#ГотовностьУма Подрастающему поколению грозит быть погребённым под надвигающейся волной информационного интернет-мусора, сулящего быстрые и незатратные формы заработка.

Я искренний приверженец современных технологий, но ярый противник фальши и искажения информации в корыстных целях. Как же будет здорово, если молодые люди, встающие на путь предпринимательской деятельности, поймут, что для успеха предприятия недостаточно написать цифры будущего дохода на бумаге и «визуализировать» их. Для этой цели есть качественно выстроенные бизнес- процессы.

На своем пути от уборщика подсобных помещений до финансово независимого инвестора я неоднократно сталкивался с внутренним зудящим ощущением потребности в знаниях. Я часто стоял перед выбором - как найти время на те знания, которые принесут наибольший эффект мне и бизнесу, в котором я участвую.

Вселенная знаний безгранична, а время на их получение ограничено. Мне всегда хотелось подержать в руках учебник, дающий всестороннее представление об эффективности без мелких и занудных деталей, чтобы выбрать из этого потока нужное и погрузиться с головой для более подробного изучения. Потому я и решил его писать сам.

Написать так, чтобы дать еще один повод для многих задуматься о роли процессов в бизнесе и нашей жизни. ✅ @AAsyst

#ГотовностьУма Надеюсь изменить представление своих читателей о системе, систематизации, бизнес-процессах, пользователях (операторах) системы, проектах и процессах построения бюрократической машины компании. Тем же, кто не нуждается в объяснении ценности системного подхода в организации процессов вокруг нас, возможно, будет интересно увидеть более глубокий анализ давно понятных вещей и идей. Те, кто считает себя гуру в систематизации и подобен названию книги, смогут лишний раз убедиться, что выбрали правильное направление в жизни, а может, напишут гневную рецензию или свою собственную книгу о важном в нашей жизни, о процессах.

Процесс – это когда мы идём на работу и садимся в авто, пишем письма коллегам или листаем социальные сети, готовимся к презентации или предлагаем свои услуги работодателю. С этим, уверен, согласятся все три категории читателей, ибо это очевидно. Даже когда мы ищем футболку, которую собираемся надеть для игры в футбол со своими детьми, – это тоже процесс. Самое интересное, что мы совершенно не обращаем внимания на процессы в жизни и бизнесе, пока не задумаемся, сколько все эти процессы отнимают у нас времени и денег. Тогда к слову «процесс» магическим образом добавляется слово «бизнес».

И вот не успели мы оглянуться, как коварное словосочетание бизнес-процесс заставляет нас считать секунды, минуты, часы. Теперь мы не можем столь же легкомысленно относиться ко времени подготовки презентации, ведь потраченное время должно принести деньги в виде наличности или результата, запрошенного руководством. Вы удивитесь, но и длительные поиски футболки для той самой игры с детьми начнут у вас вызывать беспокойство, начни вы переводить минуты в деньги. Пусть даже пока виртуально, на уровне мыслительных процессов. ✅ @AAsyst

#ГотовностьУма Попробую начать с рассуждений на тему, пожалуй, самую ненавистную для большинства: разобраться в негативном окрасе слов «бюрократ» и «бюрократизация». Постараться понять причины столь негативного восприятия, казалось бы, таких безобидных слов, которые задумывались греками как чёткое определение следования «букве закона».

Попробовать найти в значении данных слов что-то важное, не исключено, скрытое где-то глубоко, но всё же очень полезное не только для бизнеса, процессов, но и обыденной жизни. Возможно, разбор этимологии этих слов родит новую волну споров и разногласий, но в конечном итоге нас всё равно будет ждать осознание невозможности существования вне данных систем, которые определяются этими замечательными, сложными и одновременно противными словами.

Так что же такое «бюрократ», или точнее, кто? Чтобы не портить себе настроение общепринятым значением, я предлагаю рассматривать эти термины как нечто неодушевлённое, вроде предметов обихода, с чем мы неминуемо сталкиваемся, но оно не имеет персонализации, признаков жизни, а значит, меньше нас беспокоит. Сродни камню, лежащему на дороге. И даже если этот камень попадает нам в ботинок, как долго мы будем на него злиться и переживать? Такой подход поможет нам понять главный смысл того, о чём мы будем говорить: плохими слова делают люди, неумело, неаккуратно и не по назначению их использующие. Само же слово может в себе нести бесконечно правильный посыл и быть проводником на извилистой дороге проблем. ✅ @AAsyst

#ГотовностьУма Я благодарен жизни за возможности встреч с большим количеством предпринимателей и был счастлив видеть разнообразие направлений в бизнесе, начиная от продовольственного ларька и заканчивая сетью заводов пищевой и тяжёлой промышленности масштаба страны. Но при этом меня насторожило достаточное количество противопоказаний для ведения бизнеса, связанных не с кабальными налогами, действующим законодательством или “чиновничьим беспределом”, а с отсутствием трудолюбивого любопытства и капитуляцией перед информационным хаосом на всех уровнях бизнес-иерархии, не исключая чиновников, от деятельности которых в равной степени зависит благосостояние страны. Многие компании иногда не понимают, что для решения их не только несложных задач, но даже нетривиальных проблем уже существуют определённые технологии. ✅ @AAsyst

#ГотовностьУма На мой взгляд, здесь самое время ввести некое знание, принципиальные различия между проектом и процессом. Нам это очень пригодиться в дальнейшем, когда мы начнём разбирать бизнес-процессы, способы их построения и ошибки в работе с ними. Дело заключается в том, что бюрократизация является сложным проектом, состоящим из нескольких, а иногда огромного количества проектов внутри него. Проект бюрократизация выглядит как совокупность проектов, направленных на создание свода правил, различных по сути и содержанию.

Получается так называемый портфель проектов под названием «бюрократизация». Внутри этого портфеля проектов каждый проект в итоге заканчивается поставкой определённого продукта – регламента, правила, инструкции и.т.д. То есть результата проектов, каждый из которых решает отдельно взятую задачу, отдельную проблему. И если вы уже уловили разницу между процессом и проектом, то давайте сверимся. Проект – это одно, несколько или связанный комплекс действий, направленный на улучшение, описание или изменение какой-либо конкретной задачи. И самое главное свойство проекта – это его конечность. Проект не является регулярно повторяющейся процедурой, действием, если хотите.

Процесс же в точности наоборот, является цикличным, регулярно используемым элементом жизни компании, да и нашей жизни тоже. Мы регулярно чистим зубы, делая это изо дня в день, совершая этот процесс почти механически, по схожей технологии и лишь с небольшими отклонениями в технике чистки.

Это пример процесса на примитивном, бытовом уровне. Однако покупку зубной щётки я бы рассматривал как проект, так как с покупкой щётки отпадает необходимость задумываться о её жёсткости, цене, цвете и размере, и начинается процесс её
использования. ✅ @AAsyst

#ГотовностьУма #Аттестация В развитие своей публикации о менторстве добавлю подробностей про механизмы аттестации. В одной из компаний мы поупражнялись всласть с такого рода проблемой. Задача была нами сформулирована очень просто: как мотивировать сотрудника самого контролировать критерии качества, при условии всё той же сдельной формы оплаты труда. Кинули кости, прочитали заклинание, разложили пасьянс и получилось положение «О профессиональной оценке (аттестации) персонала», которое стало весьма объёмным документом.

Алгоритм аттестации получился весьма простым и действенным. Согласно процедуре, сотрудник при приёме на работу получал оклад, пусть будет восемьдесят рублей. Это не столь важно, важно, что эта цифра была заведомо ниже рыночной на двадцать процентов. При этом нормы выпуска продукции для всех «игроков» этого процесса были рассчитаны не по среднему участнику, а по самому опытному специалисту, то есть на двадцать-двадцать пять процентов выше обычного. У сотрудника устанавливался испытательный срок в рамках положенного по законодательству. По истечении этого срока при отсутствии нарушений дисциплины он имел право пройти аттестацию. Именно право, а не обязанность.

В прямом доступе находились все параметры изделий, которые он должен был изучить, вкупе с часто встречающимися дефектами, которые он не может допускать на следующий этап, – упаковку. Если он считал себя слабо подготовленным, но при этом не имел нареканий со стороны руководства в отношении производственной дисциплины, то он мог отодвинуть срок аттестации на два месяца, до следующего заседания аттестационной комиссии. Если же он был готов, встречали с распростёртыми объятьями и внимательно анализировали его уровень подготовленности.

Комиссия выставляла баллы за все выполненные задания из теоретической и практической части и принимала решение о прохождении аттестации или её провале. Провалов почти не было. Все настолько серьёзно играли в эту бизнес-игру, что сотрудник предпочитал взять отвод на ещё один срок, чем позориться перед комиссией и коллегами своей несостоятельностью. (Окончание следует) ✅ @AAsyst

#ГотовностьУма Совсем недавно мы начали становиться свидетелями автоматизации. Прекрасным примером подобного рода упрощения может служить сайт «Госуслуги», где огромное количество выверенных алгоритмов процессов протекают без участия чиновников и лишних, необоснованных требований. Когда требования к подаче заявки на услуги понятны и задокументированы, сроки отклика определены и нет лишних противопоказаний, зачем включать в процесс лишних участников, смысл участия которых, мягко говоря, не обоснован.

Однако совсем недавно мне пришлось столкнуться с примером претензионного процесса в одной из энергопоставляющих компаний. Уверен, пример достоин нашего внимания для понимания того, как бюрократы могут искренне противиться упрощению процесса через автоматизацию для сохранения рабочего места и излишнего щёконадувательства. Одно из подразделений описываемой естественной монополии призвано заниматься выявлением случаев бездоговорного использования электроэнергии. Миссия благая, вне всяких сомнений. Вот только после составления акта о выявлении факта пользования электричеством без надлежащим образом оформленных документов виновнику предлагается явиться в офис к большому и очень исправно работающему чиновнику этой компании.

Посещение офиса требует достаточного терпения для ожидания вашей очереди несмотря на то, что предварительно осуществляется запись на определённое время, которое не слишком-то соблюдается. Дождавшись приёма, вам будут предложены три и только три варианта решения вашей проблемы. Первый вариант – оплатить выставленный вам штраф немедленно, второй вариант – выпросить рассрочку ровно на шесть месяцев, и третий вариант – защищать свои права в суде, так как штраф не соразмерен даже максимально возможному причинённому ущербу, и фактически ставит коммерческую организацию на грань банкротства.

Кстати, отсутствие того самого договора на потребление электроэнергии, за который вы можете заплатить сотни тысяч, если не миллионы рублей, проблема затягивания рассмотрения и выдачи соответствующих документов от другого подразделения этой же компании. Но доказать вы это не сможете. Слушать некому. Ну, да сейчас не об этом. Таким образом, если на все ваши мольбы о внимательном рассмотрении конкретно вашей ситуации и попытки найти разумный компромисс всегда будет чёткий ответ о трёх вариантах решения вашей проблемы, то зачем нужен этот чиновник с секретаршей в довесок? А это, как оказалось, единственная функция, которая на него возложена. То есть работа с провинившимися. Почему бы не закрыть кабинет, не повесить электронное табло, куда вы можете ввести номер вашего акта, после чего у вас появиться возможность выбрать один из трёх вариантов, которые вам предложит компьютер. А если это организовать удалённо, то коммерсанты смогут экономить время на дороге и длительном ожидании. Соответственно, потратить это время на заработок денег, чтобы заплатить какой-нибудь ещё один нелепый штраф. ✅ @AAsyst

#ГотовностьУма Чтобы что-то полюбить, надо выбрать, что. Так и с улучшением, нужно сначала то, что будем улучшать, выбрать. Чтобы это что-то выбрать, нужен принцип, по которому мы это отберём. Этим занимается систематизация. Систематизация немыслима без анализа, синтеза, обобщения и сравнения. Ну, а для того, чтобы улучшать с наименьшими затратами сил и энергии, в идеале нужно собрать всё это в группы по определённому признаку. За это отвечает вид систематизации – классификация.
 
Прочитав это, добрая половина сочтёт написанное бредом, а если и нет, то не поймет, как это знание применить в бизнесе, жизни, и уж тем более в быту.
 
Мне сразу вспоминаются школьные годы, когда огромное количество учеников искренне не понимали, зачем им некоторые предметы. Например, история. Как-то раз, находясь в одной из школ в качестве приглашённого гостя, чтобы познакомить старшеклассников с основами предпринимательской деятельности, я привел следующий пример.
 
Предложил представить, что ребята вступили на путь построения бизнеса, а дальше – что их бизнес в сложной, но не смертельной для компании ситуации. Затем попросил представить, будто они сначала ошиблись в выборе правильного решения проблемы, но вышли из неё с высоко поднятой головой, справившись на все сто. Таким образом они как владельцы бизнеса получили опыт, который смогут использовать, если подобная угроза возникнет вновь. Но что, если проблема будет новой, неизведанной? Тогда им опять придётся справляться на все сто, придумывая решение с нуля и расходуя собственный ресурс. Каждый раз теряя деньги и рискуя потерять бизнес, они будут набираться мудрости и практического опыта.
 
«Зачем же вам история?» – спросил я. После непродолжительной паузы я предложил представить учебник истории как инструкцию по вероятному выходу из всех тех ситуаций, в которые попадали люди, компании, города и государства на протяжении тысячелетий. И что в интересах бизнеса надо знать о таких выходах из сложных ситуаций, снижая риск написать – но уже своей кровью – собственную книгу по истории.
 
Наверное, подобный пример применим к любому знанию в целом, но мне почему-то помнится именно этот случай. ✅ @AAsyst

#ГотовностьУма Возвращаясь к систематизации на более высоком уровне, чем школьная программа (хотя и в ней существует термин «систематизация знаний учащихся»), попробуем понять её пользу на примерах из бизнеса. Я намеренно буду рассматривать простые, хоть и не всегда очевидные, примеры, чтобы мы все точно поняли суть рассуждений. Как сказали бы дайверы, перед погружением на более серьёзную глубину надо научиться нырять на мелководье.
 
В одной из компаний, которую мне довелось консультировать, наблюдался до неприличия огромный поток договоров. Помимо этого, документы имели принадлежность к разным направлениям деятельности компании: продажам, закупкам, технические договора, договора на обслуживание, контроль и сервис. В компании была установлена культура визирования всех договоров высшими руководителями компании на уровне подписания для исключения проблем в перспективе. Лавина этих договоров, перемещаясь по кабинетам руководителей, оседала стопками на столах у некоторых, смиренно ожидая своего часа.
 
Для того, чтобы понять ключевые моменты договора, необходимо было как минимум прочитать все его существенные разделы. Это тратило слишком много сил и времени дорогостоящих работников, но просто упразднить существовавшую на тот момент практику было бы неправильно. Нельзя договор поставки подписать без технолога и производственника. Они не будут знать деталей контракта, а значит, не будут готовы.
 
Было принято решение идентифицировать все возможные вариации договоров, имевших хождение в компании. Далее все договора были разделены на крупные группы по принадлежности к департаменту, или, если хотите, направлению деятельности в компании. После разделения на группы были придуманы нехитрые идентификационные коды, в том числе указывавшие на подгруппу, например: группа – договора отдела продаж, но конкретно – независимая розница, а не гипермаркет. В итоге мы получили не огромный, слабо идентифицируемый поток договоров, а чёткое разделение на группы и подгруппы с четырёх-пятизначным кодом на заглавной странице договора, что позволяло безошибочно понять не только, в чём основная идея этого договора, но и кто главный интересант внутри компании. Осталось разобраться, а все ли руководители должны изучать и визировать все категории договоров или можно освободить директора по продажам от визирования договора на покупку канцелярских принадлежностей. Создать список ответственных за определённую группу договоров, тем самым сняв груз ответственности с мало причастных.
 
На данном примере мы видим все этапы систематизации. Анализ, на основе которого мы препарировали всю кипу договоров, поняв, что их возможно разделить на более мелкие группы. Синтез, в результате которого появились уникальные идентификаторы, позволяющие легко и безошибочно определять группу и даже подгруппу. Обобщение, как закрепление определённых групп договоров за ограниченным и усечённым набором специалистов. И наконец, сравнение полученного результата с тем, что мы имели до того, как принялись всё это исправлять.
 
На выходе у нас освобождение высокооплачиваемых специалистов от работы, которую они не должны, а значит, могут не делать. У них появляется возможность сконцентрировать своё внимание на других областях для всеобщей пользы компании. Вдобавок мы получили лучшее понимание теми, кто принимает участие в подписании, куда смотреть и на что смотреть. Это бесспорно экономит время и деньги, плюс поднимает общий тонус работоспособности, но при этом является хорошим примером бюрократизации, в ходе которой нам удалось устранить часть бюрократов-поневоле. ✅ @AASyst