Как сократить время на ручные действия в Excel?

— с таким запросом на реалити (встречу в Москве) пришла Анна. 

Она работает в РЖД и анализирует грузовые перевозки по 16 дорогам.  

Проблема в том, что тип перевозки, железной дороги и подведомственных учреждений записан в один столбец. 

Приходится создавать вспомогательные столбцы и прописывать кучу формул. А ведь в таблице больше тысячи строк! Весь этот анализ отнимает кучу времени, вызывает апатию и отторжение от работы.

Я предложил два варианта решения

1. Использовать надстройку Power Query. Она появилась в 2010 году, но до сих пор большинство сотрудников о ней не знают или боятся пользоваться. Хотя она сильно упрощает работу. 

Мы разобрали алгоритм, но беда пришла, откуда не ждали…

Версия Excel в РЖД не поддерживает надстройку 🥲

Зато она помогла другим ребятам со встречи решить свою проблему. Это подтвердило, что всегда классно заниматься в группе и перенимать чужой опыт. 

Участники даже не слышали про Power Query! А теперь освоили такой удобный инструмент. 

Для Анны же мы подобрали другой способ. 

2. Использовать 3 заранее прописанные формулы. То есть: Анна делает выгрузку, добавляет три столбика и пишет формулы. Протягивает ячейку курсором вниз. И таблица готова для анализа.

Время в разы сократилось! 

Я в очередной раз убедился, что не всегда входной запрос совпадает с истинным. Я бы мог прописать Анне макрос или предложить автоматизацию с помощью Power Query, но обстоятельства не позволили бы пользоваться даже готовым решением. 

Поэтому так важен взгляд опытного человека со стороны ☝️

Кстати, мы с командой сейчас готовим бесплатный интенсив, на котором вы сможете забрать мои лайфхаки по быстрой работе с таблицами. Для разного уровня задач и версий. 

Скоро буду все рассказывать. 

Напишите в комментарии, какая задача в Excel отнимает у вас больше всего времени?

Что посмотреть, чтобы еще лучше разбираться в Excel?

#дайджестполезныхпостов

Excel открывает множество возможностей для автоматизации регулярных задач, которыми может пользоваться каждый человек. В этом посте я собрал все полезные посты за последнее время. Поэтому читайте, узнавайте новое и применяйте на практике!

1️⃣ Урок по горячим клавишам Excel покажет вам сочетания клавиш, чтобы сделать вашу работу в Excel более эффективной, сэкономить время и повысить производительность.

2️⃣ Подкаст "Как я выбираю обучение"
Вы узнаете, как я выбираю эксперта, у которого буду учиться, как прохожу обучения и что важно для в обучении новым навыкам.

3️⃣ Полезный урок по ВПР, который упростит вам работу и поможет быстро сделать работу с большими файлами и большими данными

4️⃣ Небольшое видео о том, как быстро извлечь в отдельные столбцы числовые данные (даты, номера заказов, просто значения)

5️⃣ Видео о том, как создать выпадающие списки, которые вам помогут в быстром заполнении данных, чтобы вам не пришлось печатать каждый раз одно и тоже.

6️⃣Иногда в файлах попадается конфиденциальная информация, которая не всем должна быть показана. А как же скрыть некоторые строки и столбцы в Excel? Ответ вам даст это видео

7️⃣ Много данных и все на разных листах? А нужно всё соединить и проанализировать? Выход есть - собрать нужное в одном месте. А как это сделать, можно посмотреть в этом небольшом уроке

8️⃣ Одна из самых популярных горячих клавиш - это F4. Мы решили отдельно собрать про нее информацию и продемонстрировать вам, как можно использовать эту клавишу с пользой для вашей работы.

9️⃣ Как проверить, выполнилось нужное условие у вас в работе или нет? Хочется посмотреть в большой таблице данных, где у вас не выполнен план? Здесь вам поможет следующая хитрость в Excel

Надеюсь, с этими фишками ваша работа в Excel станет проще и быстрее!

Недавно я организовывал реалити в очном формате в Москве и получил пару сообщений о том, чтобы провести подобное в онлайне🤔

Поэтому 19 сентября в 19:30 МСК решил выйти в прямой эфире здесь, в своём ТГ-канале, чтобы ответить на ваши вопросы по оптимизации и анализу данных, а также разобрать 2-3 ваших трудности в Excel.

Пишите свои вопросы в комментариях. Будет интересно и познавательно!👇🏼

🔔 Запись эфира с практикой и ответами на вопросы

Друзья, спасибо всем, кто был вчера на эфире и задавал вопросы. С вами интересно работать!

Кто не смог прийти — ловите запись 👆

На эфире рассказал, как:

🔘объединить таблицы из разных страниц за пару кликов, чтобы их было удобно анализировать

🔘преобразовать кривую таблицу из 1С и легко читать данные

🔘сделать красивую таблицу с помощью с Power Query

🔘собрать сводную таблицу

🔘написать формулу, чтобы быстро вытащить данные из разных таблиц

🔘сделать условное форматирование для выделения нужных ячеек

🔘работать с иерархией в таблице

Вот так за пару минут решаются запросы, над которыми многие мучаются часами. Хотя достаточно написать одну формулу!

Это в разы облегчит рабочие процессы и сэкономит время.

Но! Важно правильно определить цель и решение, а в одиночку это бывает сложно. Нужны уточняющие вопросы и человек с опытом под боком.

Моя задача — не просто дать вам выучить формулы в Excel. А научить решать проблемы, сделать процессы удобнее и быстрее ☝🏻

Поэтому на продукте, который я сейчас готовлю, кураторы будут помогать и направлять вас индивидуально.

Остались вопросы по задачам из видео? Задавайте в комментариях, разберем.

Шпаргалка с Excel-формулами

На текущий момент Excel насчитывает около 500 функций и с каждым обновлением их число растёт. Количество внушительное, но бояться не стоит.

Рядовому офисному сотруднику достаточно знать 20-30 функций и уметь их комбинировать.

Мы обучаем Excel с 2014 года и определили список из самых часто используемых функций Excel с примерами.

Для получения нажмите на кнопку ниже.

Удобно распечатать и держать перед глазами, чтобы не приходилось каждый раз искать какую формулу и в какой ситуации писать.

Всем офисом делали инвентаризацию и… плакали 🥲

С такой проблемой ко мне обратилась одна компания (название не могу разглашать по договору).

Инвентаризация была словом, которое “нельзя называть”. Программа делала выгрузку на 128.000 строк! С формулами и слезами 4 человека пытались все это проверить и посчитать.

Тратили больше недели.

И про слезы я не шучу. Они появлялись на 3-4 день бесконечного чтения букв и цифр.

Какое тут удовольствие от работы? Скорее бы сделать и забыть!

Я показал, как упростить и ускорить процесс с помощью Power Query.И получил огромную благодарность:

“Мне снова хочется плакать от осознания того,насколько много я упустила.Вот если бы знала о таком способе раньше!”.

А как инвентаризация проходит у вас?