Как систематизировать встречи и совещания?

Продолжаю изучать тему перегруза команд и после первой и второй части публикую ответ на вопрос: «что же с ним делать?»
РБК Стиль констатирует:

Настоящие изменения начинаются не с отмены одной встречи, а с перестройки подхода к коммуникации внутри всей организации.

Возможные шаги:
• провести инвентаризацию своих повторяющихся встреч: Какие из них действительно двигают задачи вперед, а какие висят в календаре по инерции? Где нужно поставить «синхро», а где достаточно файла в базе документов?
• внедрить шаблоны и сформировать логику подготовки ко встрече - это экономит десятки человеко-часов в месяц! По данным MIT Sloan Management Review, четкая структура встреч может сократить длительность совещаний в среднем на 25–30% и повысить вовлеченность участников.
• внедрить или хотя бы протестировать «день без встреч» как способ вернуть фокус и снизить уровень стресса.

Исследование MIT Sloan Management Review

показало:

при одном «дне без встреч» в неделю удовлетворенность работой вырастает на 35%; при двух — уже на 52% (в этом же случае продуктивность вырастает на 71%).

Если этот подход звучит слишком кардинально, то можно последовать примеру немецкой компании Trivago, официально внедрившей политику «фокус-утра», - до 11:00 никаких встреч. Звучит как компания мечты для сотрудников-«сов», которые страдают на утренних летучках с литром кофе.🦉

• зафиксировать правила всех встреч. Базовый чек-лист для любой командной сессии:
1. четкая цель: зачем эта встреча, какой результат ожидается и как к нему планируется прийти
2. повестка: рассылается заранее или минимум за два часа до начала
3. роли: модератор, тайм-кипер, ответственный за исполнения
4. фиксация решений: кто и что делает, какие дедлайны
5. документ/follow up по итогам.

В подтверждение своего поста увидела у Ани Рыбкиной вот это фото (предположительно из офиса X5 Group).