​​​​Форма для ввода данных

Excel позволяет вводить собственные данные не в табличной форме, а в привычном виде. Словно вы зашли на сайт и заполняете окошко регистрации.

Начать использование этого инструмента нужно с подготовки данных: постройте структуру данных в табличном виде.

В шапке программы найдите «Ленту», кнопку «Параметры Excel», найдите функцию «Форма» и добавьте еë на панель быстрого доступа.

Осталось открыть соответствующее окно и заполнить данные.

​​​​Как выделить все ячейки одним нажатием?

Для этого есть два способа:

1) Кликнуть на значок треугольника, который находится в углу над левым числовым столбцом и слева от буквенных значений.

2) Использовать комбинацию клавиш Ctrl + A.

​​​​Всплывающие сообщения в Excel

Блок инструментов «Проверка данных» позволяет настроить всплывающие сообщения, которые будут высвечиваться при наведении на ячейку.

Найдите соответствующую функцию в блоке «Редактирование» и кликните по «Подсказка по вводу». Не забудьте поставить галочку у параметра «Отображать подсказку, если ячейка является текущей».

Останется только ввести ваш текст в поле «Подсказка по вводу».

​​​​Вставка пустых ячеек

Следуйте данному алгоритму:

1) Выделяем диапазон, где хотите вставить пустые ячейки.

2) Затем используем комбинацию горячих клавиш CTRL + SHIFT + «плюс».

3) В появившемся окне выбираем Ячейки со сдвигом вниз и кликаем на ОК.

​​​​Пара «тяжëлых» элементов

Excel не без грехов. Есть инструменты, которые «весят» слишком много, из-за чего работа становится невыносимой:

1. Макросы. Этот графический инструмент делает файл подверженным к лагам и техническим ошибкам. Для большей надëжности заранее сохраните файл без использования макросов — так станет значительно проще и безопаснее.

2. Расчëтные формулы. Большое количество расчетных формул в совокупности с «простынëй» исходных данных также могут вам помешать. При возможности, исключите исходные данные и сохраните файл в таком виде.

​​​​Пара текстовых функций для исправления ошибок коллег

Первая функция — «ПРОПНАЧ». Она исправляет текст, который невнимательный коллега написал наполовину большими буквами.

Функция подчистит предложения и приведëт в стандартный вид «Caps Lock».

Параллельно с этим «Excel-старички» используют старую функцию «Автозаполнения». Она существует в программе с 2013 года и до сих пор отлично справляется с работой.

​​​​Как получить дату из составляющих

У Excel это делается достаточно просто, если знаешь о существовании нужных функций. Вот несколько из них:

• «ДЕНЬ» возвращает номер дня.

• «МЕСЯЦ» возвращает номер месяца.

• «ГОД» возвращает год.

• «ДЕНЬНЕД» возвращает порядковый номер дня недели, при этом 2 во втором аргументе означает, что неделя начинается с понедельника, а заканчивается воскресеньем.

• «ДАТА» собирает из составляющих необходимую дату, т.е. делает обратное действие от первых трёх функций.

​​​​Функция ПРОСМОТР (LOOKUP)

ПРОСМОТР (LOOKUP) возвращает значение из строки, столбца или массива.

=ПРОСМОТР(искомое_значение; просматриваемый_вектор; [вектор_результатов])

• Искомое значение (обязательный аргумент) — значение, которое функция ищет в первом векторе;
• Просматриваемый вектор (обязательный аргумент) — диапазон, состоящий из одной строки или одного столбца;
• Вектор результатов (необязательный аргумент) — диапазон, состоящий из одной строки или столбца (должен иметь тот же размер, что и просматриваемый вектор).

Пример работы формулы приведен на картинке ниже.

​​​​Разбивка текста по столбцам

При слиянии данных нескольких таблиц можно заметить издержки программы — столбцы и строки не соблюдены.

Для решения проблемы и разбиения данных по столбцам выделите группу ячеек, кликните по разделу «Данные», найдите функцию «Работа с данными» и действие «Текст по столбцам».

Откроется окно «Мастер распределения текста по столбцам», где останется ввести нужные данные.

​​​​Как скрывать строки и столбцы?

Сделать это можно за несколько секунд:

1) Выделяем столбец, который хотим скрыть.

2) По выделенному столбцу щелкаем правой кнопкой мыши и выбираем опцию Скрыть. Также есть альтернативный способ: CTRL + 0 (для столбцов), CTRL + 9 (для строк).

​​​​Как разобраться в сложной формуле

Разработчики Excel заботятся о своих пользователях, раз выпустили инструмент «Вычисления фрагмента формулы».

Для начала правой кнопкой мыши выделите тяжëлую формулу (состоящую из 2-5 обычных), зажмите клавишу «F9» и формула разделится на привычные формулы программы.

Не забудьте отменить расчëты с помощью горячих клавиш «Ctrl+Z».

​​​​Скрытая функция Excel

Если бы большинство функций можно было найти в программе, половину контента с этого канала могло бы не быть. Часть инструментов остались из прошлых версий, чтобы они работали при открытии старого документа.

Одна из подобных функций — «РАЗНДАТ», которая высчитывает разницу между парой дат и предоставляет ответ в удобном формате: количество лет, месяцев или дней.

Функция имеет три аргумента:

1. Начальная дата.
2. Конечная дата.
3. Код.

​​​​Лепестковая диаграмма в Excel

Данная диаграмма используется в случае, когда нам нужно отобразить одну или несколько групп данных по различным категориям.

• Чтобы начать ей пользоваться, выберите вкладку Вставка → Диаграммы → Лепестковая.

Существует три вида таких диаграмм: Лепестковая, Лепестковая с маркерами, Заполненная лепестковая. Поэтому выбирайте и начинайте создавать.

​​Тройка функций для округления чисел

Соответствующие функции для округления «ОКРУГЛВВЕРХ» и «ОКРУГЛВНИЗ» выполняют свою работу в нужных направлениях: вверх и вниз.

Также обе функции состоят из пары аргументов:

1. Число.
2. Количество разрядов после запятой.

Схожая функция с идентичными аргументами — «ОКРУГЛТ». Она округляет значения до ближайшего кратного — крайне удобно.

​​​​Создание умной таблицы

Есть инструмент, позволяющий ускорить работу с рабочим проектом — «Умная таблица». Вам не придётся копировать значения, которые получили в формуле, из одной ячейки в другие (согласитесь, полезный инструмент).

Настройка «Умной таблицы» начинается с поиска одноимённой кнопки в окошке «Создать таблицу», расположенной в разделе «Вставка».

Не забудьте поставить галочку у пункта «Таблица с заголовками».

​​​​Как предотвратить отображение формулы в строке формул?

Стоит отметить, что данная процедура запрещает редактирование ячеек, содержащие формулы.

Вот небольшой алгоритм действий:

Шаг 1: во вкладке Главная находим Формат и нажимаем Формат ячеек.

Шаг 2: затем в Защита убираем флажок Скрытый и нажимаем ОК.

Шаг 3: переходим во вкладку Рецензирование → Защитить лист.

Шаг 4: проверяем наличие флажка в Защитить лист и Содержимое защищаемых ячеек, далее нажимаем ОК.

​​​​Считаем разницу между датами

Поработаем с определенным примером на картинке ниже.

1) Выделяем диапазон ячеек A2:A7 и выбираем инструмент: Главная → Стили → Условное форматирование → Создать правило.

2) Выбираем опцию: Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

3) Разница в днях между датами будет вычисляться функцией =РАЗНДАТ($D$2; C2;"d")<7, которую и вводим в поле.

4) Нажимаем на кнопку Формат, чтобы выбрать нужный цвет заливки для ячеек. После выбора нажимаем ОК.

​​Гистограмма в Excel и форматирование

Разберемся с гистограммой на примере.

Шаг 1: в ячейке F2 мы ввели относительную ссылку на ячейку =E2 и скопировали ее вдоль целого столбца. Затем выделили F2:F9 и выбрали инструмент: Главная → Стили → Условное форматирование → Гистограммы → Другие правила.

Шаг 2: в появившемся окне Создание правила форматирования выбрали опцию: Форматировать все ячейки на основании их значений и поставили галочку на против опции Показывать только столбец.

Шаг 3: при необходимости выбираем желаемый цвет и нажимаем на ОК.

​​​​Использование автоформатов

Автоформаты — это готовые шаблоны для форматирования связанных диапазонов. Чтобы ими воспользоваться, нужно:

— Шаг 1
Перейти в раздел Главная → Стили → Форматировать как таблицу.

— Шаг 2
В появившемся меню нажмите по любому понравившемуся варианту автоформата.

— Шаг 3
Укажите необходимый диапазон ячеек и по желанию установите/снимите галочку возле пункта Таблица с заголовками.

​​​​Удаление повторяющихся строк

При соединении данных нескольких таблиц может выйти несостыковка: информация (или даже целые строчки) может продублироваться в неожиданных местах.

Для удаления издержек программы установите курсор на любую из ячеек, в шапке Excel найдите «Данные», а после кликните по функции «Работа с данными» и найдите действие «Удалить дубликаты».

Откроется контекстное меню, где останется ввести необходимые данные.