Быстрые и модные (популярные) аудиты
Фундаментальные, комплексные, ресурснозатратные аудиты сегодня предлагаю не обсуждать. Важно, но в другой раз.

С небольшим отрывом по результатам опроса в сторис стала тема быстрых аудитов.
Быстрые - понятно. Почему модные и что за этим стоит?

Модные = современные, актуальные темы и подходы.
Модно вне зависимости от сферы про:
✅продукты и проекты;
✅продвижение;
✅ИТ/онлайн;
✅клиентов и конкурентов;
✅деньги (цена/доходность/ рост/расходы);
✅персонал (компетенции, ключевой состав, вовлеченность, KPI).

Аудит, связанный с этими направлениями, востребован всеми сторонами и позволяет проявить максимальную ценность для компании.
Если у Вас есть Стратегия, то 💯 в неё включены эти направления.

Как делать такие проверки быстрыми?
📌не утонуть в процессном подходе;
📌главное внимание - главным вещам - правильно определяйте цели и возможные выгоды от этих аудитов (это и будет основой для программы);
📌достаточно фокуса на 2х моментах: угрозы и возможности по каждому выбранному направлению;
📌нарезайте вопросы-слоны. 👇Не аудит расходов, а аудит расходов на персонал/на ИТ. 👇Не аудит продуктов в целом, а аудит конкретного продукта - драйвера роста.
👇Не аудит проектов, а аудит ключевого проекта или вообще аудит какого-то из критичных этапов.
👇Не аудит HR, а аудит функции подбора или аудит программ/процесса обучения. Или аудит HR процессов в ИТ.
📌чем меньше состав команды, тем легче управлять проверкой (но, возможно, мой опыт Вам не подойдет).
Как по мне, так эффективнее 3чел*2 недели, чем 5 чел на неделю.
📌быть в курсе изменений в компании помогает поймать "фокус" на важном;
📌используете цифры? - обязательно смотреть в динамике. Цифры в отчетах должны "говорить";
📌это про результат, здесь меньше внимания оформлению (любители Agile порадуются). Но: результат должен быть материализован и критичные моменты задокументированы;
📌отчеты пишем быстрее, шаблоны и акценты на 3х (не больше 5ти) главных тезисах в помощь.

❗такие проверки рекомендую включать в План работ, но это не исключает комплексных процессных проверок.

✍Тема интересна многим, поделитесь, пожалуйста, как часто проводите быстрые "бизнес-аудиты", на какие темы? Что помогает/вызывает сложности?

Пост 🔥, девушки точно оценят

​🪆 Спрашивали — отвечаем 16

«Сергей, приветствую! Как вы относитесь к найму женщин в команду в ИТ? Успешны ли, на ваш взгляд, женщины в качестве РМов?»

Хорошая проектная среда должна быть неоднородной. Неоднородность, неодинаковость воспринимается участниками проекта как сигнал, что допустимо не быть усредненным, корпоративно-картонным человеком. Люди начинают мыслить и действовать свободнее, творчески. Неоднородность команды — кратчайшая дорога к ее кристаллизации, состоянию, когда команда демонстрирует результаты гораздо выше, чем сумма результатов отдельных ее членов.
Самый простой способ создать неоднородность — пригласить в проект несколько умных женщин.

В 1858 г. историк Генри Бокль прочел в Английском Королевском институте лекцию «Влияние женщин на успехи знания». В ней он, сравнивая женщин и мужчин, говорил: «Женщины по природе более дедуктивны, они постоянно стремятся сразу охватить мысль и вдруг разрешить задачу, в противоположность с медленным, более тщательным разрешением индуктивного исследования. Женщины сразу видят проблему целиком».

Присоединюсь к Боклю и добавлю: мало того, что целиком, так еще и под неожиданным углом.

Женщина обязательно подумает о том, что мужчине и в голову не придет. Обычно при анализе проектных рисков самые кошмарные сценарии принадлежат именно женщинам. И это бесценно.

Женщина фантастически ответственна. И тут дело даже не в том, что она выполняет то, что ей скажут, а в том, что реже бросает дело на полпути.

Женщины всегда ищут и выявляют несоответствия, поэтому они хорошие аналитики и тестировщики.

Умная женщина — отличный советчик с природной интуицией. Не зря во многих фильмах, от «Места встречи изменить нельзя» до сериала про Бонда, у главного злодея есть проницательная подруга, доставляющая главному герою немало хлопот.

Женщины-проектные менеджеры, разумеется, ничуть не хуже мужчин. Они могут быть жесткими, энергичными. Они могут демонстрировать фантастическую работоспособность. Я работал в компании, где на одном из топовых постов была женщина, и мой тогдашний босс, успевший поработать с ней в Big4, рассказывал, как они делали срочный проект. После трудового дня, продолжавшегося с 8 утра до 4 утра следующего дня он, прекрасно тренированный спортсмен, не выдержал и поехал домой, поспать и прийти в себя. А она работала еще сутки.

Есть история: в одном проекте была женщина-тестировщик. Проводили аудит проекта и оценивали вклад каждого члена команды в общее дело. Выяснилось, что профессиональные навыки сотрудницы весьма средненькие, производительность тоже не ахти. Но когда изучили другие проекты, в которых она участвовала, оказалось, что все они были завершены в срок, с требуемым уровнем качества и в рамках бюджета. После тщательного анализа стало понятно, что ее неформальная роль — помогать команде сохранять рабочую дружелюбную обстановку в проекте. Что для компании гораздо ценнее, чем набор технических навыков.

Так что даже немного странно, что подобные вопросы в наше время возникают. Долой сексизм в проектной работе. )

Вакансия Агент по продажам системы автоматизации внутреннего аудита, контроля и оценки рисков в Европе в Италии, работа в компании Digital Design
https://italy.hh.ru/vacancy/43726113

Друзья, для тех, кому удобнее в телеграм, оставлю ссылку здесь - первые впечатления от нового курса и классные идеи в комментариях
https://www.instagram.com/p/CPHolzxnQPJ/?utm_medium=copy_link

https://projects.management/rd.asp?AssetID=WB25z05z2021T1900&ReferrerID=63466f201d

Коллеги, очередное мероприятие в Книжном клубе Проектной Ассоциации

В эти выходные тоже в инстаграм обсуждали вопросы нетворкинга и "плюшки" слабых связей.
Если Вы ещё не представлены, заходите познакомиться.
https://www.instagram.com/p/CPNihU8H66L/?utm_medium=copy_link

Обесценивание разногласий
Коллеги, есть интересные мысли, которыми хочу обсудить с вами.

Разногласия. Не самый приятный, но неотъемлемый элемент внутреннего аудита.
Это нормально, когда подразделение имеет свою позицию и отстаивает её.


Что на практике?
Стороны остались при своем мнении? Оформляйте Лист разногласий! - посыл аудита. Сроки сжаты, начинается следующая проверка. Так легче ("пусть пишут, что хотят"), если коммуникации в процессе не сработали, или объект аудита отказывается принимать на себя ответственность.

Или так: "мы против, напишем возражения" - демонстративно отвечают те, кого проверяют.
А в возражениях чего там только нет:
- переписывание всего отчета и рядом ответ- исправлено;
- меры по исправлению;
- разногласия не по сути, а по формулировкам (напишите вот так, а не так..);
- с фактами согласны, с оценкой или выводами, или с уровнем риска - нет;
- согласны со всем, но были причины / от них не зависит (это вообще не к нам) и т.д.

🔔В итоге вместо того, чтоб обсудить и отработать реальные спорные вопросы по видению процесса и как это улучшить более эффективно, стороны могут скатываться к каким-то несущественным моментам. В самых непростых ситуациях - оспаривание переходит в конфликтную ситуацию (помните посты про неадекватных проверяемых и проверяющих?).

🔔Коллеги рассказывают, что у кого-то возражения чуть ли не к каждому отчету становятся обычной практикой.
Кажется, что и руководители объекта аудита сразу настраивают своих работников ничего не подписывать без возражений.

🔔 И аудит, и подразделения таким образом обесценивают "возражения". Если это рядовая ситуация, не ждите внимания руководства к ней!!!

На такие мысли навёл наш коллега. У них возражения - это мега серьезно, каждый пункт будет выноситься на правление, совет, в головную компанию и т.д...
И объект аудита знает, что иметь разногласия - ок, но надо быть готовым завтра их обосновывать на самом верху. При таком раскладе писать "бред, лить воду, скатываться в формулировки" уже совсем не хочется, правда?

🔔Вывод: надо не только развивать коммуникации, но и поддерживать "статус" результатов аудита. Возражения должны быть такие, чтоб их не стыдно было "нести выше".

Как вам, отзывается?Как работаете с возражениями?

Интересный взгляд на роли в процессе изменений.

Планируем сопротивление изменениям: что предусмотреть?
📌Сопротивление на пути к изменениям есть всегда.
📌Сопротивление стоит ресурсов (денег/времени):
- проекты внедряются с задержкой/замораживаются или вовсе могут быть закрыты;
- цели / выгоды проекта не достигаются в полном объёме.
📌Сопротивление можно, и нужно планировать как обязательный "атрибут" изменений, в т.ч. продумать:
- что именно и как изменится для персонала и в процессах, насколько это существенно?
- поэтапное внедрение изменений будет сопровождаться меньшим сопротивлением, чем "всё и сразу";
- кто скорее всего возглавит сопротивление и какое у него влияние на остальной персонал;
- какой статус, авторитет и полномочия у агентов/владельцев изменений?
- какие причины сопротивления наиболее вероятны для текущего проекта;
- сформировать план по управлению сопротивлением с учетом ⬆️;
- "крайние" меры - если сопротивление затянется, на что готовы владельцы изменений и чем это чревато?
Например, если будут "расставания", есть кому подхватить функционал?
📌Важно отслеживать ход изменений, получать обратную связь: все ли факторы, причины были учтены? Совпали Ваши ожидания с прогнозами, возможно нужно что-то скорректировать?

🌟Обязателен внутренний "пиар" изменений и празднование успехов.
Что еще важно:
🔔даже самый проработанный план управления сопротивлением - не гарантия успеха.
🔔в "будущее" возьмут не всех.
🔔не все изменения нужно внедрять 🤷‍♀️(и такое бывает, сама была по "ту" сторону).

Друзья, кому удобнее здесь, вышел новый пост, кому интересно потренироваться в генерации идей, формулировках, подборе рекомендаций на тему аудита проектов, приглашаю в комментарии по ссылке
https://www.instagram.com/p/CPsqm4gn4lU/?utm_medium=copy_link

В четверг на этой неделе стартует серия из 3 вебинаров по управлению изменениями Prosci - отличная возможность освежить свои знания и вовлечь своих коллег! Регистрация здесь: https://andchange.ru/webinars
P.S. Записи не будет - будет живое общение!
До встречи!

Начинаю новую неделю с новыми ресурсами, восстановленными за выходные батарейками. У кого пасмурно - делюсь ☀️

Всем спасибо за отличные комментарии к прошлому посту #аудитразминка по аудиту проектов прошла отлично, надеюсь и вам было полезно.

Не буду повторяться, расскажу о самой проверке и своём видении и ключевых тезисах.
📍Аудит проектов можно проводить как аудит ...процесса..реализации проектов.
📍Можно проверять реализацию конкретного проекта, а можно посмотреть, как в целом организован этот процесс в компании. Есть + в обоих подходах.
📍Хорошо проверять процесс по стадиям, определив в каждой самое важное:
- экспертиза до запуска и сам запуск (насколько проработан проект с точки зрения рисков,компетенций, содержания, выгод, кем одобрен);
- как рассчитаны бюджет, сроки, ресурсы, ожидаемый эффект, метрики успеха, поставщик (выбор и условия работы с ним) и как эти параметры изменялись по ходу (причина, обоснование, влияние на результат);
- мониторинг качества, сроков - в каком виде, кем ведётся (формально или нет тоже важно), какая реакция на отклонения от первоначальных вводных;
- вовлеченность заинтересованных сторон и выстроенные коммуникации;
- как завершаются/закрываются проекты (документация, приемка работ, lessons learned, т.д.).
📍Какие инструменты, методология используются в компании? Есть классификация проектов и зависит ли от этого процесс?
📍В такой проверке будет больше суждений, выводов, прогнозов, чем замечаний. И это нормально.
📍Анализируйте картину целиком, посмотрите весь пул проектов за последний период:
- сколько из них были сданы вовремя;
- какой min/ max процент отклонения по бюджету;
- как распределены ресурсы.
📍По завершённым проектам, где ожидался финансовый эффект: кто-то отслеживает цифры, они соответствуют?

Если совсем кратко:
1️⃣Смотрим всё, что есть (решения, заключения, данные систем, отчеты).
2️⃣Что-то смущает? Спрашиваем:
- почему так?
- как именно ЭТО влияет на проект?
3️⃣Мысли и выводы.

Было полезно? Совпало с вашим видением аудита? Или нет? Напишите, пожалуйста.
Рада дополнениям, готова ответить на вопросы.
Кто не читал предыдущий пост - очень рекомендую, вся ценность в комментариях!
https://www.instagram.com/p/CP0iQ_uHMHd/?utm_medium=copy_link

Планы на вечер - Книжный клуб: Как прокачать речевой интеллект?
Зарегистрироваться можно по ссылке: https://projects.management/rd.asp?AssetID=WB08z06z2021T1900&ReferrerID=63466f201d

Как организовать оценку компетенций персонала или кандидата?
Рассказала о результатах проекта тут
https://www.instagram.com/p/CP8iI4InWXU/?utm_medium=copy_link

Зачем компаниям нужен внутренний аудит и нужен ли?

Идея поста от нашей коллеги @katya4ok .
Катерина предложила обсудить - как обозначить свою ценность для менеджмента.

Мои варианты простые, но рабочие✊:
1️⃣поддерживать высокий уровень экспертности аудиторов (постоянное обучение, важно: не только аудиту);
2️⃣внедрять подход "фокус на бизнес" в свои проверки - думать чуть шире стандартного (анализ влияния, масшабы последствий, вероятность их наступления);
3️⃣включать в план работ "модные и быстрые" аудиты (об этом не так давно был пост, кто не читал);
4️⃣оцифровывать результаты сэкономленных расходов/выявленных потенциальных доходов/предотвращенных штрафов (вести отдельную статистику в течение года);
5️⃣хорошие отчеты (чёткие выводы, понятные рекомендации, грамотный слог, обоснованные доводы);
6️⃣коммуникации: помогать компании решать общие вопросы, быть тем, к кому обращаются за консультацией или за содействием в каких-то вопросах. Отличный пример, когда у подразделения не решается какая-то проблема (не прислушиваются), но вопрос важный/чреват рисками. Аудит помогает донести суть и значимость проблемы;
7️⃣предупреждать "до", уметь видеть признаки потенциальной проблемы заранее;
8️⃣спрашивать "что болит/что в приоритете" и включать в программы значимые вопросы, стратегические направления;
9️⃣тонкий, едва уловимый PR службы) внутри компании.

❓Угадайте, когда 99% аудит супер ценный и нужный? Встречали такое?

А что помогает вам не только быть ценными, но и раскрывать такую ценность?

Провокационный вопрос: если б не было законодательных требований, был бы внутренний аудит в компаниях, как считаете? Почему?
https://www.instagram.com/p/CQY0x2aHI_s/?utm_medium=share_sheet

Новый легкий пост про счастье и работу
https://www.instagram.com/p/CQd8iyPHU_p/?utm_medium=copy_link

Ошибка выжившего
Друзья, наверняка Вы слышали словосочетание ошибка выжившего.
Давайте разбираться о чём это.

Во время Второй мировой войны американским командованием была поставлена задача проработать вопрос укрепления самолётов дополнительной броней.

Для того, чтобы понять какие части самолёта требуют дополнительной защиты изучали места наибольших пробоин в бомбардировщиках, когда они возвращались на базу.

Оказалось, больше всего повреждений было в фюзеляже, меньше - в топливной системе, ещё меньше в двигателе.

Решение было очевидным - нужно укреплять фюзеляж самолётов.

Однако сотрудник лаборатории, математик Абрахам Вальд пояснил, что результаты исследования говорят о другом. Самолёты, получившие пробоины в этих местах всё ещё могут вернуться на базу. А самолеты, которым попали в двигатель или бензобак выходят из строя и имеют меньше всего шансов вернуться. Поэтому укреплять нужно именно "чистые" места у подбитых самолетов.

Получается ошибка выжившего - это ошибка, связанная с ограничением данных, используемых для принятия решения. Тот случай, когда мы в расчет принимаем те факты, по которым много данных ("выжившие"), упуская при этом важную информацию, которая может иметь решающее значение.

Как Вам история? Знали, сталкивались ли с этим феноменом?
Мне кажется "мы ищем где светло, а не там, где потеряли" - тоже из этой серии🤔.

На мой взгляд это пример отличной ловушки мышления. Буду рада, если поделитесь своими примерами "ловушек" или впечатлениями от поста.

Аудиторам: проверяйте не только принятые решения, но и данные, на которых они основаны✊
#ловушки_мышления