Мы вели учет, но потом бросили, как быть?

Продолжаем обсуждать важные вопросы управленческого учета.

Для начала, нужно разобраться, почему бросили. Причина, как правило, одна — нет реального спроса на результат. А вот поводов может быть множество:

📌 Руководитель не получает ту информацию, которую рассчитывал получать. Такое часто случается, когда управленческий учет строится не от формулирования результата: «хочу вот с такой регулярностью видеть вот такие данные». А от того, что может (готов) дать сотрудник, который этот учет ведет.

Как правило, такое происходит, например, если бухгалтер берется поставлять информацию, но при этом «на своих условиях» — выгружая какую-то информацию из 1С. В итоге, руководителю нужно ломать голову, чтобы понять, что это за цифры и что они могут ему сказать. А для бухгалтера это тоже, как ни крути, дополнительная работа. Вот и получается — всем добавилось хлопот, а толку ноль.

📌 Руководитель не понял, зачем ему это. Такое происходит, когда инициатива вести управленческий учет исходит не от самого руководителя. Или он на своем месте не занимается анализом данных. Говорит: «вы мне принесите информацию, а я решу». И ждет, когда за него уже сделают всю аналитическую работу, а какой инструмент для этого используется — неважно. В результате, он не видит всего объема аналитики. И соответственно, обесценивает эту работу.

Что же делать ❓

✅ Сформулируйте очень четко проблемы, с которыми вы сталкиваетесь. Например, я не знаю сколько у меня денег на зарплату есть сейчас. Или, я не знаю какой остаток по гранту у меня будет на начало следующего месяца.

✅ Теперь переформулируйте эти проблемы в ожидаемый результат. Я хочу видеть какой остаток по статье «Фонд оплаты труда» у меня есть на последний день недели/месяца, с учетом (без учета) выплат по уже существующим зарплатам, по каждому проекту отдельно (без разбивки на проекты), по каждому источнику финансирования (без этой разбивки)...

✅ Продумайте, можете ли вы это сделать с теми данными, которые есть у вас сегодня. Поговорите с бухгалтером — есть ли у него эти данные в нужном вам разрезе. Можете ли вы слегка «облегчить» условия, чтобы вам не нужно было ничего делать дополнительно.

Например, вы сейчас можете получать такие данные только в середине следующего месяца. Вас это устроит? Или разбивки по проектам не будет, но будет по источникам финансирования.

✅ Только когда вы поняли, что без дополнительной работы никак нельзя, начинайте ее. Попробуйте сделать «прототип» — небольшую табличку, которая покажет вам эту информацию на данных прошлого месяца (полугода). Тут вы и сможете проверить — действительно ли это то, что вам нужно было. И у вас не будет «горящих сроков» — с прошлым полугодием вы точно никуда не опоздаете

✅ А теперь можно начать делать тоже самое уже на актуальных данных. Помните, что вы неминуемо добавляете себе работы. Управленческий учет — это не упрощение работы. Но повышение ее эффективности. Это необходимо для того, чтобы вы могли контролировать финансы организации и принимать обоснованные управленческие решения.

Зачем отслеживать источники финансирования?

Знаете, на каком бы мероприятии я ни была, тема про источники финансирования всегда вызывает бурное обсуждение.

Обычно принято говорить про несколько основных источников: гранты, массовый фандрайзинг, корпоративные пожертвования. Но внутри этого списка, на самом деле, кроется множество вариантов.

- Не только гранты, но и Субсидии от различных органов государственной власти.

- Массовый фандайзинг это не только кнопка на сайте, но и например, мероприятия: можно организовывать благотворительные мероприятия, такие как концерты, аукционы и благотворительные вечеринки, чтобы собирать деньги. Для вдохновения можно посмотреть на восхитительный аукцион фонда «Жизнь как чудо», который прошел совсем недавно.

- Пожертвования от бизнеса могут быть не только случайными, но и более системными — в рамках корпоративной социальной ответственности крупных компании.

- Краудфандинговые и фандрайзинговые площадки: сильно упрощают взможности сборов для небольших организаций, у которых нет своей большой аудитории на сайте.

-Ну и наконец, волонтерский фандрайзинг!

А теперь самый главный вопрос — зачем нам за этим всем следить?

— Чтобы видеть, в чем сильные стороны вашего фандрайзера (вас как фандрайзера), где все хорошо, а где проседает. Как минимум, будет хорошо виден перекос.
— Чтобы еще больше усиливать сильные стороны.
— Чтобы добавить экспертизы в слабые.
— Чтобы предупреждать опасный перекос — когда вы очень сильно зависимы от одного источника финансирования.
— Чтобы строить на основе анализа фандрайзинговый план и выполнять его.

Вот так управленческий учет тесно связан и с фандрайзингом, и со всеми другими процессами в организации.

❤ — мы следим за источниками финансирования
🔥 — иногда следим, иногда не хватает времени
😁 — чем богаты, тому и рады

Зачем вообще нужен управленческий учет?

Если есть бухгалтерский / это слишком сложно / у нас и так все хорошо.

Ответ — в нашем коротком ролике.

А вы согласны, что управленческий учет важен?

О пользе чек-листов

Управленческий учет — не самая простая тема для руководителя НКО. Удобно, когда под рукой есть короткая памятка, к которой можешь вернуться и повторить основные моменты.

И не только повторить, но и вдохновиться. Например, в нашем первом чек-листе «Ингредиенты» по следам выступления Александры Роднищевой на НЕкулинарном шоу «Вот такие пироги», есть такая цитата:

«Если вы еще небольшая организация, самое время начать прямо сейчас. Когда тебе кажется, что это всё лежит в твоей голове и ты со всем этим справляешься – переложи это прямо сейчас в программку и потом будет точно проще. Потому что, если полетит на маленьком объеме, на большом уж точно будет работать!».

Если вы еще не оставляли заявку на наш первый чек-лист, напишите нашему боту @Lemonpie_bot слово «Ингредиенты». Помимо мотивации и поддержки вы найдете там практический разбор основных элементов управленческого учета и сможете понять, как они устроены у вас.

Когда записи в блокноте уже не работают?

Об этом — в коротком клипе нашего разговора с Анной Гонтаренко, директором АНО помощи животным «Маленькая жизнь».

https://youtube.com/clip/UgkxSXkwwKneVOSsAZGA1ZL75KYVrXSpiPNG

Продуктивного всем дня!

Если учет будет автоматизирован, я ничего не упущу?

Продолжаем разбирать основные вопросы, связанные с управленческим учетом. Сегодня рассмотрим такой — не потеряет ли руководить НКО что-то важное, если учет будет автоматизирован?

Плюсы автоматизации управленческого учета очевидны:

📌 это помогает руководителю получить более точную и своевременную информацию о финансовом состоянии компании и ее операционных процессах;

📌 помогает упростить процесс принятия решений и повысить эффективность управления.

Однако, не стоит забывать, что автоматизация управленческого учета — это лишь инструмент, а не самоцель.

Руководителю важно понимать, как эти инструменты работают, как ими пользоваться, чтобы правильно интерпретировать данные и принимать эффективные решения. Просто установить программу и думать, что «оно все само посчитает» — такой подход не сработает.

Кроме того, автоматизация управленческого учета не может заменить интуицию и опыт руководителя, а также не может предсказать все сценарии и риски. Поэтому важен баланс между автоматизацией и вовлеченностью руководителя.

Согласны?

Как управленческий учет делает жизнь НКО проще: часть 1

Когда мы обсуждаем управленческий учет, то много говорим терминами и о непростых вещах: бюджетирование, планирование, операционная деятельность.

А как же учет помогает НКО в реальной жизни и каждый день? Решили сделать серию постов об этом и рассказать подробнее и простым языком. Сегодня — о страхе отчетов.

Испытывали такое — когда приближается дата отчетности, начинаешь думать — а не упустил ли что-то важное?

Управленческий учет помогает работать без такого страха. Точно знаешь, что у тебя все описано, настроено, разнесено правильно и готово. Так работается намного увереннее, согласитесь.

Регулярное ведение учета дает полную картину работы организации: поможет понять, где финансы просели, а где команда поработала хорошо. Как говорится, ни одна муха (финансовая) не пролетит мимо. А если вы автоматизируете систему учета — то можете еще и готовыми шаблонами отчетов пользоваться.

С такими знаниями отчетность ждешь не как страшный сон, а как что-то понятное тебе и команде, как часть работы.

Вот такая практическая польза, без сложных терминов. Скоро продолжим рассказывать о пользе управленческого учета простыми словами.

Было полезно? Ставьте 👍

Про автоматическое сохранение бюджетов

Ты планируешь бюджет. Долго и муторно. А потом забываешь сохранить. И всё слетает.

Помните страшный сон наяву тех, кто работал в экселе?

Кажется, с этим хотя бы один раз сталкивался каждый: когда вы долго составляете сложную таблицу, а потом одно неверное движение, или скачок напряжения, или села батарейка у ноута, или вы просто забыли нажать «сохранить».

И дальше — как в знаменитой сцене «Бриллиантовой руки»: шеф, все пропало! Гипс снимают, клиент уезжает. Вся работа нескольких часов, или даже дней, действительно пропадает.

Мы позаботились, чтобы в LemonPie у вас такого не было, и придумали новую фишку.

Когда вы составляете в программе бюджет, то вся введенная информация регулярно и автоматически сохраняется. Даже если вы отвлечетесь и закроете вкладку — все равно не потеряете результат своих трудов.

Казалось бы, мелочь, но согласитесь, приятно )

Некислые финансы

Привет новенькие! Как вас стало здесь много — чему мы очень рады!

Спасибо вам, устраивайтесь поудобнее — мы проведем небольшую экскурсию по этому каналу, и даже чуть-чуть за его пределы.

Что такое LemonPie?

Это сервис управленческого учета для НКО. LemonPie умеет:

— работать с несколькими счетами;
— автоматически разносить платежи;
— формировать бюджет;
— настраивать удобные справочники;
— собирать полезные отчеты.

Подробнее узнаете здесь.

Этот канал только про сервис?

Нет, здесь мы пишем про управленческий учет простыми словами: зачем он нужен, как его вести, приводим конкретные примеры из практики.

Совсем необязательно пользоваться нашим сервисом, чтобы получать полезную информацию. Главное — вести управленческий учет регулярно.

А что еще есть интересного?

А еще мы придумали первое НЕкулинарное шоу про управленческий учет «Вот так пироги». Или, как мы шутим в команде, ВТП.

Совсем скоро стартует второй выпуск шоу, а интересные моменты первого найдете в нашей группе ВК.

Или напишите слово «Ингредиенты» нашему боту @Lemonpie_bot и мы вышлем вам полезный чек-лист с разбором основных элементов управленческого учета из первого выпуска.

Спасибо вам и давайте делать управленческий учет проще вместе!

3 принципа постоянства

Мы очень часто говорим о том, что учет важно вести постоянно. Но что конкретно это значит на практике?

У принципа постоянства учета есть три важных аспекта.

1. Согласованность. Пример: бухгалтерия и команда, которая вовлечена в управленческий учет, анализируют источники поступления средств по одним статьям и классификациям, знают данные друг друга. Так между отделами не будет непонимания, а руководитель получит целостную картину работы организации.

2. Сопоставимость. Пример: мы проанализировали результаты работы организации в разные годы и поняли, что учет велся одинаково и периоды можно сопоставить и сделать вывод: мы работаем эффективнее или нет, что получается, а что нужно постараться улучшить.

3. Непрерывность. Пример: мы не просто анализируя прошлые периоды, но и будущие поступления учитываем по тем же статьям, что и текущие, чтобы можно было планировать и прогнозировать работу.

Что же нам делать?

1. Разработать, утвердить и ввести в работу единые справочники для анализа во всей организации.
2. Вести учет регулярно и по всем критериям, которые утвердили.
3. Планировать бюджет по тем же показателям, что и учитываете факт.

А если вам сложно, попробуйте LemonPie. Он построен на этих принципах. И там уже есть готовые справочники, с которыми вам будет проще начать.

Некислый учет

Недавно увидели объявление о поиске сотрудника в проект по финансовому учету. И там был комментарий эксперта: «Работать в таком проекте очень сложно, ведь он рассчитан на узкую аудиторию».

Мы с командой задумались — почему есть такой стереотип, что учет нужен лишь узкому числу людей? Наверное, в том числе и потому, что учет — для многих звучит скучно и сложно.

Мы хотим доказать обратное. Для этого и придумали первое шоу об управленческом учете в НКО «Вот такие пироги». Вот две цитаты из нашего первого выпуска.

1️⃣ «Я — человек – оркестр… но в какой-то момент мы поняли, что это не вариант. И сейчас в учет погружена вся команда, чтобы даже администратор знала в общих чертах, что и куда разносить».

2️⃣ «У меня есть рекуррент. Он жертвует мне раз в месяц. Мы заводим его данные в робота. И в следующий месяц мне не нужно будет уже его обрабатывать. Он будет автоматически разнесен».

Человек-оркестр, роботы — скажите, разве это может быть скучно?

Если хотите убедиться в том, что про учет можно рассказывать с пользой и юмором — приходите к нам на второй выпуск. Это беспатно и весело, регистрация уже открыта: https://bez-sahara.timepad.ru/event/2440251/