Я сейчас консультирую один интернет-магазин по процессам. Ребята быстро растут, и вместе с этим начинают вылезать разные косяки: кто-то что-то забывает, ошибается, сложно обучать новых людей.

При этом, у всех в компании есть ощущение, что процессы простые и в текстовом виде понятно описаны. Ну собрать заказ — это же рас-рас и готово, работы нехер делать...

Я в таком случае сначала рисую процесс, как он есть, в виде схемы. Сразу становится понятно: процесс действительно элементарный или от исполнителя требуется в голове держать большое количество условий и выполнять много разных действий. Чем больше развилок и чем длиннее процесс, тем более громоздка инструкция, и тем больше вероятность совершения ошибки.

И вот после отрисовки уже становится наглядно видно, что не всё так просто:) Делюсь свежим примером — описала, что на самом деле ожидается от сборщика заказов в процессе сборки. Текст специально нечитаемый, так как считаю неэтичным сливать чужие процессы в паблик — отголоски моей давней работы в PR)

Чему пиарщик может научить менеджера проектов?

В начале своей карьеры я работала в коммуникациях: сначала во внутренних коммуникациях в Mars, а потом в PR Яндекс Маркета. Два года в PR я отвечала за взаимодействие компании и бренда со СМИ: за выступления спикеров на конференциях, за интервью, за питчинг новостей журналистам, за отношения с медиа, за организацию мероприятий и пресс-конференций.

Со стороны часто кажется, что где PR, а где — проекты в логистике или в финтехе, которыми я теперь занимаюсь. Но, признаюсь, есть арсенал навыков пиарщика, которые я забрала с собой в проекты и успешно применяю здесь:)

Сделаю серию постов про эти навыки. Накидайте сердец, если тема интересна💗

Итак, чему же пиарщик может научить менеджера проектов? Часть 1.

Одна из задач пиарщика — брифинг спикера на интервью и публичные выступления.

Нужно чётко объяснить спикеру, что он должен рассказать, а что — не должен. Положить в его голову нужные цифры, аудиторию и цель выступления. Для этого обычно готовятся тезисы — небольшой документ с нужными основными фактами и цифрами. Потом спикера можно потренировать — задавать ему разные вопросы и оттачивать навык на эти вопросы отвечать так, чтобы оставаться в рамках тезисов. Хорошо натренированный спикер может даже на вопрос “что вы ели сегодня на завтрак” ответить так, чтобы, например, рассказать о преимуществе его компании на рынке.

Важно не перегрузить спикера лишней информацией, чтобы во время выступления он не растерялся и не поплыл. Но при этом дать ему оптимальный объём знания, достаточный для того, чтобы его выступление выполнило свои коммуникационные цели. Например, улучшило репутацию компании в глазах потенциальных партнёров или повысило уровень знания о существовании фичи.

Разумеется, спикер — не дурак, и в своей теме разбирается. Но, во-первых, в этом-то и минус — его может понести куда-то не в ту сторону. Во-вторых, он не знает контекста. Например, может не знать, что журналист, который будет брать у него интервью, изначально очень негативно настроен к вашей компании, потому что на прошлой неделе поддержка не смогла решить его вопрос.

〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️

Вот ровно то же самое вы можете делать со стейкхолдерами перед важными встречами по проекту. Если вам нужно, чтобы на большом синке кто-то из коллег поддержал вашу идею, то не оставляйте это ему на реализацию и не пытайтесь его уговорить прямо на самой встрече. Поговорите с ним заранее 1-1, хватит 10-15 минут. Введите его в предысторию спора, в позиции других участников. Дайте ему аргументы, почему он должен согласиться с вашим вариантом. После этого пришлите ему на 2-3 предложения текстом основную суть и цель встречи (“утвердить с N и M, что выбираем такой путь реализации проекта”).

Забрифовав своего спикера, вы существенно повышаете ваши шансы на успех и на то, что встреча не превратится в холивар или в итоге ваш спикер вдруг не встанет на вашу сторону.

Я пользуюсь этим приёмом все 4 года, как ротировалась из PR. Ещё ни разу меня не подводил:)

Когда-нибудь я научусь писать тексты короче и выкладывать фотки с котами, но пока то время не наступило, простите)))))

На праздниках вспомнила эпизод. Снова южный город, уже другой. Склад. Я в командировке, посмотреть на локальные процессы. Стою на посту охраны и жду пересменку, чтобы зайти. Болтаю с сотрудницей ЧОПа по имени Изабелла: такой светский смолл-ток про склад, про работу, про 40 градусов жары. И в ходе беседы она говорит:

“Я вообще юрист по образованию, но давно уже не работаю. Я работаю в охране уже давно, мне нравится. Знаете, зачем я здесь нужна? Я здесь для того, чтобы обеспечивать людям хорошее настроение на работе. Ведь когда тебе не грустно, ты работаешь качественнее! Вот я здесь всех встречаю и, пока досматриваю, пока подписи в журнал собираю, я всем что-то хорошее говорю, шутку или комплимент, настраиваю на хороший день. Ребята потом работают лучше, быстрее. Я для этого тут нужна, я так считаю”.

И после этого, когда на любой должности мне кто-то говорит: “я просто исполнитель, я здесь не несу ответственности ни за что, чего вы от меня ожидали”, я всегда вспоминаю Изабеллу и думаю, что всё-таки главное в этой жизни — чего-то хотеть😉

Заехала утром на конференцию Яндекс Еды послушать спикеров по темам управления.

Конфа с точки зрения контента — невероятно мощная! Очень много про то, как текущие российские модели менеджмента устарели и пора уже всем расколхозиться. И даже если у тебя одно кафе в Воронеже, нужно знать, как и зачем ставить задачи сотрудникам по SMART.

Успела послушать две лекции, еле успевала записывать всё важное в заметки. Невероятный респект организаторам💘

Ставим лайк, если интересно послушать/почитать тезисы с лекций и мои выводы❤️

Из тизеров: например, был рассказ про систему, которая через AI контролирует работу операционного массового персонала прям в моменте.

Значит, первое выступление, которое я посмотрела — CEO сети фастфуда Блинбери рассказывал про best practice менеджмента.

Удивительное, на мой взгляд, выступление — ребятам из HoReCa рассказывать про скрам и смарт. В начале лекции по залу прям было видно, как они готовы идти бить морду спикеру со словами: “Да не надо нам вот этого вашего всего в нашем НАСТОЯЩЕМ бизнесе!!! Это невозможно применить!!!”. Но с ходом повествования выражение лиц людей в зале менялось! Под конец все фоткали слайды и тянули руки для вопросов.

Основные тезисы, которые я унесла с собой:
* В России нет культуры постановки задач. «Ну я же в битриксе ему написал» — не считается. Люди ставят задачи как попало, теряют информацию и в итоге получают средненький или даже плохой результат.
* Даже в малом и среднем бизнесе можно внедрять практики скрама: выделять такую сущность, как проект, ставить цели на спринт, проводить ретро, обозначать сотрудника (а-ля скрам-мастер), который отвечает за организационные моменты работы над проектами.
* Если вы в разговоре с коллегами больше двух раз в день слышите фразу “Правильно ли я тебя понял?”, то культуры поставки задач нет и у вас в компании.
* Оцифровать задачу — работа человека, который принимает задачу, а не того, который её ставит. Каждый сам себе должен задавать вопрос: «как понять, что я сделал задачу хорошо?»
* Открыть ресторан в Ярославле и в Вологде стоит одинаково. Но в одном городе бизнес-модель потом сойдётся, а в другом — нет. Поэтому для любого запуска очень важен предварительный ресёрч.
* (пункт для срача в комментах) В мире так быстро все меняется, что сейчас не существует экспертности в эйчаре. Можно любого топа поставить на HRD, и он затащит.

Как AI помогает улучшать эффективность процессов

И второй доклад на конфе, про который хочу рассказать: представительница платформы Steady Control рассказывала, как автоматизировать контроль исполнения процессов.

Что делают ребята: они с видео и аудио собирают информацию о поведении сотрудника и с помощью AI распознают исполнение (или неисполнение) определённых процессов. Например, можно засечь, за сколько времени к столику, за который только что сел гость, подходит официант. Камеры и диктофоны включаются в случайные моменты времени, собирая статистику.

Очень много было вопросов об этичности использования такого сервиса. О том, означает ли он недоверие к сотруднику? Спикер отвечала, что ничего лишнего сервис не делает, просто измеряет, как хорошо сотрудник выполняет работу, за которую ему платят деньги. И вообще, система нужна, потому что современный бизнес хочет видеть разницу между “сотрудник обучен” и “сотрудник обучен и соблюдает”.

Отдельно поговорили о том, как скоммуницировать людям правильно о том, что теперь их вот так будут контролировать. Что это должно позиционироваться как возможность для развития, а не тотальный контроль. Типа “лопатой можно бить, а можно — копать”.

Интересно, что есть случаи, когда линейные менеджеры, вроде руководителей ресторанов, в знак протеста при внедрении системы увольнялись, мол, им не доверяют. Но потом всегда обязательно оказывалось, что им было, что скрывать. Так что если вы внедряете систему контроля, и кто-то прям явно её саботирует, значит, есть у человека на то причина. Но наличие системы контроля (просто наличие даже, не активное ее использование) улучшает показатели качества работы людей на 20%.

Пока слушала, подумала, что хотела бы как-то в кулуарах послушать ещё рассказ о том, какие были случаи фрода. Как персонал обходил (успешно или неуспешно) контроль системой и что-то в системе дорабатывали, чтобы закрыть дыру. Это обычно самое интересное😉

Проблемы будущих нас

Через меня сейчас проходят большие и очень разные потоки информации: работа, консультации, менторство, бытовые штуки, вопросы с визами и планированием путешествий, почему у котов какашки не того цвета и ещё ВОТ ПРЯМ ОГРОМНАЯ КУЧА всего.

Кажется, тьфу-тьфу, что я вроде научилась с этим всем балансировать. Но для этого прошлось пройти некий путь и набить шишек. Так что хочу сегодня поделиться системой, которая работает для меня. Уверена, что среди вас есть тревожные и очень загруженные пирожочки, которые смогут что-то из этого готового забрать себе и сэкономить немного времени:)

Главное правило — braindump.
Хз, как это будет по-русски, потому что услышала в англоязычном ютубе (Зоя Вексельштейн вошла в чат😋). Но суть в том, чтобы вообще ничего не держать в собственной оперативной памяти и сбрасывать всё в блокнотик или в таск-трекер. Тогда мозг способен:
1. Воспринимать новую информацию,
2. Не быть тревожным сырком из-за того, что боится что-то не успеть или забыть.

Как это выглядит на практике:
каждый раз, когда я себе говорю “надо не забыть….”, я сразу (вот прям рили сразу) открываю телефон и пишу это себе в гугл-календаре в задачи на завтра.

Раз в день я сажусь и разбираю эти эти задачи: формулирую их, ставлю на другие даты, декомпозирую. Если я вижу, что на один день напихано уже много задач, а там ещё и встреч куча, то я двигаю задачи на другие дни. Есть, например, штука, которую нужно сделать на работе, но она не срочная. Я понимаю, что сейчас у меня она никуда не влезает, и ставлю в календаре на через месяц напоминалку “подумать про задачу Х”. Тогда я снова вернусь к мыслям о ней, это будет проблема будущей меня.

Там же я сразу настраиваю регулярность задач, чтобы они всплывали раз в нужный период, и я не держала это в голове. Типа “купить корм котам” стоит каждый месяц, я его заказываю с доставкой “оставить у двери”, пока еду в метро на работу, и не думаю о том, кончился он у меня или нет. Туда же дни рождения людей, которых я хочу поздравлять.

Если у вас есть свои работающие лайфхаки, как ничего не забыть и не охренеть при этом, пишите в комментарии! А если было полезно, шлите ваши сердечки — буду делать ещё такой контент❤️

А вот так это выглядит на практике. Эта неделя пока по задачам довольно лайтовая)) Но на ней много встреч, просто их на скрине скрыла.

Субботее-размышлятельное

Я очень триггерюсь от фразы «да что от меня одной будет-то, я все равно одна ни на что не повлияю». Начиная от политики и заканчивая сортировкой мусора. Всегда вспоминаю один пример, где эта же ситуация, но развёрнута наоборот.

Я в старших классах летом волонтерила в московском зоопарке. Чаще всего нас ставили рядом с вольерами — следить, чтобы гости не кормили зверей. Это, как оказалось, в масштабах всего зоопарка довольно большая проблема! Потому что волонтеров мало, а гостей, которые, несмотря на обилие запретительных табличек, норовят что-то сунуть зверю, много.

Некоторых животных часто приходилось лечить от ожирения, один раз даже был летальный исход! И нас всегда учили, что самый опасный кейс — это женщина божий одуванчик 50+ с маленькими детьми.

За ней надо очень внимательно следить, потому что в один момент она оглядывается по сторонам и «ХОБА!» — вытаскивает из сумки скукоженный пакетик с морковочкой и начинает эту морковочку совать какой-нибудь лошадке через ограду. Лошадка кушает, потому что ей прикольно и пахнет вкусно. А вообще-то лошадка не голодная, ей высококвалифицированные специалисты составили особый рацион специально под её потребности, чтобы она была бодрая и здоровая.

И знаете, что чаще всего ответит эта женщина, когда ты подойдешь к ней и скажешь перестать кормить животное?

«Да что от меня одной будет-то, я все равно одна ни на что не повлияю»

Почему здания заводов круглые

Вчера была на экскурсии «Москвы глазами инженеров» по Хлебозаводу №9. Это реально бывший хлебозавод, который сейчас стал офисным и развлекательным пространством.

Экскурсия вся топ! Рекомендую! Но вот, что из неё хочу здесь рассказать.

Первое конвейерное производство хлеба придумали заграницей. И там конвейер был прямой. А в России был инженер Марсаков, и он придумал круглый конвейер.

Россия сначала купила заграницей технологию прямого конвейера и начала строить заводы с ним. А Марсаков ходил и питчил идею своего конвейера всем: он удобнеее, он эффективнее, он больше хлеба делать может.

И ему ооочень долго не давали построить завод, как он хотел, потому что не верили, что российский инженер может придумать что-то лучше, чем заграничные спецы. Вот просто из принципа.

Но он всё-таки не сдался, завод построили, и оказалось, что он был прав. Поэтому цилиндрические здания хлебозаводов, которые стали делать по его технологии, для меня теперь — это такой своеобразный памятник упорству, которое победило дурацкие и необоснованные предрассудки.

Начала тестировать новый канал трафика — российский линкедин от хэдкантера. И сразу же словила свой первый негативный комментарий)

А теперь можно же считать, что я настоящий блогер?

У меня на этой неделе мини-юбилей — перешагнула ступеньку в 20 проведённых на Эйч консультаций для менеджеров проектов!

Написала пост по теме, которую очень часто обсуждаем с ребятами на наших встречах. Уверена, что у меня есть много читателей, которым есть, что тут сказать. Вэлком в комментарии!

💎 Итак, а какие софт-скиллы нужны для управления проектами?

Вообще, профессия менеджера проектов более софтовая, чем хардовая. Хотя, харды никто не отменял, и был пост про их список, давайте сейчас разберёмся с софтами.

Вот как я вижу основные “мягкие” навыки, которые нужны, чтобы классно управлять проектами.

Тотальная ответственность — умение видеть возможности собственного влияния в любой ситуации. По ходу реализации проекта у подрядчиков, у коллег, у государства часто будут происходить какие-то отхождения от плана, и менеджер проекта должен уметь понимать, что это его ответственность что-то с этим сделать, он не может переложить её на других людей.

Умение определять мета-цели — открою страшную тайну, на самом деле, сам по себе результат проекта заказчику не нужен. Ему нужны те возможности, которые даёт ему этот результат. Точно такие же мета-цели есть у всех участников проекта. Мета-целью может быть “выполнить квартальный KPI” или “получить меньше гемора” и вообще что угодно. Если научиться их понимать, то управление стейкходерами сразу станет в разы проще😏

Коммуникативные навыки — модерация встреч, выбор оптимального способа передачи информации, лаконичность, грамотность.

Стрессоустойчивость — под этим я понимаю умение оперативно принять наиболее оптимальное решение в условиях повышенной нагрузки на психику. И в целом навык делать так, чтобы стресс минимально возможно влиял на продуктивность. Совсем не влиять он не может, так мы устроены. Но снизить степень влияния — возможно.

А что бы убрали/добавили вы?

А у того, кто полайкает посты в сетке, в июне не будет ни одного просроченного дедлайна:

https://setka.ru/communities/018fb58a-5fdb-45d9-82ed-ec1e35ddd939


😈 Инвайты есть, пишите в личку)

Начинаем утро субботы с тестирования новой площадки🙃

На VC выложила лонгрид про матчасть для управления проектами: https://vc.ru/hr/1205984-kakuyu-matchast-dolzhen-znat-menedzher-proektov

Если бы мне кто-то такое показал, когда я только начинала нанимать проджектов, я бы была очень рада. Но в основном я набивала этот опыт своими шишками. Так что нанимающим — про что можно спрашивать. А кандидатам — к чему готовиться.

Если полезно — ставьте лайк на VC, там можно быстро залогиниться через гугл😉

Все «за» или никто не против?

Смотрела на выходных классное выступление Насти Ачиловой — операционного директора бьюти-бренда Maskoholic.

Настя там рассказывала, про принятие решений через консент.

Консент — это отсутствие валидных возражений.

Консенсус — это наличие активного согласия от всех.

Если сильно упрощать, то как вы озвучиваете предложение и потом спрашиваете: «Кто за?» — то это консенсус. Если вы спрашиваете: «Есть у кого что против?» — то это консент.

Я сама интуитивно всегда склонялась к консенту, потому что это более быстрый способ принятия решения. А чем выше скорость, тем больше гипотез ты успеваешь проверить. Но не знала, что у этого есть прям название «консент». Крутота!

Когда-то тинькофф-журнал выложил самую гениальную свою статью. С ответом на вопрос “Как заработать на квартиру в пределах Мкада, имея зарплату 100—200 тысяч рублей и не имея другого имущества”. Скрин прикладываю)

И эта статья до сих пор является универсальным ответом на хорооошую такую часть вопросов, с которым приходят на консультации: карьерные или проджектовые.

”А как бы вот нам точно знать, сколько времени займёт проект, но не тратить время на его оценку и проработку?”

”А как бы вот мне получить работу проджектом в яндексах с зп 200 тыщ, но без опыта?”

”А как нам поменять в бизнесе подход к работе, но чтобы никто не стрессанул и не уволился, и нам не пришлось доп людей нанимать?”

”А как бы вот нам по всем задачам понимать статус, но без таск-трекинга?”

“А вот как бы нам проверить все наши маркетинговые гипотезы, но шоб вообще без бюджета?”

Никак, ребята! Только хуярить, очень много хуярить. И будет вам щастье.

P.S. на консультации приходить всё равно круто и полезно. Но молю, не ждите чуда и не думайте, что всё само случится💫

Как измерить качество ведения проекта

1. Зовёте в одну комнату менеджера проекта, в другую — какого-то участника проекта, например, любого исполнителя задач. Можно сделать это на самом деле, можно в своем воображении. Прям представьте этот разговор.

2. Задаёте им вопрос: «Когда и что должен сделать этот исполнитель в рамках проекта?».

3. Если ответы сходятся хотя бы на 80% — жить можно. Если меньше — будете в той или иной степени бегать с горящей жопой. Если на зов менеджера проекта вообще никто не отозвался, то вы можете начать читать этот канал с самого начала🙃

Но вообще способ рабочий, я себя тоже так проверяю и ловлю звоночек, если понимаю, что в зоне риска.