ее условиях. Правильная постановка задачи помогает выявить скрытые возможности для решения.

3. Соответствие левой и правой сторон уравнения:
Необходимо убедиться, что требования задачи соответствуют возможностям и ресурсам. Если они не совпадают, нужно пересмотреть либо постановку задачи, либо доступные ресурсы.

4. Анализ исходных данных:
Перед началом работы над задачей необходимо тщательно проанализировать все имеющиеся данные и условия. Это поможет избежать ошибок и неэффективных решений.

5. Готовность к пересмотру:
Если предложенное решение не соответствует ожиданиям, следует рассмотреть возможность переформулировки задачи. Иногда изменение угла зрения позволяет увидеть новые пути решения.

6. Простота и ясность: