Как объяснить человеку, что сегодня нерабочий день?
 
Предлагаем вам список реальных объяснений от наших пользователей, почему сегодня у них нет никакой возможности работать в LemonPie. Берите на заметку! 
 
✔мой бухгалтер в ретрите
✔собака съела наушники
✔в среду я не могу, по средам я оперирую
✔мне нужно время, чтобы всё осознать
✔так много поступлений, без бутылки не разберешься
 
Ну или просто отправьте картинку из этого поста всем коллегам-трудоголикам.
Всем классной среды!

Поздравляем всех коллег, одержавших победу в конкурсе ФПГ! Ниже наш прошлогодний пост, не потерявший своей актуальности ⬇️

Многомерная аналитика
В LemonPie есть три аналитики по умолчанию: проекты, статьи и доноры. На языке LemonPie мы называем их "Справочники".
И уже не первый раз мы получаем вопрос от новых пользователей: как статьи связаны с проектами?
 
Ответ: никак!
В этом прелесть LemonPie. Когда срезы не связаны, ваш анализ получается более объемным. Меняя настройки отчёта, вы можете гибко и быстро видеть итоги с разных сторон.
 
Возьмем пример.
Вы закупаете бумагу. Это статья расходов (скажем, "Канцелярские расходы").
При этом бумага вам нужна в Проекте №1, чтобы рисовать с детьми. А в Проекте №2 она нужна вам для печати анкет и отчетов донорам.
Статья одна, проекты разные.
В каждом проекте вы увидите статью расходов "Канцелярские расходы" со своими значениями.
А в сводном отчёте по статьям они сложатся в одну строчку.
 
Такую же логику мы используем для разбивки по донорам.
 
В продвинутом тарифе вы также можете завести себе дополнительные кастомные справочники. Например, по городам, по мероприятиям или по благополучателям. 
 
Кстати, когда вы регистрируетесь в LemonPie, в бесплатном двухнедельном пробном периоде вам сразу доступен продвинутый тариф, чтобы вы могли оценить всю палитру функций LemonPie.
Зарегистрируйтесь и попробуйте нашу многомерную аналитику!

Проверьте состояние своего управленческого учета.

Ниже мы описали ситуацию, в которой наверняка были все, кто читает этот канал. Выберете в вариантах ответов максимально приближенный к вашей реальности. А завтра утром мы расшифруем каждый вариант. Итак ⬇️

Есть донор А. Он вам в начале года дал N денег. Вы несколько месяцев их тратите на деятельность своей организации. Донор приходит и спрашивает, сколько денег у вас осталось.

Результаты вчерашнего теста ⬇️

Вариант 1: поздравляем, вы держите руку на пульсе и наверняка хорошо спите по ночам! 

Вариант 2: предупреждаем, это может занять много времени или не принести никакого результата совсем. Бухгалтер не обязан вести учет по конкретному донору. Или у него могут быть в приоритете другие задачи (что нормально), поэтому придется ждать и вам, и донору (что, конечно, не очень хорошо).

Вариант 3: если учет есть, но не регулярный, то это уже прекрасно! Надо лишь взять за правило раз в неделю разносить платежи, присваивая им статью, проект и донора и сверяться с бюджетом. 
 

Почему я начала работу в LemonPie?
У нас небольшой фонд - мы занимаемся помощью бездомным животным. Триггером, который двинул меня в сторону управленческого учета и LemonPie, стал момент, когда я не смогла ответить себе на вопрос: на какое точное количество месяцев вперед у меня есть обеспечение? Фонд и команда растут и, соответственно, растет моя ответственность как руководителя. Я перестала понимать, а точно ли у меня есть деньги на зарплаты на следующие 5 месяцев, и начала плохо спать. 
 
Какой инструмент мне нужен?
У фонда могут быть гранты, например, на год или полтора. Но есть еще и стандартные пожертвования, которые идут и на уставные цели в том числе. Чтобы планировать работу фонда и развивать его, мне уже не подходит экселевская табличка или выгрузка сальдовой ведомости 1С. Мне нужен инструмент, в котором я могу увидеть все счета сразу, все деньги сразу, все приходы и расходы, могу посчитать, сколько стоил мне каждый проект. 
 
В теории всё просто, когда есть грант, но на практике становится сложнее, когда к этому гранту начинают добавляться дополнительные затраты, которые берутся из кармана фонда. И понятно, что все мы, когда пишем грант, используем красивое слово ”софинансирование”, но реальность где-то всегда немного отличается. LemonPie позволяет эту реальность увидеть.
 
Про работу в LemonPie
Сейчас уже для меня, как для руководителя, абсолютно естественно раз в три дня загружать в LemonPie выписки из всех банков, где они быстро разносятся роботами. Остается буквально 4-5 платежей, которые мне принципиально не нужно разносить. Всё настроено под меня и мои нужды. Более того, два месяца назад я привлекла бухгалтера в работу с LP.  И теперь бухгалтер разносит зарплаты по проектам. Обычно, когда мы загружаем зарплатные платежки, они идут под фамилиями. Сначала я попробовала работать в LemonPie не с фамилиями, а с блоками - “самозанятый”, ГПХ и тд. Хотелось увидеть широкие мазки. А потом стала работать с позициями сотрудников, и появилось понимание, сколько каждая должность “съедает” из бюджета. Кстати бюджет на 2024 год я тоже делала в LP! 
 
Когда я начинала работу в LemonPie, я сильно намельчила. А потом поняла, что это неудобно для анализа, и многие статьи схлопнула, чтобы понимать, куда мы идем, на что мы способны и на что у нас в конце концов есть деньги. 
 
Ценность LemonPie
LemonPie не просто программа, в которой ты тыкаешь кнопочки и заводишь циферки, за этим продуктом стоит команда. Это живые люди, которые заинтересованы в том, чтобы решить твою проблему. Более того, они бесконечно благодарны тебе, если ты находишь какой-то, не дай бог, баг! Это невероятно удобный инструмент для тех, кто не может позволить себе отдельный штат из людей по пересчету денег.

Что дает грант, кроме денег?
С одной стороны, это устойчивость. Да, она временная, но этим периодом точно стоит воспользоваться, чтобы открыть новые возможности для сотрудничества и привлечения бизнеса. НКО, получившая грант, вызывает доверие.
 
Плюс, получение гранта часто сопровождается повышенным вниманием к вашей организации со стороны СМИ, коллег по отрасли и потенциальных доноров. Это возможность рассказать о себе и увлечь своей идеей бОльшее количество людей.
 
С другой стороны, это вызов. Грант служит стимулом для улучшения ваших процессов, стратегий и практик. Управление грантовым проектом требует четкого планирования, контроля и отчетности. И это про рост вашей НКО в долгосрочной перспективе. Ваша репутация и возможность получения грантов в будущем во многом зависят от качества коммуникации с текущим грантодателем.
 
Поэтому важно следить за реализацией плана, отслеживать возможные перерасходы или недостатки в финансировании и своевременно вести переговоры с донором. Главное - найти свой инструмент и регулярно вести учет.

Что чаще всего забывают при работе с финансами?
Смотреть на расходы под разным углом.

 Итак, какими бывают расходы:
📍программные и административные. 
Этого разделения требует наше законодательство, и оно создано специально для бухгалтерского отчета. Управленческих решений видение расходов с этой стороны не дает. Так что вполне логично отдать его "на откуп" бухгалтеру.
 
📍прямые и косвенные.
Тут интереснее: например, вы проводите вебинар, для которого арендуете микрофон, камеру, оплачиваете зум, покупаете водичку для спикера, и это прямые расходы. Но ведь еще вы арендуете постоянный офис, где работаете каждый день, платите зарплату директору, который придумал этот вебинар делать, и бухгалтеру, который провел все платежи. И это косвенные расходы.
Зачем их считать? Чтобы видеть реальную стоимость проекта, а не в вакууме. Это кстати частая ошибка при подачи заявки на грант, потому что косвенные расходы не учитывают, и потом руководителю приходится в мыле искать деньги на реализацию проекта, под который уже выделен грант.
 
📍постоянные и переменные. Самые интересные для аналитик, потому что зная их, можно ими "играть". Постоянные - те расходы которые вы несете вне зависимости от количества, например, благополучателей: фонд помогает что 10, что 100 людям - все равно приходится арендовать офис для 5-ти сотрудников и платить им зарплату. Или вы постоянно арендуете склад, он может быть до верху набит, а может быть пуст - вы все равно за него платите!
Переменные  - это те расходы, которые зависят от какой-то переменной величины. Например, тот же склад можно снимать в субаренду: ваш арендатор высчитывает аренду в зависимости от кубических метров, которые вы занимаете в месяц.
 
С точки зрения развития организации важно понимать, в какой момент вам удобнее использовать постоянные расходы, а в какой момент - переменные. Пока вы маленький фонд, вам выгоднее нанять дизайнера как самозанятого и платить ему по часам. Как только вы начнете расти, то скорее всего выгоднее будет взять дизайнера в штат. Аналитика расходов под этим углом позволяет вовремя это отследить.

Вдогонку к посту прекрасное: Анна Морозова и Игорь Пятница хохоча обсуждают постоянные расходы в рамках дискуссионного клуба БФ "Кораблик". Всё видео можно посмотреть здесь, оно мега полезное!

Кто должен вести грант? Нужен ли для системы учета отдельный специалист?
 
Поскольку грант - новая нагрузка к остальным текущим задачам в организации, то возникает вопрос: кто должен следить за расходом грантовых средств?
 
Вы сможете выбрать решение для своей организации в зависимости от ваших конкретных условий. Главное - оцените, кто будет осуществлять основные функции:
 
📍Непосредственная реализация проекта: осуществление той деятельности, которая была заявлена в проекте. По сути -  работа “в полях”.
📍Учет расходов и мониторинг план-факта.
📍Взаимодействие с грантодателем, решение вопросов и изменений в процессе реализации.
📍Взгляд “сверху”: анализ того, как реализация гранта влияет на общую финансовую картину организации.
📍Ведение документации для финансовой отчетности (договоры, акты, табели, накладные счета-фактуры - все должно быть вовремя собрано и подписано контрагентами).
 
А дальше, исходя из этих функций и ваших ресурсов, вы можете понять, кто за что будет отвечать. Вариантов много: например, менеджер реализует проект, ведет расходы и план-факт, собирает документацию для отчета, а вы, как руководитель, анализируете ситуацию в целом и общаетесь с грантодателем.

В маленькой организации все функции может закрывать один человек. В НКО побольше в этой цепочке может появиться финансовый менеджер и офис-менеджер.
 
Как бы ни распределись функции, всегда важно вовлекать в учет тех, кто непосредственно расходует грантовые средства. Это поможет всем участникам проекта четко выполнять требования грантодателя и максимально эффективно реализовывать проект.

Всем продуктивной недели и прекрасного июля!

Мы в команде LemonPie очень любим автоматизацию, как вы могли заметить.
И у нас заработала функция, которой мы гордимся: теперь платежи из вашего банк-клиента могут напрямую загружаться в LemonPie без вашего участия!
 
Как это работает? У каждого пользователя в банке есть возможность с регулярной периодичностью получать выписки себе на почту из банк-клиента.
 
Чтобы выписки летели напрямую в сервис, нужно сделать всего 2 шага в банк-клиенте: указать почту из личного кабинета LemonPie и сделать рассылку выписок ежедневной! Представляете, сколько времени вы сможете сэкономить?
 
Ставьте 🔥, если вы вам тоже очень нравится автоматизировать процессы!

"Если что-то может пойти не так, оно пойдёт не так" - гласит закон Мёрфи.

Как тогда планировать? И надо ли вообще?
 
Очень распространенная ошибка при финансовом планировании  - опираться на деньги. Создавайте план, исходя из целей, которые решает ваша организация. Например, вы хотите помочь за год 100 детям. Это очень понятная цель, от которой и стоит отталкиваться.
 
Цель есть. Теперь начните ее обсчитывать. Если на данном этапе непонятно, как считать, то пересмотрите предыдущий период, проанализируйте его: что можно повторить, а что улучшить.
 
Затем подумайте:
✔️какие расходы будут прямыми, какие косвенными,
✔️сколько будет стоить поддержка проекта,
✔️сколько надо привлечь денег, чтобы всё осуществить,
✔️сколько нужно вложить, чтобы привлечь нужное колчество денег.
Итоговая получившаяся сумма и есть ваш план.
 
Планирование может быть разным по масштабу: на год - широкими мазками, на квартал - более детально. Месяц можно расписать максимально подробно, потому что многие месячные расходы из серии “вынь да положь” (зарплаты, аренда и пр.).
 
Конечно, форс-мажоры и авралы могут случаться. И это нормально. Но план поможет вам не хвататься за все и сразу, проваливаясь в невроз, а продолжать делать шаги в сторону реализации вашей цели. План улучшает вашу жизнь в стратегическом плане. Это касается и расходов, и фандрайзинга. 
 
И кстати, закон Мерфи не работает, научно доказано!

🔔 Если вы устали от лонгридов в телеграме и хотите послушать живую речь коллег из сектора, то вам понравятся наши новости: грядет летняя серия онлайн-встреч и вебинаров про управленческий учет.
 
✔️10 июля в 11.00 состоится “Партнёрская среда”, организованная благотворительным фондом “Абсолют-помощь”. Основательница LemonPie Анна Морозова поделится теорией управления финансами и расскажет о реальных кейсах НКО. Регистрация по ссылке здесь. 
 
✔️18 июля в 11.00 мы, командой LemonPie, проведем открытую встречу для пользователей сервиса с подведением полугодовых итогов работы и учета в целом. Будем общаться с коллегами, делиться инсайтами, жаловаться и хвастаться. Хорошая возможность увидеть результаты работы в LemonPie вживую и задать вопросы.
 
В конце июля-начале августа мы проведем еще 2 вебинара:

✔️онлайн-встречу для тех, кто делает адресные сборы. Обсудим специфику такого учета; 
✔️онлайн-встречу, посвященную работе с грантом. Коллеги, недавно выигравшие ФПГ, вам это будет особенно актуально - сейчас самое время настроить учет так, чтобы не было мучительно больно через полгода!
 
Если вас заинтересовали наши мероприятия, напишите «хочу на вебинар» по этой ссылке. Ближе к событию мы пришлем все подробности.
 
Всем учёт!