Первая «Фабрика процессов» прошла 25 июля в историческом архиве

💡 Архивисты «ГИАСО» не только успешно внедряют принципы бережливого производства в свою работу, но и делятся опытом с сотрудниками других организаций при поддержке Министерства по эффективному управлению регионом.

🔎 «Фабрика процессов» – это учебная площадка, на которой участники в реальном производственном процессе получают практический опыт применения инструментов бережливого производства. Иными словами, это деловая игра, объясняющая на практике, как увидеть потери и недоработки в рабочем процессе.

🤝 Гостями исторического архива сегодня были коллеги-архивисты из Государственного архива документов по личному составу Сахалинской области. В ходе деловой игры «Путь запроса» был смоделирован процесс выдачи архивных документов по запросу заказчика.

👨‍🏫 Проводили «Фабрику процессов» начальник организационно-методического отдела Ярослав Габриков и заведующая архивохранилищем отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и НСА Анастасия Очиченко.

📚 Участники разделились по ролям, среди которых заказчик, операторы, менеджеры по улучшениям и руководитель. В ходе «Пути запроса» нужно было провести три рабочих смены по 15 минут, в течение которых операторам требовалось выполнить по три запроса от заказчика. После каждой смены проводилось совещание, на котором руководитель подводил итоги «дня». После чего командой коллегиально решалось, что и как улучшить в рабочем процессе, чтобы оптимизировать его.

🥇 За три смены сотрудники архива документов по личному составу с помощью инструментов бережливого производства смогли качественно улучшить свои показатели. В целом, можно сказать, что «Путь запроса» оказался успешным как для участников, так и для организаторов.

В ближайших планах исторического архива – как минимум еще одно проведение «Фабрики процессов».

#эффективныйрегион #бережливыйархив #бережливоепроизводство

💡 В работу исторического архива успешно внедрен еще один проект по бережливому производству

✅ В рамках реализации проекта по созданию образцового учреждения регионального уровня сотрудники ГБУ «ГИАСО» оптимизировали процесс обслуживания пользователей. При поддержке Министерства по эффективному управлению регионом архивисты успешно претворяют в жизнь проекты, которые улучшают не только качество работы сотрудников, но и совершенствуют взаимодействие с посетителями и гостями учреждения.

💻 В эпоху цифровизации важно не просто перевести часть работы в электронную плоскость, но и сделать этот процесс максимально безболезненным для простого пользователя. Это приложения или сайты с интуитивно понятным интерфейсом, приятным глазу дизайном, и с необходимым набором функций. В том числе такие задачи ставили перед собой архивисты «ГИАСО» при реализации проекта.

🧭 Прежде всего, электронный доступ в Единую автоматизированную информационную систему (ЕАИС) решил проблему большой потери времени на формирование необходимого списка дел для работы в читальном зале. Раньше для такого действия необходимо было присутствие пользователя непосредственно в архиве. Теперь же можно оформить необходимый список не выходя из дома, что значительно экономит ресурсы. Оповещение о готовности приходит в личный кабинет пользователя, а это не только удобно, но и быстро.

⌚️ Подобная автоматизация сократила время не только для посетителей, но и для сотрудников читального зала и архивохранилищ. Процесс подготовки и выдачи дел значительно сократился. Мониторинг результата проекта показал, что общее время процесса от запроса дела до его выдачи в читальном зале сократилось почти вдвое – с 630 до 305 минут.

#бережливоепроизводство #эффективныйрегион #бережливыйархив