Как облегчить труд аудиторов? Как делать свою работу быстрей, энергичнее, качественнее?
1️⃣Начинайте сразу с самого сложного участка
2️⃣Параллельте процессы. Завершаете одну проверку, направьте уведомление и запросы следующему объекту аудита. Не должно быть "временных разрывов".
3️⃣Всё, что можно стандартизировать (служебки, запросы, тексты для переписок, протоколы встреч, анкеты) - стандартизируйте. Избегайте потери времени на "придумывание фраз".
4️⃣Сразу в запросе/уведомлении о начале проверки предусмотрите:
- "при необходимости перечень вопросов/проверяемый период может быть расширен";
- выделение координатора от объекта аудита для оперативного взаимодействия с проверяющей группой.
5️⃣Распределяйте вопросы между членами команды адекватно.
6️⃣Сформируйте с членами команды список вопросов для обсуждения с объектом аудита. Каждому должен быть понятен его участок работы.
7️⃣На первичной встрече (созвоне) обсудите:
- вопросы из п.6 (ответы себе фиксируйте!);
- как будет проходить проверка, какие сроки рассмотрения рабочих материалов, с кем они будут согласовываться;
- расскажите о порядке рассмотрения разногласий (как оформлять, на что это влияет);
- объясните порядок согласования аудиторского отчета и предоставления результатов аудита менеджменту;
- если есть нюансы в связи с удаленным режимом - расскажите какие.
Сэкономьте время, сделайте типовую форму Протокола встречи, впишите эти вопросы и ответы на них. В ней же оставьте место для ответов объекта аудита.
Задокументируйте все договоренности по срокам и согласующим лицам. После встречи - направьте второй стороне и попросите подтверждения, что Вы всё отразили именно так, как было озвучено.
8️⃣Подготовьте реестр всего, что Вам потребуется с указанием в каком виде и к какому сроку (если какие-то данные нужны через 2 недели, не требуйте весь объем прямо сейчас). Если что-то нужно в оригиналах - обязательно отметьте уже в запросе.
⛔Плохо в запросе указать: сведения о продажах за...
✅Хорошо: сведения по форме....(приложите).
9️⃣Если нужна информация от других подразделений - побеспокойтесь об этом заблаговременно.
1️⃣0️⃣Важно иметь возможность получения каких-то отчётов по основным бизнес-процессам на регулярной основе. Нет у Вас? Разработайте требования (что там должно быть, на дату или за период, с возможностью выбора филиала/торговой оточки или по всему бизнесу) и запросите, чтоб самим выгружать (экономия времени и ресурсов+постоянный доступ для анализа)
1️⃣1️⃣Изучите все возможные источники информации в Компании, организуйте себе доступ к управленческим и операционным данным.
1️⃣2️⃣Ведите каталог "идей, вопросов, нововведений" для следующих проверок в разрезе процессов/направлений.
1️⃣3️⃣Супер лайфхак - иметь свод типовых замечаний и пояснений к ним. Но избегайте шаблонного подхода, всего не включишь, поэтому надо включать голову!
1️⃣4️⃣Промежуточный/ступенчатый контроль над ходом проверки.
1️⃣5️⃣Не начинайте с выводов и рекомендаций. Сначала приложение/таблица, где будет видна вся картина.
1️⃣6️⃣Мотивация, самодисциплина, управление временем помогут сделать работу быстрее, лучше и легче.
🔴Расскажите, что помогает Вам, а что не очень?

КЕЙС: КАК РАБОТАТЬ В ЛЮБОЙ ТОЧКЕ МИРА🌏 И СОХРАНИТЬ ИМУЩЕСТВО КОМПАНИИ
Наша коллега прислала на разбор ситуацию и просит совета.

Проблема: в Компании увеличился закуп и выдача ноутбуков сотрудникам для работы на удалёнке. Передача по акту, но есть факты, что при увольнении сотрудники не возвращают ноутбуки под предлогом "потерял". И за этим ничего не следует.

Аудитор отмечает, что это ненормально, но в сомнениях, что ему предложить, чтоб сработало и интересуется, как с этим в других компаниях?

Что Вы порекомендуете в этой ситуации? Если Вы не аудитор но хотите потренироваться - это ещё лучше! Оцените свежим взглядом.

Подсказка 1: легче всего оттолкнуться от выяснения причин и уже к ним дать рекомендации. Мои варианты причин:
1️⃣переход на удалёнку не учитывал этот риск;
2️⃣есть проблемы с процессом увольнения (не знаю, есть ли процедура подписания обходного листа, проверяется ли числящееся за работником имущество);
3️⃣возможно (не знаю точно), что данные о переданных ноутбуках отсутствуют в подразделении, ответственным за учет (например, общий отдел), тогда вопрос учёта тоже хромает, что влияет на п.2. И за кем тогда они числятся в системе?🤔
4️⃣раз работникам ничего предъявить невозможно, значит с правовой стороны интересы компании не защищены (привет юристам). Если б были заключены договора о мат.ответственности или был подписан иной документ с указанием ответственности работников за обеспечение сохранности вверенного имущества, то такой бы проблемы не стояло;
5️⃣если есть что-то кроме актов приёма-передачи, но этим невозможно воспользоваться, то либо они оформлены странно, либо нет взаимодействия между подразделениями (к юристам просто никто не обращается, например);
6️⃣прифигевшие работники;
7️⃣Компания слишком богатая😁.

Подсказка 2: мало отметить риск/проблему. Важно очертить масштаб, влияние, если возможно - оцифровать.

Приглашаю Вас к обсуждению. У меня ответ готов. Для стесняющихся оставить свои комментарии достаточно как-то отметить, если Вам это интересно (самое простое оставить +). Ну, а если неинтересно или к Вам неприменимо, не проблема, отвечу автору в личку😉.

Другие кейсы/разборы ситуаций можно найти по тэгу #проаудитзадачки
https://www.instagram.com/p/CEZp9f0nd54/?igshid=1as3mgh5vjd2

Комментарии к посту ⬆️ как вариант решения кейса.

Всем привет! Как и обещала составила короткую инструкцию, как избежать ловушки "доверенный консультант":
✅не консультировать устно очень вероятна ситуация глухого телефона - Вы не так поняли или они не так подали ситуацию, а будут ссылаться на Вас. Аудиторам тоже нужен "аудиторский след";
✅не консультировать без согласования с руководством СВА: Вас воспринимают не как Катю, Петю, а как представителя службы. Исключите риск несовпадения Вашего мнения с официальной позицией СВА;
✅нужен ответ СВА? - пусть направят официальный запрос с приобщением документов/материалов по рассматриваемому вопросу. Так у Вас будет возможность обосновать свой ответ и снизить риск неверного толкования. Дали не все документы? - в случае, если это стало причиной неверного ответа аудитора у Вас будет обоснование;
✅будьте осмотрительнее в формулировках;
- отмечайте, что Ваш ответ носит рекомендательный характер, конечное решение за...(менеджментом/бизнесом,...);
- указывайте, что по узким вопросам необходимо получение заключений профильных специалистов;
- не пишите как решить, отметьте, какие риски Вы видите в их варианте, предложите их проработать до принятия окончательного решения;
- указывайте об имеющихся ограничениях (если это предусмотрено в стандартах, требованиях регулятора, Ваших ВНД). Если имеется высокая вероятность конфликта интересов и это угрожает Вашей объективности в будущем - отстаивайте эту позицию;
✅помогите подразделению решить проблему не вовлекаясь в процесс: привлеките к участию другие подразделения, в чьи функции это входит. Хотите сделать "добро" и есть "авторитет"? - уведомьте менеджмент, что есть такая проблема, на что влияет, что требуется управленческое решение/оказать содействие;
✅попробуйте поднять эту проблему в рамках проверки: так Вы сможете лучше понять ситуацию, запросить недостающие данные и имеете все полномочия на предоставление рекомендаций;
✅предложите воспользоваться вариантом консультационного аудита (хорошо, когда Ваши ВНД предусматривают это, если нет - ссылайтесь на то, что есть в Стандартах).

Всем привет, есть предложение для тех, кто уже готовится к планированию аудита на 2021г. Если Вам интересно, могу предложить пройти подготовительный этап вместе. Каждый день буду выкладывать сюда определенное задание (универсальное для разных сфер).

Задание 1 "Анализ источников информации".

Для этого задайте себе вопросы:
1. Что надо обязательно проверить по требованиям законодательства?
2. Какие процессы сейчас функционируют в компании, в каком они состоянии, кто владелец?
3. Какие новые проекты планирует руководство, какие стратегические задачи стоят перед компанией?
4. Какие цели/задачи поставлены перед регионами? Какая по ним статистика?
5. Какие расходы/вложения/кап.затраты планирует компания? Что занимает наибольшую долю в структуре расходов?
6. Какое из направлений деятельности генерит наибольшие доходы компании?
7. Как сейчас выглядит продуктовая линейка, какие продукты наиболее востребованы/рентабельные?
8. Каков сейчас уровень рисков по основным процесам/процедурам компании?
9. Какие были внешние проверки за последние год-два, какие выводы/результаты?
10. Какие из видов деятельности наиболее подвержены санкциям гос.органов? Были ли в текущем году штрафы или предписания?
11. Что с персоналом и структурой:
➡️где наибольшая текучесть;
➡️были ли изменения в руководящем составе;
➡️есть ли неукомплектованные подразделения с критичным функционалом или с вакантным местом руководителя?
➡️какие из подразделений были вновь созданы? Какие задачи перед ними поставлены?
12. Что в ИТ сфере?:
➡️критичность систем, влияние на бизнес;
➡️взаимосвязанность систем;
➡️уязвимости и инциденты?
13. ❗Важно: чего ждут от аудита?

Возможно, в зависимости от деятельности и структуры у Вас будут и другие вопросы.

Что дальше?
Думаем 🤔:
✅где могут быть ответы на эти вопросы (подразделения, отчетность, системы, документы, базы данных, нормативные акты, решения);
✅формируем таблицу - у кого и что нужно запросить, чтоб получить на них ответы.
Делаем 👉: направляем запросы, ждём ответов.

Обратная связь:
✍какие вопросы Вы бы добавили?
✍с чем несогласны, а что возьмёте на заметку?
✍интересно/полезно/продолжать?
✍кто точно сделает?

!Бонус тем, кто дочитал первые 13 пунктов:
✅хорошо выяснить список ключевых партнёров/поставщиков/клиентов и сведения о сделках с ними. Это тоже может пригодится.

Задание 2️⃣ для тех, кто участвует в пошаговой подготовке к планированию на 2021г.: "Немного теории".

Высылаю ссылку на пост об основных тезисах Карты областей аудита.

Суть задания: тем кто знает - свериться, как это у Вас с тем подходом, что я предлагаю. А тем, кто ещё не работал с Картой - почитать, подумать, применимо ли это у Вас.

Кратко - это полный перечень всех Ваших потенциальных проверок, которые вообще могут быть в компании.

❗Саму карту пока не составляйте, но имеет смысл представить/набросать: что Вы туда бы включили?

✍Обратная связь: под постом или в сторис поделитесь, пожалуйста, актуально ли это для Вас? Понимаете ли Вы для чего её можно использовать?

Задание 3️⃣, которое еще на один шаг приблизит Вас к Плану 2020г.⬇️

Пока подразделения готовят информацию по Вашему запросу предлагаю Вам определиться с факторами/критериями оценки.

Как это будет использоваться? Когда Вы набросаете свою Карту аудита, встанет вопрос об очерёдности проверок - кого первыми, какая проверка важнее?🤔
Например, в Карте 50 процессов. А аудиторов двое, понятно, что физически все области Вы не покроете. Вот для того, чтоб понять, что надо включить в 2021г. и проверять ежегодно, а что можно пореже - и нужны критерии оценки - они же факторы риска.

Важно:
✅нет строгих /единых требований для всех: выбирайте, что важно для Вашей сферы и компании;
✅не распыляйтесь, 7-10 критериев оптимально.

Лайфхак - такой подход позволяет:
⭐ оцифровать и обосновать оценку приоритетности (почему именно так выбрали)
⭐рассчитать аудиторский цикл для Вашей компании
⭐оформить это в виде Модели планирования, которая будет соответствовать риск-ориентированному подходу.

✍Обратная связь приветствуется. Кому помочь с факторами - пишите в директ, что нужна помощь и не забудьте указать, чем занимается Ваша компания.

Ещё немного о факторах:
🔸️могут быть основные, по которым оцениваются все области аудита (например, влияние на достижение стратегических целей);
🔸️можно учесть в виде доп.фактора (предложение менеджмента/членов аудиторского комитета, совета директоров);
🔸️шкала оценок обычно от 1 до 5;
🔸️доп.факторы могут плюсоваться (если они повышают приоритет) или вычитаться (если снижают, например, ниже остаточный риск, т.к. за последние 6 месяцев была проведена внешняя проверка);
🔸️самая простая "модель" на основе факторов - предполагает простое суммирование итогов по каждой области. Модели посерьёзнее - имеют весовую составляющую для каждого из факторов.