Друзья, крутой пост, многим будет актуально⬇️

Пять причин почему мы совершаем ошибки и как снизить вероятность ошибок от Farnam Street

1/ Мы совершаем глупости и даже не осознаём это. Мы подвержены когнитивным искажениям. Как чинить:
• Знать как проявляются когнитивные искажения и находиться в осознанности и метапозиции по отношению к своим мыслям и действиям, чтобы замечать действия из этих искажений
• Следить за тем, чтобы не принимать решения в истощённом состоянии HALT
• Следить за тем, как принимаются тобой решения если ты находишься под влиянием авторитета
2/ Мы решаем не ту проблему. За нас кто-то её сформулировал и мы далеки от уточнения её. Как чинить:
• Перед тем, как браться за решение, сначала нужно изучить проблему с помощью 5 почему
3/ Мы не обладаем качественной информацией, мы далеки от источника информации, как чинить:
• Найти максимально приближенную к источнику информацию
4/ Мы не способны обучаться из-за того, что не готовы принять боль и не находим время для рефлексии, как чинить:
• Специально выделять время для рефлексии
• Изучать свои решения, ошибки и последствия
• Встречаться со своей болью
5/ Мы не работаем на результат, а лишь греем воздух. Заметить это можно по:
• мы защищаем свои идеи
• мы выбираем то, что можно защитить, а не то, что правильно
• вы бы приняли другое решение, если бы были владельцем компании
• вы ловите себя на том, что говорите «это то, что хотел бы мой руководитель»

🔗 https://fs.blog/2021/03/avoid-bad-decisions/

Когда контроли тормозят бизнес.
Новый кейс по ссылке:
https://www.instagram.com/p/CMdbkBbnQQQ/?igshid=1eweofdkfknoh

Ускоряем процесс согласования
Мой ответ на "ракетный кейс", начало в предыдущем посте.

Как представитель обеих сторон процесса согласования я бы выделила 3 основные проблемы, которые его затягивают:
✍плохое качество документов:
- нет компетенций - не умеют писать, не знают процесс, о котором пишут;
- формальный подход "писателей". Зачем напрягаться, если все равно поправят? Зато запущу и всем буду жаловаться, что документы зависают на согласующих...
- руководители "писателей" не проверяют то, что ушло на согласование;
- или руководители требуют: всё, через них...и документы застревают;
✍ формальный подход согласующих, необоснованные правки, с которыми не согласны "писатели". Зачеркивают чьи-то выстраданные строки и предлагают собственные шедевры...Или вопросы задают такие, что думаешь - и я должен с такими людьми согласовывать свой документ?
✍ проблема в процессах:
- последовательное согласование ("мы смотрим только после всех!");
- раздутый состав согласующих без учета специфики документов (обязательный список участников вне зависимости от вида документа);
- все смотрят ВСЁ - не выделена зона ответственности;
- несколько согласующих от одного подразделения (а потом ещё начальник посмотрит для контроля);
- странное разделение функционала или дублирование (юристы/комплаенс);
- на разработку /согласование ВНД не выделены отдельные ресурсы, кто свободен, тот и пишет/рассматривает. При этом, не каждому это дано;
- обычно для согласующих этот функционал - доп.нагрузка (на юристов обычно огромный объем падает) без мотивации;
- нет требований по срокам или они не учитывают объема/сложности документов;
- не разработаны процедуры ускоренного рассмотрения: когда высокий приоритет и время не ждёт (нет сплоченности ради общего дела или такие задачи не ставились);
- практикуется условное согласование (замечания направлены в рабочем порядке, а замечаний тех на пару часов прочтения);
- при электронном процессе согласования и нарушении сроков нет уведомления руководителю согласующего;
- многоступенчатая система комитетов (после согласования экспертами);
- инициаторы боятся/не хотят выходить на комитеты/правление с замечаниями и там отстаивать свою позицию, поэтому на этапе согласования экспертов документы гоняются туда-сюда.

А если комбинация всего этого чуда, то сроки увеличиваются в разы...

Фух, вроде основное охватила, но что-то могла пропустить.
Основная идея: понять, что болит в конкретной компании и попробовать это изменить.
Помогает:
✅показать статистику и потери времени на разных этапах;
✅инвентаризация, категоризация и приоритетзация) всего зависшего;
✅поддержка руководства и четкий план.

А Вы знаете, что означает термин "итальянская забастовка"?

Это такая "тихая" форма саботажа/протеста: сотрудник работает строго по правилам, но такая работа может сильно ударять по процессам, эффективности компании.

Может встречаться как массовое явление среди работников, но чаще всё же это "самостоятельные выступления" или забастовки в малых группах (например, когда сотрудники не принимают нового начальника отдела). Кто работает в командах - тоже, наверняка, мог столкнуться.

Это такой яркий индикатор "здоровья коллектива", может быть реакцией на проводимые изменения в компании или выражением сопротивления чему-то новому. В таком случае работник хочет оставаться в зоне комфорта, всячески препятствуя новым подходам или решениям.

Подобрала примеры, с которыми Вы, скорее всего, встречались:
- "это не написано в моей должностной инструкции",
- "я не знал как поступить, этого не прописано" (а голову "включить" он не подумал),
- "не могу помочь, рабочий день закончился",
- "пока документ официально не отменён, даже если он уже фактически не актуален, он ещё действует, прошу обеспечить ...",
- "на согласование документов такого объема отводится до 5 рабочих дней, я ничего не нарушаю";
- "читайте инструкции, там все написано",
- "оставьте документы, я должен всё перепроверить, прежде, чем подписать", а проверяется всё оооочень долго, задаётся масса вопросов по каждому пункту, запрашивается доп.подтверждение очевидного, но всё в рамках процесса;
- "не положено, сделать ничего нельзя".

Такой работник не предложит - "а как можно", работает строго с 9 до 18.00, с наслаждением затягивает все виды проверок и согласований, срывает сроки запуска проектов, выпуска продуктов, умело прикрываясь документами или их отсутствием. Задания "подумать и предложить вариант" будут исполняться самым тщательным образом, но в итоге выхлопа не будет (не придумалось).

На фоне высокой конкуренциии и борьбе за клиентов при массовом характере такое поведение работников может сильно пошатнуть работу компании. Бороться с этим непросто, формально человек всё делает в рамках правил и трудового распорядка.

И здесь огромная роль отводится руководителям и HR, процессам оценки и повышения вовлеченности персонала.

Как Вам термин, слышали о нём, встречались с "бастующими"? Интересны ваши мысли и примеры на этот счет.

Как избегать плохих решений?
Понравилась статья: https://fs.blog/2021/03/avoid-bad-decisions/.

Выписала для вас основные тезисы и правила:
📌не принимать решения в нересурном, невовлеченном состоянии или "на бегу";
📌важно правильно определить: ту ли проблему Вы решаете;
📌информация, на основе которой принимается решение должна быть достоверной и достаточной - ищите её у того, кто как можно ближе к источнику;
📌отслеживайте принятые решения, размышляйте, учитесь на своём опыте;
📌люди делают то, что легче или то, что "выглядит лучше", чем то, что правильнее;
📌иногда для принятия хороших решений достаточно избегать плохих!

Вроде всё так просто и правильно, нет никакого секретного секрета, но не всегда или не всеми применяется.

Правила моей кухни
По мотивам одноименного сезона передач - My kitchen rules (Австралия).
Смотрели?

Но пост не про ту кухню, где готовят вкусную еду, хотя и здесь бывает жарко и остро🌶.

Понятие "внутренняя кухня" есть в каждой сфере, компании, отделе. Хоть в аудиторских командах, хоть в hr, в проектах и т.д.
А значит, есть и правила, как на ней себя вести.

У нас все просто, к аудиторам всегда пристальное внимание и высокие требования, поэтому мы:
📌не опаздываем на работу, встречи, соблюдаем сроки исполнения поставленных задач;
📌не грубим, умеем работать с возражениями и адекватно ведём себя даже в стрессовых ситуациях;
📌тщательно готовимся к заданиям и проверяем результаты ДО предоставления руководству и объекту аудита;
📌соблюдаем Кодекс этики, объективны в своих суждениях;
📌проактивны и действуем на опережение, делаем прогнозы и оцениваем влияние выявленных недостатков, предлагаем варианты их устранения;
📌постоянно развиваемся и прокачиваем знания в смежных сферах;
📌не гонимся за количеством замечаний, это не показатель эффективности работы аудитора!

но также мы обычные люди, которые могут ошибаться, но:
📌мы умеем признать и вовремя сообщить о своей ошибке.

Конечно, не всем и не всегда удается соответствовать всем этим правилам-требованиям.

Но это именно тот набор, к которому необходимо стремиться. Если с чем-то из этого у аудитора проблемы, это та самая зона роста, над которой важно работать. Без этого сейчас никак.

А как ТОП-правил у Вас?
Что важнее всего на Вашей кухне?

Как нужно вести себя, чтоб не выгнали "из-за стола"?
Есть какие-то прям жёсткие рамки и требования?
Не принципы, а именно правила?

Ну и на закуску сложный вопрос: если сотрудники не соблюдают правила, как решаете вопросы? Принято ли у Вас перевоспитывать или "разлука будет быстрой"?
Если готовы поделиться примерами 🔥🔥🔥

Обсуждаем здесь или в инстаграм под постом
https://www.instagram.com/p/CM3viX3nrDz/?igshid=45gx7r9jrtru

📣Анонс от Книжного клуба Проектной Ассоциации
📚Книжный клуб - находка для тех, кто любит читать, но не всегда успевает.

На следующей неделе, 30 марта в 19.00 (по Мск.) в Книжном клубе Денис Фадин обещает рассказать о самых ярких эпизодах книги Михаила Хомича и Юрия Митина "Миллионы на бабочках, или истории самых интересных бизнес-моделей".

Авторы книги делятся 99 историями успешных стартапов🚀.

Бесплатно зарегистрироваться на вебинар-разбор можно по ссылке
https://projects.management/rd.asp?AssetID=WB30z03z2021T1900&ReferrerID=63466f201d

Мой личный дайджест уходящего марта.

👩‍💻Аудит:
Проверено 4 программы, 5 аудиторских отчётов, что-то поправила, дополнила, помогла расставить акценты на главном, помогала по ходу проверок.
Сегодняшнее фото, кстати, с онлайн-заседания, на котором коллеги представили результаты этих аудитов менеджменту.

Плюс избавилась от одной задачи 🐸, размером со 🐘 - завершила внеплановую сложную проверку.

✍Блог:
Написала 9 постов, получила много хороших отзывов и идей, спасибо Вам за обратную связь❤. Это очень ценно и мотивирует продолжать.
Эфиров не было, не успевала. Месяц короткий из-за праздников и мега-насыщенный.

👩‍🏫Развитие/обучение:
Продолжаю погружение в темы проектного и product-менеджмента, стараюсь не утонуть в море информации. Кроме вебинаров и телеграм-каналов сейчас прохожу курс на coursera.com "Agile и Scram в работе над проектами и продуктами".
Очень рекомендую: структурировано, понятно, интересно.


🆕️Новое:
Участвую в проекте от Проектной Ассоциации, обязательно поделюсь результатами.

С коллегами по блогу в рамках Клуба профессионалов ведём работу над своим проектом. Основатель Клуба - Александра Власова @aleksandra_vlasova_audit👍, теперь у нас еще больше общих тем для обсуждения и развития. Пользуясь случаем, привет всем участникам.

Познакомилась с коучингом, сначала выиграла разовую коуч-сессию у @zhanara_coach 🌹, поняла, что это не страшно и мне точно стоит попробовать. Сейчас работаем с Сашей @aleksandra_vlasova_audit , спасибо ей за очень бережный подход и огромную поддержку.

Слушаю как коллеги представляют свои отчеты

"У каждой хорошей команды должен быть общий враг".

Мысль не новая, но сегодня я снова её услышала в подкасте Проектной Ассоциации о книге BOSS: бесподобный или бесполезный. Спасибо @girl_in_moscow

Кажется, общие враги внутреннего аудитора очевидны😁, особенно в сложных стрессовых проверках, так и хочется их назначить из числа тех, кого проверяем.

Оправдать мои крамольные мысли может только тот факт, что есть кто-то, кто явно воюет против нас, а мы как бы защищаемся)) ("он первый начал").

Конечно, здесь речь не об этом, ведь "враг" - точно не обязательно человек, это может быть явление, ситуация, идея и т.д.

А против чего или кого воюет сейчас Ваша команда?
Или Вы воюете не против...а за что-то?
Как считаете, какой общий "враг" самый эффективный для лучшего результата? Или без него тоже все прекрасно?

Мне кажется повоевать точно полезно, раз уж войну объявили Вам. Главное выбирать честные методы ведения боя. Как считаете?

ВЕБИНАР. КАК СОЗДАВАТЬ И РАЗВИВАТЬ УСПЕШНЫЕ КОМАНДЫ
Сегодня в 19:00 МСК пройдет вебинар Проектной Ассоциации. Успейте зарегистрироваться и принять участие!
https://projects.management/view-event.html?EventID=W31z03z2021T1900#Morning=1

🚀Коллеги, всем привет, зову Вас на бесплатный вебинар от Проектной Ассоциации уже сегодня.

Коллеги, предлагаю очередной выпуск рубрики #аудитразминка.

Разбираем рекомендацию внутреннего аудита - провести обучение.

👩‍🎓👨‍🎓Обучение - это прям очень хорошо.
А вот рекомендовать провести обучение (мое мнение) - чаще всего, "так себе" рекомендация. Не согласны, сомневаетесь? Давайте подискутируем!

Суть разминки:
📌раскрыть, когда эта рекомендация не подходит и почему;
📌предложить свои примеры и видение.

Мои предложения напишу завтра, кому интересно - не пропустите.

Кто хоть раз рекомендовал провести обучение, поставьте, пожалуйста" +". Давайте проверим гипотезу, что это одна из самых частых рекомендаций.

Если у кого-то есть опыт, что такие рекомендации помогли, поделитесь, пожалуйста, примером.

Если рекомендация с обучением не помогает - Ваше мнение, почему?

Хорошей Вам разминки 💪 и больше интересных идей!

Что всё-таки не так с обучением?
Давайте разбираться, когда уместно рекомендовать "провести обучение", а когда это формализм, который ничем не поможет.

👍ЕСЛИ:
Причина недостатков - некомпетентность персонала, была смена состава и/или есть сотрудники, не имеющие достаточного опыта.

👎ЕСЛИ:
🔻ошибки или нарушения связаны не с незнанием, а причина - несоблюдение требований или недостатки контролей / процессов.

Тогда обучение не поможет.

🔻проблема не в том, что обучение не проводится, а в подходах к обучению (неактуальные программы/ не учитывают важных нюансов/ не дают нужной информации, тесты не позволяют оценить уровень компетенции и т.д ).

Если не решить вопрос с наполнением программ/тестов, то проведение обучение по прежним - ничему не научит персонал.

❗Чтобы выбрать "как" лечить, нужно знать "что" болит.

Например, я думаю, в этих ситуациях полезнее было бы рекомендовать:
📌установить или пересмотреть контроли (принцип 4х глаз, чек-листы, автоматизация, сверка и т.д.);
📌пересмотреть программы обучения, в т.ч.акцентировать внимание на обязательных требованиях и важных этапах и последствиях. Обеспечить регулярный пересмотр программ обучения;
📌запуск программы наставничества с поэтапным вводом в должность, памятки на рабочих местах, всплывающие уведомления с подсказками в программах и т.д.

В этом примере прям очень наглядно, как рекомендация зависит от причин - моя любимая тема.

Понравился разбор или с чем-то не согласны?

Ваши комментарии и 💜 помогают инстаграм понять, что пост нужный и показать его большему количеству людей.

Если Ваши коллеги предлагают проводить обучение по итогам аудита, отправьте им этот пост, возможно их мнение поменяется.

🤔А какие ещё рекомендации/недостатки/причины Вы хотели бы разобрать в рубрике #аудитразминка в следующий раз?

Для тех, кто ходит на конференции - нашла отличную статью: "Как извлечь максимальную пользу от посещения конференций".

Действительно, мы не всегда задумываемся и точно не используем все те плюшки и лайфхаки, которые описываются в статье.
Сразу захотелось на конференцию какую-нибудь 😁
https://www.cossa.ru/234/139653/