«Дураки учатся на своих ошибках, а умные на чужих» (Т. Рузвельт)

Ирина Зубарева
Руководитель проектного офиса АО «Трансмашхолдинг»
Сертифицированный специалист по управлению проектами, программами, портфелями, проектным офисом (PME, PRIME, OKR).
Профессиональный бизнес-тренер, фасилитатор.

Это высказывание как нельзя лучше подходит и для проектного управления. Поговорим сегодня о выученных уроках проектов. О них, как мне кажется, незаслуженно забывают, либо пишут для «галочки».. А ведь это наиважнейшая информация для будущих проектов, бесплатная возможность для команды избежать ошибок и достичь результатов в планируемые сроки, в рамках бюджета и с надлежащим качеством.

Как показывает личный опыт, здесь работает правило Парето – 20% типовых ошибок являются причиной 80% проектов.

Топ-5 одинаковых ошибок в трех крупнейших компаниях разного вида деятельности:
1. Не учли требования важных стейкхолдеров при написании ТЗ
2. Забыли заранее предусмотреть ресурсы технической поддержки
3. Неправильно спланировали время на подбор и найм специалистов в команду с рынка
4. Не рассчитали срок закупочных процедур (не заложили риски)
5. Не показывали Заказчику промежуточный результат во время всего проекта. В итоге в конце проекта, при сдаче оказалось, что сделали не то.

Чтобы не наступать на одни и те же грабли можно попробовать сделать следующее. Проверено. Работает.

1. Создаем шаблон реестра выученных уроков.
Его можно легко найти в Интернете. Лучше сразу докрутить его тегами, фильтрами. Предусмотрите там фазу проекта, тип проекта, потери/возможности. Это поможет легко и быстро искать уроки для разных проектов.
2. Вводим культуру управления выученными уроками.
Проводим анализ отклонений в проектах. Далее рассказываем проектным командам, сколько стоят потери от одних и тех же ошибок, и почему так важно и нужно использовать уроки других и фиксировать свои. Вебинар займет 30 мин., сбор и оценка причин отклонений – от 1 до 10 рабочих дней. (можно взять ключевые проекты).
3. Вводим практику изучения и заполнения реестра выученных уроков на регулярной основе
Учим правильно заполнять реестр и им пользоваться. Важно! Научить коротко и ясно описать свои ошибки и обязательно указать способы, как можно было бы их избежать. Это самая ценная часть реестра. Высший пилотаж – оценить потери из-за этих ошибок (сразу зашиваем в реестр формулы для расчета).
4. Вводим мониторинг и контроль со стороны проектного офиса и Управляющего комитета по проектной деятельности.
Устанавливаем правила для Руководителей проектов. При запуске проекта указать в Уставе/презентации на УК уроки, которые команда изучила. При переходе на другую фазу/этап вводим правило обязательной фиксации уроков в реестре (если не делать этого в течение проекта – к концу многое забудется или покажется не столь важным). Если проект пришел на Управляющий комитет с отклонениями и причины этих отклонений были в реестре выученных уроков, но не были учтены – минус в карму РП либо снижение премии. А вот если наоборот, команда изучает уроки других и учится на чужих ошибках – почет и похвала.

Ко всему вышесказанному можно еще добавить автоматизацию самого реестра с помощью ИИ или тегирования. Можно еще облегчить жизнь РП и их командам регулярной рассылкой выборки топ-10 уроков на основе лайков. Чем больше урок отзывается – тем больше болит…
И тогда весь список уроков читать не обязательно, самые важные часто на самых верхних позициях.

#экспертговорит

Дорогие коллеги!

Поздравляю вас с Днём народного единства! Этот праздник символизирует сплочённость, силу духа и единство нашего народа перед любыми вызовами. Пусть эти качества всегда будут с вами в вашей профессиональной деятельности!

Желаю вам успехов в реализации самых амбициозных проектов, крепкого здоровья, благополучия и уверенности в завтрашнем дне. Пусть каждый ваш день будет наполнен новыми достижениями, вдохновением и радостью от проделанной работы.

Пусть ваша команда всегда остаётся единой и сильной, а все проекты успешно завершаются вовремя и с высоким качеством!

С праздником!

#экспертговорит

Тесный мир профессионалов

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

Мир тесен. Эта присказка известна всем. Ещё теснее мир профессионалов и экспертов. В какой-то момент времени понимаешь, что так или иначе, косвенно или напрямую знаешь большинство профессионалов в своей области деятельности по всей стране. Занимаясь своим делом, невозможно не смотреть по сторонам, на других таких же «деловых» людей. Как оно ещё бывает? Это же интересно! И самое главное – очень поучительно.

Чтобы достичь целей и результатов в неопределенной атмосфере, решая задачи со множеством параметров и неопределенной постановкой, необходимо обладать не только «механическими» знаниями в данной области, но и пользоваться наработанными навыками, своим и чужим опытом. А вдруг, кто-нибудь уже решал подобную задачу в подобных же условиях. Вдруг кто-то уже нашёл эффективное решение. В конце концов, даже обучаясь чему-нибудь по учебникам, мы уже используем чужие наработки. А про стандарты (хорошие стандарты) говорят, что это «опыт, увековеченный на бумаге».
Поэтому так важно изучение чужого опыта. Поэтому так важна насмотренность. Так важно общение со своими коллегами и другими такими же экспертами и профессионалами в своей области деятельности. Но по-настоящему хороших профессионалов немного.

Также и в проектной деятельности. С одной стороны испытываешь легкую «белую» зависть перед их успехами. С другой стороны, благодарен им за демонстрацию успешных кейсов – решений своих проектных менеджерских задач. Но есть и ещё сторона – это не только обучение и принятие опыта, это ещё и ресурс.
Вот тут то и срабатывают те самые IPMA (ICB 4.0) - компетенции руководителя проекта – фактически весь раздел «люди». Цитирую 2.3.2. Совершенствование компетентности осуществляется в процессе работы в проекте/программе/портфеле проектов и программ и в процессе взаимодействия с его окружением. Команды представляют собой социальные системы, как и создавшие их организации.

Совершенствование компетентности происходит, когда люди выполняют определенные действия в той или иной роли, и таким образом приобретают новые знания, навыки и умения. Они взаимодействуют с другими людьми и могут делиться знаниями, обмениваться опытом и/или помогать друг другу в работе в проекте/программе/портфеле проектов и программ. Сообщество практиков - пример формального или неформального взаимодействия профессионалов и коллективного совершенствования компетентности.

Профессионал может обратиться к сообществу практиков и пополнить свои знания в процессе обсуждения практических вопросов и экспериментирования. Через сообщество практиков он также может рассказать о своём опыте, чтобы организациях смогла впоследствии использовать его на других проектах.
Проектная деятельность такова, что профессионалы проектной деятельности востребованы на ограниченный период времени. Это исходит из самого определения проекта. И порой возникает ситуация, когда на проект нужен высоко-квалифицированный руководитель проекта, эксперт в проектной деятельности. Где его взять? Тем более в современных условиях кадрового дефицита? Или другая ситуация, когда собственные проекты закончились, как найти интересную и высокооплачиваемую работу? Исходя из выше написанного, логично предположить – что через сообщество. А где его взять? В России уже давно сформированы и развиваются несколько сообществ экспертов проектной деятельности.
Это совсем не трудно, особенно при современных способах электронного участия (мессенджеры, каналы, блоги). Но еще более эффективное участие – это конференции и различные конкурсы по проектной деятельности. Профессионалу в любом виде деятельности просто необходимо участвовать в подобного рода мероприятиях!

Продолжение 👇

Я неоднократно ловил себя на очень полезном «выхлопе» для себя с таких мероприятий: это и нахождение людей под какой-либо проект и подсказки при построении корпоративной системы управления проектами и нахождение собственной работы и т.д. и т.п. Да, эта польза не очевидна, но лишь только потому, что она не наносится сразу, а имеет отложенный эффект. Причём этот эффект может случиться спустя очень длительное время: месяцы, года. Но имеет очень и очень большое значение.

И любому «молодому» руководителю проектов, или только тому, кто вступает в этот тернистый путь проектной деятельности я настоятельно рекомендую участвовать в различных сообществах, использовать любые возможности, чтобы попасть на конференции и как можно больше общаться с себе подобными и более опытными профессионалами.

#экспертговорит
#ЕвгенийБеспалов

📣 Всем добрейшего утра!

Продолжаем наше увлекательное путешествие в мир элементов компетентности ICB 4.0.

Сегодня переходим в сферу «Практика» и первым в списке элемент - «Общий план (Концепция) проекта»

Этот элемент компетентности определяет, как профессионал интерпретирует и оценивает требования, ожидания и действия организации(й) и как трансформирует эти факторы
в высокоуровневый общий план проекта для обеспечения максимальной вероятности успеха. Созданный с учетом этих внешних факторов, общий план проекта на концептуальном, стратегическом для проекта уровне определяет ресурсы, финансирование, цели заинтересованных сторон, выгоды и изменения в организации, риски и возможности, процесс руководства, результаты, их приоритеты и срочность. Все это составляет концепцию реализации (стратегию), или общую архитектуру проекта. Кроме того, этот план показывает, как будет осуществляться управление проектом. Поскольку все внешние факторы и критерии успешности проекта (и/или их предполагаемая важность) часто изменяются с течением времени, созданный общий (концептуальный) план периодически должен пересматриваться и, в случае необходимости, изменяться.
(ICB 4.0)

В викторине поговорим о роли определения целей в формировании общего плана проекта 🤔

Переходим в викторину, делаем свою зарядку для хвоста 👇

Ясно

Мария Романова
к.э.н, владелец продуктов надзорных процессов ЦБ РФ, эксперт Мирового Банка, IPMA/СОВНЕТ уровень A, PMP@ PMI, АСP@PMI

Как частно в обычной жизни мы употребляем слово «ясно»? Когда нам что-то понято, когда погода без облаков, чтобы продолжить разговор…

В проектах простое и образное слово может помочь понять текущий статус и перейти к следующим работам. Если бы мы ввели такое понятие для определения статусов, возможно нам стало бы легче получать обратную связь от исполнителей.

Ясно было и Альберту Эйнштейну, величайшему физику за всю историю в отношении Вселенной, но он ошибался. Он был убежден, что Вселенная — статична, а расчёты с использованием новой, крайне эффективной общей теории относительности (гравитации) это подтверждали. С помощью этой теории он доказал и другие открытия: орбита Меркурия, отклонения далеких звезд и их что свет должен смещаться в сторону инфракрасного излучения и др.

Александр Фридман, русский ученый оспорил выводы Эйнштейна и доказал, что Вселенная расширяется. Спустя несколько лет Эйнштейн нашел в себе силы и признал публично свою ошибку в вычислениях.
То, что кажется ясным в соответствии с ожиданиями и предыдущим опытом может быть ошибкой, поэтому проверки – верификация и валидация результатов в проектах обязательны на протяжении всего жизненного цикла и не должны быть сделаны только одним представителем проекта.

Надо ли делать аудиты качества, инспекционные проверки?
Зависит от специфики проекта. Но организовать проектную работу так, чтобы приемку делал не только тот, кто делал постановку задач, ключ на пути достижения «ясности».
 
#экспертговорит

Коллеги, 13 ноября в 16-00 мск.

Проектная Среда СОВНЕТ - Проектные офисы в современных организациях. У кого? Как? Зачем?

Проектные офисы стали принятым и необходимым инструментом управления, прежде всего, в больших организациях, реализующих большое количество разноплановых проектов. Это порождает ряд вопросов. Как правильно организовать проектный офис? Как сделать проектный офис востребованным со стороны бизнеса? Как первое и второе получается сделать на практике? Эти и другие вопросы мы обсудим 13 ноября с экспертами с уникальным практическим опытом организации успешных проектных офисов.

В этот раз мы отошли от стандартной схемы докладов, чтобы посмотреть на методологические аспекты формирования проектных офисов, на примере ряда отечественных компаний, и практические примеры их работы в двух организациях с высоким уровнем зрелости проектного управления: ГК «Росатом» и ПАО «Ростелеком».

Ждем вас 13 ноября в 16-00 мск. Анонс и регистрация по ссылке: https://sovnet-event.timepad.ru/event/3108249/