Каких ошибок стоит избегать, даже если вы только стали руководителем проекта?

Дилара Ижбердеева
Консультант в сфере стратегического и управленческого консалтинга;
Руководитель проектных офисов в компаниях финансового сектора;
Кандидат экономических наук.

Почему менеджеры проекта носят Найк, а Заказчики предпочитают Адидас? - Ответ в лозунгах, Найк: "просто сделай это", Адидас: "нет ничего невозможного".

Проектное управление — это не столько графики и бюджеты, сколько постоянная работа с людьми: командой, заказчиками, подрядчиками и прочими стейкхолдерами.
Большинство ошибок, с которыми я сталкивалась за десятилетний опыт работы в проектной деятельности, были связаны именно с отсутствием фокуса менеджеров на человеческое взаимодействие.

Вот основные из них:

1. Не выявить всех стейкхолдеров и не уточнить их ожидания

Важно сразу определить заказчика и всех, кто влияет на проект. Ошибкой будет начинать работу, не до конца понимая, кто в итоге принимает решения. Более того, состав стейкхолдеров и их ожидания могут меняться в процессе — это тоже нужно отслеживать.

2. Не управлять ожиданиями стейкхолдеров

Например, составить план проекта для галочки и забыть о нем. Даже если вы работаете по Agile, промежуточные вехи должны быть сформулированы и доведены до всех— это позволит управлять и ожиданиями заказчиков, и мотивацией команды. Если что-то в плане приходится поменять, то это тоже должно быть отражено и коммуницировано.

3. Не управлять коммуникациями в проекте

За годы работы у меня сложилось стойкое впечатление, что наше управление проектами концентрируется на «хардах» (управлении содержанием, сроками и стоимостью и т.д.), а качественное управление коммуникациями встречается крайне редко – на коммуникации выходят только, если что-то уже горит, либо отчетно, для галочки: все собрались, послушали, покивали, протокол подписали. Однако регулярная и открытая коммуникация— один из ключевых факторов успеха: она поддерживает командное взаимодействие, позволяет обсуждать и решать возникающие в проекте проблемы, а также является площадкой для сбора обратной связи и корректировки курса.

Конечно, этот список не охватывает все потенциальные ошибки, но если избегать вышеперечисленные, то вероятность успешного завершения проекта заметно повышается.

Делитесь в комментариях своими наблюдениями и ошибками, которые вы бы добавили в этот список 😊

#экспертговорит

📣 Добрейшего пятничного утра!

В финале недели по списку элементов компетентности - «Ресурсы»

Этот элемент компетентности включает определение, приобретение, контроль и развитие ресурсов, необходимых для получения результата проекта. К ресурсам относятся люди, экспертные знания, средства производства, оборудование, материалы, инфраструктура, инструменты и другие активы, необходимые для выполнения действий по достижению целей проекта. Этот элемент компетентности включает определение стратегии приобретения и использования ресурсов с целью максимизации эффективности проекта, оптимальное использование ресурсов с учетом временных и финансовых ограничений, а также их постоянный мониторинг и контроль.
(ICB 4.0)

В викторине давайте разберёмся - какое место в структуре занимает разработка стратегического плана 🤔

Переходим в викторину, множим число своих побед за неделю 👇

🔔 Рубрика «эксперт говорит» традиционно в пятницу наполняется обзором статей за неделю.

Читаем, создаём свою «базу знаний» 👇

https://sovnet.ru/news/ekspert-govorit-podborka-publikaciy-za-nedelyu-48

📌 В конце недели неизменно публикуем отзывы о ценности сертификации IPMA-СОВНЕТ от коллег недавно прошедших сертификационные испытания.
Читаем, оставляем свои лайки в качестве поздравлений 👇

«Подтверждение международного опыта от международной ассоциации»

Дорожкин Алексей Владимирович, IPMA Level C


«Возможность структурировать знания, посмотреть на функциональную область под другим углом»

Клемешова Юлия Георгиевна, IPMA Level C


«Возможность карьерного роста, систематизация знаний для руководителя проекта»

Ивахин Сергей Викторович, IPMA Level C


«Дает определенный системный взгляд на проектное управление»

Комаристый Эдуард Анатольевич IPMA Level C
 

Для заинтересовавшихся сертификацией все подробности здесь
https://sovnet.ru/specialists/candidates
 По вопросам подготовки к сертификации обращаться:
@aleksandrkaltykov

Ничто не обходится нам так дёшево и не ценится другими так дорого как наши лайки

Хороших выходных!!!

✋🏼Для тех ищет интересное и полезное видео на выходные рекомендую пересмотреть вебинар о Проектных офисах от 13 ноября. На скорости 1,5 за час можно охватить вниманием всю информацию.

Обогащайтесь👇

13 ноября 2024 г.

Проектные офисы в современных организациях. У кого? Как? Зачем?

Докладчики:

Анна Сергеевна Телицына, руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами — IPMA B, ICPAgile, OKR.

Алексей Константинович Кулешов, директор проектного офиса B2O ПАО «Ростелеком».

Дмитрий Викторович Медведев, директор сертификационного центра «СОВНЕТ-Серт».

Итоги: https://sovnet.ru/news/proektnye-ofisy-v-sovremennyh-organizaciyah-itogi-proektnoy-sredy

Сегодня отмечает свой 85-летний юбилей Владимир Бурков, почётный член и один из основателей СОВНЕТ, выдающийся отечественный ученый, первый асессор IPMA!
 
Уважаемый Владимир Николаевич! Примите наши самые теплые и искренние поздравления!
 
Благодарим Вас за Ваш бесценный вклад в создание и развитие нашей Ассоциации, за Ваш огромный труд, направленный на развитие и популяризацию профессионального управления проектами в нашей стране!
 
Мы очень ценим Вас за Ваш профессионализм, любовь и преданность своему делу, за Вашу уникальную способность дарить радость и душевное тепло окружающим!
 
От всей души желаем Вам крепкого здоровья, долгих, счастливых лет жизни и дальнейших успехов в Вашей научной, педагогической и общественной деятельности!
 
Счастья, добра, благополучия Вам и Вашим близким!

Уравнение

Александр Калтыков
Вице-президент АУП СОВНЕТ
Консультант, тренер, эксперт
IPMA, Level “A”

Как одно простое умозаключение может изменить подход к управлению проектами

В мире проектного менеджмента часто возникают ситуации, когда решения кажутся сложными, а путь к успеху теряется среди множества задач и проблем. Но что, если секрет успеха кроется в самом начале? Что, если ключ к решению проблемы скрыт в том, как мы формулируем её?

Предлагаю рассмотреть высказанный тезис на простом примере:

☝️Уравнение: 2 + 2 = x

На первый взгляд, эта простая арифметическая операция кажется очевидной. Однако за этой простотой скрывается глубокий смысл, который применим ко многим аспектам нашей жизни, включая управление проектами.

☝️ Левая сторона уравнения равна правой стороне

Эта идея может показаться тривиальной, но она имеет огромное значение. В контексте проекта это означает, что решение задачи уже содержится в самой задаче. Задумайтесь - решение задачи уже содержится в самой задаче. Это утверждение может звучать парадоксально, однако оно подчеркивает важность правильной постановки вопроса.

☝️ Как постановка задачи влияет на результат

От того, как вы сформулируете свою проблему, зависит то, каким будет ваше решение. Если задача поставлена неправильно, решение также окажется неверным. Например, если вы пытаетесь решить проблему нехватки ресурсов, задаваясь вопросом «как увеличить бюджет», возможно, стоит пересмотреть сам процесс распределения ресурсов, а не пытаться найти дополнительные средства.

Это особенно важно в управлении проектами, где каждый шаг требует чёткого понимания цели и ресурсов. Чем точнее вы определите свои потребности и ограничения, тем проще будет находить эффективные пути их преодоления.

☝️ Мурашки по коже от осознания

Когда вы осознаёте, что ответ на ваш вопрос всегда находится внутри самого вопроса, это может вызвать удивление и даже восхищение. Ведь теперь вы понимаете, что ключ к успеху лежит не столько в поиске новых методов или технологий, сколько в правильном подходе к постановке задачи.

☝️Переформулируйте задачу, если решение вас не устраивает

Часто бывает так, что найденное решение не удовлетворяет ожиданиям. В таких случаях многие начинают искать новые подходы или инструменты, забывая о том, что проблема может заключаться в неправильной постановке задачи. Вместо того чтобы продолжать искать новое решение, попробуйте взглянуть на саму задачу под другим углом.

Переформулировав условия, вы можете обнаружить, что ранее упущенное из виду стало ключевым элементом успешного решения. Это может привести к совершенно новым идеям и подходам, которые раньше казались невозможными.

☝️ Выводы

Простое математическое уравнение 2+2=x может стать мощным инструментом в управлении проектами. Оно напоминает нам о важности правильного подхода к постановке задач и поиска решений. Помните, что ответы находятся внутри вопросов, и чем детальнее вы сформулируете задачу, тем больше шансов на успешное её решение.

Ну и напоследок приведу 10 основных принципов постановки задач, с учётом вышеизложенного:

1. Четкость и конкретность:
Задача должна быть четко и конкретно сформулирована, чтобы избежать двусмысленности и недопонимания. Важно точно определить цель, ресурсы и ограничения.

2. Поиск ответа внутри задачи:
Ответ на задачу зачастую уже заложен в ее условиях. Правильная постановка задачи помогает выявить скрытые возможности для решения.

3. Соответствие левой и правой сторон уравнения:
Необходимо убедиться, что требования задачи соответствуют возможностям и ресурсам. Если они не совпадают, нужно пересмотреть либо постановку задачи, либо доступные ресурсы.

4. Анализ исходных данных:
Перед началом работы над задачей необходимо тщательно проанализировать все имеющиеся данные и условия. Это поможет избежать ошибок и неэффективных решений.

5. Готовность к пересмотру:
Если предложенное решение не соответствует ожиданиям, следует рассмотреть возможность переформулировки задачи. Иногда изменение угла зрения позволяет увидеть новые пути решения.

6. Простота и ясность:

Сложные задачи должны быть разбиты на простые шаги, чтобы облегчить их выполнение и контроль. Простые и понятные задачи легче решать и контролировать.

7. Фокус на результате:
Формулировка задачи должна быть ориентирована на конечный результат, а не на процесс достижения этого результата. Это помогает сосредоточиться на главном и избегать лишних действий.

8. Проверка на реалистичность:
При постановке задачи важно учитывать реальные возможности и ограничения. Нереалистичные задачи приводят к разочарованию и снижению мотивации.

9. Инклюзивность:
Участие всех заинтересованных сторон в процессе постановки задачи способствует более полному пониманию проблемы и поиску оптимального решения.

10. Обратная связь:
Регулярная обратная связь позволяет корректировать ход выполнения задачи и своевременно вносить изменения при необходимости.

Эти принципы помогут обеспечить эффективное управление проектами и достижение поставленных целей, используйте их в своей работе и всё у вас будет хорошо!

Хорошего дня!!!

#экспертговорит