Пересогласовать согласованные согласования

Мне кажется, многие с этим сталкивались 😂

Чаще всего это происходило с концепциями проектов, сценариями. А вот чтобы в рамках технического задания исполнителю... Этот случай запомнился мне надолго!

Как всё было: проживание участников часто обеспечивает организатор. Чтобы всё было хорошо, мы очень подробно описываем требования в ТЗ:

- раздельные кровати
- наличие горячей воды 24 часа в сутки
- наличие бутилированной питьевой воды
- периодичность уборки
- возможность ранних заездов
- размер кровати
- как далеко гостиница от места проведения
- сколько вариантов нам присылают на согласование
- в какие сроки и много, очень много других деталей.

Казалось бы, довели до максимально подробно описанных требований, учли почти всё. Ключевое слово здесь "почти"😉

Начали работу с исполнителем, получаем на согласование варианты размещения, количество номеров с категориями, описания по ТЗ. Всё хорошо, согласовываем понравившийся и подходящий вариант, радуемся, как себя подстраховали с деталями.

Живём в режиме "с гостиницей всё ок" и тут сюрприз: подрядчик присылает запрос на согласование объектов проживания снова, заменив один из трёх ранее одобренных 😠

Конечно, мы сослались на согласованные до этого варианты, но исполнитель начал утверждать, что номеров свободных там не хватает (а по ТЗ, кстати, все участники должны жить в одной гостинице).

Сложно описать словами возмущения, особенно учитывая, что одобренным участникам уже были направлены инструкции по заселению, плюс логистика была проработана, но что же делать? 😠

Встать в позу? Людей могут просто не заселить, мы получим негатив еще больше, чем после отправки новых инструкций участникам.

Как бы поступили вы? И как думаете, были там свободные номера или нет?)) Делитесь в комментариях мнением, в следующей публикации расскажу, как было в итоге 😄

#тз #сорокчетвертыйфз #управлениепроектами #event #организациямероприятий #мыслиотз

Пересогласовать нельзя оставить. Где ставим запятую?

Прожолжаю историю из жизни про работу с исполнителем и гостиницами

Было два варианта развития событий:

1⃣ Номеров и правда нет, исполнитель их не забронировал/не выкупил. Чтобы не подводить участников, имело смысл согласовать в виде исключения новый вариант средства размещения при условии, что исполнитель направляет официальный отказ ранее согласованной гостиницы и подтверждает в течение 1 календарного дня бронирование вновь согласованного номерного фонда в новом объекте.

2⃣ Номера всё-таки есть, но исполнитель их не забронировал/не выкупил. Мы ссылаемся на ранее согласованные варианты размещения (рискованно, но всё же).

Мы решили проверить самостоятельно, действительно ли нет мест в ранее согласованной гостинице: выходили на администратора, вежливо объясняли ситуацию, просили дать актуальную раскладку по номерам.

Но в любом из этих вариантов мы понимали, что ситуация возникла из-за отсутствия брони, которую должен был сделать подрядчик после того, как заказчик согласовал гостиницу 😔

Теперь, чтобы избежать подобных ситуаций, мы стали добавлять в ТЗ обязанность Исполнителя предоставить подтверждение бронирования в течение 3 (например) календарных дней с даты согласования Заказчиком средства размещения.

Вообще, конечно, идеальных технических заданий не бывает. Тебе вроде кажется, что ты написал всё очень подробно, что это вершина твоего творения, а потом раз... И лови новый сюрприз!

Всегда приходиться совершенствовать. Главное не клеймить себя за такое, понимать, что идеально быть не может и работать дальше с учётом полученного опыта 👍

Кстати, на фото часть команды, с которой мы еще и не с такое разруливали 😂

#управлениепроектами #сорокчетвертыйфз #тз #мыслиотз #организациямероприятий

Когда соблюдать деловой этикет стало лишним?

Задумались с коллегами...
Почему люди перестали здороваться?
Почему некоторые позволяют себе обращаться к коллеге или едва незнакомому человеку с искажением имени или, используя уменьшительно-ласкательные вариации?
Когда панибратство в деловом кругу стало модным?
Когда стало можно пренебрегать правилами русского языка?
Почему кто-то позволяет себе вторгаться в личное пространство?

Эти и еще 100500 вопросов не дают мне покоя... 🤔

Если вы руководитель, не надейтесь на то, что ваш сотрудник знает и понимает все. Не стесняйтесь при выходе новичка на работу повторить ему основные правила:

✅ Приветствовать в подходящей форме людей, которые перемещаются по офису: говорить «здравствуйте» первым или отвечать на приветствие коллеги
✅Соблюдать дистанцию - не пытаться слипнуться с коллегой, как будто вы в тесном вагоне метро, не пытаться «потрогать» кого-то, даже если для вас это - теплое приветствие, важно соблюдать личные границы
✅Не трогать вещи других сотрудников без разрешения
✅Обсуждать личные вопросы в личное время или в закрытых/изолированных от других сотрудников помещениях. Ваши интриги в личной жизни не для общего коридора!
✅Носить уместную для офиса одежду: тут могу за долгие годы перечислять бесконечное количество очень странных примеров
✅ Не опаздывать на встречи
✅ Соблюдать этикет делового письма и правила русского языка

Меня очень «тригерит», что люди пишут «нету», забывая, что НЕТ такого слова или пытаются дотронуться ладонью до плеча/руки/спины. Безусловно, есть люди, с которыми вы знакомы/общаетесь/дружите много лет, но когда кто-то иной пытается «погладить» вашу рубашку, это - уже перебор 😔

Конечно, важно вежливо напоминать в подходящий момент. Но в ком-то это воспитано, в ком-то нет. Иногда такие вещи дублируются в памятках, документах о корпоративной культуре. Небольшие организации могут такие вещи игнорировать, а зря 😭

А на что вы больше всего обращаете внимание? И как поддерживаете культуру общения в деловом кругу?

#мыслиоработе

Мания магия встречи

Обожаю людей, которые умеют чётко формулировать свои мысли: устно или письменно, мне не очень принципиально. Главное не затягивать, не заходить издалека. Больше фактуры, больше конкретики. Это так экономит время 👍

Но есть отдельная категория людей, которым "очень сильно надо" встретиться вместо того, чтобы описать своё предложение сообщением или хотя бы созвониться и за 5 минут проговорить всё.

Не понимаю, почему люди хотят тратить время на дорогу туда и обратно, почему так расточительно относятся к рабочему дню? 😔

Согласна, есть очные встречи, которые действительно важны: первое знакомство с партнёром, предметное обсуждение деталей сотрудничества или каких-либо документов, которые нужно увидеть воочию, ппрезентация продукта. Но в большинстве случаев всё можно обсудить в переписке или за один телефонный звонок.

Не стоит забывать ещё об одном плюсе переписки: все условия, договорённости, всё зафиксировано и вы всегда можете к ним вернуться, чтобы проверить самого себя как минимум 😉

Почему так манит всех пообщаться при встрече, что думаете?

#мыслиоработе #экономиявремени

Первое последнее впечатление

Ответьте, пожалуйста, честно: взяли бы вы на работу сотрудника, у которого в профиле в воцап или телеграм фотография с голым торсом/на пляже/в солнцезащитных очках/странной картинкой?

Конечно, многое зависит от того, какие обязанности должен выполнять потенциальный кандидат и куда он трудоустраивается. Например, для компании, которая обучает людей серфингу это не будет препятствием. Или если работник не контактирует с партнерами, представителями органов власти, не обладает представительскими функциями😎

Каким же должно быть "представительское" фото?
- в кадре не должно быть посторонних людей, животных
- лучше, чтобы в центре внимания было ваше лицо, а не фон
- не стоит использовать фото из ресторана, с бокалом с застолья
- демонстрировать хобби на фото в профиле или резюме тоже не вижу смысла. Езда верхом, игра на гитаре или барабанах - это прекрасно, но если вы не представляете конный спортивный клуб и не нанимаетесь организатором соревнований по конкуру, то не стоит
- не стоит использовать фото в солнцезащитных очках и кепке
- на фото вы должны быть в одежде. Конечно, ваше тело - ваше дело. Но только ваше, не работодателя и не партнёров 😉

Не буду скрывать, не могу относиться серьезно к тем, кто выходит с предложением о сотрудничестве и работает в государственных, общественных организациях и до сих пор не осознает, что фото в профиле - немаловажный пункт. Лучше вообще не использовать аватарки, пусть будет без фото, чем добавить какую-то чупокабру.

Это касается не только тех, кто ищет работу, но и действующих сотрудников. Да и работодатель может позаботиться об имидже организации: в идеальной картине мира при приеме на работу для новичков делают небольшую фотосессию. Либо в символике, либо на каком-то едином фоне. Красивые фото всегда мотивируют, кому же не понравится посмотреть на себя любимого, красивого 😊

Обращаете внимание на фото тех, кто пишет вам? Или для вас это не принципиально?

#мыслиоработе #фотопрофиля #фотодлярезюме

Двигаемся дальше

Я покинула должность руководителя отдела проектов в сфере спорта и здорового образа жизни Движения Первых 😊

Мы достигли в короткие сроки серьёзных успехов: более 122 000 детей в прошлом сезоне «Вызова Первых», более 12 000 преподавателей, которые стали настоящими гуру физкультуры, 8000 юных «Пилотов будущего» на чемпионате пилотирования дронов. Проекты, позволяющие сделать первое касание со спортом и выбрать то, что тебе по душе!

Безусловно, в этом заслуга команды, которая может трудиться, не смыкая глаз и при этом наслаждаться и процессом, и результатом 👍

Я продолжаю восхищаться нашими регионами, которые несмотря на возникающие сложности и непростые обстоятельства не теряют веру в успех и помогают нашим детям оставаться первыми!

Но мы не прощаемся надолго и совсем скоро обязательно увидимся, уже в рамках других проектов 😉

Создаём будущее вместе, вдохновляемся и развиваемся. Вы знаете, что я всегда рада сотрудничеству и совместному творчеству!

#движениепервых #спорт #мыслиоработе

Когда хочется молчать

Бывают такие моменты, когда хочется насладиться тем, что вокруг в тишине. Такой молчаливый отдых, понимаете?

Есть места, которые к этому распологают 😉

Минувшую неделю я посвятила отдыху в городе, погоду которого никогда не могла угадать, в Санкт-Петербурге...

Северная столица всегда оставляла у меня двоякое впечатление, скорее всего потому что там неоднократно мы проводили одни из самых крупных событий и больше этот город ассоциируется у меня с работой. Но с каждым годом это впечатление становилось всё лучше и лучше 😊

Итак спешу похвастаться Петербургом в цифрах:

🌞4 часа тёплого солнца в Петергофе встретили нас с дороги

🎼 3 часа превосходной оперы "Кармен" в Мариинском

🐴 4 часа на конюшне с самым удивительным занятием с лошадью "в руках" и первой в моей жизни фотосессией

🌅 16000 шагов в течение 5 часов по 90% залов Эрмитаже

🤤 12 неповторимых вкусовых сочетаний - настоящее гастрономическое приключение

🚗 и 1600 км в дороге, конечно же.

Спасибо, Петербург, это было то, что нужно!

PS Конечно, я расскажу подробнее про всё отдельно 😉

#мыслиоботдыхе #путешествияпоРоссии #санктпетербург

Опера: да или нет?

Давайте подумаем: хотели бы вы 3 часа наслаждаться невероятными голосами, которые доводят вас до мурашек под сопровождение оркестра на фоне ярких декораций и при этом вы бы понимали, что происходит, даже если не владеете иностранным языком?

Если ваш ответ да, то отправляйтесь на «Кармен» в Мариинский театр. Для меня, как человека не часто бывающем в театре и уж тем более, на опере, невероятным открытием стало наличие бегущей строки, гармонично встроенной в декорации. Там на русском языке транслировали перевод. И хотя этот итальянский жанр исполняли на французском, все было понятно 😉

Сама «мариинка», конечно, прекрасна. Нам повезло выбрать билеты в первый ряд бенуара, слегка правее от центра и был прекрасный обзор, а акустика - сплошной восторг.

Первый день визита в Петербург солнечный Петергоф и великолепная опера покорили на 100 процентов 👍

Теперь хочу сходить на балет, на красивый балет. Что думаете? Стоит ли? Если стоит, то куда?

#мыслиоботдыхе #мыслиобискусстве #мыслиокультуре

Болеем самоотверженно или берём больничный?

Признайтесь честно, сколько раз вы приходили на работу с признаками ОРВИ, кашляли на своих коллег, шмыгали носом на совещании? Или может ездили на учёбу, будучи больным? 🤔

Уверенна, что не единожды.

Не буду строить из себя ангела, я и сама так делала.

Пока несколько лет назад не поняла, что если кто-то один заразит остальных, эффективность снизится в разы. Проще отправить одного работать из дома (если сотрудник сам попросил удаленку) или на больничный, чем потерять на неделю или даже две трудоспособность 15 человек 😭

Ещё один немаловажный фактор, о котором я, к сожалению, раньше не задумывалась: а как болезнь могут перенести другие? Вдруг у кого-то есть хронические заболевания, для вас это просто небольшая простуда, а для других - серьёзное осложнение. Всё-таки ковид научил многих заботится не только о себе.

А как поступаете вы: остаётесь болеть дома или идёте на работу? Если есть подчинённые, отправляете их лечится или даёте возможность работать? Почему?

#мыслиоздоровье #больничный

Демотивируем, мотивируя

Крик души, простите, нет сил больше терпеть. Ну с чего вы решили, дорогие мои, что «программа мотивации» - это только плюшки в красивой коробке? 😄

Вы можете бесконечно заваливать работника различными "ништяками": скидками на абонемент в спортзал, миллионом курсов, утренними объятиями (о, ужас 😱) , красивыми фразами "мы все - одна команда", "мы - семья", льготами и пр., и при этом вы только потратите свои ресурсы в никуда.

Вы уверены, что вашим сотрудникам действительно нужно то, что вы набросали в коробочку с подарками? Вы прям провели 3-4 простых теста, чтобы оценить состояние человека? И прям занимались подбором сотрудников так, чтобы они изначально соответствовали принципам, действующим в организации? И даже сформулировали их и проверили, да?

Ох, что-то я сильно в этом сомневаюсь. Каждый человек из вашего отдела/департамента и тд может находится в разных состояниях в разное время. И когда-то эти "бонусы" в виде скидок могут работать, а когда-то нет 😔

И очень, очень многое зависит от руководителей, в первую очередь структурных подразделений.

Если вы берете профессионала в определённой сфере и при приеме на работу обещаете ему свободу действий, а потом начинаете бегать за ним и без мыла в душу ему лезть, пытаясь внедрить собственные идеи или переспрашивая о готовности решения задачи по 10 раз в день, то в 90% случаев вы только всё испортите 😭

Если вы "проповедуете" самоотверженность в работе, преданность делу, оперативность, ждёте полной отдачи от коллег и даже сами можете в выходной им что-то вбросить, но при этом не отвечаете им на жизненно-важные вопросы в период суббота-воскресенье, то скорее всего, вы только создадите диссонанс в их голове.

Многие просто хотят видеть нормальную обратную связь, вовлечённость своего непосредственного руководителя. Многие просто хотят, чтобы им не мешали работать. Многие хотят, чтобы соблюдали личные границы. Многие просто хотят, чтобы их труд был справедливо вознагражден.

И, к сожалению, не многим дано понять сразу, кому и что сейчас больше необходимо: не у всех мини-начальников есть чуйка, не все могут сделать правильный выбор между "потешить своё я" и "подумать о подчинённом" 🥺

Так если вы видите, что в коллективе что-то не так, ну не едет поезд по рельсам, так может не стоит пытаться забрасывать "мотивашками" или, что тоже не сахар, "ломать через колено" сотрудников?

Может стоит обратиться за помощью к профессионалам, к тем у кого уже есть опыт или хотя бы к тем, кто сможет объективно взглянуть со стороны и предложить не салют из скидок, а реальное решение? 🤓

Вы думаете: Алëна, супер, а при чем тут, блин, лошадь на фото?

Да при том, что тут запечетлен тот момент, когда я (проводник) стала этой красотке с копытами действительно интересна, и она начала копировать моё поведение, делать то, что мне нужно и делать это с удовольствием 😉

#мотивация #демотивация #работавкоманде #мыслиоработе #мысливслух

Мой мозг в поисках ответа на вопрос: «зачем вам сотрудник, который вам не подходит?»

Нет ничего более постоянного, чем временное. К сожалению, это касается не только ремонта 😎

Всë понимаю, вам нужно срочно заткнуть дыры, иначе лодка может пойти ко дну. Но она и так продолжить тонуть, если делать тяп-ляп.

Самая частая ситуация (особенно в проектной сфере), которую приходится наблюдать:

Старая, но проверенная лошадка, «отдел по выращиванию квадратных ананасов» устал, потерял мотивацию, и заодно 2 сотрудников.

HR у вас нет. Ну он как бы есть, но его как бы нет. Линейный руководитель (в случае с ананасами - начальник отдела) сам сидит на Hh, отбирает резюме, приглашает соискателей на интервью 🤔

И слава небесам, если ему/ей это даётся легко и с удовольствием, и процесс не отнимает много времени от основного функционала. Но ведь так не всегда...

И вот вы как бы уже лишились третьего борца за выращивание и без того непростой тропической культуры, а там, глядишь, и перестанут расти все ананасы.

Пытаясь поскорее «заткнуть» дыру в отделе, вы уже не так внимательно выбираете кандидата и берёте на работу сотрудника, который не совсем подходит, лишь бы поскорее приступил к выполнению обязанностей 👍

В этот момент кто-то должен закричать вам в ухо: «пожалуйста, друг, АСТАНАВИСЯ! Не делай так».

И если этого не случилось, вы берёте во время самой горячей поры того, кого ещё надо подучить или того, кто не подходит вам по паре пунктов 🙄

Казалось бы, что в этом страшного?

Ничего, кроме того, что вы:
❕в огоньке задач не найдете время на обучение новичка
❕столкнетесь с тем, что те самые несоответствия на пару пунктов проявятся в самый неподходящий момент
❕потратите своё время в пустую
❕ потратите ресурсы организации впустую (в том числе денежные, операционные)
❕демотивитируете новичка
❕огорчите остальных работников, которым придётся сотрудничать с этим подарком судьбы
❕смиритесь с тем, что у вас нет времени искать нового, нет легальной причины расторгнуть договор с нанятым сотрудником и продолжите пытаться работать с тем, что есть.

Вот такой печальный прогноз.

Бывают и счастливые случаи, но они такие редкие...

Признавайтесь, взяли бы того, кто не совсем подходит и почему? Были у вас счастливые случаи?

#мыслиоработе #идеальныйсотрудник #подборперсонала #управлениепроектом #управлениеперсоналом

Раскачаем мыслительный процесс позитивом перед началом рабочего дня? 😊