Вирусы🦠 бюрократии в бизнес-процессе: как выявили и вылечили
Есть такой профессиональный кайф – видеть, как твой регламент работает.😃 Но еще больший кайф – понять, что регламент не нужен.
В одной торговой компании был классический ад: чтобы получить доступ к закрытому коммерческому предложению для отправки клиенту, менеджеру нужно было собрать 8 подписей. 8!🤦‍♂️ Согласование длилось по 3 дня, сделки срывались. Директор по продажам рвал и метал, обвиняя юристов, юристы – службу безопасности.
Мне, как директору по процессам, дали задание под кодовым названием «Оцифруй и ускорь».👀 Все ждали очередной шикарной системы согласования в 1С или CRM.

Я же сделал следующее:
1. Взял все 8 подписей и вбил в таблицу.
2. Напротив каждой фамилии поставил вопрос: «Какое решение принимает этот человек? Может ли он сказать "НЕТ"🙅‍♀️ и заблокировать сделку?».
Оказалось, что 6 человек просто «визировали для информации». Они ставили подпись, даже не читая документ. Их фамилии были в списке только потому, что «так исторически сложилось» или «обидятся, если не спросим».

Я пришел к гендиру и сказал: «Чтобы снять квартиру, вы обходите 8 соседей? Нет. Вы платите хозяину. Вот и здесь так же. Есть два хозяина сделки – коммерческий директор и финдиректор. Остальные – просто зеваки».💁‍♂️

Мое предложение было жестким: убираем 6 человек из цепочки. Всем, кого убрали, шлем письмо: «Уважаемый Иван Иванович, вы исключены из процесса согласования как лицо, не влияющее на результат. Для информации отчеты будут приходить вам автоматически».
Вы бы видели эту бурю!😱 «Как это меня убрали? Я потеряю контроль!». Но гендир меня поддержал. Через месяц время согласования упало с 3 дней до 3 часов. А «обиженные» вздохнули с облегчением, потому что у них освободилось время.

📌 Вывод:
Ваша задача – не навести порядок ради порядка. Ваша задача – очистить процесс от вирусов бюрократии. Если вы оптимизируете процесс и оставляете в нем 6 лишних согласований – вы не оптимизатор, вы соучастник хаоса. Имейте смелость убирать людей из цепочки там, где они не принимают решений. Освобождая процессы от лишнего, мы даем компании главное – возможность дышать и расти.🌱

Наши каналы ▫️ ВК ▫️ Дзен ▫️ МАХ ▫️ ТенЧат

#бизнеспроцессы #процессноеуправление #бизнесаналитик

📗 Цитата из Свода знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0
"Исследования показывают, что организации конкурируют за счет приблизительно 5% своих процессов. То есть лишь 5% того, что они предлагают клиентам, реально отличает их от конкурентов. Еще 15% — это важные ключевые процессы, которые поддерживают конкурентное преимущество [LEADing 2014; Franz and Kirchmer 2012]. Это означает, что 80% всех бизнес-процессов являются рутинными, они могут следовать отраслевым стандартам или общепринятым отраслевым практикам. Здесь достаточно средней по отрасли производительности. Значительные инновации, нацеленные на стандартные процессы, обычно лишь отвлекают внимание от ключевых процессов-дифференциаторов, выделяющих компанию из ряда конкурентов. Сложные и затратные методы оптимизации, инновации и инициативы по цифровизации, нацеленные на повышение производительности, не дают реального эффекта, если они направлены на 80% процессов, являющихся стандартными. Инновационные инициативы и оптимизация должны концентрироваться на 20% ключевых процессов, а остальные могут проектироваться и внедряться на основе существующих общепринятых отраслевых практик. Результатом такого сфокусированного подхода являются узкоспециализированные бизнес-процессы, которые и обеспечивают организации конкурентное преимущество."

Аналитический центр ORGSTUDIO.RU представляет новую версию 7.0 «Большой библиотеки бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам». Было добавлено 15 новых документов, заменено 13 документов из предыдущих версий.
Полный список обновлений.
▶️ Библиотека является крупнейшей в России базой документов для бизнес-аналитиков, бизнес-архитекторов, сотрудников процессных офисов и специалистов по организационному развитию.

Все файлы можно скачать на локальный компьютер и редактировать с помощью стандартных офисных приложений: Word и Excel.
Для пользователей Библиотеки действует бесплатная бессрочная подписка на все следующие версии.
❇️ Оптимизируйте бизнес-процессы и повышайте операционную эффективность своей организации с помощью готовых регламентов и проектной документации из Библиотеки!

Как сделать бизнес-процессы самыми плохими в компании и ещё получить за это премию?😁 Или 10 шагов к антиэффективности. Часть 1
Все говорят про оптимизацию, бережливое производство и цифровизацию. Скучно! Хотелось бы стабильности, неспешности, отсутствия сюрпризов и, конечно, премии. Своим планом делится Директор Х.

Если следовать этим простым правилам, компания превратится в тихий омут, в котором ничего хорошего не водится:😈 ничего не меняется и ничего не работает. Но все будут очень заняты. И кто-то обязательно получит премию «За верность традициям».

1. Создайте ритуал из согласований
Без 10 подписей – ни шагу. Даже если нужно купить самую дешёвую вещь в офис. Пусть документы путешествуют по отделам неделями.⏰ Чем больше кругов пройдет бумага, тем весомее окажется результат.

2. Храните знания в головах и на стикерах
Никаких регламентов и инструкций. Если ценный сотрудник уволится – это его проблема. А если информация всё же нужна, пусть хранится в папке «Разное» на рабочем столе у секретаря. Это сплачивает коллектив: все вынуждены общаться, чтобы узнать, как работают их же бизнес-процессы.👀

3. Любите Excel как самого себя
20 вкладок, макросы, сводные таблицы, которые только открываются по 10 минут, и обязательное выделение цветом вручную. Автоматизация и роботизация? Можно, а зачем? Чем сложнее выглядит таблица, тем умнее кажется тот, кто её сделал.🥸

4. Устраивайте «пятничный сброс»
Внедрите правило: в пятницу после обеда приходят срочные задачи «сверху», которые рушат все дедлайны. Главное – делать удивленное лицо, когда сотрудники в ярости🤯 переделывают отчёты. Это развивает стрессоустойчивость.

Наши каналы ▫️ ВК ▫️ Дзен ▫️ МАХ ▫️ ТенЧат

#пятничныйюмор #пятничное

Как сделать бизнес-процессы самыми плохими в компании и ещё получить за это премию?😄 Или 10 шагов к антиэффективности. Часть 2

5. Следуйте инструкции, а не здравому смыслу
Если в инструкции написано «отправлять отчет по пятницам», то требуйте отправки в пятницу.🤔 Даже если данные готовы в среду. Правила важнее результата.

6. Игнорируйте обратную связь
Сотрудники предлагают упростить процесс? Клиенты жалуются на интерфейс? Ерунда. Они просто не понимают глубины замысла.☝️Лучше создать комитет по улучшению качества, который соберется через полгода.

7. Любите совещания без чёткой повестки
Собирайте всех в понедельник утром и просто говорите. Часа два. О новостях компании, о трендах,📉 о сложной жизни. Главное – внешняя бурная деятельность и ощущение, что «команда в сборе».

8. Назначайте ответственных, но не давайте полномочий
Идеальная схема: Иванов отвечает за результат, но нанимать людей или тратить бюджет он не может. Пусть крутится.🤯 Если что, спрос с Иванова. А премия – тому, кто это придумал.

9. Бумага – наше всё
Распечатывайте все электронные письма. Зачем делать документы в CRM, если можно положить красивую папку на полку? В случае проверки её всегда можно достать и с умным видом🧐 в ней что-то искать.

10. Пусть клиент подождет
Внутренние процессы важнее внешних. Клиент пообещал заплатить сегодня, но у бухгалтера обед до трёх, а потом планерка? Ничего, клиент подождёт.👀 Лояльность закаляется в трудностях.

Наши каналы ▫️ ВК ▫️ Дзен ▫️ МАХ ▫️ ТенЧат

#корпоративныйюмор #бизнесюмор

О женщинах🌹 в бизнесе. Бизнес-мысли эффективного руководителя
В бизнесе, как и в жизни, женщины предпочитают созидать, а не разрушать, и это путь к долгосрочному успеху.

Способность замечать детали и видеть общую картину одновременно – вот что выделяет женский менеджмент.💅🏻

Женщины привносят в бизнес культуру заботы, а там, где есть забота о сотрудниках и клиентах, там всегда высокая лояльность.

Способность совмещать карьеру и семью воспитывает в женщинах невероятную дисциплину и умение расставлять приоритеты.👠

Женщины приносят в офис не только профессиональные навыки, но и уют, который повышает КПД всей команды.

Многозадачность заложена в их природе: женщины могут вести переговоры, вдохновлять команду и держать в фокусе стратегию одновременно.👌

Женщина не отделяет работу от жизни, она наполняет жизнью работу – и тогда работа становится пространством для роста и радости.

Милые женщины, с праздником!!! Желаем вам больших профессиональных успехов, синергичной любви❤️ и масштабного счастья! 💐

Аналитический центр ORGSTUDIO.RU выпустил Сборник стратегий и бизнес-процессов для 5-й отрасли – Пищевая промышленность (производство продуктов питания).
▶️ https://orgstudio.ru/food-prom/
Предыдущие 4, разработанные в прошлом году, уже активно используются во многих организациях:
🔸 Банки
🔸 Девелопмент, строительство
🔸 Промышленность (производство оборудования)
🔸 Торговля (ритейл)

Закажите у нас бесплатную онлайн-презентацию Сборников на [email protected] и узнайте лучшие практики работы конкурентов-лидеров вашей отрасли!
Возможна разработка Сборников для любой отрасли на основе богатого опыта экспертов нашего Аналитического центра.