Чем отличается грант от проекта, бывают ли собственные деньги и как учитывать софинансирование ⬇️

Обо всем этом мы говорили на последней встрече нашей группы пользователей LemonPie. Попробовали собрать для вас краткое содержание. А скоро подготовим видео, чтобы было понятно как это реализовать на примере LemonPie.

Почему грант это не проект?
Не стоит путать. Грант это источник финансирования. Это средства, которые выделили вам для того, чтобы вы смогли сделать что-то, а не сама деятельность.
Вы же хотели бы делать это не потому, что вам выделили грант (мы про вас так думаем). 
А потому что это важная для вас деятельность. И вы бы всё равно это делали. Но, может, не в том объеме. 
 
Может так совпасть, что весь ваш проект оплачивается из одного источника финансирования. Например, гранта. 
Но даже при подаче заявки на грант, чаще всего, вас спрашивают о софинансировании. 
А значит, вы совершенно точно делаете больше, чем вам хватило бы денег гранта. 
 
Поэтому вы реализуете ПРОЕКТ на средства ГРАНТА.

Софинансирование – это дополнительные средства, которые необходимы для полноценной реализации проекта.
Софинансирование это понятие относительное. Оно всегда привязано к «основному» финансированию. И важно в отчете конкретному донору.

Например, если проект оплачивается из двух источников: донором А и донором Б, то в отчете донору А вы покажите деньги донора Б как софинансирование. И наоборот, для донора Б софинансированием будут деньги донора А.

Поэтому, чтобы правильно «собрать» отчет с указанием софинансирования, важно, чтобы у вас в системе учета была возможность эту связь указать.

В LemonPie это решается с помощью кастомного справочника.

А бывают ли вообще «собственные средства»?
В отчете донору совершенно необязательно указывать других доноров (их названия или имена). Достаточно указать, что это «собственные средства».

А вот если вы этот термин используете во внутренней отчетности, стоит с ним быть осторожнее. Собственными средствами можно считать лишь средства, поступившие от учредителей (членов организации) или от деятельности, приносящей доход. Остальные средства – средства доноров. Их важно отслеживать и вовремя делать для них отчеты.

Если же вы под «собственными средствами» имеете в виду те средства, что пожертвованы на уставную деятельность организации без привязки к конкретному проекту (назначению), то правильнее называть их «свободные средства».

Тут могла бы быть вовлекающая концовка, как LemonPie упрощает жизнь в работе с грантами и собственными средствами, но мы просто пожелаем вам классной рабочей недели! Всем учет 😜

Как объяснить человеку, что сегодня нерабочий день?
 
Предлагаем вам список реальных объяснений от наших пользователей, почему сегодня у них нет никакой возможности работать в LemonPie. Берите на заметку! 
 
✔мой бухгалтер в ретрите
✔собака съела наушники
✔в среду я не могу, по средам я оперирую
✔мне нужно время, чтобы всё осознать
✔так много поступлений, без бутылки не разберешься
 
Ну или просто отправьте картинку из этого поста всем коллегам-трудоголикам.
Всем классной среды!

Поздравляем всех коллег, одержавших победу в конкурсе ФПГ! Ниже наш прошлогодний пост, не потерявший своей актуальности ⬇️

Многомерная аналитика
В LemonPie есть три аналитики по умолчанию: проекты, статьи и доноры. На языке LemonPie мы называем их "Справочники".
И уже не первый раз мы получаем вопрос от новых пользователей: как статьи связаны с проектами?
 
Ответ: никак!
В этом прелесть LemonPie. Когда срезы не связаны, ваш анализ получается более объемным. Меняя настройки отчёта, вы можете гибко и быстро видеть итоги с разных сторон.
 
Возьмем пример.
Вы закупаете бумагу. Это статья расходов (скажем, "Канцелярские расходы").
При этом бумага вам нужна в Проекте №1, чтобы рисовать с детьми. А в Проекте №2 она нужна вам для печати анкет и отчетов донорам.
Статья одна, проекты разные.
В каждом проекте вы увидите статью расходов "Канцелярские расходы" со своими значениями.
А в сводном отчёте по статьям они сложатся в одну строчку.
 
Такую же логику мы используем для разбивки по донорам.
 
В продвинутом тарифе вы также можете завести себе дополнительные кастомные справочники. Например, по городам, по мероприятиям или по благополучателям. 
 
Кстати, когда вы регистрируетесь в LemonPie, в бесплатном двухнедельном пробном периоде вам сразу доступен продвинутый тариф, чтобы вы могли оценить всю палитру функций LemonPie.
Зарегистрируйтесь и попробуйте нашу многомерную аналитику!

Проверьте состояние своего управленческого учета.

Ниже мы описали ситуацию, в которой наверняка были все, кто читает этот канал. Выберете в вариантах ответов максимально приближенный к вашей реальности. А завтра утром мы расшифруем каждый вариант. Итак ⬇️

Есть донор А. Он вам в начале года дал N денег. Вы несколько месяцев их тратите на деятельность своей организации. Донор приходит и спрашивает, сколько денег у вас осталось.

Результаты вчерашнего теста ⬇️

Вариант 1: поздравляем, вы держите руку на пульсе и наверняка хорошо спите по ночам! 

Вариант 2: предупреждаем, это может занять много времени или не принести никакого результата совсем. Бухгалтер не обязан вести учет по конкретному донору. Или у него могут быть в приоритете другие задачи (что нормально), поэтому придется ждать и вам, и донору (что, конечно, не очень хорошо).

Вариант 3: если учет есть, но не регулярный, то это уже прекрасно! Надо лишь взять за правило раз в неделю разносить платежи, присваивая им статью, проект и донора и сверяться с бюджетом. 
 

Почему я начала работу в LemonPie?
У нас небольшой фонд - мы занимаемся помощью бездомным животным. Триггером, который двинул меня в сторону управленческого учета и LemonPie, стал момент, когда я не смогла ответить себе на вопрос: на какое точное количество месяцев вперед у меня есть обеспечение? Фонд и команда растут и, соответственно, растет моя ответственность как руководителя. Я перестала понимать, а точно ли у меня есть деньги на зарплаты на следующие 5 месяцев, и начала плохо спать. 
 
Какой инструмент мне нужен?
У фонда могут быть гранты, например, на год или полтора. Но есть еще и стандартные пожертвования, которые идут и на уставные цели в том числе. Чтобы планировать работу фонда и развивать его, мне уже не подходит экселевская табличка или выгрузка сальдовой ведомости 1С. Мне нужен инструмент, в котором я могу увидеть все счета сразу, все деньги сразу, все приходы и расходы, могу посчитать, сколько стоил мне каждый проект. 
 
В теории всё просто, когда есть грант, но на практике становится сложнее, когда к этому гранту начинают добавляться дополнительные затраты, которые берутся из кармана фонда. И понятно, что все мы, когда пишем грант, используем красивое слово ”софинансирование”, но реальность где-то всегда немного отличается. LemonPie позволяет эту реальность увидеть.
 
Про работу в LemonPie
Сейчас уже для меня, как для руководителя, абсолютно естественно раз в три дня загружать в LemonPie выписки из всех банков, где они быстро разносятся роботами. Остается буквально 4-5 платежей, которые мне принципиально не нужно разносить. Всё настроено под меня и мои нужды. Более того, два месяца назад я привлекла бухгалтера в работу с LP.  И теперь бухгалтер разносит зарплаты по проектам. Обычно, когда мы загружаем зарплатные платежки, они идут под фамилиями. Сначала я попробовала работать в LemonPie не с фамилиями, а с блоками - “самозанятый”, ГПХ и тд. Хотелось увидеть широкие мазки. А потом стала работать с позициями сотрудников, и появилось понимание, сколько каждая должность “съедает” из бюджета. Кстати бюджет на 2024 год я тоже делала в LP! 
 
Когда я начинала работу в LemonPie, я сильно намельчила. А потом поняла, что это неудобно для анализа, и многие статьи схлопнула, чтобы понимать, куда мы идем, на что мы способны и на что у нас в конце концов есть деньги. 
 
Ценность LemonPie
LemonPie не просто программа, в которой ты тыкаешь кнопочки и заводишь циферки, за этим продуктом стоит команда. Это живые люди, которые заинтересованы в том, чтобы решить твою проблему. Более того, они бесконечно благодарны тебе, если ты находишь какой-то, не дай бог, баг! Это невероятно удобный инструмент для тех, кто не может позволить себе отдельный штат из людей по пересчету денег.

Что дает грант, кроме денег?
С одной стороны, это устойчивость. Да, она временная, но этим периодом точно стоит воспользоваться, чтобы открыть новые возможности для сотрудничества и привлечения бизнеса. НКО, получившая грант, вызывает доверие.
 
Плюс, получение гранта часто сопровождается повышенным вниманием к вашей организации со стороны СМИ, коллег по отрасли и потенциальных доноров. Это возможность рассказать о себе и увлечь своей идеей бОльшее количество людей.
 
С другой стороны, это вызов. Грант служит стимулом для улучшения ваших процессов, стратегий и практик. Управление грантовым проектом требует четкого планирования, контроля и отчетности. И это про рост вашей НКО в долгосрочной перспективе. Ваша репутация и возможность получения грантов в будущем во многом зависят от качества коммуникации с текущим грантодателем.
 
Поэтому важно следить за реализацией плана, отслеживать возможные перерасходы или недостатки в финансировании и своевременно вести переговоры с донором. Главное - найти свой инструмент и регулярно вести учет.

Что чаще всего забывают при работе с финансами?
Смотреть на расходы под разным углом.

 Итак, какими бывают расходы:
📍программные и административные. 
Этого разделения требует наше законодательство, и оно создано специально для бухгалтерского отчета. Управленческих решений видение расходов с этой стороны не дает. Так что вполне логично отдать его "на откуп" бухгалтеру.
 
📍прямые и косвенные.
Тут интереснее: например, вы проводите вебинар, для которого арендуете микрофон, камеру, оплачиваете зум, покупаете водичку для спикера, и это прямые расходы. Но ведь еще вы арендуете постоянный офис, где работаете каждый день, платите зарплату директору, который придумал этот вебинар делать, и бухгалтеру, который провел все платежи. И это косвенные расходы.
Зачем их считать? Чтобы видеть реальную стоимость проекта, а не в вакууме. Это кстати частая ошибка при подачи заявки на грант, потому что косвенные расходы не учитывают, и потом руководителю приходится в мыле искать деньги на реализацию проекта, под который уже выделен грант.
 
📍постоянные и переменные. Самые интересные для аналитик, потому что зная их, можно ими "играть". Постоянные - те расходы которые вы несете вне зависимости от количества, например, благополучателей: фонд помогает что 10, что 100 людям - все равно приходится арендовать офис для 5-ти сотрудников и платить им зарплату. Или вы постоянно арендуете склад, он может быть до верху набит, а может быть пуст - вы все равно за него платите!
Переменные  - это те расходы, которые зависят от какой-то переменной величины. Например, тот же склад можно снимать в субаренду: ваш арендатор высчитывает аренду в зависимости от кубических метров, которые вы занимаете в месяц.
 
С точки зрения развития организации важно понимать, в какой момент вам удобнее использовать постоянные расходы, а в какой момент - переменные. Пока вы маленький фонд, вам выгоднее нанять дизайнера как самозанятого и платить ему по часам. Как только вы начнете расти, то скорее всего выгоднее будет взять дизайнера в штат. Аналитика расходов под этим углом позволяет вовремя это отследить.

Вдогонку к посту прекрасное: Анна Морозова и Игорь Пятница хохоча обсуждают постоянные расходы в рамках дискуссионного клуба БФ "Кораблик". Всё видео можно посмотреть здесь, оно мега полезное!

Кто должен вести грант? Нужен ли для системы учета отдельный специалист?
 
Поскольку грант - новая нагрузка к остальным текущим задачам в организации, то возникает вопрос: кто должен следить за расходом грантовых средств?
 
Вы сможете выбрать решение для своей организации в зависимости от ваших конкретных условий. Главное - оцените, кто будет осуществлять основные функции:
 
📍Непосредственная реализация проекта: осуществление той деятельности, которая была заявлена в проекте. По сути -  работа “в полях”.
📍Учет расходов и мониторинг план-факта.
📍Взаимодействие с грантодателем, решение вопросов и изменений в процессе реализации.
📍Взгляд “сверху”: анализ того, как реализация гранта влияет на общую финансовую картину организации.
📍Ведение документации для финансовой отчетности (договоры, акты, табели, накладные счета-фактуры - все должно быть вовремя собрано и подписано контрагентами).
 
А дальше, исходя из этих функций и ваших ресурсов, вы можете понять, кто за что будет отвечать. Вариантов много: например, менеджер реализует проект, ведет расходы и план-факт, собирает документацию для отчета, а вы, как руководитель, анализируете ситуацию в целом и общаетесь с грантодателем.

В маленькой организации все функции может закрывать один человек. В НКО побольше в этой цепочке может появиться финансовый менеджер и офис-менеджер.
 
Как бы ни распределись функции, всегда важно вовлекать в учет тех, кто непосредственно расходует грантовые средства. Это поможет всем участникам проекта четко выполнять требования грантодателя и максимально эффективно реализовывать проект.

Всем продуктивной недели и прекрасного июля!

Мы в команде LemonPie очень любим автоматизацию, как вы могли заметить.
И у нас заработала функция, которой мы гордимся: теперь платежи из вашего банк-клиента могут напрямую загружаться в LemonPie без вашего участия!
 
Как это работает? У каждого пользователя в банке есть возможность с регулярной периодичностью получать выписки себе на почту из банк-клиента.
 
Чтобы выписки летели напрямую в сервис, нужно сделать всего 2 шага в банк-клиенте: указать почту из личного кабинета LemonPie и сделать рассылку выписок ежедневной! Представляете, сколько времени вы сможете сэкономить?
 
Ставьте 🔥, если вы вам тоже очень нравится автоматизировать процессы!

"Если что-то может пойти не так, оно пойдёт не так" - гласит закон Мёрфи.

Как тогда планировать? И надо ли вообще?
 
Очень распространенная ошибка при финансовом планировании  - опираться на деньги. Создавайте план, исходя из целей, которые решает ваша организация. Например, вы хотите помочь за год 100 детям. Это очень понятная цель, от которой и стоит отталкиваться.
 
Цель есть. Теперь начните ее обсчитывать. Если на данном этапе непонятно, как считать, то пересмотрите предыдущий период, проанализируйте его: что можно повторить, а что улучшить.
 
Затем подумайте:
✔️какие расходы будут прямыми, какие косвенными,
✔️сколько будет стоить поддержка проекта,
✔️сколько надо привлечь денег, чтобы всё осуществить,
✔️сколько нужно вложить, чтобы привлечь нужное колчество денег.
Итоговая получившаяся сумма и есть ваш план.
 
Планирование может быть разным по масштабу: на год - широкими мазками, на квартал - более детально. Месяц можно расписать максимально подробно, потому что многие месячные расходы из серии “вынь да положь” (зарплаты, аренда и пр.).
 
Конечно, форс-мажоры и авралы могут случаться. И это нормально. Но план поможет вам не хвататься за все и сразу, проваливаясь в невроз, а продолжать делать шаги в сторону реализации вашей цели. План улучшает вашу жизнь в стратегическом плане. Это касается и расходов, и фандрайзинга. 
 
И кстати, закон Мерфи не работает, научно доказано!