#экспертговорит

План проекта: не изменяем — не управляем

Антон Маркин, эксперт в проектом и бережливом управлении (АНО «Мосстратегия»)

Видел множество проектов, где план мероприятий составляется перед стартом проекта. И, далее, обновлялся только при возникновении существенных проблем, когда они выносились на управляющий комитет. Редкое обращение к плану задач проекта, редкая актуализация плана, приводят к тому что мы не видим проблемы и не оперативно реагируем на них.

Считаю, что планирование — первый инструмент руководителя проекта. В зависимости от фазы проекта возможно пересматривать план раз в неделю – чтобы видеть куда реально выходят сроки выполнения, корректно определить ресурсы и финансирование задач проекта. На активной фазе возможно собирать статус по задачам и раз в день. В моей практике был проект поставки технологического оборудования, когда задачу было необходимо сделать в предельно сжатые сроки. И чтобы не срывать сроки монтажа оборудования на площадке заказчика было принято решение отслеживать производство оборудования, как говорят, «до болта». В график проекта были включены спецификации изделий, практически в полном объеме. График получился достаточно громоздким (более 5 тыс. строк), но благодаря разбитию графика на блоки и наложенным связям между блоками задач получалось раз в день собирать информацию от поставщиков и актуализировать статус в графике — получая реальную картину где мы находимся. Это был один такой проект, поэтому до автоматизации процесса получения статуса тогда не дошли. В целом, когда мы завязаны на множество поставщиков и подрядчиков, возможно их подключить к своей системе проектного управления, чтобы они заносили статус по своим задачам в оперативном режиме, комфортном для управления проектом. В итоге задача была выполнена в срок, так как оперативно удалось отследить все отклонения и перераспределять ресурсы на требующие внимания направления.

продолжение👇

На что хочу обратить внимание:

🔘 Планирование и сбор статуса по задачам — это основной инструмент руководителя проекта.
🔘 В зависимости от фазы возможно собирать статус по задачам раз в неделю или каждый день. При получении обратной связи по задачам проекта необходимо получать информацию из системы управления проектами о реальных сроках выполнения задач (исходя из имеющихся ресурсов на проекте — необходимо ли привлекать дополнительные ресурсы).
🔘 Управлять хоть предприятием, хоть проектом, удобнее имея дашборд. Не пренебрегайте визуализацией — разместите важные задачи на вашем контроле на видное место (маркерная доска или экран), все проблемы по реализации проекта также размещайте там. Это поможет «не забыть» проблемы, которые еще не стали «пожаром», и сосредоточить команду на их решении.

#экспертговорит

#экспертговорит

Проекты разного масштаба

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

Одна из самых популярных и ярких грабель в проектном офисе – это работа над проектами разного масштаба.
Условно, проект может быть осуществлен в размерах S и XXL (как размерная сетка в одежде). В этом случае между ними будет существовать относительно маленький шаг. При этом следует отметить, что проект XXL намного больше по размерам проекта S. Это может быть даже в несколько раз, но их размеры все же сопоставимы.

Продолжение 👇

Когда проект будет иметь размер 100*XXL или хотя бы 10*XXL, произойдет коллапс. Текущие процессы теряют эффективность, если они ориентированы исключительно на индивидуальный пошив одежды. Например, в проекте необходимо полностью обеспечить зимнюю и летнюю экипировку для всех Военно-Космических сил России (а это около 200 000 военных). Нарушается координация и контроль, отсутствует способность оценивать риски и управлять ими.

Фокус на крупном проекте «размазывает» внимание на другие проекты, в результате чего теряется возможность управления рисками.
Затем на самый большой проект вешается ярлык «самый важный» и всё - последний гвоздь забит и хаос возрастает еще больше (если это вообще было возможно).
Мораль? Выводы? В случае если ваш проектный офис спроектирован в соответствии с неким средним размером проекта, стоит при появлении «огромного» проекта разделить его на маленькие части и сделать именно эти части. И процессы сохранятся и психика.

#экспертговорит
#ЕвгенийБеспалов

#экспертговорит

Умение говорить «НЕТ»

Ускорев Илья Викторович, Руководитель службы качества частной Южно-Корейской космической компании KAIROSPACE Co., Ltd.

При реализации проектов в процессе коммуникации, принятия решений, достижения взаимопонимания стороны общения стараются применять соглашательное слово "ДА", поскольку оно несет в себе положительную эмоцию, энергию и ассоциацию, что всех устраивает. Отрицательное эмоциональное "НЕТ" в большинстве случаев воспринимается как негативное и несущее источник конфликта, несогласия, потенциальной возможности упущенного времени, средств, поиска дополнительных усилий для получения такого желаемого "ДА". Человек, произносящий слово "НЕТ" зачастую воспринимается как конфликтный, упёртый, несговорчивый, самодур и т.п. Однако стоит задуматься, а всегда ли "НЕТ" это плохо?!

Продолжение 👇

Мы не будем рассматривать повседневную жизнь вне работы (проекта), а поговорим о "НЕТ" при реализации проекта как при взаимодействии внутри команды проекта, так и с внешними сторонами.

Умение говорить "НЕТ" считаю самым главным секретом управления временем, как моим личным, так и людей для которых моё "НЕТ" также сэкономит время, средства, эмоции. Не следуют разбрасываться временем, соглашаясь, принимая на себя(проект) обязательства сделать что-то для других в ущерб интересам проекта и команды проекта. Такая ситуация возникает зачастую когда вторая сторона хочет продавить свой интерес и торопит вас, давит - скажите СТОП и подумайте прежде чем сказать "ДА". Разрабатывайте умение не стесняться отказывать, если это в последствии приведёт к прямому или косвенному ущербу вашего проекта или команды проекта. Это больше покажет вашу силу во взвешенности принятия решений.

В спешке сказанное "ДА", чтобы загладить конфликт, "умаслить" для выгоды второй стороне, уже решить давно проблему лишь бы отстали, приведет в итоге к тому, что потом при рациональном анализе вы сами можете приобрести букет отрицательных эмоций таких как тревога, подавленность, возмущение, сожаление, обиду, потерю.

Как научиться говорить "НЕТ":
1. Выслушиваем вторую сторону и не торопимся сразу возражать и отвечать
2. Анализируем риски и последствия "НЕТ" (возможно и вторая сторона тоже будет рада "НЕТ")
3. Высказываем свои возражения и говорим "НЕТ", обосновывая и объясняя вкратце причину
4. Дожидаемся и получаем реакцию и работаем с возражением
5. Просим вторую сторону иное решение или предлагаем свою альтернативу.
6. Если нет альтернативы повторите "НЕТ" без объяснений и закончите обсуждение.
7. Завершите общение или обсуждение каким либо положительным "ДА" не в ущерб своему "НЕТ", чтобы конечной эмоцией стороны был позитив.

Конечно в рамках этой публикации не затронуто многих других аспектов слова "НЕТ". Буду рад, коллеги, если поделитесь вашим опытом и мыслями об эффективном использовании инструмента "НЕТ" как эмоционально положительного "ДА" или для достижения поставленных целей.

#экспертговорит