«Коллеги, нам надо встретиться на следующей неделе. Напишите, кто когда может».

Так начинается сообщение, которое отнимет у всех изрядное количество времени: все участники переписки получат друг от друга целый поток ответов с ненужными подробностями. А инициатору встречи потом еще надо как-то состыковать графики всех участников и для этого проделать еще целую кучу работы.



Как же назначать встречи, чтобы быстро согласовать время?

Способ 1. Если людей очень много, а дело очень важное, то просто назначить время: «Завтра проводим экстренное совещание в 15:00».

Способ 2. Предварительно позвонить 1-2 ключевым людям и согласовать удобное время с ними. Начинать со звонка самому значимому для встречи человеку. Выяснить (1) удобные для него даты и (2) не очень удобные, но приемлемые. Дальше звонить следующему по значимости человеку, сужать поле возможных дат. Сообщить в письме всем остальным то время, которое выбрали ключевые участники.

Способ 3. Использовать общие календари, которые позволяют видеть занятость коллег.

Способ 4. Использовать опрос (очень удобно делать в телеграме). Называем несколько дат и просим проголосовать за все удобные варианты. Выбираем тот, за который проголосовали ключевые участники или большинство, и объявляем его всем, как принятое решение.

Старайтесь не предлагать нескольким участникам встречу с открытой датой - измучаете и себя и всех участников, пока договоритесь. Берегите друг друга.

#корпоративныекоммуникации

На днях на одном форуме рассказывала, как поздравлять партнеров так, чтобы не слиться с информационным шумом.

В корпоративных новогодних поздравлениях я вижу две проблемы:

1. Рассылка одинаковых поздравлений и открыток. Никто не обидится, если не получит от вас на корпоративный ящик корпоративную открытку, которая рассылается всем своим контактам. Отправлять поздравления нужно только тем, на кого не жалко потратить время для индивидуального поздравления.

2. Шаблонный текст, даже когда пишут индивидуально и тратят время на то, чтобы подобрать подходящие слова. Писали-писали вроде индивидуально, а получилось все равно шаблонно. Проверить очень легко: можно ли отправить еще кому-то это поздравление? Если можно, значит, в таком виде его точно никому отправлять нельзя - воспримут за массовую рассылку и информационный шум.

Думаю, чтобы создать индивидуальное поздравление, можно использовать 4 компонента и наполнить их конкретикой (конкретные детали - это самое главное) . Повешу тут свою презентацию с форума, в которую включила как раз 4 компонента и примеры.

#корпоративныекоммуникации

Правило 107. Если вам неловко - скажите!

Вы сидите на важной видеовстрече, подходит ваша собака и начинает вас кусать за пятку. Вы пытаетесь ее оттолкнуть и не подать виду. Собеседники собаку вашу не заметят, но увидят ваше неестественное поведение: всю встречу вы будете сидеть с перекошенным лицом, дергать ногой и думать только о собаке.

А вот если признаться: «Простите, собака пришла кусать меня за пятку», то у вас сразу появляется простор для действий: можно показать свою собаку в камеру и вместе посмеяться, можно вывести ее из комнаты, можно бросить ей игрушку. Сказали про неловкость - и сразу открылось так много вариантов для действий.

======================

Вот как это работает на других примерах:

Большой начальник не отвечает на письмо, сроки поджимают, напоминать и поторапливать как-то неловко - так и скажите! «Мне неловко, что приходится напоминать вам о просьбе…».

Стали писать сообщение давнему знакомому и увидели, что когда-то давно проигнорировали его просьбу - так и скажите! «Увидел, что от тебя была просьба, прости, что не ответил».

Ошиблись и назвали человека не тем именем (Ивана Петрова, например, назвали Петром) - признайте неловкость! «Прошу прощения за досадную ошибку в имени - мне очень неудобно».

Приходится загружать коллегу задачами на выходной - не делайте вид, что все в порядке, признайте неловкость. «Прости, что прошу тебя сделать это в твой выходной».

Как только появляется неловкость, которая нависает темной тучей, сразу показывайте на нее пальцем. Как правило, неловкость не выдерживает такого указывания, и сразу рассыпается.

#вежливость

Про #итогигода

Последние дни вижу очень много сарказма и раздражения по отношению к итогам года. И сама собой как будто напрашивается рекомендация: не бесите друзей своими итогами в социальных сетях.

Но вообще-то, в итогах года нет никакого нарушения цифрового этикета: вы не нарушаете ничьих цифровых границ и не доставляете никому неудобств, вы используете собственную стену в социальных сетях по прямому назначению: делитесь опытом и эмоциями. Поэтому нет никакого правила, которое запретило бы вам подводить итоги.

Более того, мне кажется, что итоги года - это самые ценные посты:
⁃ если вы писали редко, то итоги - повод рассказать друзьям о важных изменениях. Если вы писали слишком часто, то итоги - повод все структурировать и выделить главное.
⁃ если год был хороший, то итоги - это повод поделиться радостью. Если год был не очень удачным, то итоги - это возможность получить поддержку от друзей.

В общем, не думайте, что кто-то будет злиться на вас за ваши итоги. Не захочет читать - просто пролистнет.

Подводите итоги и стройте планы! Не ограничивайте себя!

===============

Этот пост написан три года назад. Я по-прежнему считаю, что итоги года - это прекрасно. И сама подвела сегодня итоги в своем личном телеграме.

#соцсети

Когда эксперт дал очень ценный комментарий 😂

На самом деле это очень полезная практика: если вам нужна информация от человека, у которого нет мотивации тратить на эту просьбу много времени, то можно предложить ему записать вам голосовое.

Вы ему как бы говорите: «Мне очень нужна эта информация, и я понимаю, что писать - это большая работа. Поэтому ты пришли хоть голосовое. Да, мне будет неудобно его слушать, но я все стерплю, лишь бы тебе было удобно - так сильно мне нужен от тебя ответ».

Главное - если потом этот комментарий пойдет в газету, не забыть расшифровать 😂

#голосовые #мессенджеры

Обожаю истории про цифровые следы и цифровую репутацию. Эта, безусловно, войдет в золотую коллекцию.

В Рязани происходит авария на теплотрассе. На место аварии приезжает председательница гордумы. Про это, естественно, пишут СМИ. Одна журналистка замечает, что на чиновнице ботильоны от французского дома моды Chloé за 109 т.р., и пишет пост о том, что разбитые рязанские дороги, народная избранница и ботильоны за 109К - вещи несовместимые. Пост вирусится.

На следующее утро чиновница позвонила журналистке и призналась: «Мне неудобно говорить, что я ношу подделки, но приходится» и скинула ссылку на рязанский шоу-рум, который торгует репликами известных брендов. Там эти ботинки стоят 4,5 т.р. Об этом журналистка снова рассказала у себя на странице. И снова об этом пишут СМИ.

Самое удивительное во всех таких репутационных скандалах: что бы эта чиновница ни делала до и после этой истории, она всегда теперь будет ассоциироваться с поддельными ботинками за 109К.

#соцсети

Секретных переписок не существует

Если хотите, чтобы что-то сохранилось в тайне, никогда не пишите об этом: ни в письме, ни в мессенджере, ни в смске.

Любая переписка может быть раскрыта:
- Кто-то взломает вашу почту или почту вашего собеседника.
- Вы по ошибке перешлете письмо, в хвосте которого будет секретная информация, о которой вы уже забыли.
- Ваш собеседник не поймет, что это секрет и перешлет кому-то.
- Ваш товарищ вам не товарищ и специально перешлет кому-то ваш секрет или опубликует в соцсетях скриншот вашей переписки.
И еще много-много ситуаций, когда информация из переписки может попасть к тому, кому она не предназначалась.

Что делать? - не писать того, что кто-то не должен видеть:
- коммерческие тайны,
- логины-пароли,
- негативные эмоциональные высказывания в адрес вашего собеседника,
- оскорбительные и ироничные высказывания в адрес третьих лиц.

Еще раз: как проверить себя? Ответить на вопрос «Есть ли человек, который ни при каких обстоятельствах не должен увидеть ваш текст?». Если есть, то, поверьте, он его обязательно увидит. Поэтому просто удалите весь компрометирующий текст из письма.

#почта #мессенджеры #безопасность

На этой фотографии снимок, за который в 2016 году инстаграм заблокировал пользователя: алгоритмы соцсети посчитали, что здесь изображены женские соски.

В фейсбуке и инстаграме долгое время действовал запрет на публикацию обнаженной женской груди, при этом запрета на демонстрацию мужской груди в соцсетях не было.

Активисты боролись за право показывать соски на фото почти 10 лет. И вот вчера было объявлено, что компания Meta разрешит пользователям публиковать обнаженную грудь.

Интересно, насколько это решение продиктовано этическими соображениями о равенстве и недопустимости дискриминации, а насколько - коммерческим интересом и желанием вернуть пользователей, которые покидают платформы?

#соцсети

Вопрос: «Я работаю в нашей компании контент-менеджером и пишу для сайта и соцсетей о наших новостях и мероприятиях. Коллеги начали обсуждение нового мероприятия и добавили меня в чат, где решают организационные вопросы. Но мое включение потребуется только в конце. Сейчас я просто теряю время в этом чате. Насколько грубо будет, если я выйду из чата?»

Ответ: Всем в команде будет лучше, если никто не будет терять напрасно свое время. Поэтому я бы советовала поступить так:

1. Выяснить, почему вас добавили в этот чат (например, спросить в личных сообщениях коллегу, который вас добавил) - может быть, окажется, что именно в этот раз от вас требуется какое-то более активное участие. Тогда в чате можно остаться.
2. Если ваше участие нужно, но неизвестно, когда именно понадобится, отключите звук у чата и предупредите коллег: «Я вижу, что пока что обсуждаются вопросы, в которых не нужно мое участие, поэтому ставлю чат на mute. Когда я понадоблюсь, тегните меня, пожалуйста, чтобы я ничего не пропустил(а)»
3. Если ваше участие в обсуждении не нужно, договоритесь с человеком, который ставит вам задачу, чтобы он прислал вам ее лично, когда задача будет сформирована. Напишите в общий чат примерно такое сообщение: «Поскольку я не участвую в обсуждении деталей, то я, с вашего позволения выйду, из чата. Мы договорились с Артемом, что как только мне надо будет подключиться, он либо передаст мне задачу, либо добавит в чат. Если что - пишите в личку. Я на связи».

Если вы сами создаете такие чаты, то не включайте в них людей «на всякий случай», а добавляйте по мере необходимости. И каждый раз добавляя, делайте резюме для нового участника: «Марина, мы добавили тебя в чат, потому что ты будешь отвечать за приглашение участников. Мы уже договорились вот об этом. От тебя сейчас нужно вот это».

Время участников команды - самое ценное, что есть в любом проекте.

#вопросответ #мессенджеры

Бывает такая ситуация: пишешь человеку какое-то предложение (не спам, не реклама, не попытка что-то навязчиво продать), а реальное деловое предложение. А человек не отвечает - может затерялось сообщение, может, отложил и забыл.

Можно ли напомнить, что вы ждете ответ или отсутствие ответа - и есть ответ? Если после напоминания не ответили, можно еще раз напомнить? И до каких пор можно напоминать?

Сейчас прикреплю два опроса. Пройдите, пожалуйста, оба, потом сравним ⬇️

#почта #мессенджеры

Напоминать можно!

В прошлом опросе проголосовало почти 2,5 тысячи человек. И только 6% считают, что напоминать о неотвеченном сообщении нельзя.

Причем 7% считают, что количество напоминаний может быть бесконечным. Но тех, кто готов получать бесконечные напоминания, больше - 11%. Эта разница, хоть и незначительная, показывает, что иногда в реальности мы бываем терпимее, чем декларируем, и предъявляем к себе требования даже жестче, чем к окружающим.

========================

А еще в комментариях под прошлым постом был вопрос: как в чате вежливо напомнить, что на прошлое сообщение собеседник не ответил? Поделитесь, пожалуйста, какие формулировки используете вы?

#почта #мессенджеры #обсуждение

«Запомните — не бывает часовых совещаний. Если в комнате собралось пять человек, это пятичасовое совещание», - так писал создатель Basecamp Джейсон Фрайд. И об этом очень полезно помнить при организации видеовстреч.

#видеоконференции #цитата

Вот так мог бы выглядеть идеальный инструмент для планирования совещаний (найдено на просторах твиттера).

Сразу складывается стоимость рабочего времени всех участников и подсчитывается общая стоимость встречи.

И тут же предлагается отправить письмо вместо встречи и сэкономить 600 долларов.

#видеоконференции

Не все знают, но если вы пересылаете сообщение от одного пользователя другому, то в телеграме можно скрыть и имя отправителя, и сам факт пересылания.

Нажмите на сообщение, которое собираетесь переслать, и выберите «Скрыть имя отправителя». Теперь ваш получатель не будет знать, что вы переслали это сообщение и, тем более, не узнает адрес первоначального автора сообщения.

Это может быть важно, если вы пересылаете кому-то чужую открытку не хотите выдавать контактные данные автора сообщения.

#мессенджеры #телеграм #лайфхак

Как определить траблмейкера по одному письму

Если вы размещаете вакансию или ищете исполнителя, то можно уже при первом контакте вычислить человека, который создаст вам множество проблем. Для этого необходимо посмотреть на то, как он написал отклик на ваше объявление. Итак, на какие красные флажки смотреть:

1. Ошибки и опечатки в тексте. Это показывает, что человек не перепроверил текст перед отправкой. То есть отнесся неответственно. Нужен ли вам сотрудник, который небрежно подходит даже к самым важным задачам?
2. Невыполнение требований. Например, вы просите писать в телеграм, а вам пишут в вотсап. Или вы попросили резюме в одном формате, а вам прислали в другом. Это может говорить о том, что человек либо невнимательный, либо ленивый, либо недостаточно заинтересован в сотрудничестве, либо просто не разбирается в форматах.
3. Отсутствие вежливости. Соискатель не здоровается, не прощается, не благодарит, не обращается по имени. Скорее всего, у человека отсутствует минимальная эмпатия.
4. Попытка изменить заявленные условия. Например, в объявлении вы писали, что оплата возможна только на карту, а соискатель спрашивает, можно ли получить наличкой. Скорее всего, такой человек заранее ожидает особых условий, либо считает возможным нарушить заданные рамки.

Если человек на этапе отклика ведет себя так, то, скорее всего, в будущем он создаст еще больше проблем.

#почта

Правило 108. При выключенной камере не делайте ничего такого, что не стали бы делать при включенной.

Я много преподаю, в том числе и онлайн, и никогда не требую, чтобы студенты включали камеры (мне важно, чтобы они активно участвовали в занятии, а с камерой или без - не важно). И вот на одном занятии у студентки вдруг включается камера на телефоне и все видят потолок. По держателю для туалетной бумаги стало понятно, что это потолок уборной комнаты. Очевидно, девушка зашла в туалет и положила телефон на пол, именно в этот момент включилась камера.

Это был очень неловкий момент для меня, я не понимала что делать: промолчать в надежде, что ничего лишнего в кадр больше не попадет, или предупредить студентку о том, что ее камера включилась, но тогда придется привлекать к этому казусу внимание всей аудитории…

Оставим за скобками мои неловкие чувства, вернемся к главному тезису: камера может включиться в самый неподходящий момент. Не делайте при выключенной камере ничего такого, что не стали бы делать при включенной.

#правило #видеоконференции

Анечка, можешь прислать документы? Петенька, когда будет готов отчет?

Уменьшительно-ласкательные имена уместны и возможны, только если выполняется как минимум два условия из трех:
1. вы обращаетесь к ребенку
2. вы испытываете нежность к собеседнику
3. человек в ответ тоже может назвать вас уменьшительным именем

• «Пашенька, доедай кашку» - допустимо: вы, скорее всего обращаетесь к любимому ребенку, и он может по праву в ответ сказать «мамочка, дай добавки!»
• «Ромочка, я так соскучилась» - допустимо: искреннее выражение теплых эмоций, предполагающее, что в ответ можно услышать «Оленька, я тоже очень соскучился»

• «Женечка, кофе нам принеси» - недопустимо: даже если вы очень тепло относитесь к своему ассистенту, вряд ли ассистент может в ответ может сказать «Минуту, Димочка Петрович»
• «Сашенька, поработай за меня в воскресенье» - недопустимо: даже если собеседник в ответ может сказать «Мишенька, сам работай!», вместо нежности в первом обращении слышится, скорее, заискивание, чем теплота.

В общем, если вы не обращаетесь к ребенку, не испытываете настоящей нежности и не предполагаете, что человек к вам тоже может обратиться уменьшительно-ласкательным именем, то лучше не использовать уменьшительно-ласкательные формы в обращении.

#вежливость