Как не закопаться в деталях
#фино_мен #фин_менеджер_на_аутсорсе

Наш тестовый формат подключения финансового менеджера на аутсорсе продолжается. Делимся с вами интересными инсайтами «Фино.мена».

Как правило, работа по настройке управленческого учета начинается с того, что мы составляем справочники: статьи, проекты, контрагенты.

Хочется учесть всё, заложить заранее всю необходимую аналитику.

Но опыт показывает: тут нас подстерегает опасность перемельчить.

Расскажем на примере справочника статей. Мы добавляем в справочник много деталей:

📌 коммунальные расходы отдельно,
📌 аренду отдельно,
📌уборку отдельно...

Потому что мы же за это платим разным организациям, в разные даты и по разным условиям. Казалось бы, это важные детали.

Но затем мы берем определенный период, разносим все платежи и смотрим на отчеты, которые получаются.

И видим, что слишком много мелких статей, по которым совершенно невозможно увидеть какие-то тенденции. Наш глаз это просто не в состоянии ухватить.

Да и не нужно столько деталей, они нам ни о чем не говорят. В нашем примере все эти платежи можно смело объединить в одну статью «аренда и пр.».

Тут важно вспомнить, что управленческий учет нам нужен для того, чтобы принимать взвешенные решения.

А для этого важна возможность взглянуть на картину целиком. Излишнее приближение (как с микроскопом) покажет множество мельчайших подробностей, но лишит возможности сделать общие выводы.

Поэтому вот 2 совета нашего «Фино.мена»:

1️⃣ Не мельчите справочники на первом этапе. Попробуйте начать со стандартных (если работаете в LemonPie).

2️⃣ Будьте готовы после первой аналитики укрупнять статьи. Это обычное дело, а не ваша ошибка на первом этапе.

Да, поменяв справочники, придется поменять и разнесение платежей. Но, опять же, если вы работаете в LemonPie, то сможете быстро сделать это массовыми действиями.

Расскажите, а как вы разносите платежи — укрупняете статьи или любите мельчить?)

⚡️Про шорт-лист гранта

Его не будет!

Вот такая сенсационная новость в, казалось бы, спокойный вторник.

Дело вот в чем: мы долго рассматривали (под разными углами) ваши заявки, думали, думали и... передумали объявлять шорт-лист.

Но не спешите нас упрекать. Просто у нас получился вовсе не шорт, а самый настоящий лонг-лист. Мы поняли, что практически все заявки — качественные, продуманные, почти всем LemonPie действительно может помочь в работе.

Поэтому мы решили пойти нестандартным для грантовых конкурсов путем. Не просто объявить какой-то там лист без объяснения причин, почему в него кто-то попал, а кто-то — нет. А позвонить и поговорить с каждым, кто подал качественную заявку. Как сейчас модно говорить — провести глубинное интервью.

И уже по результатам таких интервью мы объявим победителей здесь в канале.

Еще раз огромное спасибо всем, кто подал заявку, мы действительно не ожидали такого количества, и, что намного важнее, качества заявок.

Серьезный пост про грант «Ваш кусок пирога»

Пока еще не наступила пятница и мы способны запоминать важную информацию — у нас есть объявление для тех, кто подал заявку на грант.

Мы обнаружили, что не все, с кем мы связались и предложили созвониться, сохраняют себе информацию в календарь (таск-менеджер, бальную книжку).

Когда вы выбираете удобное для встречи время, вам приходит на почту ссылка на зум. Но бывает, что письма попадают в спам или случился технический сбой.

Поэтому, если вы зарегистрировались на созвон и не увидели ссылку, пожалуйста, напишите Марии в телеграм (Мария вас приглашала на созвоны) и мы все решим.

Простите, но если вы не приходите на встречу, то автоматически выбываете из списка претендентов на грант.

Нам кажется, что неспособность организовать свое расписание так, чтобы попасть на встречу, в которой вы заинтересованы, говорит о том, что и внедрить управленческий учет вам что-нибудь помешает.

А теперь — ждем пятницу и чуть менее серьезного поста)

Нам не хватает средств!

Дайте нам денег — и мы тут же добьемся удивительных результатов, так говорят многие организации.

Но неприятная правда в том, что если у вас нет управленческого учета, вы:
1. не знаете, почему вам не хватает денег сейчас;
2. не можете до конца быть уверенными, что новые деньги вы будете тратить эффективно;
3. не можете убедительно показать донору, что дело именно в нехватке денег.

Поэтому: прежде чем настраивать фандрайзинг, нужно настроить управленческий учет!

Картинка и текст — по следам вебинара для программы «НКО. Трансформация», которую проводит фонд президентских грантов и где Анна Морозова, основательница LemonPie, была спикером на этой неделе.

Почему нам так сложно работать с бухгалтерией на аутсорсе? 
 
Если коротко: у бухгалтера свои, очень чётко очерченные обязанности.
Что, конечно, нас, НКОшников, страшно бесит))
 
А если более развернуто, то представим такой пример. Бухгалтер приходит работать в НКО, и через время неминуемо заражается флюидами: «мы тут все ради общего дела, давайте каждый будет делать кучу всего, без обедов и сна, 24/7 и с чувством вины, что делает недостаточно». 
 
И вот уже неожиданно для себя бухгалтер делает отчёты для грантодателей, готовит аналитику руководителю по управленке, а в воскресенье волонтёрит на акции.
 
А теперь представим бухгалтера, который работает удалённо. У него несколько клиентов, в том числе и не из НКО, а из бизнеса. Такому специалисту значительно проще удерживать свои профессиональные и личные границы — иначе он просто не сможет работать. 
 
Но знаете, что самое интересное? Бухгалтер, хоть на аутсорсе, хоть наш, доморощенный, вообще не должен заниматься управленческим учётом. Почему — подробно расскажем в следующем посте

Иногда кажется, что бухгалтер — это специалист, который отвечает в НКО за все вопросы, связанные с финансами. 
Но это не так! 
У бухгалтера свой, чётко очерченный круг обязанностей, регламентируемый законодательством о бухгалтерском учёте.

Где взять деньги на LemonPie?

Вы понимаете важность и пользу регулярного управленческого учета. Но пока не уверены, что можете оплатить LemonPie из текущих средств организации.

У нас есть идея!

Начался приём проектов на конкурс Фонда президентских грантов.

LemonPie можно вписать в заявку — и потратить грантовые и другие деньги эффективнее.

Здесь мы подробно описали, как обосновать этот расход, какие суммы и в какую статью расходов вписать.

А если у вас есть дополнительные вопросы, пишите нам в @Lemonpie_bot — разберёмся вместе.

Финансовая устойчивость организации — важный критерий для грантодателя, и LemonPie как раз один из инструментов её достижения.

Да и самим, согласитесь, спокойнее и приятнее работать, когда понятно, что у вас с деньгами, и есть возможность планировать будущее. В общем, видим одни плюсы.

Всем удачи, пусть ваши классные проекты растут и меняют мир!

Очень важно различать людей и функции

А помните наш опрос? На самом деле, это один из немногих опросов, где есть правильный ответ. И звучит он так: НИЧЕГО из этого не должен делать бухгалтер)

Разберем на примере.

Вот МариИванна — человек. И в организации она может выполнять разные функции.
Основная ее функция, скажем, бухгалтер.

Но еще она поливает цветы в офисе и принимает документы от курьеров (потому что всегда в офисе).

Это значит, что МариИванна выполняет еще и функции офис-менеджера (администратора).

Это, в целом, интуитивно понятно.

Но это понимание совсем пропадает, когда речь заходит об управленческом учете.

Кажется, что раз речь о финансах, ищем того, кто хоть сколько-то в них понимает. Ага, это бухгалтер!

Но нет. У бухгалтера свой, четко определенный законодательством, функционал. И он включает в себя исключительно то, что связано с бухгалтерским учетом.

И туда не входят:
- подготовка отчетов донорам;
- контроль остатков по различным проектам и источникам финансирования (только очень крупно — для целей отчетности перед государством);
- распределение зарплат сотрудников по проектам...

Да и зарплатами бухгалтер занимается только для того, чтобы были правильно исчислены налоги и взносы.

Для всего остального есть функция финансового менеджера.

Давайте еще раз: в вашей организации и бухгалтером, и финансовым менеджером, и директором, и уборщицей может быть один человек. Но функций на нем будет четыре.

И потому, если вы нанимаете бухгалтера и не оговариваете специально дополнительный функционал финансового менеджера, будьте готовы, что он его и не будет делать. Не его это!

Ну и последняя важная деталь.

Оговаривая дополнительный функционал, обязательно говорите о сроках!

Бухгалтерская работа организована большими циклами. Минимум — месяц, максимум — год.

Если у вас есть необходимость получать информацию чаще (а в управлении организацией нужно знать данные по финансам иногда буквально день-в-день), надо обязательно это обсудить.

И обсудить, что приоритетнее — отчетность в проверяющие органы или срочный отчет донору.

Иначе вы неминуемо получите:
- Сейчас не могу, у меня баланс. Давай недельки через две.

Сделали для вас удобную картинку, где наглядно видно, в чем разница функций бухгалтера и финансового менеджера.

Делитесь с коллегами!

Объявляем победителей гранта LemonPie!

Полгода бесплатной подписки на LemonPie и сопровождения получают:

— АНО «Центр театрального творчества «Ярус»».
— Благотворительный фонд «Вирта».
— Благотворительный фонд «Словом и делом».
— АНО Ресурсный центр поддержки НКО «Вместе».
— АНО Социальных услуг «Инклюзивный центр «Йом-йом»».

Изначально мы планировали выбрать 3 победителей, но в итоге их 5.

Мы решили так, потому что:

— выбрать было действительно сложно. Очень много было душевных встреч, мы в очередной раз видим, как вы горите своим делом и настроены ввести управленческий учет;

— цель гранта для нас — собрать кейсы внедрения и использования LemonPie на протяжении полугода. Обстоятельства бывают разные, и управленческий учет у кого-то может выйти из приоритетов, когда грант уже получен. Это нормально, и мы заранее ни на кого не в обиде :) Но все же взяли группу с запасом. Если до конца трека дойдут все пятеро победителей, будем только рады!

А также мы придумали небольшие варианты поощрения для тех, кто участвовал в конкурсе.

Поздравляем еще раз! На ваших почтах уже есть письмо со всеми деталями.

Спасибо большое всем участникам. Ваша заявка — подтверждение того, что управленческий учет важная и нужная тема. Это дает нам силы работать и менять к лучшему сектор вместе с вами.

Не только словами

Мы стараемся поддерживать наших новых пользователей.
Чтобы им было как можно проще начинать работать в LemonPie.

У нас есть серия писем, в которых мы рассказываем в течение первых двух недель с чего начать, как устроен сервис.

У нас есть поддержка, которая с удовольствием отвечает на все ваши вопросы.

Но теперь у нас для вас не только буквы.

На нашем youtube-канале мы выложили первые три ролика из серии «Знакомьтесь, LemonPie».

Мы будем продолжать их записывать.

А пока не можем удержаться, чтобы не показать вам наш любимый ролик: про роботов.

Во-первых, потому что роботы действительно сильно упрощают вам работу по ведению управленческого учета.

А во-вторых, потому что мы в нем буквально «докопались до мышей» ))

Термины грантодателя

Если вы уже начали готовить заявку на грант в Фонд президентских грантов, или еще нет, но помните как делали это в прошлый раз, вы поймете, о чем мы вам хотим рассказать.

Это довольно простой лайфхак, который упростит вам жизнь.

Обычно в заявках на гранты есть стандартная форма для заполнения. В том числе – бюджета. И в бюджете есть подсказки – названия групп статей.
Например, «оплата труда». Или «офисные расходы». Или «расходы на проведение мероприятий».
С одной стороны, это удобно. Сразу понятно, что вставлять в тот или иной раздел.
С другой – если у вас есть уже свой утвержденный бюджет, возможно, ваши группы статей называются иначе.
Не оплата труда, а ЗП. Не офисные, а хозяйственные расходы.
Казалось бы – мелочь. Взял да и переименовал.
Но если у другого грантодателя это будет называться по-третьему? Каждый раз переписывать все справочники?

Мы предлагаем добавить в аналитики дополнительное поле (или несколько полей, если у вас несколько грантов): «термины донора1», «термины донора2» и пр.
Вы определяете, что ваша определенная статья соответствует определенному термину донора.
«Хозяйственные расходы» соответствуют «офисным расходам», «аренда и коммуналка» соответствует статье «аренда» и т.д.

Теперь у нас есть возможность собрать отчет и по нашим статьям – чтобы смотреть в привычном нам виде. И так же просто собрать отчет для гранта – сразу с теми статьями, которые были в заявке.

Если вы ведете управленческий учет в таблицах, достаточно добавить новый столбец аналитики.

А в LemonPie мы такое обязательно сделаем. В самом ближайшем будущем. Задачка уже в разработке. Так что как раз, когда вы получите очередной грант, эта функция уже будет.

Так что не забывайте, что вы в этот грант можете заложить оплату LemonPie.
И тогда у вас будет двойная радость – и грант вы выиграете, и учет по нему будет приятным и удобным.

Зачем вести управленческий учёт?

Когда я говорю, что нужно вести управленческий учёт, самое частое возражение такое:
— Когда нам этим заниматься? У нас столько текучки, столько задач. Всё время просто сжирает основная работа. А вы предлагаете заняться чем-то ещё?

Ну вот, смотрите:
Утром вы очень торопитесь на работу.
Уже пора выбегать, уже опаздываете.
И судорожно начинаете искать ключи. А ключей нет. И непонятно, где они.
Вы бегаете по комнатам, ищете в разных местах. Ищете в карманах. Наконец, находите и бежите на работу.
Вечером, уставшие, вы возвращаетесь домой и бросаете ключи где-то. Просто потому, что нет сил положить их на место.
И утром вы возвращаетесь в этот же замкнутый круг.

Представьте, как много времени и нервов вам сэкономило бы одно простое действие: положить вечером ключи на полочку перед дверью.

Кажется, вы поняли аналогию?
Начните класть ключи на место.
Начните вести управленческий учёт.

iOS 17, наконец!

Обновление, которое так ждали все яблокофилы, наконец-то доступно!

Что это значит для LemonPie?
А ничего )).

Если вы пробовали заходить в любую сложную табличку с телефона, вы понимаете, что следить за финансами с малюсенького экранчика — это утопия.
Если же вы заходили в LemonPie с планшета — вы по-прежнему можете продолжать это делать. Ничего не изменилось!

Но мы всё равно отслеживаем все обновления, которые происходят в любых операционных системах, чтобы вовремя адаптировать сервис под них.
И чтобы у вас не возникало никаких сложностей в работе.
Так что смело обновляйте ваши гаджеты и наслаждайтесь новыми функциями!

Почему вы начали вести управленческий учёт?

Что-то же вас заставило ).
Вот жили вы себе припеваючи, горя не знали.
Бухгалтер вёл бухгалтерию.
Вы, как руководитель, занимались важными делами.
И вдруг что-то такое вы подумали или почувствовали и давай заводить сложную табличку, вносить туда цифры..
Короче, придумали себе новую работу.

Мы очень даже ЗА ).
Но нам хочется понять, что именно стало той последней каплей, катализатором. Или наоборот, что вдохновило вас начать вести управленческий учёт.
Вопрос это не праздный.
Мы очень хотим, чтобы у всех НКО работа стала более эффективной за счёт правильного учёта и аналитики.
Но прагматичные доводы тут плохо работают.
Поэтому мы ищем эмоциональные )).

Помогите нам, пожалуйста!

Если вы недавно начали вести учёт (и всё ещё не бросили), поставьте в комментарии плюсик, и наша Таня придёт к вам и спросит вас очень нежно про всё это.
А потом мы со всеми вами поделимся всем, что нашли.
Вдруг вам тоже понадобится кого-то уговорить ). Ну или просто любопытно.

Обожаем показывать, что управленческий учет — это не отдельное и непонятное, а то, что влияет на многие процессы в организации. Например, на фандрайзинг. Спасибо за такой классный совместный материал!

Как управленческий учет влияет на фандрайзинг

Поговорили с Настей Ложкиной на её YouTube-канале «Клуб фандрайзеров»: https://www.youtube.com/watch?v=xfZaHJHsuBA.
Поговорили о том:
⁃ почему невыстроенный финансовый учет может практически разрушить работу фандрайзера,
⁃ как можно экономить тратя,
⁃ может ли «бумажка» быть KPI фандрайзинга,
⁃ как фандрайзеру полюбить бухгалтера и оставить его в покое.
Ну и конечно, чем вам может помочь LemonPie.

И цитата из меня ), которая мне кажется очень важной:
«Никто не подходит к расходованию средств так же профессионально как привлечению».