Когда проектный офис НЕ нужен?

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»


👀 Этим постом я открываю серию провокационных заметок о разных аспектах проектной деятельности.
💡 Я люблю задавать вопрос: «А Зачем?!». Он ставит многих в тупик, но в конечном счёте, позволяет компании экономить деньги и зарабатывать больше, а ведь это и есть конечная цель деятельности компании.
😎 А зачем нужен Проектный офис?
Создание проектного офиса (PMO) кажется полезным для улучшения управления проектами, но иногда это может быть лишним или даже вредным для компании. Почему так?

1. Маленький объём проектов. 📉 Если у компании мало проектов или они редки, то отдельный офис для них может быть ненужным. Лучше поручить управление проектами отдельным людям или существующим отделам.

2. Гибкость и самостоятельность команд. 🚀 В компаниях, работающих по гибким методикам, где команды сами принимают решения, проектный офис может мешать их свободе и замедлять работу. Это может препятствовать изменениям и быстрой реакции на эти самые изменения.

3. Незрелые процессы. ⏳ Если в компании ещё не развито управление проектами и нет чёткой системы управления ни проектной деятельностью, ни процессами, то проектный офис будет заниматься базовыми вопросами, а не стратегией. Сначала нужно наладить основные процессы.

4. Нет поддержки руководства. 🤔 Без активного участия топ-менеджеров проектный офис столкнётся с проблемами в реализации идей. Если руководство не считает нужным создавать офис управления проектами, оно (руководство) может саботировать его работу.

5. Ограниченные ресурсы. 💰 Создание, содержание и развитие проектного офиса требует денег на людей, технику, ПО (программного обеспечения) и др. Если у компании мало свободных средств, такие траты могут быть слишком большими.

6. Консервативная культура. 🕸️ В компаниях, где не любят перемены, введение проектного офиса может вызвать сопротивление среди сотрудников и руководителей. Это приведёт к конфликтам и снижению продуктивности в целом.

7. Акцент на основную деятельность. 🛠️ Некоторым компаниям важнее повседневные операции, а проекты несут риски. Тогда проектный офис отвлечёт внимание от главного дела и создаст лишнюю бюрократию.

8. Быстро меняющиеся условия. 🌪️ В сферах, требующих сверхбыстрой реакции на рынок, жёсткий проектный офис может помешать адаптации. Такие компании предпочтут децентрализованный подход.

9. Неясная польза. 😕 Если компания не видит пользы от проектного офиса, она решит, что нынешние способы управления проектами и так хороши. Дополнительные вложения в проектный офис покажутся ненужными.

10. Повторение функций. 🔄 Иногда функции проектного офиса совпадают с задачами других отделов, например, IT или финансов. Это может вызвать конфликты и неэффективное расходование ресурсов.

Итог: 🧐 При создании, поддержке и развитии проектного офиса важно тщательно проанализировать потребности и возможности компании. Отказ от него может быть правильным решением, помогающим сэкономить деньги и сохранить гибкость. Нужно учесть особенности компании, её культуру, объёмы проектов и стратегические цели.

#экспертговорит
#ЕвгенийБеспалов

12 февраля в 16-00 мск.

Проектный офис: Люди, Проекты, Компетентности

Мы продолжим важную тему проектных офисов, которой уже была посвящена Проектная Среда 13 ноября 2024 года. Практика показывает, что выстраивание процессов управления необходимо, но совершенно недостаточно для того, чтобы превратить обычную организацию с традиционной иерархией подчинения в слаженный механизм, ритмично выполняющий проекты, программы, портфели проектов. Здесь критически важны компетентности людей и самих организаций.

Сегодня мы больше внимания уделим практическому опыту действующих проектных офисов. Как подтвердить компетентность проектного офиса? – для заказчиков, для руководства, для самих себя. Какие особенности показывает практика сертификации проектных офисов? Эти и другие вопросы обсудим 12 февраля с нашими докладчиками.

12 февраля в 16-00 мск.

Анонс и регистрация: https://sovnet-event.timepad.ru/event/3232298/

Пять тенденций развития РМО в 2025 году

Анна Телицына
Руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR


В начале года хотела бы поделиться с вами размышлениями и прогнозами относительно тенденций для развития PMO на 2025 год.

Последние годы у меня была возможность поговорить со многими руководителями PMO в различных отраслях. Эти беседы подчеркивают глубокие изменения в том, как сейчас работают PMO. Времена, когда офисы управления проектами ограничивались отслеживанием сроков и бюджетов, прошли.

Продолжение 👇

Сегодня PMO выступают в качестве стратегических инструментов — связывая видение с исполнением, продвигая инновации и помогая организациям адаптироваться в эпоху постоянных изменений.

На основе этих разговоров и нескольких лет в профессии, в качестве Руководителя Проектного офиса, я выделила пять тенденций, которые, по-моему мнению, будут определять успех PMO в 2025 году.

Это не просто тенденции — это практические стратегии, которые каждый PMO должен принять, чтобы оставаться впереди и оказывать реальное влияние в сегодняшнем быстро меняющемся, непредсказуемом мире.


1️⃣ PMO, как стратегические мыслители

В течение многих лет PMO функционировали как пассивные наблюдатели на «поезде доставки», наблюдая за тем, как разворачиваются проекты, не принимая при этом активной роли.

Однако все меняется, и теперь PMO призывают занять более активную позицию в обеспечении успеха проекта и стратегическом согласовании. Принятие этой трансформации имеет решающее значение для адаптации к меняющимся требованиям современных организаций.

Чтобы преуспеть в этой меняющейся среде, PMO должны не только поддерживать реализацию проектов, но и заниматься стратегическим планированием, способствовать сотрудничеству между командами и использовать основанные на данных идеи для улучшения процесса принятия решений. Поступая так, они могут стать важными участниками организационного успеха, а не просто посредниками в выполнении проектов.

2️⃣ Гибридные модели PMO

Гибридные модели, сочетающие в себе Agile и традиционные подходы, обеспечат более гибкое и индивидуальное управление проектами, позволяя использовать более индивидуальные подходы для удовлетворения разнообразных требований проекта.

PMO должны будут уметь управлять этими гибридными средами, способствуя культуре адаптивности и постоянного совершенствования.

3️⃣ PMO поддерживают ESG

Устойчивость и социальная ответственность приобретают все большее значение для бизнеса во всем мире. PMO необходимо будет включить эти ценности в свои проектные рамки, гарантируя, что проекты не только приносят ценность, но и соответствуют критериям экологического и социального управления (ESG).

Для многих офисов управления проектами это подразумевает приобретение новых навыков, а в некоторых случаях и существенное повышение квалификации, и изменение деятельности для отражения и включения организационных критериев ESG в практику реализации и управления проектами.

4️⃣ PMO продвигают автоматизацию

Хотя на сегодняшний день мы еще не стали свидетелями по-настоящему преобразующей интеграции ИИ в практику работы РМО, но продолжаем отслеживать эту тенденцию и ожидаем дальнейшего расширения практического использования данного инструмента.

Инструменты на основе ИИ упростят отчетность и автоматизируют рутинные задачи, освобождая время для более стратегической концентрации. Предиктивная аналитика обеспечивает более глубокое понимание эффективности проекта, помогая предвидеть потенциальные проблемы и снижать подверженность рискам.

5️⃣ PMO возглавляют изменения

Поскольку организации вынуждены реагировать на постоянные изменения в технологиях и рыночных условиях, способность эффективно управлять изменениями, включая формирование организационной устойчивости, будет иметь постоянное значение.

РМО будут играть ведущую роль в повышении организационной гибкости, внедрении надежных структур управления изменениями и подготовке команд к быстрой адаптации к новым и меняющимся обстоятельствам.

Подводя итог, можно сказать, что в 2025 году от РМО будут ожидать повышения устойчивости, адаптивности и лидерских качеств с помощью набора стратегических навыков.

Так что не просто идите в ногу — задавайте темп. Возьмите под контроль свое обучение и активно применяйте идеи, чтобы повысить свою эффективность и влияние. Будущее — в ваших руках, так что сделайте шаг вперед и покажите, что возможно.

Превращайте информационную перегрузку в действие!

#экспертговорит
#PMO
#Проектныйофис
#тренды
#АннаТелицына

🔔 В рубрике «эксперт говорит» с неизменным чувством юмора Дилара Ижбердеева.

Сегодня вашему вниманию чек-лист, да не простой, а…

Читайте сами, вооружайтесь опытом 😉👇