КНИЖНЫЙ КЛУБ: ДЖЕДАЙСКИЕ ТЕХНИКИ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ
Сегодня в 19:00 МСК пройдет встреча Книжного Клуба Проектной Ассоциации. Успейте зарегистрироваться и принять участие!
https://projects.management/view-event.html?EventID=WB28z09z2021T1900#Morning=1

СДЕЛАЙ ЭТО ПО ПРИНЦИПУ KISS...
Что вы на это скажете, если услышите в свой адрес?
👄 что за kiss на работе?😡😲
👄 надо так надо, иди сюда😘😁
👄 да, отлично, попробую!

Ииии, третий ответ самый-самый!

KISS это акроним (аббревиатура) от
Keep It Simple, Stupid (делай это проще, тупица).

Этот принцип проектирования был принят в ВМС США в 1960г.

Основной тезис:
📌большинство систем работает лучше всего, если они проще, поэтому в области проектирования простота - одна из ключевых целей. Избегайте ненужных сложностей.

ЧТО МОЖНО УПРОСТИТЬ УЖЕ СЕГОДНЯ?
Убедитесь, что члены вашей команды:
✅используют в работе самые простые методы (иногда простое условное форматирование творит чудеса);
✅не делают ненужной работы;
✅имеют необходимые доступы к системам, отчетам, документам;
✅имеют разработанные шаблоны, опросники по самым критичным/сложным вопросам;
✅ставите задачу - спросите как человек её будет выполнять, результат может быть один, а пути разные;
✅проверьте отстающих - может они "застряли" на сложном, где все можно сделать проще?
✅определить процессы/участки работы, где нужно поискать более легкие пути (конец года - отличное время для оптимизации сложных процессов или процедур). Подскажу - можно начать с формирования выборки и анализа отчетов.
✅ваши варианты....?

☝️Кстати, бывает решение настолько простое, что кажется с ним что-то не то. Не отказывайтесь, потестируйте на небольшом объеме.

Как вам принцип kiss, слышали? Если знаете какие-то интересные акронимы, поделитесь в комментариях.
https://www.instagram.com/p/CUbd4gBo2YQ/?utm_medium=share_sheet

Исследования показывают, что обычный человек принимает около 2 тыс. решений каждый час бодрствования. Многие из них необходимо тщательно обдумать, так как они имеют серьезные последствия. Умение постоянно принимать правильные решения — вероятно, наиболее важная привычка, которую можно выработать, особенно если речь идет о работе. Когда вам необходимо принять важное решение, остерегайтесь следующих факторов.

✔️Усталость от принятия решений. Наши способности к выполнению умственных задач и принятию решений ухудшаются при регулярном повторении. Одно из наиболее известных исследований на эту тему продемонстрировало, что у заключенных выше шанс получить условно-досрочное освобождение, если их дело рассматривается в середине дня. Чтобы противостоять усталости от принятия решений, выбирайте наиболее важные и по возможности распределяйте время так, чтобы принимать их, когда ваша энергия находится на максимально высоком уровне.

✔️Постоянное присутствие отвлекающих факторов. По оценкам исследователей, сегодня наш мозг обрабатывает в пять раз больше информации, чем в 1986 году. Следовательно, многие из нас с трудом могут сосредоточиться. В течение дня нужно находить время, чтобы отключиться от электронной почты, социальных медиа, новостей и прочих инструментов борьбы за наше внимание в информационный век.

✔️Нехватка мнений. В Школе Келлога недавно выяснили, что на типичном совещании на трех человек в среднем приходится 70% всех высказываний. Как говорит в своей книге «Quiet» Сюзан Кейн, многие интроверты предпочитают молчать на собраниях, пока точно не поймут, что хотят сказать. Однако этим участникам команд часто приходят в голову лучшие идеи, ведь они много думают. Чтобы скорректировать это отклонение, разошлите повестку собрания за 24 часа, чтобы каждый мог обдумать, что хочет сказать, и развивайте культуру проведения встреч, позволяющую людям высказать свои идеи после их окончания.

✔️Многозадачность. Сегодня в мире осталось не так много работы, не требующей многозадачности хоть в какой-то мере. Такова реальность, однако исследования ясно показывают, что производительность, включая эффективность принятия решений, снижается на 40%, когда мы уделяем внимание двум когнитивным задачам одновременно. Когда вам необходимо принять важные решения, выделите и посвятите несколько интервалов времени в течение дня, чтобы полностью сосредоточиться на текущей задаче.

✔️Эмоции. Эмоции играют значимую роль в нашей жизни, но в моменты, когда мы находимся на пике гнева или счастья, они могут мешать принимать верные решения. Решив высказаться или послать письмо по электронной почте в гневе, вы только усугубите сложную ситуацию, так как не сможете подобрать нужных слов. Не поддавайтесь искушению ответить людям или принять решение, находясь на взводе. Попробуйте встать из-за компьютера или отложить телефон и вернуться к задаче, когда сможете думать о ней более ясно и спокойно.

✔️Аналитический паралич. Чем больше информации нам приходится учитывать, тем дольше занимает у нас принятие решения. Конечно, процесс принятия решения должен быть тщательным, однако лучший способ принимать разумные решения, как правило, заключается не в том, чтобы потратить на него больше времени или изучить больше информации. Лучше рассмотреть актуальную информацию, установить дедлайн для принятия решения и не нарушать его.

📍Материал подготовлен на основе статьи Майка Эрвина в HBR Россия «Шесть причин неудачных решений». Другие материалы о стратегии, управлении и принятии решений вы всегда можете найти на нашем сайте.

Всегда нахожу в таких статьях ⬆️ какие-то интересные идеи, вроде как неочевидные, на первый взгляд.

ПРОЕКТ ИЛИ ЗАДАЧА "АРБУЗ"

Друзья, услышала одно интересное определение "проект-арбуз":
🍉 снаружи он зеленый ("безопасный" в плане рисков);
🍉на самом деле все красным-красно.

Мне кажется классное определение, которым стоит поделиться с командой. Как его можно использовать?

✅проверьте свои задачи, проекты на "арбузный" тест. Может что-то внутри уже краснеет (сроки, содержание, объёмы, коммуникации)?
❗Срочно принимайте меры - как бы с виду не было всё зелено и чудесно, каждый арбуз когда-нибудь разрежут.

✅для аудиторов: хорошо этот пример иметь перед глазами в проверках.

Как много бывает проектов/решений/задач, по которым сроки пока не наступили.
Но! Если чуть "надрезать", то уже краснеет.

Это просто заметить, если есть промежуточные сроки/метрики по видам работ.
Если не были установлены метрики, не расписаны этапы (привет, контроль) - помогает умение задавать правильные вопросы и развивать критическое мышление.

👆Практика показывает: каждый владелец арбуза может долго растить "красное" под толстой зелёной кожурой. В условиях слабой контрольной среды можно и арбузное поле вырастить)).

Как вам термин? Сталкивались с такими задачами-проектами🍉? Всегда ли их можно разглядеть среди порядочных фруктов?🤔 На что рекомендуете обращать внимание, есть свои приёмы?
https://www.instagram.com/p/CU1-pVSsLBk/?utm_medium=share_sheet

Друзья, после эфира с Леной @elena.bobkova.usa и её историй о различиях в подходах аудиторов не могу не предложить Вам..."гостевой аудит".

Мы не будем игнорировать карантинные меры, пойдем онлайн😉.

Представьте, что вы отправились "в гости" к своему коллеге-аудитору. И не с конфетами и букетом, а с проверкой.

Сроки сжаты, можно задать 3-5 вопросов и запросить к ним документы.
Цель: по ним вам нужно оценить работу коллеги или даже в целом работу подразделения внутреннего аудита.

❓Что это были бы за вопросы и документы?
❓На какие моменты в этих документах вы бы обращали внимание? (что станет "базой" для выводов).

Вдруг есть желающие не задать, а получить такие вопросы, чтоб взглянуть на свою работу со стороны, тоже пишите, и к вам придём, зададим😁.
https://www.instagram.com/p/CU-gCe8M08H/?utm_medium=share_sheet

⭐⭐⭐⭐⭐Мои 5 вопросов "в гостях":
1️⃣План за последние 2 года (сделала бы шаблон*) и сама методика планирования:
- по какому принципу включались проверки;
- включены ли ключевые/стратегические/самые рисковые виды деятельности;
- как считались ресурсы, какие виды деятельности/поглотители ресурсов кроме самих проверок закладываются;
- были ли отклонения по срокам/содержанию от планов, причина?
- естественно, когда и кем утвержден План, какие факторы при его составлении учитывались, с кем он обсуждается/согласовывается;
- есть ли выделенные ИТ проверки? Если нет, то почему?
*по поводу шаблона: я б направила таблицу к Планам и в столбцах бы заложила необходимые мне данные.
Например, аудиторский рейтинг, фамилию руководителя проверки, количественный состав.

Для чего? ➡️ переходим к п.2.

2️⃣На основе п.1 делаем выборку отчетов, программ и рабочих материалов к ним.
Этот пункт заслуживает отдельного поста - что и как смотреть.
Важно выбрать аудиты (сложнее, с большим составом участников, с "худшим"рейтингом и значимым направлением), которые будут показательны и помогут сделать объективные выводы.

3️⃣Запрос по кадрам, в т.ч. попросила бы по уволенным. Смотрим уровень компетенций, текучесть, предыдущий опыт, сопоставляем с занимаемой должностью.

4️⃣Сведения о пройденном обучении. Анализ:
- какой охват (может одни и те же обучаются);
- какие темы, как они соотносятся с Планом работ/стратегией компании;
- есть ли выделенный бюджет;
- есть ли планы развития и обучения персонала, про что они.

5️⃣Методики, инструкции, программы. На этом этапе важно оценить:
- документы - "рабочие" или формальные;
- соблюдают ли их аудиторы, насколько они актуальны;
- содержат ли они конкретные инструкции, подходы, инструменты?
- все ли важные этапы процесса аудита они закрывают?
- какие методы используют аудиторы в своей работе?
- есть ли разработанные памятки, шаблоны, типовые формы, которые помогают оптимизировать и стандартизировать аудит?

Можно задать еще массу вопросов, но основные выводы будут сделаны о работе Службы именно по этим направлениям*.

*проверка на соответствие стандартам проводится немного по-другому, но все вышеперечисленное у Вас также запросят.

Друзья-аудиторы и коллеги из смежных сфер, я к вам с просьбой!

Начала работать над книгой, очень важно ваше мнение.
Будет возможность, пройдите, пожалуйста, небольшой опрос.

https://forms.gle/WrVnuGqX5rZp4zs79

Быть в курсе основых показателей и планов Компании - хорошая практика для аудитора.

Но ещё лучше:
- определиться, какие именно показатели для вас критичны и при каких значениях нужно начинать бить тревогу (заходить во внеплановые проверки, доводить до руководства, получать комментарии),
- организовать их постоянный мониторинг (выгрузка или просмотр отчетов, данных в системах и т.д.).

Это не обязательно red flags (но можно использовать и для этих целей), а скорее сигналы раннего реагирования, которые могут нам говорить о приближающихся проблемах для Компании, например:
- падение финансовых показателей;
- повышение риск-метрик;
- потеря доли рынка;
- неадекватные отклонения в структуре продаж или проблемы с продуктовой линейкой;
- снижение динамики в регионах;
- рост определенной категории расходов;
- ухудшение сервиса для клиентов и т.д.

Отлично, когда в подразделении аудита есть выделенные специализации. Тогда каждый может анализировать состояние на своём участке. Тот самый непрерывный аудит.

Много лет назад я отвечала за аудит кредитов МСБ, и для себя после закрытия месяца анализировала изменения в портфеле. Так удалось на ранних этапах заметить по одному из регионов резкий рост объемов продукта с повышенным риском с тенденцией к ухудшению качества портфеля.

В итоге мои опасения подтвердились, чуть позже мы выявили мошенническую схему, при которой были использованы уязвимости продукта.
*Дело 2008г., этого банка уже нет, поэтому эта история не нарушает этических норм и требований конфиденциальности.

Что отслеживать - зависит от риск-профиля, финансового состояния и поставленных задач перед СВА.

Если у вас пока нет системной работы в этом направлении, самое время начать!

Для "продвинутого" уровня - 4й квартал - отличный период, чтоб актуализировать метрики. Может что-то уже неактуально, а нужное наоборот не охвачено вашим вниманием?

А как у вас? Есть постоянные показатели "на контроле" или скорее анализируете их уже на проверках?

🤔Как считаете, по вашей сфере, какие метрики должен регулярно анализировать аудит? Или не должен?
Лучше мониторить доходы или расходы? Почему так думаете?
https://www.instagram.com/p/CVO-IuMqNIz/?utm_medium=share_sheet

Коллеги, дополнение к вакансии ⬆️: всё, кроме sox

Может ли бухгалтер перейти во внутренний аудит?

Здравствуйте! Мне так интересно читать про аудит, я действующий бухгалтер, хочу перейти в аудит. Такое возможно?) Или курсы повышения квалификации нужно пройти?

Пока я пишу пост-ответ потенциальной коллеге, интересно, что Вы об этом думаете.

Хочешь перейти из бухгалтеров в аудиторы?

Что нужно учесть:
1. Во внутреннем аудите очень немного бухгалтерии, но бывают позиции, когда от вн.аудитора ждут именно контроля за бухгалтерией или ревизорские функции. Я встречала такие вакансии и там этот опыт очень пригодится.
Как и в компаниях, которые проводят внешний аудит финансовой отчетности. Может начать с этого?

2. Чаще внутренний аудит предполагает активную работу с процессами, рисками, контролями. Хотите облегчить переход - пробуйтесь сначала в аудит своей компании или хотя бы сфере.
Протестируйте себя:
• набросайте 5-6 ключевых процессов текущей компании;
• попробуйте подумать какие риски им присущи и какие контроли помогают их снизить? Что мог бы аудитор порекомендовать?

3. Хорошо иметь знакомых во внутреннем аудите, узнать как выглядит рабочий день аудитора, что из себя представляет самая сложная или некомфортная часть работы. Узнайте, как они попали в профессию?

4. Подпишитесь в аудиторские чаты, блоги, больше читайте.
Вместо длинных дорогих теоретические курсов на этом этапе больше помогут практические вебинары, обсуждение конкретных кейсов, подходов в аудиторской среде.

5. Попадёте в хорошую команду - вас научат аудиторским процедурам.

Но сначала нужно попасть!
Начните аудит себя:
- какой вы бухгалтер, что вы уже умеете? Бухгалтер в ТОО или крупной корпорации, банка имеют разный набор знаний;
- каких навыков вам не хватает, чтоб быть аудитором (посмотрите требования в вакансиях);
- покажите резюме аудитору - (можно мне😉) что с него можно "считать"? Многим помогает переупаковка резюме: между строк должен просвечиваться ваш "аудиторский" потенциал;
- взгляните на себя глазами работодателя: почему должны взять вас? Чем ваш опыт может быть полезен в аудите?
⬆️Что вы ответите на этот вопрос? Наберете аргументы?

6. Начинайте смотреть шире на текущую деятельность, ищите в ней риски и контроли.

7. Как вы пишите? Это важно. Потренируйтесь писать замечания, рекомендации. Нравится, получается? Если не очень - это тоже зона роста.

8. Если я вас не напугала, составляйте план и вперёд🤞

Коллеги-практики, как вы попали в аудит? Что помогло, а что мешало?
https://www.instagram.com/p/CVWz1pCqXmQ/?utm_medium=copy_link

Друзья, делюсь ссылкой на бесплатный вебинар "Управление конфликтами".
Ведёт Ирина Иванова - тренер Проектной Ассоциации, была у нее на практикумах и вебинаре, всегда хорошая подготовка, практические задания.
https://www.instagram.com/p/CVXwweADExL/?utm_medium=copy_link

Чат канала
Общение аудиторов и других умных людей
https://t.iss.one/chataudit

Друзья, кто не знает, к каналу привязан чат ⬆️

Если вам интересно общение с коллегами на темы:
🔹️проблемы/подходы/успехи внутреннего аудита;
🔹️контроли: эффективные и адекватные:
🔹️управление: успешные или "провальные" практики и инструменты,
буду рада видеть вас в чате.

Все посты канала автоматически отражаются в чате.

Поэтому можно смело выбрать любой из этих источников и пригласить друга).

Коллеги, получила интересный вопрос: "Какой стратегии обучения вы придерживаетесь"?

Ну как - стратегия..🤔
Учусь тому, что интересно в данный момент.
Если тема не совсем "аудиторская", то ищу в ней элементы, инсайты, которые можно адаптировать к нашей теме и потом использовать. Если напрямую к аудиту "не прикрутишь", то косвенно точно. Например, обогащение словарного запаса. Для аудиторов - маст хэв, согласны?
В личном развитии/обучении системности скорее нет. Бывает, заносит, хочется охватить необъятное, не хватает времени. Тогда останавливаюсь.

В качестве источника знаний рассматриваю все варианты и форматы:
✅книги, журналы
✅вебинары
✅эфиры, посты экспертов в инстаграм, ютуб, телеграм
✅классические лекции
✅участие в проектах
✅общение с коллегами и экспертами из других направлениях, в том числе и в блогах.

Главный мой тезис - мы учимся постоянно и каждый момент/встреча/разговор может быть источником новых знаний.

2 больших уязвимости у такой "бессистемности":
- есть риск скатиться "в хочу всё знать" и только от этого выгореть. Ресурсы времени ограничены - дозировать и приоретизировать;
- бесконечное количество сохраненных скринов в смартфоне в моменты столкновения с крутыми идеями на внедрение или на подумать. Пока так и не придумала, как это структурировать, чтоб не тратить время на сам процесс*.

В моём идеальном мире всё выглядит несколько по-другому))

*Буду рада вашим лайфхакам по этому поводу.

А у вас какая стратегия обучения?