Лайфхаки для проведения изменений

Дисклеймер: управление проектом подразумевает внедрение изменений. Сама суть проекта — это запуск чего-то нового, уникального. А изменения — это всегда стрессы. Разумеется, это хорошо, когда вы являетесь сильным лидером, умеете мотивировать команду, обладаете кредитом доверия и вот это вот всё. Но иногда бывают ситуации, когда нужен допинг. Например, вы только недавно присоединились к команде или сильно ограничены по времени. Для таких случаев — лайфхаки ниже👌🏼

Найти амбассадора
Найдите в группе людей, для которых вы проводите изменения, наиболее лояльного «игрока» и используйте его как наглядную картину того, как может быть классно, если случатся ваши изменения. Расскажите ему про нововведения максимально подробно, ответьте на все его вопросы, в общем, инвестируйте в него свое время. Тогда он своим примером заинтересует остальных, а еще сам сможет помогать им адаптироваться в новом.

Изменения неизбежны
Найдите причину, по которой процесс всё равно придётся поменять — раньше или позже. Это может быть глобальное срезание расходов в компании, изменения в законах, запуск других больших, уже согласованных проектов. Например, вы хотите перевести отдел продаж на новую crm-систему. Если прийти просто так, внезапно для сотрудников, то вы будете зачинщиком этого стресса, и к вам будет большое сопротивление. Попробуйте найти «внешнего врага». Например, обозначьте риски того, что текущая crm планирует отказаться работать с пользователями из России. Или, что в ней нет функционала, который понадобится для большого проекта, который будет запускаться в этом году. Даже простое «она слишком дорогая, компания должна сократить здесь расходы», уже придаст вашей инициативе вес.

Инициировать изнутри
Часто бывает так, что то, что текущий процесс неудобный, понимают все. Но у людей нет веры в то, что с изменениями станет лучше. В таких случаях попробуйте перевернуть взаимодействие так, чтобы кто-то из получателей изменений стал их заказчиком. Запросите у получателя изменений его пожелания к новому, спросите, что его бесит в текущем процессе. Потом с коммуницируйте об изменении так, чтобы подсветить, как оно решает эти проблемы и что оно было сделано по запросу команды. Этот пункт хорошо работает в комбинации с пунктом про амбассадорство.

Главное, помните, что даже приятные изменения — это стресс🚑. Поэтому то, что люди по своей натуре встречают новое с сопротивлением и ищут подвох — это нормально, это не в ваш огород камень. Отнеситесь к вашей роли, как к помогающей, и сопроводите людей так, чтобы с вами им было не так страшно. Это ваша задача.

Сегодня в Эйч рассказываю о том, кто такой хороший проджект😉

Если вы пришли из Эйч, то вот дайджест постов для знакомства с этим каналом:

🧑🏼‍🏫 Хард-скиллы для управления проектами

🎂 6 лет в Яндексе

🌸 Софт-Скиллы для управления проектами

🍔 Мои заметки о менеджменте с конференции для рестораторов

Ваши ожидания — ваши проблемы

Один из самых важных процессов в менеджерской работе, на который я очень стараюсь выделять больше времени (и кажется, что тут совершенству нет предела), это калибровка ожиданий.

Самый простой пример — я в торопях ставлю сотруднику задачу и пишу «Ваня, сделай плиз вот это». Я при этом думаю, что задача на кап оф ти, займет полчаса, и Ваня её сделает сегодня же.

Ваня же смотрит на моё сообщение, не видит дедлайна, и решает задачу делать завтра.

Утром я начинаю ему писать: «А чо, а готово уже? А чо нет, там же говно-вопрос был...». Ваня начинает тратить силы на то, чтобы со мной поговорить и объяснить ситуацию, в итоге всем неприятно и неловко, ещё и время потратили.

Это типичный пример того, как разъезжаются ожидания. Я ожидала сегодня, Ваня про это не знал. Лучше Аршавина пока никто ещё не сказал, — «ваши ожидания — ваши проблемы».

Что можно было сделать? Могла я поставить задачу со сроком, а мог Ваня сразу спросить, срочно или нет. Про то, кто из нас с Ваней был должен в большей степени — интересно послушать вас в комментариях) Я потом постом напишу свою точку зрения, кто должен прояснять задачу — кто ставит или кто принимает.

Ну и почему люди в какой-то момент понимают, что они “сработались” — они начинают чувствовать ожидания друг друга и угадывать их. На основе опыта, на основе личностной совместимости. Тогда получаются хорошие тандемы.

Катя, а посоветуй чонибудь?

Пару месяцев назад я начала консультировать менеджеров проектов в Эйче и вести этот канал. И есть один паттерн, с которым я сталкиваюсь постоянно (да и сама грешу порой, чего таить)). Он называется “катя-посоветуй-чо-нибудь”.

Такая постановка вопроса — это очень хитрая ловушка.

— Катя, вот моё резюме, а посоветуйте, как мне найти работу?
— А какую работу вы хотите?
— 😮

В таком вопросе не уточняется, к чему вы хотите прийти. Находясь в одной исходной точке А, 10 разных человек могут хотеть в итоге прийти в 10 разных точек Б. И каждому из них я могу дать разный совет (а где-то вообще промолчу, потому что я хз, что делать). А когда начинаешь у людей спрашивать: “а что вы хотите вообще? Куда будем бежать? Какую траекторию строим?”, — то многие теряются.

Я недавно давала интервью, и меня в конце спросили, какой совет я бы дала начинающим менеджерам проектов. И вот она — ловушка. Совет, чтобы что? Можно дать совет, чтобы стать хэд оф PMO, можно дать совет, чтбы найти спокойную работу и в 18:00 уходить домой, можно дать совет, чтобы лучше подготовиться к декрету, можно дать совет, чтобы зарабатывать х2 от рынка…

Поэтому получая любую помощь, потребляя контент, я очень рекомендую думать о том, ответ на какой вопрос вы в этом ищете. Пока вы его сами не сформулируете, будете получать нерелевантные подсказки. И особенно про это нужно подумать, если вы берёте у кого-то консультацию. Проведёте оплаченное время гораздо эффективнее)

В прошлом посте писала про калибровку ожиданий и спрашивала вас, кто должен отвечать за инициацию этой калибровки: кто ставит задачу или кто принимает. Было очень интересно вас читать!

Расскажу теперь свою позицию: я стремлюсь жить в мире, где задачу проясняет тот, кому она ставится. Потому что этот человек будет реализовывать задачу. Если он сам не поймёт, что ему делать, то он сделает какую-то ненужную фигню.

Решить за другого человека, понятно ему или нет, очень сложно. Конечно, можно воспользоваться приёмом а-ля “дорогой коллега, а теперь проговори то, что ты будешь делать с этой задачей”, но это всё равно не застрахует вас от того, что человек может повторить за вами как попугай, абсолютно не осознавая сути и не осознавая, почему тз к задаче именно такое.

Разумеется, от того, кто ставит задачу, должен быть встречный импульс — попытаться дать сразу нужные вводные, самому заранее подумать о том, как он видит результат выполнения задачи, и т.д. Но даже если всё это случится, а принимающая сторона пропустит это мимо ушей и не скажет, что ничего не поняла, то задача улетит в трубу.

А когда задачу проясняет принимающая сторона, то наводящими вопросами она может получить информацию из головы ставящего задачу. И бонусом — во время этих наводящих вопросов исполнитель выстроит у себя в голове логические цепочки по задаче и сделает её осознанно, а не просто воспроизведёт набор из N действий. А где осознанность, там и возможность проактивно улучшить качество реализации задачи, без подсказок от заказчика.

Астрологи объявили неделю тестовых собеседований для проджектов✨
Пришло сразу несколько запросов с Эйча и с гетментора, и я всю неделю готовлю и провожу такие встречи.

Хочу собрать коллективную мудрость — расскажите, какие вопросы вы задаете (или задали бы) человеку, чтобы оценить навык управления проектами?

Я начну: прошу человека рассказать мне про самый успешный его реализованный проект, а потом — про то, почему именно этот проект был таким успешным, и как вообще ты понял, что это успех?

Этим вопросом смотрю на то, умеет ли чувак осознанно контролировать ситуацию, понимает ли, в чем вообще роль менеджера. Или просто опирается на внешние, не зависящие от него факторы, типа «ну нам хорошо задачу поставили» или «ну команда хорошо поработала».

Буду рада вас почитать в комментах!❤️

На этой неделе я больше потребляла контента, чем была готова его производить. Скоро это поменяется😉, но пока делюсь:

💎 У моей подруги Наташи цепанула мысль про то, что менеджер — это вообще-то не всегда руководитель. И это на самом деле правда большое заблуждение. Имхо, менеджер — это не люди в подчинении, а количество ответственности. Вообще, советую Наташин канал, очень люблю её заметки про операционные продукты и то, как она находит прекрасное во всём:)
👉🏼 Ссылка

💎 У Ольги Соколовой видео про личный бренд, а особенно фраза «я не читаю негативные комментарии, потому что знаю, что я расстроюсь, а это мне помешает». Понимаю, очень понимаю!
👉🏼 Ссылка

💎 У Ромы Маресова пост про то, как воспринимается возраст в разных карьерах. Хорошая напоминалка про то, что нет общепринятых норм, а есть просто субъективщина и куча контекста в каждой уникальной ситуации.
👉🏼 Ссылка