Всем привет! Как и обещала составила короткую инструкцию, как избежать ловушки "доверенный консультант":
✅не консультировать устно очень вероятна ситуация глухого телефона - Вы не так поняли или они не так подали ситуацию, а будут ссылаться на Вас. Аудиторам тоже нужен "аудиторский след";
✅не консультировать без согласования с руководством СВА: Вас воспринимают не как Катю, Петю, а как представителя службы. Исключите риск несовпадения Вашего мнения с официальной позицией СВА;
✅нужен ответ СВА? - пусть направят официальный запрос с приобщением документов/материалов по рассматриваемому вопросу. Так у Вас будет возможность обосновать свой ответ и снизить риск неверного толкования. Дали не все документы? - в случае, если это стало причиной неверного ответа аудитора у Вас будет обоснование;
✅будьте осмотрительнее в формулировках;
- отмечайте, что Ваш ответ носит рекомендательный характер, конечное решение за...(менеджментом/бизнесом,...);
- указывайте, что по узким вопросам необходимо получение заключений профильных специалистов;
- не пишите как решить, отметьте, какие риски Вы видите в их варианте, предложите их проработать до принятия окончательного решения;
- указывайте об имеющихся ограничениях (если это предусмотрено в стандартах, требованиях регулятора, Ваших ВНД). Если имеется высокая вероятность конфликта интересов и это угрожает Вашей объективности в будущем - отстаивайте эту позицию;
✅помогите подразделению решить проблему не вовлекаясь в процесс: привлеките к участию другие подразделения, в чьи функции это входит. Хотите сделать "добро" и есть "авторитет"? - уведомьте менеджмент, что есть такая проблема, на что влияет, что требуется управленческое решение/оказать содействие;
✅попробуйте поднять эту проблему в рамках проверки: так Вы сможете лучше понять ситуацию, запросить недостающие данные и имеете все полномочия на предоставление рекомендаций;
✅предложите воспользоваться вариантом консультационного аудита (хорошо, когда Ваши ВНД предусматривают это, если нет - ссылайтесь на то, что есть в Стандартах).

Всем привет, есть предложение для тех, кто уже готовится к планированию аудита на 2021г. Если Вам интересно, могу предложить пройти подготовительный этап вместе. Каждый день буду выкладывать сюда определенное задание (универсальное для разных сфер).

Задание 1 "Анализ источников информации".

Для этого задайте себе вопросы:
1. Что надо обязательно проверить по требованиям законодательства?
2. Какие процессы сейчас функционируют в компании, в каком они состоянии, кто владелец?
3. Какие новые проекты планирует руководство, какие стратегические задачи стоят перед компанией?
4. Какие цели/задачи поставлены перед регионами? Какая по ним статистика?
5. Какие расходы/вложения/кап.затраты планирует компания? Что занимает наибольшую долю в структуре расходов?
6. Какое из направлений деятельности генерит наибольшие доходы компании?
7. Как сейчас выглядит продуктовая линейка, какие продукты наиболее востребованы/рентабельные?
8. Каков сейчас уровень рисков по основным процесам/процедурам компании?
9. Какие были внешние проверки за последние год-два, какие выводы/результаты?
10. Какие из видов деятельности наиболее подвержены санкциям гос.органов? Были ли в текущем году штрафы или предписания?
11. Что с персоналом и структурой:
➡️где наибольшая текучесть;
➡️были ли изменения в руководящем составе;
➡️есть ли неукомплектованные подразделения с критичным функционалом или с вакантным местом руководителя?
➡️какие из подразделений были вновь созданы? Какие задачи перед ними поставлены?
12. Что в ИТ сфере?:
➡️критичность систем, влияние на бизнес;
➡️взаимосвязанность систем;
➡️уязвимости и инциденты?
13. ❗Важно: чего ждут от аудита?

Возможно, в зависимости от деятельности и структуры у Вас будут и другие вопросы.

Что дальше?
Думаем 🤔:
✅где могут быть ответы на эти вопросы (подразделения, отчетность, системы, документы, базы данных, нормативные акты, решения);
✅формируем таблицу - у кого и что нужно запросить, чтоб получить на них ответы.
Делаем 👉: направляем запросы, ждём ответов.

Обратная связь:
✍какие вопросы Вы бы добавили?
✍с чем несогласны, а что возьмёте на заметку?
✍интересно/полезно/продолжать?
✍кто точно сделает?

!Бонус тем, кто дочитал первые 13 пунктов:
✅хорошо выяснить список ключевых партнёров/поставщиков/клиентов и сведения о сделках с ними. Это тоже может пригодится.

Задание 2️⃣ для тех, кто участвует в пошаговой подготовке к планированию на 2021г.: "Немного теории".

Высылаю ссылку на пост об основных тезисах Карты областей аудита.

Суть задания: тем кто знает - свериться, как это у Вас с тем подходом, что я предлагаю. А тем, кто ещё не работал с Картой - почитать, подумать, применимо ли это у Вас.

Кратко - это полный перечень всех Ваших потенциальных проверок, которые вообще могут быть в компании.

❗Саму карту пока не составляйте, но имеет смысл представить/набросать: что Вы туда бы включили?

✍Обратная связь: под постом или в сторис поделитесь, пожалуйста, актуально ли это для Вас? Понимаете ли Вы для чего её можно использовать?

Задание 3️⃣, которое еще на один шаг приблизит Вас к Плану 2020г.⬇️

Пока подразделения готовят информацию по Вашему запросу предлагаю Вам определиться с факторами/критериями оценки.

Как это будет использоваться? Когда Вы набросаете свою Карту аудита, встанет вопрос об очерёдности проверок - кого первыми, какая проверка важнее?🤔
Например, в Карте 50 процессов. А аудиторов двое, понятно, что физически все области Вы не покроете. Вот для того, чтоб понять, что надо включить в 2021г. и проверять ежегодно, а что можно пореже - и нужны критерии оценки - они же факторы риска.

Важно:
✅нет строгих /единых требований для всех: выбирайте, что важно для Вашей сферы и компании;
✅не распыляйтесь, 7-10 критериев оптимально.

Лайфхак - такой подход позволяет:
⭐ оцифровать и обосновать оценку приоритетности (почему именно так выбрали)
⭐рассчитать аудиторский цикл для Вашей компании
⭐оформить это в виде Модели планирования, которая будет соответствовать риск-ориентированному подходу.

✍Обратная связь приветствуется. Кому помочь с факторами - пишите в директ, что нужна помощь и не забудьте указать, чем занимается Ваша компания.

Ещё немного о факторах:
🔸️могут быть основные, по которым оцениваются все области аудита (например, влияние на достижение стратегических целей);
🔸️можно учесть в виде доп.фактора (предложение менеджмента/членов аудиторского комитета, совета директоров);
🔸️шкала оценок обычно от 1 до 5;
🔸️доп.факторы могут плюсоваться (если они повышают приоритет) или вычитаться (если снижают, например, ниже остаточный риск, т.к. за последние 6 месяцев была проведена внешняя проверка);
🔸️самая простая "модель" на основе факторов - предполагает простое суммирование итогов по каждой области. Модели посерьёзнее - имеют весовую составляющую для каждого из факторов.

Шаг 4 или Подсказка для начинающих планирующих: как рассчитать (примерно) ресурсы на проверки?
1️⃣Откройте Excel и составьте список потенциальных проверок. Мы на этом этапе уже должны определиться с ними с учетом анализа рисков по итогам всей полученной информации.
2️⃣Укажите ожидаемое количество аудиторов а отдельном столбце.
3️⃣Следующий столбец: время на подготовку (на каждого от 5 до 10 р.дн.в зависимости от сложности)
4️⃣В другом столбце: время на саму проверку (все измерения делайте в рабочих днях, 2 недели - значит ставим 10).
5️⃣Время на написание отчета.
6️⃣Время на процесс согласования и финализацию отчета. Сюда же подготовка презентации, само вынесение результатов (если требуется).
7️⃣Считаем по пунктам: 2*(3+4)+1*5+1*6, цифры - это пункты выше. Подставляйте свои значения, протягивайте формулу и считайте общее время.
Результат измеряем в человеко-днях.

Важно:
1. Это только чистое время на проверки (без учета иных функций - мониторинг, рабочие встречи, участие в расследованиях, обучение, консультации, внеплановые проверки, методология и т.д.).
2. Количество человек на проверку, срок на подготовку, на проведение очень зависит от сложности вопроса, состава команды и даже от объекта аудита. Поэтому, расчет, конечно примерный.
3. При ограниченных ресурсах в ходе расчётов можно "поиграть" цифрами, чтоб найти комфортный вариант для Вашей ситуации.

Знаете, как теперь рассчитать что Вы сможете охватить/есть ли дефицит персонала или хватит на всё?

Вчера было очень интересное обсуждение кейса о махинациях от приглашенного эксперта. Многие предложения можно взять на заметку😉.

https://www.instagram.com/p/CFyB1pdnZbe/?igshid=1x5nfqq8mfnmz

Как у Вас с репутационными рисками?
Можно поделиться своими примерами или задать вопросы в комментариях под постом
https://www.instagram.com/p/CF_iEd9HVF2/?igshid=dklr8k2r27d9